Системы управления электронными документами

                                               

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                             План

 

Введение……………………………………………………………………….……..3

1. Системы управления  электронными документами -программный продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp…………………...………...….8

2.Задача…………………………………………………………………………...…11

Заключение………………………………………………………………….………13

Список литературы………………………………………………………………....14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         Введение

 

         Информация - это понятие, обозначающее одну из точек зрения на окружающую действительность. Информация не существует сама по себе - она заключена в структуре объекта или системы, в знаках и символах, зафиксированных на материальных носителях. Информация проявляется в информационных процессах в природе, в обществе и технике, а также в процессе мыслительной деятельности и в процессе интерпретации человеком той или иной знаковой системы, знака, символа.

         Информационные технологии — процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

          Цель информационной технологии — производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

          Характерной отличительной особенностью информации от других объектов природы и общества, является дуализм: на свойства информации влияют как свойства исходных данных, составляющих ее содержательную часть, так и свойства методов, фиксирующих эту информацию.

С точки зрения информатики, наиболее важными представляются следующие общие качественные свойства: объективность, достоверность, полнота, точность, актуальность, полезность, ценность, своевременность, понятность, доступность, краткость.

        1. Объективность информации. Объективный — существующий вне и независимо от человеческого сознания. Информация — это отражение внешнего объективного мира. Информация объективна, если она не зависит от методов ее фиксации, чьего-либо мнения, суждения.

 Объективную информацию  можно получить с помощью исправных  датчиков, измерительных приборов. Отражаясь в сознании человека, информация может искажаться (в  большей или меньшей степени) в зависимости от мнения, суждения, опыта, знаний конкретного субъекта, и, таким образом, перестать быть  объективной.

         2. Достоверность информации. Информация достоверна, если она отражает истинное положение дел. Объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может быть как объективной, так и субъективной. Достоверная информация помогает принять нам правильное решение. Недостоверной информация может быть по следующим причинам:

преднамеренное искажение (дезинформация) или непреднамеренное искажение субъективного свойства;

искажение в результате воздействия помех («испорченный телефон») и недостаточно точных средств ее фиксации.

         3. Полнота информации. Информацию можно назвать полной, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполная информация может привести к ошибочному выводу или решению.

          4. Точность информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления.

         5. Актуальность информации — важность для настоящего времени, злободневность, насущность. Только вовремя полученная информация может быть полезна.

         6. Полезность (ценность) информации. Полезность может быть оценена применительно к нуждам конкретных ее потребителей и оценивается по тем задачам, которые можно решить с ее помощью.

         Одной из важнейших характеристик информации является ее адекватность. Адекватность информации — это уровень соответствия образа, создаваемого с помощью информации, реальному объекту, процессу, явлению. От степени адекватности информации зависит правильность принятия решения.

        Адекватность информации может выражаться в трех формах: синтаксической, семантической и прагматической.

         Синтаксическая адекватность отображает формально-структурные характеристики информации, не затрагивая ее смыслового содержания. На синтаксическом уровне учитываются тип носителя и способ представления информации, скорость ее передачи и обработки, размеры кодов представления информации, надежность и точность преобразования этих кодов и так далее. Информацию, рассматриваемую с таких позиций, обычно называют данными.

         Семантическая адекватность определяет степень соответствия образа объекта самому объекту. Здесь учитывается смысловое содержание информации. На этом уровне анализируются сведения, отражаемые информацией, рассматриваются смысловые связи. Таким образом, семантическая адекватность проявляется при наличии единства информации и пользователя. Эта форма служит для формирования понятий и представлений, выявления смысла, содержания информации и ее обобщения.

         Прагматическая адекватность отражает соответствие информации цели управления, реализуемой на ее основе. Прагматические свойства информации проявляются при наличии единства информации, пользователя и цели управления. На этом уровне анализируются потребительские свойства информации, связанные с практическим использованием информации, с соответствием ее целевой функции деятельности системы.

         Каждой форме адекватности соответствует своя мера количества информации.

         Синтаксическая мера информации оперирует с обезличенной информацией, не выражающей смыслового отношения к объекту. На этом уровне объем данных в сообщении измеряется количеством символов в этом сообщении. В современных ЭВМ минимальной единицей измерения данных является бит — один двоичный разряд. Широко используются также более крупные единицы измерения: байт, равный 8 битам; килобайт, равный 1024 байтам; мегабайт, равный 1024 килобайтам, и так далее.

