Процессор элементарных таблиц Microsoft Excel. Назначение, возможности

Строка меню. Строка меню содержит команды основного меню по редактированию и форматированию документа. Ряд команд меню после наименования содержат многоточие. Это означает, что в результате выбора такой команды для продолжения операции Excel откроет окно диалога, в котором вы должны указать значения конкретных параметров. Команды, не содержащие после имени специального символа, будут выполнены сразу после их выбора. Некоторые из команд меню имеют серую окраску. Это означает, что в данный момент действия, соответствующие этим командам, не могут быть выполнены.

Панель инструментов. Панели инструментов предназначены для выполнения самых распространенных команд и действий Excel.

Строка формул. Строка формул содержит поле с именем активной ячейки, кнопки, управляющие вводом данных, и строку редактирования данных. Включение строки формул: Вид → Строка формул.

Рабочая область. Рабочая область Excel предназначена для работы с одним или несколькими наборами листов — такие наборы называются книгами. При запуске Excel на экране появляется принятая по умолчанию книга (Книга1), из которой отображается первый лист (Лист1). Лист представляет собой электронную таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65 536 строк. Столбцы обозначаются латинскими буквами, строки нумеруются. Пересечения строк со столбцами образуют ячейки листа, на которые можно ссылаться по именам ячеек. Имена ячеек также называются адресами ячеек. В нижней части окна рабочей книги находятся ярлычки, с помощью которых вы обращаетесь к другим листам книги. Книга может состоять из одного или нескольких листов. В нее также входят листы диаграмм, содержащие графическое представление данных листа. Процесс создания листа включает запуск Excel, ввод информации, редактирование и перестановку значений в ячейках, добавление формул, сохранение данных и печать. Листы можно переименовывать, перемещать, удалять и добавлять новые.

Вид рабочей  области можно изменить в меню Вид. Вид Обычный используется постоянно, он наиболее удобен для работы в Excel. Вид Разметка страницы используется только при подготовке документа к печати.

Полосы  прокрутки. С помощью полос прокрутки можно просматривать данные, не помещающиеся на экране.

Строка  состояния. Особенностью строки состояния Excel является поле автовычислений, в котором показывается результат выполнения некоторой функции (по умолчанию - суммирования) над выделенными ячейками активного листа.

 

2. Вычисления по формулам.

Ввод  формул. В состав формул могут входить числа, математические операторы, ссылки на ячейки и встроенные выражения, называемые функциями. Все формулы Excel начинаются со знака равенства (=). Знак равенства является признаком начала математической операции, он указывает Excel на необходимость сохранения следующего за ним выражения в виде формулы. Например, формула для вычисления суммы трех чисел выглядит так:

= 10+20+30.

При наборе формула  видна в ячейке и в строке формул. После набора формулы следует нажать клавишу Enter, после этого в ячейке появится число — результат работы формулы, а сама формула будет видна в строке формул, только если ячейка выделена.

Использование ссылок на ячейки в формулах. Формулы  могут содержать ссылки на ячейки. Например, чтобы сложить содержимое ячейки В5 с содержимым ячейки С5, создается следующая формула:

= В5+С5.

Использование ссылки на ячейку (В5) вместо самих значений в ячейках позволяет автоматически  обновлять результат, если значение в ячейках изменится.

Относительные и абсолютные ссылки. Относительные ссылки в формуле автоматически изменяются при копировании в строке или столбце.

Абсолютные  ссылки на ячейки имеют постоянное значение. Абсолютные ссылки не изменяются при копировании формулы из ячейки в ячейку. Абсолютные ссылки обозначаются знаком доллара ($), например $D$9. Смешанная ссылка является абсолютной по столбцу и относительной по строке или относительной по столбцу и абсолютной по строке. Например, ссылка $A1 является абсолютной по столбцу А и относительной по строке 1. При копировании смешанной ссылки из ячейки в ячейку ее относительная ссылка меняется, а абсолютная остается неизменной.

Копирование формул. Формулы копируются в смежные ячейки методом автозаполнения, при этом в адресах ячеек с относительными ссылками, участвующих в формуле, происходят следующие изменения:

• при копировании вниз по столбцу автоматически увеличивается номер строки;
• при копировании вправо по строке автоматически увеличивается номер столбца.

