Основы работы в Microsoft Excel

Любая таблица  по своей структуре состоит из 3 частей:

• Заголовок таблицы.
• Шапка таблицы (названия граф таблицы).
• Информационная часть (исходные и выходные данные, расположенные в соответствующих графах).

Ввод  заголовка, шапки и исходных данных таблицы

После загрузки Excel на экран выводится стандартный шаблон таблицы, имеющий определенную ширину столбцов и высоту строк.

Ввод данных осуществляется в активную ячейку, т.е. в ту ячейку, в которую предварительно установлен табличный курсор и которая отличается от остальных контрастной рамкой вокруг нее.

Ввод исходных данных в  ячейку будет завершен в результате выполнения одного из следующих действий:

• нажатия клавиши Enter;
• нажатия соответствующих клавиш управления курсором на клавиатуре;
• щелчка кнопкой мыши по следующей ячейке для ввода данных;
• нажатия клавиши табуляции.

При вводе данных в таблицу  названия некоторых граф могут быть расположены в ячейке в несколько  строк. Подобный ввод данных может быть осуществлен следующими способами:

1. Нажать клавишу Alt(левую или правую) и, удерживая ее,  нажать коротко клавишу Enter после любого введенного в ячейку слова или словосочетания. Одновременное нажатие клавиш принято обозначать символом “+”, например Alt+ Enter.
2. Использовать вкладку  Главная , где в группе Ячейки нажать кнопку Формат, в раскрывшемся окне выбрать команду Формат ячеек, а затем в окне Формат ячеек, на вкладке Выравнивание установить переключатель Переносить по словам в области Отображение.
3. Нажать кнопку Перенос текста в группе Выравнивание на вкладке Главная.

Ввода заголовка, шапки и исходных данных контрольного примера

Упражнение. Осуществить ввод заголовка, шапки и исходных данных контрольного примера в соответствии с рисунком 1, для чего:

 

 

Рис.1

 

• В ячейку А1 на Листе 1 ввести “Прайс-лист ООО «Техносервис»” и нажать клавишу Enter.
• В ячейку А2 ввести “Наименование”, нажать одновременно клавиши Alt и Enter, ввести “товара” и нажать  Enter.
• В ячейку В2 ввести “Цена”,  нажать одновременно Alt и Enter, ввести “в у.е.” и нажать Enter.

Если введенные данные не соответствуют по расположению в  ячейках примеру, приведенному на рис. 1, то следует изменить ширину столбцов, для этого необходимо:

• Установить указатель мыши на границу обозначений столбцов так, чтобы он принял вид черной двунаправленной стрелки.
• Удерживая нажатой левую кнопку мыши, расширить (уменьшить) столбец на необходимую величину.

Внимание! Введенный текст заголовка таблицы занял несколько соседних с ячейкой А1 ячеек. Однако если перевести курсор, например в ячейку В1, то в строке состояния, где обязательно отражается содержимое ячейки, в которой находится курсор, ничего не будет отражено. Это объясняется тем, что введенный текст, ширина которого превышает ширину ячейки А1, расположился в соседних ячейках справа лишь на экране дисплея. Если бы в дальнейшем потребовалось ввести в ячейку В1 какие-либо данные, произошло бы усечение текста до размеров ячейки А1, хотя на самом деле в ячейке А1 сам текст остался полностью.

Дальнейшая работа по вводу  исходных данных в контрольном примере осуществляется в соответствии с рис 2.

Рис.2   

Расширить столбец А ,установив курсор мыши на границу столбцов А и В и растянуть столбец А. до нужной величины.

Редактирование  содержимого ячейки

Если при просмотре  таблицы были обнаружены ошибки, их необходимо отредактировать.

Excel позволяет редактировать содержимое ячеек несколькими способами:

• набором в активной ячейке новой информации поверх ошибочной (используется, как правило, при полной замене информации);
• активизацией строки формул щелчком мыши для перехода в режим редактирования;
• нажатием функциональной клавиши F2 в активной ячейке.

