Пакеты прикладных программ для бухгалтерского учета

Интегрированные системы  упорядочивают потоки информации, повышают эффективность ее использования. Важно, что собранная из разных источников в единой памяти системы (в ее базе данных) информация может быть затем многократно переработана и приспособлена к конкретным потребностям любого звена управления.

2 Принцип работы бухгалтерской программы

Рассмотрим основные особенности работы бухгалтерской  программы на примере программного продукта «Интегратор» фирмы «Инфософт». «Интегратор» содержит все необходимые средства для автоматизации бухгалтерского учета предприятия, обеспечивает полноту функций и требуемый уровень детализации учета на каждом участке.

Система построения программы дает возможность доступа нескольких пользователей (работников бухгалтерии) к общей информации в режиме реального времени, то есть новые или измененные с одного из рабочих мест данные могут сразу использоваться всеми сотрудниками, работающими на других компьютерах данной сети.

Программа поддерживает сложившееся на предприятии разделение бухгалтерии на участки учета, дает возможность обмена данными между  отдельными участками, обеспечивает согласованную  работу бухгалтеров, обладает средствами гибкой настройки входных и выходных документов, автоматизирует процедуры формирования проводок и выполнения расчетов на основе использования типовых хозяйственных операций.

Для предприятий, где  учет ведут один-два бухгалтера существует однопользовательский (несетевой) вариант программы «Интегратор».

По своим возможностям и по набору функций он не уступает сетевому варианту, но работает на одном  компьютере. Однопользовательский «Интегратор» имеет сравнительно невысокую стоимость  и прост в эксплуатации.

На малых предприятиях допускается вести учет хозяйственных операций в общем хронологическом журнале с получением на его основе аналитических и синтетических данных (простая форма учета).

Но с развитием предприятия  и увеличения объемов производства и реализации, бухгалтерия неизбежно разделяется на участки учета, на каждом из которых занят один или несколько сотрудников.

На каждом из участков сохраняются общие принципы учетной  политики, избранной предприятием и  в то же время выполняются специфические  для данного участка функции: учет кассовых операций, учет основных средств, учет расчетов с поставщиками, учет расчетов по заработной плате и т.д.

Разделение труда и  специализация рабочих мест позволяют  бухгалтерам более качественно  и эффективно выполнять работу на своих участках, но в то же время создают проблемы их взаимодействия, так как обеспечить полную автономность работы невозможно.

Пока предприятие обслуживает  один бухгалтер, достаточно использовать простую программу бухгалтерского учета, построенную по принципу ведения общего журнала хозяйственных операций. Такая система способна удовлетворить ограниченные информационные потребности небольшой бухгалтерии. Как только предприятие начинает расти и появляется несколько участков учета, обслуживаемых разными работниками бухгалтерии, появляется необходимость в системе, поддерживающей информационный обмен между участками учета. В частности, система должна давать возможность отражать хозяйственные операции, зарегистрированные одним бухгалтером в учетных регистрах других участков.

«Интегратор» позволяет  осуществлять любую конфигурацию участков учета и любое распределение  счетов по участкам.

Базовая поставка системы  настроена на следующие участки:

-денежные средства,

-поставщики,

-покупатели,

-дебиторы и кредиторы,

-готовая продукция и товары,

-затраты,

-основные средства,

-расчетно-финансовые операции,

-отчетность

При необходимости можно перенастроить  систему, изменив этот состав участков.

Информационная целостность системы  определяется единой системой классификации  и обновления нормативно-справочной базы, а также наличием проводок, общих для двух различных участков. В соответствии с принципом двойной записи всякая хозяйственная операция воздействует на два и более счета, которые могут принадлежать различным участкам. Поэтому ввод данных на одном участке вызывает появление соответствующей записи на счетах смежных участков. На каждом рабочем месте отражается только та часть информации, которая имеет отношение к работе данного бухгалтера, определяемая его правами доступа. Права доступа устанавливает главный бухгалтер. В системе существует три уровня доступа:

