Сущность и значение информации в управлении

Содержание.

 

1. Введение.
2. Сущность и значение информации в управлении.
3. Классификация и виды информации.
4. Информационное обеспечение в управлении социальными системами.
5. Информационное обеспечение экономической системы.
6. Заключение.
7. Список использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

Эффективное управление различными социальными  и экономическими системами немыслимо  без использования информации. Такая  ситуация предопределяется тем, что  управление в своей сущности есть подготовка, принятие и осуществление цепи последовательных решений управляющей системой на основе информации, отражающей состояние управляемого объекта и окружающей среды, а также степень исполнения (или невыполнения) принятых управленческих решений. Под информацией обычно понимают процесс передачи сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней.

 

Выход в свет в конце 40-х годов XX столетия работ  К. Шеннона и Н. Винера послужил началом  развития математической теории информации, которая определяет понятие "информация" через меру уменьшения неопределенности знания при совершении какого-либо события. Математическая теория информации стала важнейшим стимулом развития кибернетики - науки об общих законах получения, хранения, передачи и переработки информации в целях ее использования в процессах управления различными системами, в том числе социальными и экономическими. Кибернетика разрабатывает общие принципы создания систем управления. Использование категориального аппарата кибернетики применительно к обществу заключается в том, что последнее рассматривается как самоорганизующаяся динамическая система, в которой происходят материально-энергетические информационно-управленческие процессы. В контексте ее использования в управленческой деятельности информация истолковывается как совокупность сведений, необходимых для активного воздействия на управляемую систему с целью ее оптимизации. Полезность и эффективность информации в таком случае оценивается по степени ее влияния на изменение представляющего звена о состоянии управляемого социального объекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Сущность и значение информации в управлении.

 

В общем виде управление предприятием можно представить  как процесс получения информации, ее обработки, принятия решений, организации и контроля их исполнения. Важнейшей составной частью управления является принятие решений. Для выработки правильных, оптимальных управленческих решений, требуется полная, оперативная и достоверная информация. В общем виде под информацией понимается определенная совокупность сведений, данных об окружающем нас материальном мире и имеющих практическое значение. Информация является необходимым условием деятельности человека, средством общения между людьми. Без информации невозможно и управление, поскольку она характеризует состояние управляемой и управляющей систем, а также внешней среды и служит основой для выработки управленческих решений. Под управленческой информацией понимают сведения, являющиеся объектом хранения, передачи, преобразования и используемые в процессе управления. Информация в процессе управления является главным предметом и результатом труда руководителей и специалистов. На разных стадиях процесса управления роль информации неодинакова. Например, для определения целей и задач управления важную роль играют полнота и новизна информации, а при разработке управленческого решения важны своевременность, высокая степень обработки (анализа и синтеза) информации и т.д. В целом содержание информации должно определяться потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К управленческой информации предъявляются определенные требования. Наиболее важные из них: достоверность, точность и объективность; полнота и достаточность сведений; своевременность и оперативность поступления; доступность: системность, комплексность и ритмичность поступления и др.¹

Полнота сведений означает, что объем информации должен быть достаточным для принятия оптимальных  решений. Следует учитывать, что  дефицит сведений приводит к принятию некачественных решений, а избыточная информация усложняет выработку решения и делает его более дорогостоящим. Избыточность часто связана с повторяемостью и дублированием информации. При этом существует полезная и бесполезная избыточность. Полезная может быть использована для повышения надежности и достоверности передачи и хранения информации в технических системах, а бесполезная лишь создает дополнительную нагрузку на работника.

Своевременность и оперативность  связаны с явлением старения информации с течением времени и потерей ее ценности. Поэтому запаздывание в поступлении информации приводит к запаздыванию в принятии управленческих решений и ухудшению показателей функционирования системы управления (простой техники, ухудшение организации производства и др.).

Доступность информации состоит в том, что она должна поступать и накапливаться в таком виде, чтобы ее можно было быстро и легко воспринимать и использовать в управлении. Язык сообщений должен быть понятным адресату. Важное значение при этом имеет наглядная информация: графики, световое табло, слайды и т.д.

 

Классификация и виды информации.

 

Руководители и специалисты  предприятий АПК в своей работе используют самую разную информацию. Все виды информации, используемые в управлении, классифицируют по следующим  признакам:

• по содержанию – политическая, директивная, правовая, научно-техническая, экономическая, плановая, административная, производственная, бизнесная, нормативно-справочная, учетно-бухгалтерская, статистическая;
• по направлению движения – входящая, исходящая;
• по характеру фиксации – фиксированная, нефиксированная;
• по способу фиксации – документированная, звуковая, аудиовизуальная;
• по отношению к субъекту управления – внешняя, внутренняя;
• по степени обработки – первичная, производная, итоговая;
• по степени постоянства – постоянная, переменная;
• по форме представления – буквенная, цифровая, кодированная;
• по возможности обработки – поддающаяся и не поддающаяся обработке;
• по насыщенности – достаточная, недостаточная, избыточная;
• по правдивости – достоверная, недостоверная.

