Разработка и типы запросов к базе данных в СУБД MS Access

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

ГОУ ВПО

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ

ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кафедра «Прикладная информатика»

 

Факультет. Финансово - кредитный

Специальность Бакалавр экономики

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА  
на тему «Разработка и типы запросов  
к базе данных в СУБД MS Access»

 

 

по дисциплине Информатика

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Студент: Климова Евгения Андреевна

Курс 1 № группы   заочная

 

Личное дело № 11флб00376

 

 

Преподаватель: Никифорова Светлана Владимировна

 

 

 

 

 

Москва 2012

 

 

Содержание

 

 

Разработка  и типы запросов к базе данных в СУБД MS Access

 

 

1. Теоретическая  часть
1.1. Понятия о базе  данных СУБД MS Access
1.2. Понятие запроса
1.3. Типы запросов
1.4. Способы создания запросов
1.5. Создание запроса на выборку с помощью Мастера
1.6. Создание запроса на выборку с помощью Конструктора
2. Практическая  часть
2.1. Постановка задачи
2.1.1. Цель решения задачи
2.1.2. Условие задачи
2.2. Компьютерная модель решения задачи
2.2.1. Информационная модель  решения задачи
2.2.2. Аналитическая модель  решения задачи
2.2.3.Технология решения  задачи
3. Результаты компьютерного эксперимента и их анализ
2.3.1. Результаты  компьютерного эксперимента
2.3.2. Анализ полученных  результатов

 

1. Теоретическая часть.

1.1. Понятия о базе данных СУБД MS Access

База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Систему управления базой данных (СУБД) можно определить как комплекс программных средств, предназначенных  для создания структуры базы данных, заполнения её содержимым, редактирования содержимого. Современные СУБД содержат:

Особенностью  СУБД Microsoft Access  является то, что вся информация, относящаяся к одной базе данных, хранится в едином файле с расширением *.mdb.

Процесс разработки конкретной базы данных определяется спецификой автоматизируемой предметной области, однако, для большинства разрабатываемых приложений можно выделить типичные этапы:

• Разработка и описание структур таблиц данных
• Разработка схемы данных и задание взаимосвязей между таблицами
• Разработка системы запросов к таблицам базы данных
• Разработка экранных форм для ввода и вывода данных
• Разработка системы отчётов по данным
• Решение специфических задач по обработке информации с помощью создания макросов и модулей
• Разработка системы защиты данных, прав и ограничений по доступу

1.2. Понятие запроса

Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять, вычисления над группами записей. Формирование запросов в СУБД может осуществляться в специальном редакторе; с помощью конструктора или с помощью пошагового мастера формирования запросов. Классификация запросов в СУБД приведена в приложении №1.

1.3. Типы  запросов

В Access можно  создавать следующие типы запросов:

• запрос на выборку - при его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или из нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.;
• запрос с параметрами это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, на основе которых будет выполняться запрос. Например, часто требуются данные о том, какие дисциплины ведут преподаватели. Чтобы не создавать отдельные запросы по каждому преподавателю, можно создать один запрос с параметрами, где в качестве параметра будет использоваться фамилия преподавателя. При каждом вызове этого запроса вам будет предложено ввести фамилию преподавателя, а затем на экран будут выведены все поля, которые вы указали в запросе, например фамилия, имя, отчество преподавателя и читаемая им дисциплина.
• перекрестный запрос – это отображение результатов статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей, средние значения), выполненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группируются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй - в верхней строке ;
• запрос на изменение - это запрос, который за одну операцию вносит изменения в несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение; на удаление, обновление и добавление записей, а также на создание таблицы.;
• запросы SQL - это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Этот тип запросов довольно сложен для начинающих пользователей и используется обычно опытными пользователями, имеющими навыки программирования и общения с серверами баз данных (запросы на объединение, запросы к серверу, управляю

1.4. Способы создания запросов

Запросы на выборку в приложении Access создаются двумя основными способами: с помощью конструктора запросов и мастера запросов. (рис. 1)

 

 

 

Рис. 1. Контекстная вкладка Создание – Запросы.

Независимо  от того, какой из них используется, для создания запроса на выборку необходимо выполнить несколько стандартных действий:

1.Сначала нужно  выбрать источник записей для  запроса. Источником записей могут  быть одна или несколько таблиц, один или несколько запросов либо сочетание этих элементов

2.В источнике записей необходимо выбрать поля, которые должны быть включены в запрос.