Копирование формул методом автозаполнения ускоряет процесс ввода формул в большие таблицы.

3. Встроенные функции

Функция — заранее  определенное выражение, которое имеет один или несколько аргументов и возвращает единственное значение. В состав Excel входит свыше 250 функций из нескольких полезные категорий (табл. 1).

 

Таблица 1. Категории функций Excel.

Категория	Применение
Финансовые	Расчет процентов, увеличения и уменьшения суммы капитала и т.д.
Дата и время	Вычисления  с датами и временем
Математические	Математические  и тригонометрические вычисления
Статистические	Вычисление  средних значений, сумм, распределений и стандартных отклонений
Ссылки и  массивы	Вычисления  с таблицами данных
Работа с  базой данных	Работа со списками и внешними базами данных
Текстовые	Сравнение, преобразование и форматирование текста в ячейках
Логические	Вычисления, результатом  которых может быть значения ИСТИНА или ЛОЖЬ
Проверка свойств  и значений	Определение ошибок, происходящих при вычислениях

 

Формула с функцией содержит имя функции и в скобках  список аргументов. Списком аргументов может быть либо диапазоном ячеек (А1:В10 — от А1 до В10 включительно), либо перечисление ячеек (А1;В10 — только А1 и только В10).

Примеры формул с функциями:

=CУMM(Dl:D15)

=КОРЕНЬ(АЗ)

=MAKC(D3;D6;D9)

=СРЗНАЧ(В12:Е12)

Вероятно, самой  полезной функцией из имеющихся в Excel является функция СУММ (Автосуммирование), которая автоматически вычисляет сумму значений из выделенного диапазона. Поскольку функция СУММ используется очень часто, разработчики Excel поместили на стандартную панель инструментов кнопку Автосумма для того, чтобы ускорить доступ к этой функции.

 

Практическая  работа № 5

1. Форматирование данных и ячеек.

Правильная  организация ячеек помогает представить  важную деловую информацию наилучшим  образом. Форматирование ячейки не меняет внутреннего представления данных, однако влияет на то, как данные выглядят на экране или в напечатанном документе.

Форматирование  данных:

• указание шрифта, размера и цвета данных (эти параметры можно изменять с помощью соответствующих кнопок на панели форматирования);
• изменение горизонтального выравнивания данных в ячейке (используются кнопки выравнивания на панели форматирования);
• изменение вертикального выравнивания данных в ячейке (Формат → Ячейка → <на вкладке Выравнивание из списка вертикальное выравнивание выбрать нужную команду> → ОК).

Форматирование  ячеек:

• задание границ ячеек — бледно-серая сетка, отображаемая на листе, обычно не печатается в документе, для удобства просмотра на листе и печати таблицы можно установить обрамление ячеек, используя кнопку Границы на панели форматирования;
• заливка ячеек цветным фоном используется для выделения данных на листе, для установки цвета заливки ячеек необходимо выделить заливаемые ячейки, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Цвет заливки на панели форматирования и выбрать цвет.

Автоформатирование. Для ускорения оформления таблиц, особенно в тех случаях, когда требуется одинаково оформить большое количество таблиц, можно использовать возможности автоформатирования. Параметры автоформата включают в себя числовой формат, рамки (границы), шрифт, узор (заливку), выравнивание, подбор ширины столбцов и высоты строк. Для применения к таблице одного из типовых вариантов оформления необходимо выполнить команду: Формат → Автоформат → <в диалоговом окне Автоформат следует выбрать один из предлагаемых вариантов оформления таблицы> → ОК.

Очистка форматирования. Для удаления всех параметреров оформления (числовые форматы, параметры выравнивания, параметры шрифта, заливки, границы и т. д.) следует выделить ячейки и выполнить команду Правка → Очистить → Форматы.

2. Основные приемы работы с диаграммами.

Диаграмма –  это особый графический объект. Диаграмма  служит для представления данных в графическом виде, помогает передать суть рассматриваемой задачи.

Всего существует более 30 типов встроенных диаграмм, многие из которых имеют еще несколько разновидностей. Выбор типа диаграммы определяется задачами, решаемыми при ее создании.

Построение  диаграммы.

