Возможные сценарии
по учету и обработке электронных документов с помощью приложения
«Делопроизводство» представлены на рисунке
3. Место DocsVision в информационной
системе предприятия
В настоящее время
в корпоративных информационных системах
успешно реализуются задачи, связанные
с выполнением множества трудоемких операций
по обработке хорошо структурированной
информации в различных областях: финансовый
учет, расчеты с поставщиками и покупателями,
складской учет и т. д. То есть традиционно
такие системы являются в своей основе
функционально- и учетно-ориентированными.
Это, безусловно, необходимо и важно, но
не охватывает двух существенных аспектов
реальной деятельности предприятий: работы
со слабоструктурированной информацией
и процессного характера деятельности.
При этом значительная (по
некоторым оценкам — до 80%) часть информации, используемой
в деятельности предприятий, является
слабоструктурированной или неструктурированной.
Основные носители такого типа информации —
разнообразные текстовые, табличные и
графические документы.
Важно также, что основными
объектами управления на предприятии
становятся не отдельные функции, а
взаимосвязанные бизнес-процессы. На
этом акцентируют внимание современные
методики менеджмента, такие, как управление качеством
и процессное управление.
Области управления документами
и бизнес-процессами тесно связаны
как с традиционными функционально-учетными
системами, так и между собой, поскольку
документы, наряду со структурированными
данными, активно участвуют в бизнес-процессах
предприятия, являются их движущей силой.
Система DocsVision ориентирована на работу с документами
и бизнес-процессами предприятия, а также
содержит механизмы интеграции с другими
информационными системами. Таким образом,
DocsVision дополняет и связывает традиционные
компоненты корпоративных информационных
систем, делая их более адекватными реальным
потребностям деятельности предприятий.
Рис.1. Место DocsVision
в корпоративной информационной
системе
Даже в рамках отдельных функциональных задач,
таких как закупки, производство и другие,
возникает потребность обработки документов
и выполнения связанных операций, образующих
бизнес-процесс. Кроме того, многие документы
и бизнес-процессы являются сквозными,
затрагивающими различные функциональные
задачи: например, выполнение заявки клиента
в позаказном производстве, включающее
функции продажи, закупки, производства,
работу склада и бухгалтерии.
Традиционные компоненты
хорошо интегрированных корпоративных
информационных систем интегрированы между
собой по справочным и учетным данным,
но обработка связанных с задачами документов
и объединение всех операций в единый
управляемый бизнес-процесс остается,
как правило, за рамками таких систем.
DocsVision восполняет этот пробел, предоставляя
средства управления документами и бизнес-процессами,
а также механизмы интеграции ИТ-систем.
Для объектов различных
систем могут быть установлены ссылочные
связи на соответствующие им документы, находящиеся
в хранилище документов DocsVision. За счет
этого пользователи могут получить оперативный
доступ к необходимым документам и функциям
работы с ними при выполнении учетных
операций.
На стыке учетных
задач с бизнес-процессами могут
выполняться как ручные операции, так и шаги автоматической обработки
с использованием механизма шлюзов. Механизм
шлюзов, реализованный в подсистеме управления
бизнес-процессами DocsVision, позволяет отслеживать
изменения объектов других систем, передавать
данные в соответствующий бизнес-процесс,
а также модифицировать из бизнес-процесса
объекты в этих системах.
Использование DocsVision позволяет, кроме реализации обособленных
задач по работе с документами, теснее
интегрировать компоненты информационной
системы, связать функционально-учетные
системы с обработкой документов и придать
им динамику процессного управления.
Заключение
Система DocsVision может использоваться для решения
широкого круга задач, связанных с обработкой
документов и выполнением бизнес-процессов
на предприятии. Поскольку система является
не узкоспециализированным приложением,
а включает платформу для создания решений
определенного класса, сценарии и предметные
области её использования в конкретных
организациях могут быть весьма разнообразны.
Ниже приведен далеко не исчерпывающий
список сценариев возможного использования
DocsVision.
Общее делопроизводство:
- Регистрация входящей в организацию корреспонденции, направление на рассмотрение должностным лицам и контроль её прохождения.
- Формирование заданий по исполнению входящих документов и контроль по всей цепочке исполнения, включая делегирование, подчиненные и связанные задания.
- Регистрация и учет исходящей корреспонденции, формирование двусторонних связей с входящей корреспонденцией.
- Работа с внутренними служебными записками, формирование связей «в ответ на», назначение заданий и контроль их исполнения.
- Процессы подготовки приказов руководства и решений коллегиальных органов на основании рапортов (служебных записок, протоколов совещаний), включая этапы создания, согласования, утверждения, публикации, подтверждения об ознакомлении и контроля исполнения.
- Управление нормативной документацией, включая коллективную подготовку, согласование, утверждение, ввод в действие, публикацию, подтверждение об ознакомлении, пересмотр, актуализацию, отмену.
