Системы управления электронными документами – программный продукт – DOCS OPEN

Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT.

Хранение документов можно оценивать по следующим критериям:

- Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов.

- Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере.

- Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления редко исполь-зуемых документов.

- Документы редактируются непосредственно по месту хранения.

- Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов.

- Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой.

- DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить документы по содержанию документа.

Поисковые возможности DOCS Open основаны на интерфейсе запроса по образцу QBE (Query By Example). Для того, чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемую карточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующих введенным данным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки.

DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. Поэтому документы всегда лежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документ передается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки.

При редактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCS Open позволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск.

Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации.

DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа.

Для интеграции с приложениями в состав DOCS Open входит модуль обмена информацией с Lotus Notes, а именно: Interchange for Lotus Notes.

Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.

Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

2.Задача

Построить диаграмму Парето

Крупными и средними предприятиями Оренбургской области за 1999 г. произведено продукции за 37997,9 млн. руб. По отраслям промышленности соотношение произведенной продукции характеризуется данными, представленными в таблице:

Наименование отраслей промышленности	Объем произведенной продукции (млн. руб)
Топливная	17141,9
Черная металлургия	6658,7
Электроэнергетика	3997,7
Машиностроение	2620,7
Цветная металлургия	2224,5
Пищевая	1884,4
Промышленность строительных материалов	1152,5
Химическая и нефтехимическая	893,6
Мукомольно- крупяная	698
Легкая	577
Деревонерерабатывабщая	76,8

 

     Решение:

     В среде  Excel составим таблицу исходных и расчетных данных задачи.

Наименование отраслей промышленности	Объем произведенной продукции (млн. руб)	Доля произведенной продукции (%)	Данные Парето (%)
Топливная	17141,9	45,2	45,2
Черная металлургия	6658,7	17,6	62,8
Электроэнергетика	3997,7	10,5	73,3
Машиностроение	2620,7	6,9	80,2
Цветная металлургия	2224,5	5,9	86,1
Пищевая	1884,4	5,0	91,0
Промышленность строительных материалов	1152,5	3,0	94,1
Химическая и нефтехимическая	893,6	2,4	96,4
Мукомольно- крупяная	698	1,8	98,3
Легкая	577	1,5	99,8
Деревонерерабатывабщая	76,8	0,2	100,0
	37925,8	100,0

     Во втором  столбце необходимо расположить  в порядке их убывания с  помощью команды «Сортировка-По  убыванию». Для построения диаграммы  Парето необходимо рассчитать  в процентах долю населения  каждого фактора от общей суммы  населения (столбец 3) и данные Парето (столбец 4). Данные Парето получены  постепенным накапливанием долей  каждого фактора. Первая строка  столбца 4 совпадает со значением  первой строки столбца 3. Вторая  строка столбца 4 получена суммированием  значения первой строки столбца 4 и значения второй строки  столбца 3 (45,2+17,6=62,8). Третья строка  столбца 4 получена суммированием значения второй строки столбца 4 и значения третьей строки столбца 3 (62,8+10,5=73,3) и т.д., до получения последнего значения столбца 4. О корректности вычислений свидетельствует число 100 в строке последнего фактора, соответствующее 100 % результата.

     Для построения  диаграммы Парето выделим данные  первого, второго и четвертого  столбцов, не выделяя сумму. В  режиме «Мастера диаграмм» выбираем  тип  диаграммы («Нестандартные- График гистограмма 2»), позволяющей отобразить трехосевую диаграмму:

 

 

 

 

 

 

Заключение

В данной контрольной работе я изучила основные понятия об информации, информационных технологий, рассмотрела и охарактеризовала программный продукт DOCS OPEN, построила диаграмму Парето и сделала выводы о том, что:

• информация - это настолько общее и глубокое понятие, что его нельзя объяснить одной фразой. В это слово вкладывается различный смысл в технике, науке и в житейских ситуациях. В обиходе информацией называют любые данные или сведения, которые кого-либо интересуют, например, сообщение о каких-либо событиях, о чьей-либо деятельности и т. П
• информационные технологии начинают играть все более важную роль не только как инструмент автоматизации образовательного процесса, но и как отличный полигон для проверки получаемых и вновь добываемых знаний.
• информация играет важную роль во всех сферах человеческой деятельности. Под экономической информацией понимают совокупность сведений, отображающих состояние или определяющих изменение и развитие народного хозяйства, всех его звеньев и элементов. Этот термин употребляется обычно как равнозначный понятию «данные»
• продукт DOCS Open считается одним из самых известных средств доку-ментооборота. Он представляет собой мощное решение по управлению документами, которое позволяет организовать корпоративное хранилище документов, управлять им, назначать права доступа к информации. Благодаря своей открытой архитектуре DOCS Open может работать практически в любой информационной среде и взаимодействовать со множеством приложений.

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Алешин Л.И. Информационные технологии: Учебное пособие / Л.И. Алешин. - М.: Маркет ДС, 2011. - 384 c.
2. Алиев В.С. Информационные технологии и системы финансового менеджмента: Учебное пособие / В.С. Алиев. - М.: Форум, ИНФРА-М, 2011. - 320 c.
3. Акперов И.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.Г. Акперов А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 400 c.
4. Балдин, К.В. Информационные технологии в менеджменте: Учеб. для студ. учреждений высш. проф. образования / К.В. Балдин. - М.: ИЦ Академия, 2012. - 288 c.
5. Гуда А. Н. Информатика. Общий курс : учебник / А. Н. Гуда, М. А. Бута-кова, Н. М. Нечитайло, А. В. Чернов ; под общ. ред. В. И. Колесникова. - 4-е изд. – М.: Издательско-торговая корпорация Дашков и К, 2011. - 399 с.
6. Гуда А.Н., Колесников В.И. Информатика и программирование: компью-терный практикум - М.: Дашков и К, 2010. - 240 с.
7. Информационные технологии в экономике и управлении / под ред. В. В. Трофимова. – М.: Юрайт, 2011. – 478 с.
8. Лодон Д. П. Управление информационными системами : учебник по программам "Мастер делового администрирования" : [пер. с англ.] / Дж. Лодон, К. Лодон. - СПб., 2005. - 910 с.
9. Романова Ю.Д. Информатика и информационные технологии : учебное пособие / Под ред. Ю. Д. Романовой. - 5-е изд., испр. и доп. – М.: Эксмо, 2011. - 704 с.
10. Симонович С., Евсеев Г. Практическая информатика: Учебное пособие. – М.: Инфорком-Пресс, 2000.