Текстовые редакторы

Инструменты (Tools) – в эту группу входят программа установки, позволяющая изменить конфигурацию MS Word,программаDialog Editor, программа MS Info, предназначенная для получения информации о текущей системной конфигурации Windows, и программа Редактор диалогов, которая используется для создания макрокоманд (макросов).

Графика (Clip Art) – в графической библиотеке находится более 50 рисунков, которые можно использовать для оформления документов.

Начало работы.

Любая программа  в среде Windows  представляется на экране монитора в виде отдельного окна. Каждое окно имеет строку заголовка и меню с набором команд. В окне могут присутствовать и другие элементы: панели с кнопками (панели инструментов), полосы прокрутки, диалоги и т.д. – все, что предусмотрел разработчик для удобства работы с программой.

 

Ввод и редактирование текста

 

Прежде чем  документ станет документом, его необходимо напечатать. При компьютерной подготовке текстов эта процедура осуществляется в несколько этапов. Сначала вводится текст, отредактировать его (исправить ошибки и опечатки), выполнить форматирование (указать размер, начертание и тип шрифта, выделить заголовки, определить способ выравнивания строк и выделения абзацев, вставить рисунки, расставить колонцифры и колонтитулы, определить размеры страницы и т.д.), затем напечатать документ на принтере и записать созданный документ на жесткий диск или дискетту (эта операция называется записать в файл).

После запуска  программы Word на экране появляется окно самой программы, а в нем пустое окно документа, которому присваивается имя Документ1. Мигающая вертикальную черту в верхнем левом углу окна называют текстовой курсор. Регисторыпереключаются с помощью клавиши Shift. Раскладка клавиатуры на языки с помощью клавиш Ctrl + Shift или Alt + Shift. На правой и нижней сторонах окна Word находятся так называемые полосы прокрутки текста.

Весь непростой  процесс редактирования документа  сводится к нескольким простым операциям: удаления, добавления,копированияи перемещения. Можно удалать, добавлять, перемещать и копировать отдельные символы, слова, строки, предложения, абзацы, фрагменты текста, или даже весь документ как в пределах одного документа, так и между несколькими документами.

Для перемещения  или копирования участков текста с помощью Word существует две различные техники: новая и элегантная Drag-and-Drop, или «перетащить и оставить», которая особенно удобна для перемещения текста на небольшие расстояния в пределах видимого текста, и техника, использующая правую кнопку мыши. Последний способ применяется при копировании или перемещения участков текста на большие расстояния.

Для перемещения  или копирования участков текста может применяться так называемый буфер обмена Windows. Буфер обмена – это участок памяти, в который временно помещается вырезанный или скопированный участок текста или графики. Содержимое буфера может быть вставлено в эту же программу или в другую. При помещении в буфер нового участка текста или графики, старое содержимое буфера обмена теряется. Работая с Word для Windows, можно повторить или отменить последнюю команду. Однако функции повтора и отмены применимы не ко всем командам.

Понятие абзаца

 

Форматирование  часто применяется по отношению  к абзацу. Вы заметили, что как только вводимый текст  достигнет  правой  границы, текстовый  процессор  автоматически  переведет  его  на  следующую   строку. Другими словами, если вводимое слово  слишком  длинно  и  не  помещается  на оставшейся строке, текстовый редактор автоматически начинает  новую  строку. Если вы закончили данный абзац и хотите, чтобы курсор переместился в  начало следующего,  нажмите  клавишу   ввода   <Enter>.   Такое   нажатие   следует рассматривать  как  команду,  по  которой  текущий  абзац   закрывается.   В текстовом Процессоре WinWord при завершении абзаца  клавишей  <Enter>  новый абзац наследует стиль предыдущего.

Абзац — фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием  на клавишу ввода <Enter>.

