Примеры удачного внедрения системы Office Media

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение……………………………………………………………………………….3

1.История создания системы  Office Media………………………………………….4

2.Основные функции и  возможности системы Office Media……………………...6

3.Примеры удачного внедрения  системы Office Media…………………………..12

Заключение………………………………………………………………………….13

Список использованной литературы………………………………………………14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В наши дни, необходимость системы  электронного документооборота перед  организациями, стоит особенно остро. Количество поступающих писем постоянно  растет. Переписка с партнерами, клиентами внутри филиалов организации - нескончаемый поток информации, который  требует обработки и систематизации. Развитие Интернет-ресурсов добавляет  скорости в документопоток организации. И эти документы тоже необходимо регистрировать и принимать в  обращение, исполнять.

Как не заблудиться в ворохе бумаги, не упустить важные документы от исполнительных органов власти? Как быстро найти  письмо от вышестоящей организации, потратив минимум времени на поиск?

А сколько документов бесследно  исчезает внутри организации? Ведь никто  не подсчитывает стоимость затрат на поиск документов, их составление, согласование договоров и внутренних документов. Только по затратам на бумагу и картриджи  для заправки принтеров можно  приблизительно оценить сколько  ресурсов организации съедает делопроизводство.

Решением всей этой ситуации является внедрение системы электронного документооборота. В этом случае становится возможным оценить в денежном выражении время сотрудников, потраченное  на делопроизводство. Появляется единый журнал учета входящих, исходящих  и внутренних документов с четко  обозначенной номенклатурой дел. Отпадает необходимость бесконечных регистраций  внутри отделов. Программа отмечает пользователей, согласовывавших документ. Руководитель имеет возможность  проследить весь путь документа, начиная  от его регистрации в журнале, заканчивая отчетом исполнителя  о проделанной работе.

 

 

 

1.История создания системы  Office Media

OfficeMedia – это система электронного  документооборота (создана специалистами  ЗАО "Компания "ИнтерТраст" на платформе Lotus Domino/Notes), автоматизирующая  делопроизводство, организационно-управленческую  деятельность и поддержку деловых  процессов малых предприятий  и организаций.

Первая ее версия вышла в 1995 году и включала около 20 баз данных для Lotus Domino/Notes ("ОРД", "Договоры", "Библиотека документов", "Внешние  контакты", "Мониторинг", "Обращения  граждан", "Поручения", "Проекты", "Рассылка", "Регистрация документов", "Секретарь", "Совещания" и  др.).

В сентябре 2007 года была закончена  разработка новой – 5.5 – версии программы, отличающейся более богатым функционалом и эргономичным дизайном баз данных.

В частности, в базе данных "ОРД" реализована новая стадия жизни  документа – "Присвоение номера". Так, документ может быть направлен  регистратору, который присваивает  ему номер. Теперь документ в системе  может пройти такие жизненные  циклы, как: создание его проекта, совместная подготовка документа, регистрация, а  также пересылка, получение, архивирование.

В базе данных "Согласование" осуществлена возможность указания причины отмены согласования с возможностью уведомления  об этом других его участников, что  обеспечивает более оперативное  решение поставленных задач.

В базе данных "Библиотека документов" документ теперь можно положить в  несколько папок сразу (например, документ "Закупка переферийного  оборудования" может быть отнесен  в папки "Закупки" и "Переферийное оборудование" или какие-нибудь другие, созданные пользователем).

В новой версии OfficeMedia также значительно  расширился список баз данных со встроенным механизмом построения отчетов. Теперь возможно построение отчетов по любой  базем данных.

В базе данных "Мониторинг", предназначенной  для контроля исполнения заданий, появилась  возможность настройки периодичности  рассылки напоминаний и уведомлений  не только исполнителям поручений, но и их контролирующим, обеспечена поддержка  актуальности информации о контрольных  заданиях.

Во всех базах OfficeMedia фундаментально систематизирован и оптимизирован  программный код, в результате система  стала работать быстрее.

От предыдущей версии нынешнюю кардинально  отличает дизайн всех баз данных, в  которых содержание документа стало  визуально отделено от его реквизитной  части, изменены размеры и положения  функциональных кнопок, что обеспечило более быстрый и удобный доступ к функционалу OfficeMedia и комфортное ее использование в целом.

Все работы по созданию новой версии системы были выполнены специалистами  ООО "Программа-Т", партнера ИнтерТраст в Нижнем Новгороде, осуществляющего  автоматизацию документооборота и  делопроизводства с помощью систем CompanyMedia и OfficeMedia.

Евгений Голбан, менеджер по работе с  партнерами ЗАО

"Компания "ИнтерТраст", подчеркивает: "Хочется поблагодарить специалистов  компании "Программа-Т" за успешную  работу по оптимизации программного  кода системы. В итоге мы  получили легкое современное  решение в области электронного  документооборота. Полагаю, что в  будущем мы продолжим работать  над усовершенствованием системы  OfficeMedia и постоянно будем предлагать  решения, соответствующие рынку".

ЗАО «Компания «ИнтерТраст» входит в пятерку лидеров российского  рынка систем электронного документооборота. Она предоставляет комплекс услуг  по созданию современных территориально-распределенных систем автоматизации документооборота, делопроизводства и бизнес-процессов, включающий: консалтинг в области  документационного обеспечения  управления, разработку, внедрение  и сопровождение программного обеспечения, обучение пользователей работе с  ним. Промышленные решения компании CompanyMedia© и OfficeMedia© являются одними из наиболее популярных на рынке как  по категории решений для организаций  крупного и среднего бизнеса, так  и для предприятий малого бизнеса.

