Система управления базами данных Microsoft Access

• При удалении данных в ключевом поле главной таблицы автоматически удалить соответствующие данные в полях связанных таблиц.

Установить дополнительно флаги Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.

2.4. Работа с запросами

Запрос - это отбор записей в разнообразных формах, в соответствии с выбранными условиями.

Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Виды  запросов

• На выборку;
• Запрос с параметром (критерий задаёт сам пользователь)
• Итоговые запросы (производят вычисления по заданному полю и выдают результат);
• Запросы на изменение (позволяют автоматизировать - заполнение полей таблиц);
• Перекрёстные запросы (позволяют создавать результирующие таблицы на основе результатов расчётов, полученных при анализе группы таблиц)
• Специфические запросы - запросы к серверу БД, написанные на языке запросов SQL

Для подготовки используем закладку Создание и выбираем способ создания запроса.

       

 2.5. Запросы и фильтры

Запрос на выборку содержит условия  отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. В Microsoft Access существует также понятие фильтра, который в свою очередь является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех и в других производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Однако между ними существуют различия, которые нужно понимать, чтобы правильно сделать выбор, в каком случае использовать запрос, а в каком - фильтр.

 

 

Основные отличия запросов и  фильтров заключаются в следующем.

• Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т. е. объединять таблицы.
• Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.
• Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).
• Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.

Запросы могут использоваться только с закрытой таблицей или запросом. Фильтры обычно применяются при работе в режиме Формы или в режиме Таблицы для просмотра или изменения подмножества записей. Запрос можно использовать:

• для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;
• для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц;
• для просмотра отдельных полей таблицы;
• для выполнения вычислений над значениями полей.

2.6. Работа с формами

Формы позволяют:

• Вводить данные в таблицы БД без непосредственного доступа к самим таблицам;
• Выводить результаты работы запросов в виде красиво оформленных форм.

Существует два вида формирования структуры форм:

• На основе таблицы;
• На основе запроса.
• Возможен и комбинированный (творческий) подход.

2.7. Работа с отчётами

Отчёты служат для форматированного вывода данных на печатающее устройство.

Здесь существуют средства ручного, автоматического и автоматизированного проектирования.

Структура готового отчёта отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчёт занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.

Мастер отчётов работает в шесть этапов.

1. выбор таблицы или запросов, на которых отчёт базируется; выбор полей, отражаемых в отчёте;
2. выбор полей группировки (уровней и интервалов группировки);
3. выбор полей и методов сортировки;
4. выбор структуры отчёта печатного макета (блочный, ступенчатый, выровненный по левому краю и т.п.)
5. выбор стиля оформления (из предложенного списка);
6. на последнем этапе выполняется сохранение отчёта под заданным именем.

 

Заключение

 

Система управления базами данных Microsoft Access, появившаяся в 1992 году, быстро завоевала популярность среди пользователей программ офисного направления в силу того, что она позволяет повысить производительность труда при работе с большими массивами информации и предоставляет оперативный доступ и широкие возможности обработки хранящихся в базе данных, за счет удобного интерфейса и большого набора разнообразных инструментов. В данной работе отражены типы данных и структура базы данных, а так же дано руководство по освоению базовых функции СУБД. Представленный материал является результатом обобщения разнообразной литературы этой направленности.

 

Список используемой литературы

 

1) Спирли Э. Корпоративные хранилища данных. Планирование разработка, реализация. – М.: АСТ, 2001.

2) Бекаревич Ю., Пушкина Н. Самоучитель Microsoft Access 2000. – СПб.:БХВ – Санкт-Петербург, 2007. – 480 стр.

3) Материалы сайта http://www.microsoft.ru

4) Епанешников А. Практика создания  приложений в Access 2007 Диалог-МИФИ, 2009.