Операции, производимые над абзацами

 

Абзац является ключевым элементом  в  структуре  документа  для  многих текстовых  процессоров  (хотя  имеются  и  другие,  например,  в  WinWord  —разделы). Указанные  операции  включают  установку  границ  абзацев  и   абзацы отступов, выравнивание, а также включение переноса слов. Установку  границ  абзацев  производят  с  помощью  маркеров  отступов, находящихся на координатной линейке, или соответствующими командами меню.

Выравнивание (выключка). Различают четыре вида горизонтального  (влево, вправо, по центру, по ширине) и три вида вертикального выравнивания  (вверх, вниз, по высоте).

Перенос при  выключенном  режиме  автоматического  переноса  слово,  непоместившееся  на строке, полностью переносится  на следующую строку.  Это  не придает  элегантности  тексту;  его  правый  край  остается  неровным.   Для улучшения  внешнего  вида  текста  используют  режим  переноса.  При  ручном варианте переноса пользователь сам определяет место переноса,  вводя  дефис, и жестким переводом каретки  (нажатием  на  клавишу  <Enter>)  переходит  на следующую  строку.  Использование  такого   режима   переноса   приводит   к необходимости  удаления  дефисов   при   повторном   форматировании   текста документа.

При  включенном  режиме  автоматического  переноса  реализуется  мягкий вариант переноса: текстовый процессор сам делит слово на слоги  и  переносит его наилучшим  способом.  Этот  режим  не  создает  никаких  трудностей  при повторном форматировании.

 

Форматирование документа

 

Текстовый редактор Word для Windows – мощное средство для профессиональной подготовки документов, но эффективное использование всего многообразия его функций. Редактор Word позволяет создавать огромное количество специальных эффектов. Для придания тексту читабельного вида обычно используют не больше трех шрифтов и длятекстовых выделений, подписей,заголовковизменяют начертание или кегль шрифта. Оформление документа должно соответствовать его содержанию. Текст воспринимается лучше, если на страницеостается немного свободного места, поля по краям страницы, свободное пространство между колонками текста и перед заголовками. На удобчитаемость текста в большой степени влияет также правильный выбор гарнитуры, начертания и размера шрифта, расстояния между строками текста, отбивок,абзацных отступов и т.д.

Таблицы и диаграммы

 

С помощью Word для Windows  можно создавать таблицы двумя способами. Первый способ – это  создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек. Второй  заключается в преобразовании существующего текста в таблицу. В таблице можно изменять число и размеры столбцов и строк, объединить ячейки или вставлять новые в любое место таблицы.

Word позволяет представить данные не только в виде таблицы, но и виде диаграммы. С точки зрения редактора Wordдиаграмма является объектом, для работы с которым используется метод OLE. Создает и обрабатывает этот объект программа Microsoft Graph.

 

Правописание

 

Word для Windows дает возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можновыполнитьнеобходимые исправления.

Повторяющиеся или типовые ошибки правописания можно исправлять с помощью функции  автокоррекции непосредственно  при наборе текста, а функция поиска и замены позволить внести изменения  в написание отдельных слов сразу  во всем тексте или в выделенной области. Эта же функция позволяет  изменять установки форматирования текста и абзаца – как по всему документу, так и в выделенной области.

Word  имеет модуль разделения слов на слоги. Он предназначен для правильного переноса слов.

В редакторе Word существует три вида словарей: стандартный, исключений и специальный (пользовательский). С помощью стандартного словаря можно проверять правописание документа, содержащего текст на разных языках. Словарь исключений содержит слова, которые стандартный словарь распознает как написанные правильно. Этот словарь создается пользователем, и в него включают те слова, на которые вы хотите остановиться при  проверке орфографии. Если вы пишите статьи по специальности, например химии или физике, возможно понадобится отдельный словарь для терминов, так называемый словарь пользователя. Программа предлагает варианты замены часто повторяемых в документе слов, что позволяет сделать язык документа более ярким и выразительным. Список синонимов находится в меню Сервис-Синонимы (Tools-Thesaurus).

В меню Правка (Edit) находятся команды Найти (Find) и Заменить (Replace)  предназначенные для поиска и замены фрагментовтекста.

