Проектирование информационной системы Библиотеки Колледжа

При работе с системой библиотекарь должен иметь возможность  решать следующие задачи:

• Принимать новые книги и регистрировать их в библиотеке;
• Относить книги к одной или к нескольким областям знаний;
• Проводить каталогизацию книг, то есть назначение новых инвентарных номеров вновь принятым книгам;
• Вести учет выданных книг читателям, при этом предполагается два режима работы: выдача книг читателю и прием от него возвращаемых им книг обратно в библиотеку. При выдаче книг фиксируется, когда и какая книга была выдана данному читателю и на какой срок выдается данная книга. При приеме книги, возвращаемой читателем, проверяется соответствие возвращаемого инвентарного номера книги выданному инвентарному номеру, название книги, и она ставится на свое старое место в библиотеке.

Администрация библиотеки должна иметь возможность получать сведения о должниках – читателях  библиотеки, которые не вернули вовремя  взятые книги; сведения о наиболее популярных книгах, т.е. наиболее часто выдаваемых книгах.

Основные функции библиотеки – информационная, культурная, образовательная, досуговая.

 

 

1.2 Законы РФ, регулирующие библиотечную деятельность

 

В Российской Федерации  существует несколько законов, регулирующих и контролирующих деятельность библиотек, обеспечивающих создание правовой базы для формирования открытого информационного общества. Актуальной задачей российских библиотечных работников является реализация в полном объеме федеральных законов "О библиотечном деле", "Об информации, информатизации и о защите информации", "Об участии в информационном обмене". Задача библиотечного сообщества – использовать их в полной мере и защищать право каждого человека в России на свободное получение нужной ему информации.

ФЗ «О библиотечном деле». Принят Гос. Думой 23 ноября 1994 г. Федеральный закон является правовой базой сохранения и развития библиотечного дела в РФ. Он устанавливает принципы деятельности библиотек, гарантирующие права человека, общественных объединений, народов и этнических общностей на свободный доступ к информации, свободное духовное развитие, приобщение к ценностям национальной и мировой культуры, а также на культурную, научную и образовательную деятельность.

Закон регулирует общие вопросы организации библиотечного дела, взаимоотношений между государством, гражданами, предприятиями, учреждениями и организациями в области библиотечного дела в соответствии с принципами и нормами международного права.

В его состав входят: общие положения (основные понятия и основные виды библиотек), права граждан в области библиотечного дела (права на библиотечную деятельность и обслуживание, права пользователей библиотек, ответственность пользователей, учредитель библиотеки), обязанности и права библиотек (статус, обязанности и права библиотек), обязанности государства в области библиотечного дела, условия сохранения и использования культурного достояния в области библиотечного дела, организация взаимодействия библиотек, экономическое регулирование в области библиотечного дела (порядок создания, реорганизации и ликвидации библиотек, имущество библиотек, фонды развития и трудовые отношения работников библиотек). [4]

ФЗ «Об участии  в международном информационном обмене». Принят Гос. Думой 5 июня 1996 г. Цели настоящего Федерального закона – создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого мирового информационного пространства, защита интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене, защита интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене. Международный обмен конфиденциальной информацией, массовой информацией осуществляется в порядке, устанавливаемом данным законом.

В состав закона входят: цели и термины закона, объекты  и субъекты международного информационного  обмена (МИО), обязанности государства  в сфере МИО, участие муниципальных  образований в МИО, правовой режим  участия в МИО (право собственности на информационные продукты, ограничения при осуществлении МИО, использование средств и ИС в МИО, доступ к средствам и координация деятельности МИО), контроль и ответственность при осуществлении МИО (сертификация, лицензирование, ответственность за нарушения). [6]

ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Принят Гос. Думой 25 января 2005 г. Настоящий  Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:

- формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации;

- создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;

- защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Данный закон включает в себя: общие положение (сфера  действия закона, термины, обязанности  государства в сфере формирования информационных ресурсов и информатизации), информационные ресурсы (основы правового  режима, документирование информации, о информационных ресурсах, о гражданах), пользование информационными ресурсами (доступ, гарантия предоставления информации, обязанности и ответственность владельца информационных ресурсов), информатизация, ИС и ИТ и средства их обеспечения (сертификация, создание, право собственности), защита информации (цели защиты, защита прав доступа).

Существует также межгосударственный стандарт ГОСТ 7.20 – 2000 «Библиотечная  статистика», определяющий формирование статистики и учет объектов библиотек. Настоящий стандарт устанавливает единицы учета документов фондов библиотек и органов научно-технической информации (НТИ) и единицы учета обслуживания пользователей библиотек и органов НТИ. Включает: общие положения, учет отдельных видов изданий и неопубликованных документов (книги, периодические издания, неопубликованные документы, картографических, нотных и др. изданий), учет аудиовизуальных документов (видео, фото, аудио документы), также учет электронных изданий, пользователей библиотек, посещений, обращений, запросов на документы, отказов, мероприятий. [4]

Видоизменяя данные законы для применения на местном уровне, библиотеками создаются правила  пользования книгами и изданиями, а также специальные положения, такие как:

• Положение о краткосрочном абонементе в читальных залах;
• Положение о платных услугах библиотеки;
• Положение о системе каталогов и картотек;
• Положение о сохранности фонда библиотеки;
• Положение об организации обслуживания пользователей.

Данные положения не должны противоречить основным законам РФ, а, по возможности, дополнять и расширять область их применения.

 

1.3 Формирование  библиотечной статистики

 

Особенность статистики заключается в том, что статистические данные сообщаются в количественной форме, т.е. библиотечная статистика говорит языком цифр, отображающих библиотечную жизнь во всем ее многообразии.