 

 

 

2.Основные функции и  возможности системы Office Media

Система предназначена для автоматизации  документооборота и поддержки бизнес-процессов. OfficeMedia построена по модульному принципу, каждый ее модуль решает локальную  задачу.

Возможности системы

Система решает следующие задачи:

·координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

·быстрый доступ к информации о  внешних организациях и о текущем  состоянии отношений с ними;

·предоставление средств для деловой  переписки;

·регистрация документов, циркулирующих  в организации;

·возможность оперативной раздачи  поручений;

·анализ и контроль исполнительской  дисциплины;

·согласование, ознакомление, исполнение документов.

Учитывая широкие возможности  системы в области управления бизнес процессами, назначение использования  системы возможно в любом виде бизнеса или организации. В итоге  внедрения системы достигается  четкая работа организации за счет согласованности действий сотрудников, что позволяет улучшить финансовые показатели и сократить издержки.

Ключевые возможности, которые  предоставляют системы OfficeMedia:

·регистрация документов, циркулирующих  в организации;

·согласование, ознакомление, исполнение документов;

·постановка на контроль документов и резолюций руководства;

·возможность оперативной раздачи  поручений;

·статистический анализ исполнительской  дисциплины;

·ведение архива документов организации;

·подготовка и проведение заседаний;

·планирование и ведение проектов;

·поддержка менеджеров по работе с  клиентами;

·предоставление средств для деловой  переписки (рассылка сообщений, удобный  доступ к информации об отправке писем, т.д.);

·координация работы, коллективное и индивидуальное планирование рабочего дня;

·работа с телефонными звонками;

·оперативный доступ к информации о внешних организациях и о  текущем состоянии отношений  с ними.

Система OfficeMedia является не просто готовым  продуктом, но и своего рода учебным  конструктором, на базе которого можно  создавать собственные системы.

Система OfficeMedia состоит из четырех  комплектов:

·«Делопроизводство»;

·«Внешние контакты»;

·«Управление и планирование»;

·«Учет материальных ценностей».

Комплект «Делопроизводство»

Комплект предназначен для автоматизации  работы секретарей или отдела делопроизводства. Регистрация, контроль исполнения входящих, исходящих, внутренних документов, подготовка проектов документов - это лишь неполный перечень функций, выполняемых при  помощи комплекта «Делопроизводство».

Комплект предоставляет руководителям  всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.

Сотрудники организации получают возможность быстро ознакомиться с  внутренними распорядительными  документами или отправить на согласование свои проекты.

Комплект «Делопроизводство» состоит  из следующих баз данных:

·«Регистрация документов» - предназначена для организации систематического учета всех входящих, исходящих и внутренних документов организации на основе регистрационно-контрольных карточек. В базе реализованы механизмы контроля за исполнением документов, резолюциями руководства, исполнительской дисциплины сотрудников организации и т.п. База данных обеспечивает автоматическую подготовку различных отчетов и стандартных учетных документов для служб документационного обеспечения управления;

·«Библиотека документов» - служит для подготовки документов произвольного формата, их классификации по темам (электронным папкам), контекстного поиска информации и печати документов. База данных может быть использована для хранения документов произвольного содержания, таких как нормативные документы организации и справочные материалы, для подготовки проектов документов и т.д.;

·«Согласование» - предназначена для отправки документов на согласование и для хранения результатов согласования. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для электронного визирования. Осуществляется оперативный контроль процесса согласования;

·«Ознакомление» - предназначена для отправки документов на ознакомление. Позволяет осуществлять автоматическую рассылку документов сотрудникам организации по внутренней почте для ознакомления. Осуществляется оперативный контроль процесса ознакомления;

·«Обращения граждан» - предназначена для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц;

·«Организационно-распорядительные документы» - предназначена для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения;

Комплект «Внешние контакты»

Комплект позволяет автоматизировать работу сотрудников, отвечающих за поддержку  внешних контактов организации  и работу с клиентами. Базы данных комплекта позволяют накапливать  информацию о потенциальных клиентах, вести работу с партнерами, поставщиками и т.д. Комплект дает возможность  организовать работу отдела продаж, планировать  и контролировать работу по проектам.

С помощью данного комплекта  Вы сможете:

·информировать сотрудников о  развитии отношений с внешними организациями, о достигнутых договоренностях  и дальнейших планах работ;

·фиксировать информацию о сотрудниках  внешних компаний, о совместных проектах;

·планировать мероприятия и  встречи;

·заносить информацию о результатах  переговоров, фиксировать телефонные звонки и их тематики;

·фиксировать входящую и исходящую  корреспонденцию.

Комплект состоит из следующих  баз данных:

·«Внешние контакты» - предназначена для хранения информации об организациях, являющихся партнерами, поставщиками услуг, клиентами и т.п. К функциям базы данных относятся: рассылка материалов через почтовые и электронные каналы связи, возможность хранения адресов, телефонов, информации о контактных лицах, характеристик предлагаемых услуг, истории взаимоотношений;

·«Проекты» - предназначена для планирования, подготовки и проведения проектов в организации;

·«Рассылка» - позволяет хранить и составлять списки рассылки, готовить и рассылать документы, рекламные материалы, новости и т.д.;

·«Секретарь» - позволяет вносить информацию о первых контактах, регистрировать телефонные звонки и корреспонденцию, поступающие в организацию, автоматически уведомлять о них сотрудников, отвечающих за работу с клиентами и поддержку внешних контактов организации.