Удаление ошибочной информации осуществляется нажатием клавиши Delete в активной ячейке.

 

Упражнение. Для удобства ориентации среди электронных документов рекомендуется давать листам рабочей книги соответствующие названия. Предлагается назвать первый лист рабочей книги «Прайс-лист». Для этого необходимо:

• Установить указатель мыши на название Лист1.
• Щелкнуть правой кнопкой мыши.
• В контекстном меню выбрать пункт Переименовать.
• С клавиатуры набрать новое название листа.
• Нажать Enter.

Примечание. Переименовать рабочий лист можно также путем двойного щелчка по левой кнопке мыши, предварительно установив курсор на его название, после чего ввести новое название.

Оформление  электронной таблицы

Каждая электронная таблица  требует своего оформления, то есть придания ей определенного эстетического  вида.

Как правило, заголовки таблиц, названия их граф, итоговая строка могут  быть выделены отличающимся от общего текста размером шрифта, его цветом, фоном. Кроме того, в таблицах  принято использовать разделители столбцов и строк (границы) и прочие графические эффекты.

Большинство операций по оформлению таблиц сосредоточено на вкладке Главная. Наиболее употребляемые операции (цвет заливки, цвет шрифта, выравнивание по различным признакам, границы, разрядность и т.п.) выведены в качестве кнопок в группах Шрифт, Выравнивание, Число.

 

Упражнение. На данном этапе необходимо оформить таблицу в соответствии с рисунком 3, для чего:

Рис.3 

 

• Выделить блок ячеек А1:В2.
• На вкладке Главная в группе Шрифт нажать кнопку со стрелкой (справа от названия группы).
• В раскрывшемся окне Формат ячеек на вкладке Шрифт в опции Начертание выбрать Полужирный, в опции Размер установить 12 и нажать ОК.

Примечание: те же действия могут быть выполнены с помощью кнопки Формат в группе Ячейки на вкладке Главная, после нажатия которой нужно выбрать команду Формат ячеек, а так же при помощи команды Формат ячеек в контекстном меню, вызываемым нажатием правой кнопки мыши после выделения соответствующего блока ячеек, или соответствующей мини-панели.

• Выделить всю таблицу (блок ячеек А2:В10).
• На вкладке Главная в группе Шрифт нажать кнопку Границы и щелкнуть левой кнопкой мыши по стрелке справа от нее.
• Из списка вариантов выбрать Внешние границы (граница вокруг всей таблицы).
• Щелкнуть левой кнопкой мыши в любой свободной ячейке листа, чтобы снять выделение с блока.
• Путем выделения отдельных частей таблицы (шапки, колонок), закончить оформление таблицы в соответствии рис. 3, используя кнопку Границы группе Шрифт на вкладке Главная.

Сохранение  таблиц на диске

Для многократного  использования электронной таблицы  в дальнейшем необходимо сохранить ее на диске.

При сохранении файла сохраняются и установки, сделанные для данной книги, включая конфигурацию окна  и характеристики дисплея, формулы, функции, шрифты и стили.

 Активизировав Кнопку «Office» в верхнем левом углу окна, вы увидите несколько команд, позволяющих сохранить файл EXCEL: Сохранить, Сохранить как, Закрыть. Каждая из этих команд имеет свою специфику. Команда Сохранить как, обычно, используется при первом сохранении документа или для выбора способа его сохранения.  Команда Сохранить применяется для сохранения изменений, сделанных в существующем документе. Сохранить как Web- страницу сохраняет документ на Web-странице. При выборе команды Закрыть, во избежание случайной потери выполненной работы, Excel всегда запрашивает, не хотите ли вы сохранить свои изменения. Кроме того, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов, вы можете быстро сохранить текущий документ точно так же, как с помощью команды Сохранить из меню Office. После сохранения файла книги, с помощью одной из перечисленных выше команд сохранения, книга остается открытой. Файл удаляется с экрана только при закрытии книги.

