Система управления базами данных Microsoft Access

Разработка баз данных включает следующие этапы:

1. Определение назначения  базы данных.

2. Принятие решения о  том, какие необходимые данные  база данных должна содержать.

3. Определение полей, которые будут входить в таблицы, и выбор полей, содержащих уникальные значения.

4. Назначение связей между  таблицами и окончательный просмотр  получившейся структуры.

5. Создание таблиц, связывающих  их между собой, и экспериментальное наполнение базы пробными данными.

6. Создание форма, отчетов  и запросов для операций с  введенными данными.

 

 

 

2. Система управления базами данных Microsoft Access

Система управления базами данных Microsoft Access входит в состав самого популярного пакета Microsoft Office и в настоящее время является самой популярной настольной системой управления базами данных. По своим возможностям и сложностям интерфейса Access ближе к профессиональным программам.

Система управления базами данных позволяет извлекать из большого массива информации нужные данные в нужном виде. Без собственной базы данных сегодня не обходится ни одно учреждение, предприятие. Умение работать с базами данных является на сегодняшний день одним из важнейших навыков в работе с компьютером, важнейшей функцией которого является хранение информации.

Успех системы управления базами данных Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя.

Access имеет удобный интерфейс и понятные инструменты, дает возможность создавать достаточно сложные структуры данных с расширенными возможностями.

Система управления базами данных Microsoft Access работает с базами данных реляционной модели с использованием технологии «клиент-сервер».

Access для каждой базы данных использует один файл, содержащий множество таблиц и других объектов базы данных.

Она не является сервером базы данных. В многопользовательской системе каждый клиент Access должен сам извлекать записи из разделяемого хранилища и обрабатывать их на своем компьютере.

К достоинствам системы управления базами данных Microsoft Access следует отнести гибкость. Почти все сложные операции в Access выполняются с помощью мастеров. Можно без труда создавать простые программы. Для более сложных программ можно использовать язык программирования Visual Basic for Applications (VBA).

К основным достоинствам данной системы управления базами данных относятся:

1) является самой быстрой  из существующих систем управления  базами данных этого класса;

2) вобрала в себя многие возможности системы управления базами данных «клиент-сервер»: системная информация хранится в специальных таблицах, страничная организация хранения, существует защита от несанкционированного доступа;

3) для хранения данных  имеет собственную уникальную структуру хранения всех объектов в одном MDB-файле;

4) являясь частью Microsoft Office, имеет сложный интерфейс и возможность обмена данными с другими программами пакета;

5) предлагает набор мастеров, упрощающих создание приложений и баз данных;

6) предлагает способ автоматизации работы с базой данных посредством макросов;

7) предлагает мощный язык  разработки программ Visual Basic for Applications (VBA), переносимых между приложениями Microsoft;

8) поддерживает целостность данных (ограничения доступа к данным, первичный ключ, каскадное обновление данных);

9) имеет архивариус – мастер, который создает словарь данных;

10) предоставляет инструментальный комплект разработчика Developer's Toolkit для создания отчуждаемых приложений.

Недостатки системы управления базами данных Microsoft Access:

1) требование больших объемов оперативной памяти (ее нехватка может снизить производительность);

2) медленная работа в  среде интерпретатора.

Система управления базами данных Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса – Конструктор форм. Для получения распечаток используются конструкторы отчетов. Автоматизация рутинных операций может быть выполнена с помощью макрокоманд. В случае недостатка визуальных средств пользователи могут обратиться к созданию процедур и функций. При этом как в макрокомандах можно использовать вызовы функций, так и из кода процедур и функций можно выполнять макрокоманды.

База данных – огромный массив информации, а система управления базами данных – программа, которая дает возможность работать с этой информацией.

База данных Access и система управления базами данных Access представляют собой файл с расширением .mdb. В рамках этого файла данные можно разделить на отдельные таблицы; просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм; находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов; анализировать или печатать данные с помощью отчетов. Создание страниц доступа к данным позволяет пользователям просматривать, обновлять или анализировать данные из базы данных через Интернет или интрасеть.

База данных представляет собой хранилище информации, которое может вмещать от нескольких записей в одной таблице до тысяч записей во множестве связанных таблиц. Система управления базами данных Access обеспечивает простой способ поиска отдельных записей, позволяет проводить поиск даже по части имени, если пользователь не уверен в том, как это имя пишется.

Access включает ряд документов, позволяющих не только найти в базе нужные сведения, но и представить их в различных видах. Можно провести фильтрацию записи (извлечь из таблицы записи, отвечающие определенным условиям), отсортировать их по одному или нескольким полям, можно создать запрос, отображающий данные из нескольких таблиц. Например, можно отсортировать авторов в таблице Книги по алфавиту.

