Создание базы данных для учета студентов в различных филиалах вуза

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Уфимский государственный университет экономики и сервиса

 

 

Кафедра Информатики и ИКТ

 

 

 

Курсовая работа

По дисциплине

«Информационные системы в экономике»

Тема: «Создание базы данных для учета студентов в различных филиалах вуза»

 

 

 

 

 

Выполнила:

Студентка 4 курса ФД-41 группы

Шифр: 21006012

Фролова А.Ю.

Проверил:

Доцент Исхаков З.Ф.

 

 

 

 

 

Уфа-2013

Содержание:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задания

1.Содать базу данных  для учета студентов в различных  филиалах вуза. Она должна иметь  начальную форму, формы для работы  с таблицами, и не менее трех  запросов и два вида отчетов.

2.Глоссарий.

 

Введение

Прежде всего, Access это система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории Access предназначена для хранения и получения, данных представления их в удобном виде. И для автоматизации часто выполняемых операций. Используя Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода дынных , но и обрабатывать данные.А также составлять всевозможные сложные отчеты. С другой стороны Access является мощным приложением Windows.Поскольку  и Windows Access детища фирмы Microsoft- они очень хорошо взаимодействуют одна с другой. Система Access работает под управлением  Windows Т.О.,все  преимущества Windows доступны в Access. Это означает, что вы можете вырезать копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

В то же время Access это реляционная СУБД. Это значит, что с помощью Access можно получить доступ к любым данным любого типа и использовать одновременно несколько таблиц базы данных.Использование реляционной СУБД позволять упростить структуру данных и , т.о. облегчить выполнение работы.

В Microsoft Access можно создать базу данных двумя способами: с помощью мастера базы данных и самостоятельно. На создание базы данных с помощью мастера нужно минимум времени, но она не будет содержать каких-то нужных для вас полей; форм или таблиц. Зато в ней будут элементы, не нужные для вашей базы данных.Для создания своей базы данных вы потратите значительную часть времени , а также это потребует определенных знаний в Access. Конечный результат будет очевиден: база данных будет содержать те элементы, которые необходимы вам для работы.

 

 

 

 

Анализ предметной области

 

Для выполнения данного задания «создание базы учета студентов в различных филиалах» создаем следующие таблицы: Код зачетки, Название филиалов, Номер группы.

В процессе выполнения задания по созданию базы данных нужны запросы для дополнительной информации.

Также необходимы отчеты. С целью навигации по базе данных создается начальная форма, то есть она используется в качестве главного меню базы данных.

 

Задание 1. Создание базы учета студентов в различных филиалах вуза.

 

Создание базы данных – одна из простейших операций в Access. Запускаем Access (Рис. 1).

Рис. 1. Начальное окно СУБД

Теперь для того чтобы использовать созданную базу данных требуется ввести данные.

1.1 Создание таблиц

 

Создадим таблицу с помощью конструктора таблиц. Первая таблица содержит данные «код зачетки».

Для этого сначала выберем вкладку «Создание». Затем «Конструктор таблиц». На экране появиться окно, изображенное на рисунке 2.

Рис. 2. Окно «конструктора таблиц»

В первую свободную ячейку столбца «Имя поля» введем «Код зачетки». В столбце Тип данных» выберем «Числовой». Так же можно поставить тип данных «Счетчик». Поле счетчика очень удобно, так как будет автоматически нумеровать записи. Поэтому используется для полей, значение которых должно быть уникальным для каждой записи. После удаления записи с определенным номером, удаленный номер больше не будет присваиваться новым записям.

В следующей ячейки введем: «Вид факультета», «Специальность» тип данных «Текстовой», «Номер группы», «Код филиалов» и код направления подготовки (специальность)тип данных «Числовой». (Рис. 3).

Рис. 3. Заполнение таблицы «Код зачетки»

Теперь закрываем таблицу и при сохранении зададим название «Код зачетки».