возможность ввода данных

возможность корректировки данных

возможность просмотра данных

Дополнительно для разграничения  доступа используется система паролей. Благодаря этой системе на одном компьютере-рабочем месте могут работать лица, имеющие разные права доступа. При вводе характеристик хозяйственной операции сальдо и обороты пересчитываются только по тому счету, который относится к данному участку. Запись на корреспондирующем счете будет отложена до тех пор, пока ее не подтвердит бухгалтер того участка, к которому относится корреспондирующий счет. Бухгалтер смежного участка может как подтвердить, так и опровергнуть введенную на другом участке проводку. Проводки, введенные на одном участке, но отвергнутые или отложенные на другом именуются спорными. Бухгалтер, ответственный за сводный учет, может получить их полный перечень для разрешения спора. Баланс предприятия формируется только после подтверждения всех проводок.

Рассмотрим эту схему на примере учета денежных средств на расчетном счете и в кассе при ведении этих участков разными сотрудниками бухгалтерии. Бухгалтер, обслуживающий расчетный счет, обрабатывая выписку банка вводит в компьютер проводку, которой дебетует счет 50 «Касса» и кредитует счет 51 «Расчетный счет». На основании этой проводки пересчитывается сальдо по счету 51. Но правильно ли увеличивать на ту же сумму наличность в кассе? Если учет ведется разными бухгалтерами, автоматически приходовать в кассу деньги, которые кассир возможно еще не получил было бы неверно. Операцию передачи денежных средств с расчетного счета в кассу каждый из бухгалтеров, обслуживающих эти участки, должен обработать самостоятельно.

В систему «Интегратор» введены  понятия:

объектов учета (товаров, материалов, готовой продукции, основных средств, ценных бумаг, заказов и т.д.);

субъектов учета (поставщиков, покупателей, дебиторов, кредиторов, подотчетных  лиц, материально ответственных  лиц, акционеров и др.);

оснований взаиморасчетов (договоров, партий поставок и т.п.);

подразделений (отделов, складов, торговых точек и др.);

статей затрат.

Информация в базах  данных «Интегратора» структурирована  на основе принятой классификации, полностью  однородна и легко воспринимается. Структура баз данных и наличие соответствующих средств в системе обеспечивают необходимую настройку счетов и формирование аналитических показателей, возможность генерации выходных форм, связь с электронными таблицами и пр.  К примеру, счет 41 «Товары» можно настроить таким образом, чтобы количественный и стоимостной учет товаров (объектов учета) выполняется по отдельным складам, торговым точкам (подразделениям), материально ответственным лицам (субъектам учета), а учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками»-как посторонними организациями (субъектами учета), так и по договорам или партиям поставок (основаниям взаиморасчетов). В «Интеграторе» используются типовые операции, что делает менее трудоемкой и утомительной повседневную работу бухгалтера, уменьшая количество технических ошибок в учете. Каждая типовая операция имеет свое краткое название, по которому пользователь вызывает ее из справочника. С операцией также связан перечень закрепленных за ней проводок и алгоритмов расчета показателей.

При вводе характеристик  хозяйственных операций проводки формируются в основном автоматически. При этом на соответствующие счета списывается НДС по основным средствам и материальным ценностям, полностью или частично закрываются операционные счета, рассчитывается стоимость товарно-материальных ценностей по учетной, средней цене или в иностранной валюте, списываются издержки обращения, начисляется амортизация, рассчитывается подоходный налог, формируются отчисления на социальное страхование, распределяются общехозяйственные расходы и т.д.

В комплект поставки системы включается базовый список типовых хозяйственных операций, соответствующих избранной предприятием учетной политике. Бухгалтер может настроить и дополнить этот список самостоятельно и использовать его для автоматизации ввода и обработки данных.

Для индивидуальной настройки  типовых операций можно использовать набор алгоритмов, поставляемый разработчиком, в состав которого входят, например, исчисление процента от суммы в операции, начисление амортизации, распределение  общепроизводственных расходов, определение средней цены, стоимости и т.д.

Применение готовых  алгоритмов упрощает процесс настройки  типовых операций, кроме того, в  системе предусмотрена возможность  задавать и собственные формулы  и рассчитывать необходимые показатели.

В «Интеграторе» предусмотрена автоматизация всей технологической цепочки обработки документов и формирования на их основе хозяйственных операций и проводок.