Для управленческой и  бизнесной деятельности руководителей  наибольшее значение имеет содержание информации.

Политическая информация отражает политику государства в  области агробизнеса, социально-экономического развития, различных форм хозяйствования.

Директивную информацию вырабатывают вышестоящие органы. Она  определяет стратегию хозяйственной  деятельности руководителей, является основой управления.

Правовая информация определяет статус предприятия, его  подразделений, каждого работника, его должностное положение. С ее помощью устанавливают нормы хозяйствования и административного права, добиваются соблюдения законности.

Научно-техническая информация представляет данные о достижениях  науки и техники. Для ознакомления работников с новейшими разработками и рекомендациями научно-исследовательских учреждений и опытом передовых предприятий в отдельных организациях создаются бюро научно-технической информации и ИКС.

Экономическая информация используется для обоснования управленческих решений и управления экономическим развитием организации. Она включает расчеты экономических показателей, результатов хозяйственной деятельности и т. д.

Нормативно-справочная информация включает нормы выработки и обслуживания, тарифную систему оплаты труда, размеры  должностных окладов, справочные данные о технике, технологии, организации труда.

Учет (оперативный, бухгалтерский, статистический) обеспечивает сбор первичной  и другой информации и представление  ее в форме документов, которые  составляют основу учетно-бухгалтерской  и учетно-статистической информации. Эти виды информации используются для функций анализа, прогноза, нормирования, планирования, контроля хода производства и его результатов (расходование средств, получение прибыли и др.), а также оперативного управления.²

 

Информационное  обеспечение в управлении социальными  системами.

 

Управление социальными  системами, их подсистемами и организациями  предполагает производство, воспроизводство  и применение различных видов  информации. Оно включает:

• производство информации в виде научных исследований, изобретений, открытий; обобщения практического опыта в области производства, культуры, образования, социально-политической жизни и т.д.;
• сбор, отбор, оценка информации, необходимой для управления;
• аналитико-синтетическая переработка информации (библиографическое описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование);
• хранение и поиск информации;
• размножение и распространение информации, передача ее потребителю;
• использование информации;
• контроль за эффективностью использования информации.

Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или  иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы.³

По мере совершенствования  управления обществом возрастает необходимость  знания об объектах управления, будь это  социальные группы, слои населения, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, социальная, политическая, социокультурная. В этих условиях и субъект, и объект управления нуждаются в достоверной и полной информации о функционировании общества, его основных подсистем, организаций и групп. Социологические исследования показывают, что руководители и менеджеры редко и не в полной мере используют доступную информацию, несмотря на приписываемую ей первостепенную роль в процессах управления. Разработчики социальных программ чаще всего жалуются на то, что результаты их труда не используются или редко используются в управленческой деятельности. В результате социологических исследований установлено, что менеджеры более 50 % своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, на обсуждение их с подчиненными и на участие в совместном - с подчиненными или вышестоящими руководителями - решении возникающих проблем. Менее 50 % опрошенных работников сферы управления использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, запросов большего количества ресурсов или их перераспределения, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, повышения достоверности информации.

Поэтому в практике управления важное значение приобретает выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность использования информации менеджерами.

Первым из таких факторов является организационная культура. Будут ли содержащиеся в информационных потоках данные правильно восприняты, поняты и воплощаются ли в практические действия менеджера, в существенной мере зависит от его организационной культуры. В системах оценки работников управленческой сферы, как и в прежние времена, чаще всего используются такие критерии, как пунктуальность, ответственность и умение сотрудничать, а не способность быстро и квалифицированно отыскать и использовать новую информацию, необходимую для успешного решения задач, стоящих перед данной организацией.

Второй фактор, влияющий на использование менеджером полученных данных, касается содержания иформационные потоки, поступающие в сферу управления, должны помогать направлять и концентрировать внимание управленцев на насущных проблемах управленческого труда, тем самым мотивируя их более активную и эффективную деятельность.

Наконец, следует иметь в виду, что использование информации управленческими кадрами требует поддержки и содействия должностных лиц, функционирующих на верхних этажах управленческой пирамиды. В этом - решающий залог соответствия получаемой информации сфере деятельности, компетентности и полномочиям субъекта управления, который ее использует.