При сортировке текстовых полей все записи упорядочиваются вначале по первому символу, затем по второму и так далее, вплоть до последнего. Сортировка числовых данных осуществляется по их значениям в порядке возрастания или убывания.

Таблицы, запросы, формы и отчеты являются основными объектами базы данных. За счет страниц доступа, макросов и модулей можно существенно расширить возможности базы данных.

Таблицы – основные объекты любой базы данных, в которых хранятся все данные, имеющиеся в базе. Таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы – специальные структуры, предназначенные для обработки данных базы данных. Они служат для извлечения данных из таблиц и предоставлении их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняются операции отбора данных, их сортировку и фильтрацию; преобразование данных по заданному алгоритму, создание новых таблиц, автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников. Запросы черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу.

Форма представляет собой объект базы данных, содержащий упорядоченный набор элементов правления, которые обеспечивают интерактивное взаимодействие с полями одной или нескольких таблиц.

Формы обеспечивают пользователям возможность ввода и корректировки данных без необходимости знать, как устроена таблица.

Отчет – итоговый документ, создаваемый на основе базы данных. Отчеты можно создавать на основе таблиц или на основе запросов.

Отчеты предназначены для вывода данных не на экран, а на печатающее устройство (принтер). Поэтому в них приняты специальные меры для группирования вводимых данных и для вывода специальных элементов управления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета). В результате работы отчета создается бумажный документ.

Страницы предназначены для предоставлении доступа к информации, хранящейся в базе данных, пользователям Интернета или интранета. Пользователи на web-странице могут просматривать таблицы, выполнять запросы и заполнять поля форм. Один пользователь, вносящий изменения в базу, ненадолго блокирует только одну запись, с которой он работает. Если в локальной или глобальной сети с одной базой работает несколько пользователей, то каждый может видеть в режиме реального времени те изменения, которые вносят в базу его коллеги.

Макросы – небольшие программы, с помощью которых можно автоматизировать часто повторяющиеся действия, например, открытые формы или печать отчета.

Модули – программы на Visual Basic for Applications (VBA), языке программирования высокого уровня, разработанного для создания приложений Windows. Программы VBA используются для решения задач, слишком сложных для макросов, например, извлечение определенной информации из рабочих листов Excel.

Словари данных – это данные о данных. Словарь содержит полное описание базы данных с высокой степенью детализации и обычно организуется в виде нескольких физических баз данных с логическими связями между ними. Особенно важен словарь данных при взаимодействии нескольких систем обработки данных, построении распределенных банков данных, заимствовании программ, выполненных в других организациях.

Основные функции словарей данных:

1. Централизация управления  элементами данных с целью  упрощения проектирования базы  данных и ее расширения.

2. Установление связи  между пользователями базы данных.

3. Осуществление простого и эффективного управления элементами данных при вводе новых элементов и изменении существующих.

4. Уменьшение избыточности.

5. Устранение противоречивости  данных.

Словарь данных используется конечными пользователями при работе с системой на языке запросов, прикладными программистами – при написании программ, системными администраторами – в процессе развития системы.

Система управления базами данных Microsoft Access обеспечивет пользователю поиск, модификацию и сохранность данных, оперативный доступ, защиту целостности данных от аппаратных сбоев и программных ошибок, разграничение прав и защиту от несанкционированного доступа, поддержку совместной работы с данными нескольких пользователей.

 

 

 

Заключение

Система управления базами данных позволяет извлекать из большого массива информации нужные данные в нужном виде. Без собственной базы данных сегодня не обходится ни одно учреждение, предприятие. Умение работать с базами данных является на сегодняшний день одним из важнейших навыков в работе с компьютером, важнейшей функцией которого является хранение информации.

База данных – это совокупность хранимых во внешней памяти ЭВМ большого объема данных, содержащих информацию, структурированную заданным образом, то есть это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира, относящихся к определенной теме или задаче.

В настоящее время система управления базами данных Microsoft Access является самой популярной настольной системой управления базами данных и входит в состав самого популярного пакета Microsoft Office. По своим возможностям и сложностям интерфейса Access ближе к профессиональным программам.

Microsoft Access имеет удобный интерфейс и понятные инструменты, дает возможность создавать достаточно сложные структуры данных с расширенными возможностями.

Успех системы управления базами данных Microsoft Access заключается в прекрасной реализации продукта, рассчитанного как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя.

 

 

 

Список использованной литературы

1. Макарова Т.В. Основы  информационных технологий в рекламе: учеб.пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 032401 «Реклама» / Т.В. Макарова, О.Н. Ткаченко, О.Г. Капустина; под ред. Л.М. Дмитриевой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. – 271 с.