Создание отчетов в базе данных MS Access

ЛАБОРАТОРНАЯ  РАБОТА № 10

«Создание отчетов в  базе данных  MS Access»

 

Задание:

1) Создать отчет по одной таблицы в режиме конструктора с группировкой данных и вычислением итоговых значений по группе и всему отчету.

2) Создать многотабличный отчет для взаимосвязанных таблиц в режиме мастера

3) Создать отчет на основе запроса с параметром

Отчет по лабораторной работе оформить в Word - документе, где отобразить исходную таблицу, диалоговое окно создаваемого отчета, и результат работы готовый отчет( 1 страницу), по каждому пункту задания. Распечатать Word - документ.

 

1. Теоретический  материал

 

1. Создание однотабличного отчета в режиме Конструктора

 

При создании отчета в  режиме конструктора запускается команда Создание / Отчеты / Конструктор отчетов.

 

 В результате откроется пустое окно конструктора отчета, где удаляются, или добавляются необходимые разделы отчета, командами контекстного меню Колонтитулы, Заголовок/Примечание отчета.

Для создания отчета необходимо заполнить разделы конструктора элементами управления в соответствии с разработанным пользователем проектом отчета.

а) В раздел «Заголовок отчета» помещается текст из шапки  макета отчета, который будет выводиться только на первой странице отчета. Поэтому  в этот раздел помещается элемент  управления «Надпись» и вводится необходимый текст.

б) В верхний и нижний колонтитул обычно помещают заголовки, номера страниц, даты, ФИО автора отчета и распределяется эта информация соответственно в нижней или верхней части каждой страницы. Для размещения заголовка, ФИО используется  элемент управления «Надпись» куда вводится текст. Для добавления нумерации страниц, запускается команда Вставка/Номера страниц, которая выводит диалоговое окно, где устанавливаются параметры, определяющие формат, расположение и выравнивание номеров страниц.

 

в) В разделе «Область данных» размещаются поля таблиц баз данных или запросов. При необходимости группировки записей по определенному полю в «Область данных» конструктора добавляются разделы “Заголовок группы” и “Примечание группы”.

г) Для добавления разделов Заголовок группы” и “Примечание группы” в контекстном меню «Области данных» выбирается команда

Сортировка  и группировка, которая выводит диалоговое окно, где определяется наличие разделов Заголовок группы” и “Примечание группы” в  отчете, поле группировки и применение сортировки к данным в отчете .

В раздел “Заголовок группы” размещаются поле, по которому будет  производиться группировка данных, для этого его перетаскивают мышкой из списка поле таблицы, открытой с помощью команды Конструктор / Сервис / Добавить существующие поля.

д) В раздел «Область данных» также из списка поле таблицы, открытой с помощью команды Конструктор / Сервис / Добавить существующие поля перетаскиваются нужные для отчета поля, при этом образуется надпись и поле. Для лучшей наглядности отчета надписи переносят в раздел “Заголовок группы” и располагают в один ряд, а в разделе «Область данных» поля располагают под надписями. Для переноса надписи, ее выделяют и выбирают команду «Вырезать», а в любом месте раздела “Заголовок группы” – команду «Вставить», затем мышкой перетаскивают в нужное место раздела.

 

е) В разделе “Примечание  группы” создается расчетное  поле для подведения итогов по группе. Для этого на панели меню выбирается элемент «поле»  и создается контур в разделе “Примечание группы”, при этом образуется надпись и поле. В элемент «Надпись» вводится поясняющий текст. Элемент «Поле» выделяется и для создания формулы расчета из контекстного меню выбирается команда Свойства. В диалоговом окне на вкладке “Данные” в строку “Данные” ввести выражение для выполнения групповой операции (умножение, среднее и т.д.). Удобно для формирования этого выражения использовать  “Построитель выражений”, активизировав в строке «Данные» элемент

 

В окне Построителя удобно создавать выражения расчета, так как все данные для формулы расчета : функции, поля таблиц выбираются из списка и вставляются.

 

ж) В разделе “Примечание  отчета” аналогично создается расчетное  поле для подведения итога, но  по всему отчету.

з) Окно конструктора отчета закрывают, сохраняя его вводом в  диалоговом окне имени отчета. Затем  в окне базы данных, выбрав команду  Открыть, выводят созданный отчет  для просмотра.