Аналогичным образом создадим таблицы «Название филиалов» (Рис. 4), «Номер группы» (Рис. 5).

Рис. 4 Заполнение таблицы «Название филиалов»

Рис. 5 Заполнение таблицы «Студенты»

Далее устанавливаем связи между таблицами. Для этого заходим во вкладку «Работа с базами данных» и нажимаем на «Схема данных» (Рис. 6).

Рис. 6 Создание данных

Появиться окно «Схема данных». Оно будет содержать диалоговое окно «Добавление таблицы», в котором отображается список таблиц. Выделить все таблицы. В окне «Схема данных» появятся таблицы. После этого необходимо закрыть окно «Добавление таблицы».

Далее необходимо связать таблицы. В появившемся диалоговом окне «Изменение связей» необходимо активировать флажок: обеспечить целостность данных. Затем надо убедиться в том, что тип отношений один-ко-многим и нажать кнопку «Создать». В окне «Схема документа» появиться связь один-ко-многим между таблицами. Закрыть окно «Связи». При запросе на сохранение выполнить щелчок на на кнопке «Да» (Рис. 7).

Рис. 7 Готовая схема данных

Далее заполняем таблицы «Код зачетки», «Название филиалов», «Номер группы».

 

1.2. Создание запросов

 

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения; обновления и добавления новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для выделения групп записей для того, чтобы удовлетворить определенному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения данных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

Результатом запроса является специальная таблица. Она называется выборкой или динамическим набором данных, так как между выборкой и таблицей, на основе которой она строиться, создается динамическая связь. Как бы это ни называлось, результатом будет набор требующих полей, содержащих данных, которые удовлетворяют установленные условия.

Создадим 2 запроса. Один будет содержать информацию о Видах факультета (Рис. 8), второй – о Студентах (Рис. 9).

Создаем запросы через «Мастера запросов» («Создание» –> «Мастер запросов» – > «Простой запрос»).

Рис. 8 Запрос «Вид факультета»

Рис. 9 Запрос «Студенты»

 

1.3. Создание отчетов

 

Конечным продуктом большинства приложений базы данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, которые предназначены для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

В основном отчеты проще всего построить при помощи «Мастера отчетов». «Мастер отчетов» старается создать лучший вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться намного меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

Информация в готовом отчете зависит от содержания таблицы (формы или запроса) на настоящий момент. Созданный однажды отчет всегда выводит текущее содержимое таблицы. Новый макет отчета создается только в том случае, если требуется изменить содержание, вид или оформление отчета. В правом нижнем углу отчета Access автоматически выставит текущую дату (зафиксированную компьютером), а в левом нижнем углу Access напишет общее количество листов и номер текущего.

Создадим отчет, используя «Мастера отчетов» и табличный вариант данных. Для этого перейдем на вкладку «Создание» –> «Мастер отчетов».

В появившемся окне «Создание отчетов» выберем «Таблица: Код зачетки» (Рис. 10), перенесем данные в правую часть окна нажатием кнопки отчета: макет табличный, ориентация книжная –> «Далее» –>«Готово». Таким же образом создаем отчеты «Название филиалов» (Рис. 11), «Номер группы» (Рис. 12).

 

Рис. 10 Отчет «Код зачетки»

Рис. 11 Отчет «Название филиалов»

Рис. 12 Отчет «Студенты»

 

1.4. Создание форм. Создание  начальной кнопочной формы

 

Создание на основе таблицы может быть построена как самостоятельная для загрузки, просмотра и корректировки таблиц. Так и как вспомогательная для включения в какую-либо составную форму.

Любая форма, с помощью которой можно просмотреть, ввести или отредактировать записи таблиц базы данных, должна быть предварительно спроектирована и далее сконструирована средствами Access.

Для создания формы могут быть использованы мастера Access. Однако точное формирование макета формы в соответствии с требованиями, выработанными пользователем в процессе ее проектирования, обеспечивается средствами конструирования форм.