3.Добавьте в  запросы условия сортировки, фильтрации  и другие условия отбора.

4.Добавив поля и условия отбора, следует выполнить запрос, чтобы увидеть, правильные ли результаты он возвращает.

Возникает  вопрос: как создавать запросы с параметрами  и запросы на изменение, если при  создании запроса они явно не указаны? Следует отметить, что основой для всех этих запросов является запрос на выборку, т.е. сначала необходимо определить набор данных, с которым хотите работать. Затем для созданного запроса на выборку надо перейти в режим конструктора. Задание параметров производится в строке Условия отбора для соответствующих полей. Для доступа к запросам на изменение надо открыть пункт меню Запрос - в открывшемся списке вы увидите все виды запросов на изменение.

Для сохранения запроса следует выполнить следующие  действия. Выполните команду Файл/Сохранить или щелкните по кнопке Сохранить на панели инструментов. Если вы впервые сохраняете запрос, введите новое имя запроса в диалоговом окне "Сохранение".

Из всех запросов, наиболее распространенным, является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Рассмотрим создание запроса на выборку с помощью Мастера и с помощью Конструктора.

1.4. Создание  запроса на выборку с помощью  Мастера

 

При создании запроса необходимо определить:

• Поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации
• Предмет поиска в базе данных
• Перечень полей в результате выполнения запроса

Для создания запроса  надо в окне базы данных выбрать  вкладку Запросы и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно "Новый запрос"  В окне появится один из пунктов: Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчиненных.(рис.3)

Простой запрос позволит создать с помощью Мастера запрос на выборку из определенных полей таблиц или других запросов. Что такое перекрестный запрос, рассматривалось выше. При выборе пункта Повторяющиеся записи будет создан запрос на поиск повторяющихся записей в простой таблице или в запросе, а при выборе пункта Записи без подчиненных - запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице. Такой запрос используется для многотабличных баз данных.

При выборе одной из записей  появится окно Создание простых запросов. (рис.4)

 

 

 

 

 

 

 

Рис.3. Окно Новый запрос.                 Рис.4. Окно создание простых 
                                                                                запросов.

 

В окне мастера  выбрать необходимую таблицу (таблицу - источник) из опции Таблицы и  запросы и выбрать поля данных. Если запрос формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника.

Затем в окне Мастера надо выбрать подробный  или итоговый отчет и щелкнуть на кнопке Далее. После этого необходимо задать имя запроса и выбрать один из вариантов дальнейшего действия: Открыть запрос для просмотра данных или Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово. В результате чего получите готовый запрос.

1.5. Создание запроса на выборку с помощью Конструктора

Конструктор запросов позволяет наиболее гибко настраивать  запросы на выборку. Кроме того, с  его помощью легко создать запрос, для которого в качестве источника записей используется одна таблица. Например, запросы такого типа удобны для просмотра списка активов и дат их приобретения.

С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

• Простой
• По условию
• Параметрические
• Итоговые
• С вычисляемыми полями

Чтобы вызвать  Конструктор запросов, необходимо На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов. Откроется диалоговое окно Добавление таблицы. (рис.5)

.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.5. Окно Конструктор запросов и диалоговое окно Добавление таблицы.

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней  и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними. (Рис.6)

Рис.6. Бланк запроса на выборку.

В нижней части  окна находится Бланк построения запроса, в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

• Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе
• Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле
• Сортировка – указывает тип сортировки
• Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране
• Условия отбора  - задаются критерии поиска
• Или – задаются дополнительные критерии отбора

 

 В окне  «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем запрос:

• Выбрать таблицу – источник, из которой производится выборка записей.
• Переместить имена полей с источника в Бланк запроса.
• Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Например, установить в поле Фамилия режим сортировки – по возрастанию.
• В строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле.
• В строке "Условия" отбора и строке "Или" необходимо ввести условия ограниченного поиска – критерии поиска. Например, в поле образование  - "высшее", т.е. отображать все фамилии студентов, которые имеют высшее образование.
• После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.

Заполненный бланк  запроса на выборку представлен на рис.7.

 

Рис.7. Заполненный бланк запроса на выборку.

Чтобы открыть запрос из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса и щелкнуть кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем (рис8).

Рис.8. Открытый запрос на выборку.

Чтобы внести изменения  в запрос его необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы данных, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.