Проектирование базы данных в среде субд ACCESS

Запрос может быть построен на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, при этом могут использоваться или таблицы базы данных, или таблицы, полученные в результате выполнения других запросов.

Любой запрос в СУБД Access можно создать в режиме конструктора. Для этого предоставляется удобное для пользователя диалоговое графическое средство формирования запроса по образцу, с помощью которого легко может быть построен сложный запрос.

Создание запроса реализуется с помощью конструктора следующим образом:

1. В окне БД выбираем закладку «Запросы» и нажимаем кнопку «Создать»;
2. Выбираем «Конструктор» и нажимаем ОК;

3. Затем в открывшемся окне диалога «добавление таблицы»; выбираем имена таблиц и из них выделяем те пункты, которые необходимо отразить в нашем запросе.

В схеме данных запроса  отображаются используемые в запросе  таблицы со списком полей, а также связи между ними, установленные ранее в схеме данных базы. Строка в списке полей, отмеченная звездочкой (*) обозначает все множество полей данной таблицы. Кроме связей, вносимых в запрос в соответствии со схемой данных, Access автоматически устанавливает связи для объединения нескольких таблиц, если они имеют поля, которые содержат данные одинаковых типов с одинаковыми именами. Связи, не установленные автоматически, могут быть установлены самим пользователем при помощи перетаскивания задействованных в связи полей из одного списка полей в другой.

Бланк запроса представлен в виде таблицы, которая предназначена для конструирования структуры таблицы результатов запроса и условий выборки данных из исходных таблиц

В данной курсовой были созданы следующие запросы:

1. Запрос на выборку информации о магазинах. Запрос создавался следующим образом:

1) Для реализации задания создаем запрос на выборку в режиме Конструктора и добавляем в бланк запроса таблицу «Магазин». Из этой таблицы включаем в бланк запроса поля Название, Адрес, Количество, Цена. (рис. 2.4):

 

2)После чего с помощью команды Режим таблицы в меню Вид просматриваем результат запроса (рис. 2.5):

2.3. Формы

Формы являются основой разработки диалоговых приложений. Через формы можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов-источников, просматривать данные, а также их корректировать. Работая с формой, пользователь может добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. В форме можно контролировать вводимые данные, устанавливать ограничения на доступ к данным, выводить необходимые сообщения.

Создание форм

1. В окне БД выбираем закладку «Формы» и нажимаем «Создать»;
2. Затем выбираем «Мастер форм» и нажимаем ОК, в открывшемся окне из списка «Таблицы/Запросы» выбираем нужную таблицу, а из появившегося перечня полей выбранной таблицы выбираем имена полей, которые необходимы в форме;
3. Нажимаем кнопку «Далее», а в следующем окне задаем внешний вид формы;
4. Выбираем стиль формы, и в последнем окне вводим имя созданной формы и нажимаем кнопку «Готово».
5. При желании форму можно отредактировать, используя «Конструктор»

Конструктор форм

Способ перехода в  режим Конструктор зависит от ситуации:

• выделить первую строку области выбора окна и щелкнуть по кнопке ОК;
• в окне БД щелкнуть на вкладке Формы, выделить имя формы и нажать на кнопку Конструктор;
• при просмотре формы щелкнуть на кнопке Вид (View) на панели инструментов.

Появится окно Конструктор форм представляющее собой окно редактора, в котором можно вносить изменения в макет формы.

В данной  БД были созданы следующие формы:

1. Однотабличная форма «Производитель» (рис. 2.8) создана при помощи мастера форм, а затем отредактирована в конструкторе. Эта форма позволяет узнать и отредактировать информацию о производителях мыла. Процесс создания формы:

1) В окне БД щелкнуть на кнопке Формы, а затем нажать кнопку Создать. В окне Новая форма выберите в качестве источника данных таблицы Производитель и режим создания – Автоформа: ленточная. Работа команды Автоформа: ленточная завершается отображением формы

2) Перейдите в режим Конструктор, нажав кнопку Вид . Для ввода текста заголовка расширим область Заголовка формы, установив курсор мыши на границу области заголовка и области данных и перетаскивая эту границу на нужное расстояние. Создадим графический элемент Надпись. Выполним щелчок на кнопке Надпись панели элементов. Введём текст «Мороженое»

3) Задаем цвет фона, текста, размер и стиль шрифта.

6) Перейдём в режим Формы (рис. 2.8)

2.4. Отчеты

Отчёт- это   объект,   используемый  для   вывода  данных   в  печать  в оформленном виде. Формы помогают наглядно вывести данные на экран, а запросы – находить информацию и отображать на экране ее результаты. Можно распечатать любую форму или запрос, но результаты при этом не будут выглядеть профессионально. Поэтому в Access был разработан специальный объект – отчеты, предназначенный для вывода информации из базы данных на принтер. В отчетах данные формируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.

Эффективнее всего создавать  отчёт сначала с помощью Мастера, а затем дорабатывать его в  Конструкторе.

Для этого:

1. В окне базы данных выбираем закладку «Отчёты» и нажимаем кнопку «Создать»;
2. Выбираем создание с помощью Мастера. Появилось первое диалоговое окно «Создание отчётов», в котором необходимо выбрать поля, которые следует включить в отчёт;
3. Открыли раскрывающийся список Таблицы и запросы и выбрали одну из таблиц или запросов с теми полями, которые нужно включить в отчёт;
4. В списке имя поля дважды щёлкаем имя поля, чтобы включить его в отчёт. Поле переместилось в список Выбранные поля. Нажимаем кнопку Далее;
5. Выбираем  подходящую таблицу для оформления отчёта. Нажимаем кнопку Далее;
6. В последнем диалоговом окне вводим заголовок отчёта.