Для конструирования форм в Access используется Конструктор форм. При конструировании однотабличной формы определяется таблица базы данных, на основе которой создается форма. Выбираются поля таблицы, которые должны быть представлены в форме. Осуществляется их размещение в макете формы. Создаются вычисляемые поля и другие графические элементы: кнопки, выключатели, элементы оформления, поясняющий текст, рисунки. Для настройки различных элементов форм используется типовой набор их средств.

Создаем формы «Код зачетки» (Рис.13), «Название филиалов» (Рис.14) и «Номер группы» (Рис.15) при помощи «Мастера форм» («Создание» -> «Мастер форм»).

Рис. 13 Форма «Код зачетки»

Рис. 14 Форма «Название филиалов»

 

Рис. 15 Форма «Студенты»

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных. То есть она может использоваться в качестве главного меня базы данных. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчетов.

Главную кнопочную форму создаем через «Конструктор форм». Создадим кнопки для открытия запросов, форм и отчетов, а так же для закрытия базы данных (Рис.16).

Рис. 16 «Главная кнопочная форма»

 

Задание 2. Глоссарий

1. База данных— представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчётов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (ЭВМ).
2. Запрос — это команда на выполнение определенного вида манипулирования данными.
3. Гистограмма (от греч. histos – ткань) – диаграмма, построенная в столбиковой форме, в которой величина показателя изображается графически в виде столбик.
4. Форма – это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др.
5. Макрос – это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой.
6. Отчёт – объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка).
7. Интернет – глобальная компьютерная сеть, дающая доступ к емким специализированным информационным серверам и обеспечивающая электронную почту. Доступ в Интернет и сервис обеспечивается провайдерами.
8. Персональный компьютер – вычислительная система, все ресурсы которой полностью направлены на обеспечение деятельности одного рабочего места управленческого работника.
9. Компьютерный вирус – программа, обычно скрывающаяся внутри других программ, способная сама себя воспроизводить и приписывать себя к другим программам без ведома и согласия пользователя, а также выполняющая ряд нежелательных действий на компьютере.
10. Антивирусы – программы, предназначенные для обнаружения и уничтожения вирусов.
11. Байт – единица измерения памяти, равняется 8 битам.
12. Бит – самая малая единица измерения информации.
13. Браузер – универсальное средство передвижения по сетям, с помощью которого Вы получите доступ ко всем ресурсам Интернета, будь то электронная почта, хранилища файлов, Web-странички, базы данных или другие ресурсы.
14. Видеокарты – платы, через которые монитор подключается к компьютеру.
15. Вирус сетевой – вирус, распространяющийся по компьютерной сети.

 

 

Заключение

 

При подготовке данной курсовой работы мною были получены и углублены знания по технологии создания базы данных с помощью программы MS Access.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки.

В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданные пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет.

В данной курсовой работе был описан алгоритм создания базы данных учета книг в библиотеке.

В результате выше описанных действий база учета книг в библиотеке содержит:

1. Таблицы:
1. Код зачетки;
2. Название филиалов;
3. Номер группы;
2. Формы:
1. Код зачетки
2. Название филиалов
3. Номер группы
3. Запросы:
1. Вид факультета
2. Студенты
4. Отчеты:
1. Код зачетки
2. Название филиалов
3. Номер группы

 

Список используемой литературы:

 

1. Агальцов В.П. Базы данных: -2 издание, перераб. М.: ФОРУМ; ИНФРА-М, 2012.
2. Гольцина О.Л., Максомов Н.В., Попов И.И. базы данных. Учебное пособие-М: ИНФРА-М,2011.
3. Пирогов В.Ю. информационные системы и базы данных. СПБ: БХВ-Петербург, 2009.
4. Кузин А.В. Базы данных: Учебное пособие для вузов. М: Академия, 2008.
5. Базы данных: Учебник. Под ред. Хомоненко А.Д. -5-е изд., доп. М., СПб:Бином-Пресс; КОРОНА принт,2009.