Так, процедура учета  реализации товара включает выписку  счета, зачисление на расчетный счет поступивших денежных средств, выписку накладной, отпуск товара.

При выписке счета  и выписке накладной никаких  бухгалтерских записей в учетных  регистрах не производится. Однако составление этих документов сразу  и в электронном виде (в виде записи на магнитном носителе компьютера) значительно упрощает последующие учетные операции, повышая оперативность учета.

Для реализации автоматизированного  учета используются пакеты прикладных программ. Отличаясь в деталях, автоматизированные формы бухгалтерского учета на базе ППП характеризуются общими принципами, среди которых достаточно указать такие, как:

-минимизация ввода  исходной информации;

-возможность автоматизированного  формирования первичных документов, регистров хронологического, аналитического, синтетического, сводного учета и отчетности (при необходимости в соответствии с требованиями не только отечественных, но и международных стандартов);

своевременность представления  информации по регламенту и по запросам в виде ведомостей, видеограмм, графиков и других наглядных форм;

создание единого внутримашинного информационного фонда, обеспечение контроля доступа к данным, сохранности и целостности информации.

При выборе программных  продуктов для решения задач  бухгалтерского учета следует принимать  во внимание экономические и организационные особенности предприятия, а также требования, предъявляемые к ППП.

Основные из них следующие:

прохождение тестирования и соответствующей сертификации;

наличие товарного вида и надежного сопровождения;

право на получение консультаций («горячая» линия)

модульный принцип построения системы, позволяющий выбирать ее конфигурацию в зависимости от размеров предприятия;

одновалютное и многовалютное  исполнение;

органическое единство бухгалтерского учета и финансового  анализа;

необходимый уровень  детализации аналитического учета;

простота освоения и  удобство системы в работе.

3 Обзор рынка прикладных программ бухгалтерского учета

Разработкой и созданием  компьютерных систем автоматизации  бухгалтерского учета занимается большое  количество специализированных фирм.

Предлагаемые на рынке  программные средства можно разделить  по выполняемым функциям на три большие  группы:

- программы, реализующие  функции финансового (синтетического) учета и формирования финансовой  отчетности;

- программы, комплексно  реализующие функции финансового и управленческого учета на малом предприятии;

- программы, реализующие  функции отдельных участков учета,  преимущественно управленческого  (учет основных средств, учет  оплаты труда, учет материальных  ценностей и т.п.) для средних  и крупных предприятий.

Первые две группы программ предназначены для малых  предприятий, которые характеризуются  небольшими объемами работ по ведению  бухгалтерского учета.

На этих предприятиях основной объем работ приходится на финансовый учет (на ведение счетов бухгалтерского учета и формирование отчетности), а на ведение управленческого учета (учета затрат на производство приходится меньше времени).

Это дает возможность  упростить часть программы, связанную  с управленческим учетом.

Среди этой группы наиболее распространенными являются такие пакеты прикладных программ как:

«Финансы без проблем» (фирма «Хакерт-дизайн», Мариуполь);

«Мини-бухгалтерия» (фирма  «1С», Москва);

«Бухгалтерия малого предприятия» (фирма «Фор»,Москва).

Вторая группа программ позволяет охватить значительно больший круг функций и по существу создать полностью автоматизированную бухгалтерию.

К числу пакетов этой группы относятся такие, как:

«Электронная бухгалтерия» (фирма «ИНФИН», Москва);

«ФинЭКО»(АО «АВЭР», Москва);

«Комплексная планово-экономическая и бухгалтерская система» (фирма «Ком-Тех+», Москва);

«Бухгалтерия без проблем» (фирма АСВП, Москва).

Программы первой группы позволяют рассчитать и распечатать оборотно-шахматный баланс, оборотные ведомости по счетам, баланс предприятия и приложения к нему. Имеется также возможность формировать справки произвольной структуры с помощью встроенного генератора отчетов.

Характерный представитель  второй группы программных средств программа «Бухгалтерия без проблем», которая состоит из двух модулей «Управленческий учет» и «Сводный аналитический и синтетический учет и составление отчетности».