 

 

2. Создание многотабличного отчета в режиме Мастера

 

Наряду с однотабличными отчетами Access позволяет создавать многотабличные отчеты, обеспечивающие вывод данных из  нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных. Многотабличные отчеты могут содержать основную часть и включаемую часть, т.е. подчиненный отчет, при этом для каждой части выбирается в качестве источника своя таблица.

Для создания многотабличного  отчета Мастером запускается команда Создание / Отчеты / Мастер отчетов, при этом:

- В 1-ом окне: выбираются  главная таблица и  поля  для отчета, переносом в раздел «Выбранные», затем подчиненная таблица и поля добавляются в раздел «Выбранные»;

 

- Во 2-ом окне: в разделе «Выберите вид представления данных» должна быть выделена главная таблица в связи, при этом поля разделятся на поля для основного отчета и поля для подчиненного отчета;

 

- В 3-ем окне: определяются уровни группировки для выбранных полей, выделив нужное поле;

 

- В 4-ом окне: определяется порядок сортировки, выбором из списка кнопки раскрытия. Можно установить сортировку по нескольким полям;

 

- В 5-ом окне: выбирается вид макета и ориентация листа, установкой флажка;

 

- В 6-ом окне: выбирается стиль оформления отчета, выделением в списке;

 

- В 7-ом окне: задается имя создаваемого отчета, устанавливается флажок для просмотра отчета или редактирования его в режиме конструктора. И активизируется кнопка «Готово».

 

 

 

3. Создание отчета на основе запроса с параметром

 

Запрос является мощным удобным средством выборки взаимосвязанных  данных, поэтому с его помощью  можно подготовить данные для сложного отчета. Технология создания отчета на основе запроса:

а) разрабатывается проект макета отчета, где определяются данные, и их местоположение в отчете, определяются таблицы источники и их взаимосвязи;

б) запускается команда создания запроса на выборку в режиме конструктора, где из всех таблиц выбираются поля, по которым будет производиться отбор записей, и поля необходимые в таблице результата, то есть для отчета. В полях вместо условий отбора устанавливаются параметры, то есть по нужному полю, вместо условия отбора, вводится текст, заключенный в квадратные скобки.

 

Созданный запрос закрывается и сохраняется.

в) Для создания отчета запускается команда Создание / Отчета / Конструктор(Мастер), где в качестве основы построения отчета выбирается имя созданного запроса. В разделы отчета вводятся нужные поля, надписи и другие элементы управления в соответствии с разработанным макетом отчета, проводя при необходимости группировку, сортировку данных. В завершении элементы отчета форматируются с помощью окна свойств, и добавляются номера страниц. Затем закрывается и сохраняется.

При запуске команды на просмотр отчета (Имя отчета - Открыть), программа предварительно выполняет запрос, при этом выводит диалоговые окна, для ввода условий отбора, а затем и сам отчет.

 

 

4. Вопросы для защиты лабораторной работы

 

1. Каково назначение отчетов? Виды отчетов.
2. Каким способом могут создаваться новые отчеты в Access?
3. Какие разделы выделяются в отчете при создании в режиме Конструктора? Каково назначение этих разделов?
4. Как можно открыть и закрыть тот или иной раздел?
5. Порядок создания отчета в режиме Конструктора.
6. Назначение команды «Сортировка и группировка»
7. Как вводятся в отчеты вычисляемые поля для итоговых значений? Где они размещаются, и что используется для создания расчетного выражения?
8.   Создание однотабличного отчета в режиме Мастера. Количество и назначение его диалоговых окон.
9.   Создание отчета в режиме Автоформа. Виды отчета.
10. Что может являться источником данных для отчетов?
11. Как можно откорректировать существующий отчет?
12. Создание многотабличного отчета в режиме Конструктора.
13. Как можно включать подчиненный отчет в макет при создании отчета в режиме Конструктора?
14. В каком разделе окна конструктора будет размещаться подчиненный отчет?
15. Какие элементы управления могут быть использованы в отчете? Какими способами можно создать эти элементы?
16. Каким образом можно менять размещение элементов в отчете?
17. Как можно менять размер элемента управления?
18. Как можно включить в отчет рисунок?
19. Как можно обеспечить нумерацию строк в отчете?
20. Что такое сложные отчеты и как их можно создавать?
21. Порядок создания сложного отчета на основе запроса?