         Семантическая мера информации используется для измерения смыслового содержания информации. Наибольшее распространение здесь получила тезаурусная мера, связывающая семантические свойства информации со способностью пользователя принимать поступившее сообщение. Тезаурус — это совокупность сведений, которыми располагает пользователь или система. Максимальное количество семантической информации потребитель получает при согласовании ее смыслового содержания со своим тезаурусом, когда поступающая информация понятна пользователю и несет ему ранее не известные сведения. С семантической мерой количества информации связан коэффициент содержательности, определяемый как отношение количества семантической информации к общему объему данных.

         Прагматическая мера информации определяет ее полезность, ценность для процесса управления. Обычно ценность информации измеряется в тех же единицах, что и целевая функция управления системой.

        Под экономической информацией понимается информация, характеризующая производственные отношения в обществе. К ней относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе о процессах производства, материальных ресурсах, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются между собой различные системы управления.

         Экономическую информацию принято подразделять по следующим основным признакам:

        - функциям управления;

        - месту возникновения (уровню управления).

         По функциям управления экономическая информация разделяется на планово-учетную, нормативно-справочную и отчетно-статистическую.

         Плановая (директивная) информация включает в себя директивные значения планируемых и контролированных показателей бизнес-планирования на некоторый период в будущем (год, месяц, сутки).

        Учетная информация отражает фактические значения запланированных показателей за определенный период времени. На основании этой информации может быть скорректирована плановая информация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению фирмой. В качестве учетной информации выступает информация «натурального» (оперативного) учета, бухгалтерского учета, финансового учета.

         Нормативно-справочная информация содержит различные справочные и нормативные данные, связанные с производственными процессами и отношениями. Это самый объемный и разнообразный вид информации.

В фирме количество нормативов может достигать нескольких миллионов, а объем нормативно-справочной информации – сотен мегабайт.

         Отчетно-статистическая информация отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управления, органов государственной статистики, налоговой инспекции, например годовой бухгалтерский отчет о деятельности фирмы.

         Классификация экономической информации по уровням управления (месту возникновения) включает в себя входную и выходную информацию.

         Входная информация – это информация, поступающая в фирму (структурное подразделение) извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций и задач.

         Выходная информация – это информация, поступающая из одной системы управления в другую. Одна и та же информация может являться входной для одного структурного подразделения, как ее потребителя, так и выходной – для подразделения ее вырабатывающего. При этом форма представления экономической информации может быть:

- алфавитно-цифровая (текстовая) – в виде совокупности алфавитных, цифровых и специальных символов;

-  графическая – в виде графиков, схем, рисунков.

     

1. Системы управления электронными документами -программный продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp

 

Cистема управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и «компактный» способ индексирования (30% исходного текста против 70- 100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе.

         Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:

- нечеткий поиск по названиям документов. В технологии APRP под нечетким поиском понимается возможность найти достаточно близкое приближение к запрошенному термину или фразе. Нечеткий поиск устраняет для пользователя необходимость знать правильное написание каждого термина, с которым он работает. Поскольку Excalibur EFS работает не с ключевыми словами, а с образами, две-три ошибочные буквы в слове или фразе не могут существенно изменить базовую картину текста. Таким образом, автоматически становится допустимой ошибка как во входных данных, так и в терминах запроса. Excalibur EFS всегда в состоянии найти ближайшее приближение к терминам и фразам, заданным в качестве объектов поиска;

- ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами;

- прямой доступ к файлам по пиктограммам;

- запросы в стиле обычной базы данных;

- поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;

- логический поиск по всему тексту.

         Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом.

         Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware.

         К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.

          Компания Excalibur Technologies разработала библиотеки, реализующие нечеткий поиск информации различной природы:

 Библиотека TRS - Text Recognition Software - предназначена для индексации и нечеткого поиска текстовой информации;

 Библиотека SRC - Signal/Sound Recognition Software - предназначена для распознавания (индексации и нечеткого поиска) голосовой, звуковой и сигнальной информации;

 Библиотека VRS - Visual Recognition Software - предназначена для индексации и нечеткого поиска изображений (например, поиск по фотографиям, отпечаткам пальцев и так далее).

         Технология адаптивного распознавания образов легла в основу коммерческого программного продукта Excalibur EFS - системы управления электронными документами третьего поколения. Технология работы с системой Excalibur EFS включает те же этапы, что и работа с системами EDMS второго поколения. Однако, отсутствует самый дорогостоящий и трудоемкий этап - исправление ошибок в тексте документа после распознавания.