Отчёт разбит на несколько разделов:

• Заголовок отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета.
• Верхний/нижний колонтитул. В верхний и нижний колонтитулы обычно помещают заголовки, номера страниц, даты и т.п. Элементы управления, размещенные в этих разделах, видны на каждой странице.
• Область данных. В области данных размещаются поля таблиц БД или запросов.
• Примечание отчета. Элементы управления, размещенные в этом разделе, оказываются в конце отчета, но перед элементами последнего нижнего колонтитула.

Если необходимо группировать записи по полю, в окно конструктора отчетов могут быть добавлены еще два раздела:

• Заголовок группы. В заголовке группы размещаются, как правило, поля, по которым производится группировка.
• Примечание группы. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе.

 

В моей БД создан отчёт  «Вид мороженого», содержащий все поля данной таблицы (рис. 2.10):

2.5. Главная кнопочная  форма

Для управления в диалоговом режиме объектами базы данных Access формы, отчеты можно использовать кнопочные формы. Кнопочная форма (КФ) – это панель управления, которая обеспечивает переход к страницам кнопочной формы, а также выполнение отдельных команд. На панели кнопочной формы должны быть размещены кнопки для возвращения к главной странице кнопочной формы и страницам предыдущих уровней и выхода из приложения (базы данных). При создании КФ предусматривается кнопка для изменения самой КФ.

Все страницы КФ представлены двумя уровнями.

1 уровень – главная  страница кнопочной формы Главная.

2 уровень – страницы Добавление данных в формы, Редактирование данных, Открытие отчетов.

Порядок создания кнопочной  формы с помощью Диспетчера кнопочных форм (ДКФ):

• Открыть базу данных Курсовая работа.Информатика и выбрать в меню Сервис/ Служебные программы/ Диспетчер кнопочных форм
• Подтвердить создание кнопочной формы – Да.
• В окне ДКФ создать список всех страниц кнопочной формы разных уровней.

 

1. Содержание главной страницы кнопочной формы (первый уровень)

Для создания содержания главной страницы кнопочной формы  необходимо в окне ДКФ выделить ее в списке и нажать кнопку Изменить. В окне Изменение страницы кнопочной  формы создать ее элементы с помощью  кнопки Создать. Для создания элемента Открытие таблицы нажать кнопку Создать и в окне Изменение элемента кнопочной формы установить выполнение макроса на открытие таблицы Покупатель (рис.2.12):

По аналогии создать остальные элементы.

В результате в окне Изменение  страницы кнопочной формы созданы все элементы для главной страницы кнопочной формы.

Закрыть все окна, кроме  ДКФ.

С помощью кнопки Закрыть выйти из Диспетчера кнопочных форм.

В окне БД перейти к  объектам Формы. В списке добавилось название новой формы – Кнопочная форма. В списке Таблиц добавилась новая таблица - Switchboard Item, в которой отображена структура созданной кнопочной формы. Так же как и другие объекты БД, кнопочную форму можно редактировать в режиме Конструктор, изменять цвета заливки и фона, вставлять рисунки.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Microsoft Access – самая популярная  в мире база данных для операционной  системы Microsoft Windows . Кроме того, система  управления базами данных Access –  также мощная платформа разработки  с чрезвычайно гибкой и функциональной интегрированной средой. Access – это инструмент, предназначенный для разработки и развертывания широкопредметных информационных бизнес-систем. Возможности разработчиков программного обеспечения, а также методы и технологии решения этих задач постоянно изменяются и совершенствуются. Как только появляется какое-нибудь перспективное решение для обеспечения быстрой разработки приложений, технология и инструментальные средства изменяются на базе этого новшества практически мгновенно. С каждой новой версией Access такие решения становятся достоянием самого широкого сообщества разработчиков. Access 2000 для Windows 98, 2000 и Windows NT позволяет для обработки информации и быстрого формирования деловых решений привлекать мощь реляционной базы данных, интегрировать данные из электронных таблиц и других баз данных, компоненты других приложений, а также использовать информацию совместного доступа во внутренних сетях и Internet. Среда Access может с успехом использоваться начинающими пользователями для познания секретов реляционных баз данных и увлекательных занятий по созданию несложных (поначалу) приложений и в то же время предоставляет мощные инструменты разработки опытным программистам. Чрезвычайно развитые справочная система, средства обучения, мастера и программы-надстройки позволяют при построении приложения и работе в Access 2000 найти выход из любой ситуации и получить ответ на любой вопрос. Начинать работать с Access можно практически с любым уровнем подготовки. Access 20007 –  это масштабируемая система. Создаваемые прикладные решения могут легко расширяться для реализации новых деловых задач и управления данными.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

 

1. Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие.- М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. – 352с.: ил. – (Серия «Профессиональное образование»).
2. Информатика: компьютерная техника. Компьютерные технологии. Пособие. /под ред. А.И. Пушкаря.- К.: Выд. ц. «Академия», 2002.- 704с.
3. А. Левин. Самоучитель работы на компьютере. Microsoft Office 2000.       СПб.: Питер,2002. – 655с. 
4. Пушкарь А.И. Система управления базами данных Microsoft Access и ее применение в экономике. Учебное пособие / А.И. Пушкарь, И.П. Коврижных, А.М. Мокринских. – Харьков: Изд. ХГЭУ, 2002.- 112с.
5. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г.  Специальная информатика: Учебное пособие – М.: АСТ- ПРЕСС КНИГА, 2003.-480 с.