При работе с документами приходится часто повторять ввод одних и тех же участков текста. В Word достаточно ввести их один раз, а затем сделать элементом автотекста с уникальным именем и после этого вставлять в любое место документа необходимое число раз.

Программа автокоррекции  проверяет и исправляет типичные ошибки после ввода отдельного слова. Для исправления Wordиспользует список типичных ошибок.

Проверка грамматики – эта функция существует только в версии Word 7.0 для Windows95 и выше. Она позволяет проверить иустранить грамматические и стилистические ошибки. Программа проверки просматривает текст на наличие ошибок. Если ошибканайдена, она открывает диалоговое окно Грамматика (Grammar).

Чтобы получить статистические сведения о количестве символов, слов, строк, абзацев и  страниц в документе, надо выполнить  команду меню Сервес-Статистика (Tools-Statistics). Также будут выведены показатели – уровень образования, легкость чтения, число сложных фраз, благозвучие.

Оформление документа

 

Word позволяет экономить время при составлении типовых документов, представляя набор стандартных бланков, или шаблонов. Если стандартные шаблоны не устраивают, можно воспользоваться Мастером, который создаст для вас бланк документа в соответствии с параметрами, которые указываются в диалоговых окнах. Чтобы выбрать шаблон, выполняется команда Файл-Создать (File-New).

 

Структура документа

 

При работе со сложными документами, содержащими большое  количество глав, разделов, а возможно и подчиненных документов, можно  воспользоваться мощным средством Word для Windows – создание структуры документа. Структура – это иерархия документов,  разделов и заголовков различных уровней. Чтобы включить режим структуры, выполняется команда Вид-Структура (View-Outlining).

Макрокоманды

При работе с программой часто приходится выполнять последовательность одних  и тех же действий: открывать  различные меню и выполнять те или иные команды. Вместо того, чтобы каждый раз нажимать одну и ту же последовательность клавиш, можно записать макрокоманду, которая будет выполняться нажатием одной единственной клавиши. Для этого выполняется команда Макрокоманда (Macro) из меню Сервес (Tools).

Графический редактор word

 

Большинство документов содержит различные иллюстрации: фирменные знаки, диаграммы, графики, рисунки. С помощью Word для Windows можно создавать такие объекты, так как Word содержит встроенный графический редактор.  С помощью этого редактора можно создавать рисунки в тексте документа, используя функции рисования примитивов или элементарных геометрических объектов: линий, прямоугольников, кругов и т.д. Чтобы вставить рисунок в текст как объект, выполняеться команда Вставка-Объект(Insert-Object).

Электронная почта и  связь

 

Word для Windows предоставляет в распоряжение пользователя Ассистент слияния – специальный модуль для подготовки большого количества писем одного содержания, но разным адресатам.  Отправлять факсы можно непосредственно из Word дляWindows. Для вызова выбираеться команда меню Сервис-Слияние (Tools-Mail Merge).

Автоматизация операций по работе с документами для word97

В состав новой версии WORD97 включен широкий набор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач. Большинство из них в том или ином виде было представлено и в предыдущих версиях редактора, но теперь возможности автоматизации стали значительно шире. К таким средствам относится:

• автозамена, которая позволяет автоматически исправлять типичные ошибки при вводе;
• автозаполнение, с помощью которого можно автоматически продолжить ввод слова или фрагмента текста после ввода нескольких первых букв. Теперь редактор с самого начала имеет некоторую базу таких заготовок;
• автоматическая проверка правописания теперь включает в себя проверку орфографии и грамматики;
• автореферат: в Word97 появилась возможность автоматического формирования реферата документа. Редактор производит анализ текста и выделяет его ключевые положения, на основании которых и составляется реферат;
• автоформат при вводе, предназначенный для автоматического форматирования документа непосредственно при вводе или после его завершения. В версии Word97 средства автоформата приобрели особенно много новых возможностей.