Подготовка презентационных документов

26.Подготовка презентационных  документов,содержащих экономическую  информацию.

        Для грамотного специалиста мало только хорошо работать - нужно уметь наглядно представить результаты своего труда коллегам, начальству, деловым партнерам. Это и предполагает создание презентации, когда при выступлении используются различные иллюстративные материалы.

       Под презентацией подразумевается передача или представление аудитории новой для нее информации, т.е. в общепринятом понимании презентация — это демонстрационные материалы для публичного выступления. praesento (лат.) — передаю, вручаю; present (англ.) — представлять.

       Компьютерная презентация — это файл, в который собраны материалы выступления, подготовленные в виде компьютерных слайдов (страниц). При наличии проектора эти слайды можно проецировать на экран в увеличенном виде. В Microsoft Office для этого имеется превосходное средство - PowerPoint. С помощью этой программы можно подготовить выступление с использованием слайдов, которые потом можно напечатать на прозрачных пленках, бумаге, 35-миллиметровых слайдах или просто демонстрировать на экране компьютера или проекционного экрана, можно также создать конспект доклада и материал для раздачи слушателям.   

       PowerPoint создает файл презентаций, который имеет расширение имени РРТ и содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда можно вставить свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму. Кроме того, можно изменить художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не его содержание. И, наконец, имея достаточно времени и чувствуя в себе способности дизайнера, можно начать работу над презентацией "с нуля" - в PowerPoint для этого есть все средства. Презентация представляет собой серию независимых страниц: если текст и иллюстрации не помещаются на одной странице, то избыток не переносится на новую страницу, а теряется. Распределение информации по страницам презентации производит пользователь, при этом в его распоряжении имеется обширный набор готовых объектов.

      Данная программа успешно применяется в бизнесе для создания эффективных презентаций, сопровождения докладов и прочего.

      Предположим, некая фирма хочет представить свою продукцию группе потенциальных заказчиков. Соответственно, необходимо рассказать как можно больше интересного о предлагаемом товаре: о том, как давно фирма работает на рынке, о связях с другими фирмами в своей стране и за рубежом, о том, как развивается бизнес. Другими словами, необходимо убедить аудиторию в том, что фирма является надежным и солидным партнером, что в процессе работы у заказчика не возникнет никаких проблем. От того, как фирма справится с этой задачей, естественно, будет зависеть и коммерческий успех предприятия. Поэтому подготовке доклада необходимо уделить большое внимание и постараться провести его на должном уровне с использованием самых современных технологий.

       В пакет офисных программ MS Office фирмы Microsoft, наиболее популярный среди пользователей, входит программа создания презентаций MS PowerPoint, позволяющая достойно подготовиться к выступлению. С ее помощью можно создавать презентации различных типов: на экране, на слайдах и на бумаге.

       Принципы подготовки презентации:

        Самое важное в программе подготовки презентации — это не число необычных   возможностей, а простота выполнения и степень автоматизации тех операций, которые приходится выполнять чаще всего.

       Готовя презентацию, на первый план необходимо выдвинуть содержание. Инструментальные средства (анимация, переходы, звуковое сопровождение и др.) используются для подчеркивания определенных аспектов сообщаемых сведений, поэтому они не должны отвлекать внимание аудитории на спецэффекты.

     Для зрителей, читающих слева направо, лучше включить анимацию в слайды таким образом, чтобы пункты текста входили на экран слева. Чтобы выделить определенный пункт, введите его справа, что привлечет к нему особое внимание зрителей.

      Музыка, звучащая во время перехода слайдов или анимации определенных объектов, сконцентрирует внимание на показываемых слайдах или объектах. Однако, злоупотребление звуковыми эффектами может отвлечь внимание от важных моментов.

    Реакция аудитории зависит также от темпа проведения презентации. Так, слишком быстрая смена слайдов утомляет, а слишком медленная может подействовать расслабляющее. Средства PowerPoint позволяют прорепетировать темп показа перед проведением презентации.

      Во время репетиции также можно проверить наглядное оформление слайдов. Обилие слов или рисунков может смутить аудиторию. Если в процессе репетиции выяснится, что текста излишне много, целесообразно разбить слайд на два или три, а затем увеличить размер шрифта.

        К достоинствам слайдовой презентации можно отнести:

•                     последовательность изложения. При помощи сменяющихся слайдов легко удержать внимание аудитории;

•                     возможность воспользоваться официальными шпаргалками. Презентация это не только то, что видит и слышит аудитория, но и заметки для выступающего — как расставить акценты, о чем не забыть;

•                     мультимедийные эффекты. Слайд презентации — это не просто изображение, в нем могут быть элементы анимации, аудио- и видеофрагменты;

•                     копируемость. Копии презентации создаются мгновенно, noэтому каждый желающий может получить материалы презентации на руки;

•                     транспортабельность. Дискета с презентацией гораздо компактнее рулона плакатов, при этом файл презентации можно легко переслать по электронной почте или

  опубликовать в интернете.

        Запуск программы: 

•          ПУСК – Программы – Офис… - Power Point

•          С помощью ярлыка на Рабочем столе.

       Вывод:

       Процесс создания презентации в Microsoft PowerPoint состоит из следующих этапов: выбор общего оформления → добавление новых слайдов и их содержимого → выбор разметки слайдов → изменение при необходимости оформления слайдов → изменение цветовой схемы → применение различных шаблонов оформления → создание эффектов анимации при демонстрации слайдов.

       Существуют следующие способы создания презентаций в Microsoft PowerPoint: новая презентация при помощи пустых слайдов; презентация по шаблону оформления; создание презентации с использованием мастера автосодержания; создание презентации на основе уже имеющейся презентации с заданным оформлением.