 

Упражнение. Необходимо сохранить рабочую книгу, где находится таблица Прайс-лист ООО «Техносервис» как файл с именем «Продажи» (данное имя вводится с учетом того, что в этой же книге будут сформированы новые таблицы с данными о продажах товаров). Необходимо сохранить файл в сетевом каталоге, на дискете или в папке, которую укажет преподаватель. Для этого:

• Активизировать Кнопку «Office».
• В выпадающем меню выбрать Сохранить как Книга EXCEL В появившемся окне указать диск, папку (уточнить у преподавателя) и имя сохраняемого файла (Продажи).
• Щелкнуть указателем мыши по кнопке Сохранить.

Загрузка  рабочей книги

Если был  осуществлен выход из Excel после записи на диск рабочей книги «Продажи», необходимо выполнить следующие действия: загрузить Excel, нажать кнопку «Office» (в левом верхнем углу экрана). выбрать команду Открыть, в окне Открытие документа выбрать диск, на котором был сохранен файл, папку, имя файла (или ввести его имя в поле Имя файла), а затем щелкнуть по кнопке Открыть. Можно дважды щелкнуть по значку файла в списке файлов в окне Открытие документа.

Формирование  заголовка и шапки таблицы

Для создания следующей таблицы  необходимо перейти на Лист2 рабочей книги «Продажи».

 

Заголовок и шапка новой  таблицы представлены на рис.4.

Рис.4

 

Упражнение. В соответствии с рисунком 4 необходимо:

• Ввести заголовок в ячейку В1.
• Перейти на «Прайс-лист».
• Выделить блок ячеек А2:В2 и нажать правую кнопку мыши
• В контекстном меню выбрать команду Копировать
• Вернуться на Лист2 .
• Установить курсор в ячейку А2 и нажать правую кнопку мыши.
• В контекстном меню выбрать Специальная вставка и в открывшемся окне выбрать опцию Значения. Нажать ОК.
• Выделить вторую строку таблицы, для чего щелкнуть левой кнопкой мыши по маркеру строки, расположенному на вертикальной линейке.
• Нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать команду Формат ячеек.
• На вкладке Выравнивание установить флажок в опции Переносить по словам и нажать ОК.

Примечание. Для переноса вводимого в ячейку текста по словам можно воспользоваться кнопкой Перенос текста в группе Выравнивание на вкладке Главная.

• Ввести соответствующие названия граф таблицы по образцу (рис.4).
• Выделить блок ячеек А1:Н2 и на вкладке Главная в группе Шрифт  установить полужирный шрифт (Ж).

Для заполнения  граф «Наименование  товара» и «Цена» будут использованы данные таблицы, расположенной на рабочем листе «Прайс-лист». С целью обеспечения автоматизации и проверки данных при вводе в соответствующие ячейки таблицы  будут использованы кнопка Проверка данных из группы Работа с данными на вкладке Данные и функция Просмотр.

Ввод данных в  ячейки может показаться довольно несложной  и очевидной процедурой, особенно по сравнению с записью сложных формул. Однако если тип или диапазон данных будет некорректным, могут возникнуть проблемы, которые позволяет решить кнопка Проверка данных из группы Работа с данными. Применить средство проверки данных можно в выделенной ячейке или диапазоне ячеек, так же как и средство форматирования ячеек. При копировании или перемещении ячеек, для которых установлена проверка данных, ее критерии передаются новым ячейкам.

Для установки  проверки данных необходимо выделить ячейку или диапазон ячеек, выбрать Данные|Работа с данными|Проверка данных для открытия окна Проверка вводимых значений и использовать вкладки этого окна, в которых задаются критерии проверки, или для ограничения диапазона значений, которые можно ввести в какую-либо ячейку путем выбора из списка, а не ввода с клавиатуры. Проверка вводимых данных позволяет избежать ошибок, особенно, если с рабочей книгой будет работать не один пользователь.