- Оформление командировок, включая подачу и визирование заявки, издание приказа, выпуск необходимых документов, заказ билетов и бронирование гостиницы, регистрацию отчета по завершении командировки.
- Ведение архива нормативной и организационно-распорядительной документации с контролем прав доступа и управлением жизненным циклом документации.
Процессы обслуживания запросов клиентов:
- Управление процессом выполнения заявки на обслуживание, включая регистрацию, назначение исполнителей, производство работ, формирование необходимых документов, контроль исполнения этапов по срокам и качеству. Такими запросами могут быть:
- В телекоммуникациях — запрос на подключение или изменение параметров услуги;
- В электроэнергетике — запрос на подключение или выделение дополнительной мощности;
- В сертифицирующих и лицензирующих органах — запрос на выдачу сертификата, лицензии, разрешения.
- В ремонте и обслуживании сложной техники и оборудования — запрос на производство регламентных или ремонтных работ.
- В позаказном производстве — запрос на производство продукции по стандартным циклам.
- В поставках сложных комплектов продукции и оборудования — запрос на поставку, подразумевающий закупки под заказ, комплектование, предпродажную подготовку, доставку, монтаж и пусконаладку, оформление разрешений.
- Работа с претензиями заказчиков (жалобами и обращениями граждан), включая регистрацию, направление на рассмотрение, назначение и контроль исполнения поручений, уведомление заявителя об итогах.
Продажи, закупки, договорная деятельность:
- Процесс прохождения сделки продажи и контролем этапов, от регистрации потенциальной возможности, далее по стандартным этапам цикла продажи, с формированием всех сопутствующих документов, до заключения договора.
- Подготовка и согласование договоров продажи и закупки, включая формирование проекта по шаблону, визирование, сбор замечаний, формирование протокола разногласий, выпуск консолидированной версии, согласование и подписание, с контролем этапов по срокам, результатам, текущему исполнителю.
- Процесс сопровождения договора, включая контроль исполнения обязательств по этапам договора.
- Ведение архива договоров и исполнения обязательств по ним с возможностью поиска, сортировки, фильтрации по различным атрибутам договора.
Процессы и информация жизненного цикла
промышленных изделий:
- Процессы выпуска и обновления конструкторской документации, включая первичное согласование, утверждение и ввод в действие, а также управление изменениями: инициирование, рассмотрение, внесение изменений и ввод их в действие с одновременным аннулированием устаревших версий.
- Процессы технологической подготовки производства, включая выпуск и обновление технологической документации, маршрутных карт, нормативов времени и расхода материалов и т. д.
- Процессы производства экземпляров изделий, включая управление последовательностью выполнения работ, контроль прохождения этапов производства и контроля, предоставление доступа к необходимой конструкторской и технологической документации и фиксацию информации о качестве изделий.
- Процессы выпуска и обновления документации по эксплуатации и обслуживанию изделий, а также фиксации информации о проведенных в процессе эксплуатации регламентных и ремонтных работах.
- Ведение архивов конструкторской, технологической, производственной и эксплуатационной документации с контролем прав доступа, истории версий и изменений и управлением жизненным циклом документации.
Финансово-кредитная и страховая деятельность:
- Процесс разработки нового продукта (услуги) и вывод его на рынок, включая контроль этапов работ и формирование необходимой документации.
- Процесс заключения договора страхования, включая регистрацию заявки, формирование необходимого пакета документов, рассмотрение соответствующими инстанциями, заключение договора и оформление полиса.
- Процесс рассмотрения страхового случая, включая формирование пакета документов, получение необходимых согласований и выплату возмещения.
- Процесс выдачи кредита, включая регистрацию заявки, формирование необходимого пакета документов, рассмотрение соответствующими инстанциями, заключение договора.
- Хранение документов по выданным кредитам, документации кредитных историй заемщиков.
Управление ИТ-услугами:
- Процесс выполнения заявок на обслуживание информационной системы (служба HelpDesk, ServiceDesk), включая регистрацию обращений пользователей, инцидентов, проблем, известных ошибок, классификация запросов и назначение исполнителей, организацию доступа к необходимой документации (соглашение об уровне обслуживания, техническая документация) контроль этапов выполнения работ по срокам и результатам.
- Процесс управления изменениями в информационной системе: регистрация запросов на изменение, классификация, согласование, принятие и исполнение решений по запросам с контролем этапов.
Этими примерами возможных
сценариев использования DocsVision не ограничивается сфера его применения
в деятельности конкретных предприятий.
Они дают представление о классе задач,
которые могут решаться с помощью DocsVision.
Поскольку этот тип систем является относительно
новым в корпоративной ИТ-инфраструктуре,
многие предприятия найдут новые, актуальные
именно для них варианты использования
DocsVision.
Список используемой
литературы