Без количественных характеристик  невозможно проанализировать процессы, происходящие в библиотечном деле. Статистика исследует количественную сторону явлений библиотечной действительности (комплектование фонда, библиотечное обслуживание, справочно-библиографическая работа, поиск информации и т. п.) в неразрывной связи с их качественным содержанием в конкретных условиях места и времени. Она учитывает число книговыдач, пользователей, объем фондов, часы работы.

Основными задачами библиотечной статистики являются:

• разработка системы показателей, характеризующих масштабы, темпы;
• пропорции развития библиотечной деятельности;
• создание методов расчета и взаимной увязки показателей;
• анализ факторов, обусловливающих основные тенденции развития;
• обеспечение наблюдения и контроля над библиотечной деятельностью в целях своевременного выявления проблем развития.

На формирование библиотечной статистики оказывает влияние ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика». Данный стандарт устанавливает единые правила и требования к сбору и предоставлению статистических данных библиотеками. Он позволяет унифицировать статистическую отчетность на разных уровнях. Стандарт устанавливает единые сроки, определения и единицы учета, единый минимум статистических данных для библиотек всех ведомств. Для всех типов библиотек единые единицы учёта документов фондов и обслуживания пользователей установлены данным ГОСТ. [9]

Основные статистические показатели:

Учет читателей. Показывает количество человек, которые пользуются документами библиотеки. Единицей учета служит формуляр читателя.

Учет выдачи книг. Показывает количество документов (по отраслям знаний), использованных читателями во всех структурных подразделениях библиотеки. Учёт выдачи изданий производится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя, листке читательского требования, книжном формуляре или иной документации, принятой в библиотеке, а также в электронной базе данных (БД).

Средние показатели работы библиотеки:

Читаемость (Ч) Показатель характеризует интенсивность чтения.

Среднее число книг, выданных одному читателю в год, исчисляется путем  деления количества выданных за год  документов (В) на число читателей, зарегистрированных за год (А)

 

Ч=В : А

 

Посещаемость (Пос.) Показатель характеризует активность посещения читателями библиотеки.

Исчисляется путем деления  числа посещений за год (П), на число  читателей.

 

Пос.= П : А

 

Обращаемость книжного фонда. (Об) Характеризует степень использования книжного фонда.

Исчисляется путем деления  количества книговыдач за год (В) на количество книжного фонда библиотеки (Ф).

 

Об = В : Ф

 

Книгообеспеченность (К) Показатель характеризует величину книжного фонда в отношении к числу читателей, т. е. его достаточность.

Исчисляется путем деления  количества документов имеющихся в  библиотеке на конец года (Ф) на число  зарегистрированных читателей (А)

 

К=Ф : А

 

Методика составления  рейтинга книг. Рейтинг – понятие, характеризующее соотносительные значимость, место, вес, позицию данного объекта (книги) по сравнению с другими объектами этого класса (типа). В данном случае составляется и формируется в виде графика (например, 20 самых популярных книг) для обеспечения администрации библиотеки информации о наиболее читаемых книгах.

Составление рейтинга: Делает библиотекарь. Сначала библиотекарь ищет в базе данных (делает запрос) книги (по названиям), которые больше остальных были выданы на руки читателям (по количеству выдач), сразу выбирая сколько книг внести в список рейтинга, например 20. Далее полученный список группируется по названиям книг в алфавитном порядке по убыванию количества выдач. Таким образом, самая первая книга будет являться самой «популярной» у читателей, потому что была выдана наибольшее количество раз. И далее, следующая, но уже с меньшим рейтингом выдач и т.д. В итоге получается n-количество самых читаемых книг, по которому в дальнейшем в БД делается график либо в виде диаграммы, либо отчет в виде списка в порядке убывания. Данная информация может быть полезна администрации библиотеки для дальнейшего учета интересов и предпочтений читателей.

Методика формирования статистики посещения библиотеки читателями. Регулируется ГОСТ 7.20 -2000 «Библиотечная  статистика»:

Учет посещений и  обращений.

• Единицей учёта посещений является одно посещение, зарегистрированное в документации или БД, принятых в библиотеке.
• Единицей учёта посетителей мероприятий является лицо, присутствующее на мероприятии и зарегистрированное в документах, принятых в библиотеке.
• Учет посещений производится путем суммирования посещений, учтённых каждым структурным подразделением библиотеки.
• Единицей учета обращений к электронной библиотечно-информационной сети является одно обращение на сервер библиотеки.
• Учет общего числа посещений проводится суммированием посещений (обращений), учтенных каждым структурным подразделением библиотеки.
• Учет ведется в первой части Дневника работы библиотеки «Учет состава читателей и посещаемости». Обращения входят в общее число посещений. [9]

Формирование: Библиотекарь делает запрос в базу данных о том, сколько читателей и в какой день посещали библиотеку, в результате выводится количественная информация по дням в рамках определенного периода, заданного библиотекарем. Например, за 2 квартал текущего года. Затем из этого списка либо таблицы делается график в виде диаграммы, которая детально отражает статистику посещений библиотеки читателями. По графику, например, можно зафиксировать в какой день 2-го квартала текущего года было наибольшее или наименьшее количество посещений.

Статистический учет, т.е. сбор исходных данных, производится для того, чтобы использовать собранный материал для выработки каких-либо оценок и управленческих решений. Без использования статистических показателей невозможно создание научно-обоснованных методик оценки деятельности библиотек. Статистике принадлежит определяющее место в системе управленческого учета, поскольку она выявляет «типичное, характерное, закономерное».