Чтобы построить  диаграмму, необходимо выполнить следующие  действия:

• выбрать данные, которые следует включить в диаграмму, а также заголовки столбцов и строк;
• нажать на  панели  инструментов  кнопку Мастер диаграмм, откроется мастер диаграмм;
• в открывающемся окне по умолчанию выбирается тип диаграммы (можно выбрать любой тип);
• нажать кнопку Готово в нижней части окна мастера.

Выделение элементов диаграммы

От того, какой  элемент диаграммы выделен, зависит  содержимое открывающегося контекстного меню, меню Формат или меню Диаграмма.

Область диаграммы  выделяется двумя способами.

1-й способ: щелкните по внешней границе диаграммы;

2-й способ: щелкните стрелку раскрывающегося списка в поле Элементы диаграммы на панели инструментов Диаграммы и выберите Область диаграммы.

Для того чтобы  убедиться, что выделен нужный компонент  диаграммы, проверьте поле Имя слева от Строки формул в верхней части электронной таблицы. В нем должно содержаться имя Область диаграммы:

• Область построения диаграммы: <выделите область диаграммы> → <щелкните внутри серой области>.

Теперь в  поле Имя появится название Область построения;

• Элемент диаграммы (название, подпись, ось, линии сетки, столбцы гистограмм и т. п.): <выделите область диаграммы> → <щелкните по элементу диаграммы>.

Если дважды щелкнуть по элементу диаграммы, откроется  соответствующее ему диалоговое окно Формат.

Форматирование  элемента диаграммы

Прежде всего, выделите элемент диаграммы, который  требуется изменить.

Изменение цвета: сделайте двойной щелчок по выделенному элементу диаграммы, откроется окно Формат, на вкладке Вид можно изменить границу и заливку элемента диаграммы.

Удаление границы  столбцов диаграммы придает ей профессиональный вид: на вкладке Вид установите переключатель Рамка в положение невидимая.

Изменение всех шрифтов одновременно: <выделите диаграмму, щелкнув на ее границе или в свободном месте в области диаграммы> → <на панели инструментов Форматирование в списке Шрифт выберите нужный шрифт>.

Следует иметь  в виду, что когда шрифты изменяются все сразу, специальные виды форматирования (такие, как полужирный шрифт) удаляются  из диаграммы. Эти виды форматирования нужно будет применить повторно. Например, чтобы восстановить выделение названия диаграммы полужирным шрифтом, щелкните это название и нажмите клавиши Ctrl+B или кнопку Полужирный на панели инструментов Форматирование.

Изменение шрифтов: <выделите текстовый элемент диаграммы> → <в списке Шрифт на панели инструментов Форматирование выберите нужный шрифт>.

Таким же образом  изменяются размер и цвет шрифта.

Сохранение  собственного формата диаграммы: Диаграмма → Тип диаграммы → <на вкладке Нестандартные установите переключатель Дополнительные> → <нажмите кнопку Добавить> → <введите имя в поле Название> → <добавьте описание, если оно необходимо> → ОК.

Чтобы применить  к диаграмме это форматирование, в окне Мастера диаграмм перейдите на вкладку Нестандартные и щелкните по введенному ранее имени диаграммы в списке Тип.

Изменение типа диаграммы.

Для изменения  типа диаграммы существуют два способа.

1-й способ: <выделите диаграмму> → Диаграмма → Тип диаграммы;

2-й способ: <щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы> → Тип диаграммы.

После этого  в обоих случаях: <в области Тип выберите тип диаграммы> → <в области Вид выберите вид диаграммы> → ОК.

Исправление исходных данных

Существуют  два способа исправления исходных данных:

1-й способ: <выделите диаграмму> → Диаграмма → Исходные данные;

2-й способ: <щелкните правой кнопкой мыши в области диаграммы> → Исходные данные.

Переход от рядов в строках к рядам  в столбцах и наоборот: на вкладке Диапазон данных мастера диаграмм имеется переключатель Ряды в, который при создании диаграммы можно установить в положение строках или столбцах. Этот выбор определяет, какие данные будут представлены в диаграмме. Значения электронной таблицы, используемые в диаграмме, образуют так называемый ряд данных. В соответствии с выбранным вариантом в области предварительного просмотра будет показано, как в этом случае должна выглядеть диаграмма. При изменении выбора характер диаграммы изменяется.