Текстовый процессор

 

Как использовать автоматическую расстановку переносов.

Возможность автоматической расстановки переносов, конечно, предусмотрена в редакторе MS Word. Однако по умолчанию для вновь создаваемых документов данная возможность не задействована. Поэтому если вы хотите, чтобы при наборе документов вам не надо было задумываться о расстановке переносов, то в меню Сервис выберите команду Язык/Расстановка переносов…

 

Автоматическая расстановка переносов.

В диалоговом окне следует пометить флажок Автоматическая расстановка переносов. Здесь же можно разрешить/запретить переносы в словах из прописных букв, а также задать ряд дополнительных параметров: Автоматическую расстановку переносов рекомендуется использовать всегда, так как это делает документ значительно компактнее и удобнее для восприятия.

 

Как объединить два соседних абзаца в один.

Надо установить текстовый курсор в конец первого из двух абзацев и нажать клавишу Delete.

 

Как вставить и убрать пустую строку.

Для того чтобы убрать пустую строку, следует поставить курсор в начало пустой строки и нажать клавишу Backspace.

Если надо вставить пустую строку (или открыть новую строку в конце документа), то надо установить курсор в конце той строки, после которой будет вставлена пустая строка и нажать Enter.

Как изменить шрифт, используемый в созданном документе по умолчанию.

Чтобы сменить шрифт надо воспользоваться командой Формат/Шрифт…, в диалоговом окне Шрифт нужно выбрать желаемый шрифт и нажать кнопку «По умолчанию».

Для перемещения по тексту можно использовать как клавиатуру, так и мышь. С помощью линеек прокрутки можно пролистывать документ. Схватывая и перемещая бегунок вертикальной линейки, можно увидеть надпись с подсказкой, на какой странице вы находитесь и начало первой строчки страницы.

Листать документ страницами можно с помощью клавиш Page Up и Page Down, для перемещения в начало строки – Home, для перемещения в конец строки – End. С помощью стрелок также легко перемещать текстовый курсор в четырех направлениях.

Для того чтобы установить текстовый курсор в нужную позицию документа, подведите к ней курсор мыши и щелкните левой кнопкой

Для быстрого перемещения в начало, и конец документа пользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+Home и Ctrl+End соответственно.

Для того чтобы быстро перейти к странице, номер которой вам известен, воспользуйтесь командой Правка/Перейти… или сочетанием клавиш Ctrl+п. (F5) и в появившемся окне укажите номер страницы.

 

Быстрый переход к нужной странице.

Для того, чтобы быстро перейти к нужному слову в документе, лучше всего воспользоваться командой Правка/Найти… или нажать клавиши Ctrl+F.

В поле Найти: нужно указать слово или фрагмент, который следует найти в документе.

Часто бывает нужно заменить один фрагмент текста другим по всему документу. Например, в типовом договоре – изменить название организации, не меняя всего остального содержания. Для этого надо выбрать команду Правка/Заменить… В диалоговом окне требуется указать, какой фрагмент и каким заменять.

 

Замена фрагмента в документе.

Если вы уверены, что замену надо произвести во всем документе, можно воспользоваться кнопкой «Заменить все». В противном случае лучше делать пошаговую замену с помощью кнопки «Заменить».

Если же вы нажмете кнопку «Больше», то диалоговое окно несколько преобразится и вам станут, доступны более тонкие функции замены текста.

 

Использование расширенных функций замены текста.

С помощью этого окна можно менять не только фрагменты текста, но и формат шрифта, абзаца и т.д., воспользовавшись кнопкой «Формат».

Автотекст – удобная функция, предусмотренная редактором MS Word для ускорения вашей работы с документом. В частности с помощью автотекста в "Два касания" можно вставлять часто используемые вами слова, и даже целые предложения, избегая их ручного набора.

Автотекст предусматривает следующие варианты:

• автоматическую замену одного текста другим;
• специфические исправления;
• вставку с помощью меню стандартных оборотов и словосочетаний.

При наборе можно пользоваться автоматической проверкой правописания. Чтобы ее установить, в окне настроек (Сервис/Параметры…) на закладке Правописание нужно поставить флажок напротив пункта Автоматически проверять правописание. При автоматической проверке каждое слово, которого нет во встроенном в MS Word словаре, помечается красным подчеркиванием.

 

Как выделить фрагмент текста (строчный или прямоугольный), слово, абзац или весь документ.

Для выделения произвольного фрагмента следует провести по нему курсором мыши с нажатой кнопкой.

• для выделения слова – сделайте по нему двойной щелчок.
• для выделения строки – сделайте щелчок на левом поле, напротив нужной строки.

Чтобы выделить несколько строк подряд следует провести мышью по полю с нажатой кнопкой.

Для выделения абзаца можно использовать двойной щелчок на левом поле напротив абзаца.

Чтобы выделить весь текст, используйте либо тройной щелчок по левому полю, либо команду Правка/Выделить все, либо клавиши Ctrl+5.

 

Как удалить, скопировать или вырезать фрагмент документа.

Удалить фрагмент проще всего – нажать клавишу Delete.

Копирование и вырезание, – стандартные для всех приложений Windows операции: и в том, и в другом случае копия фрагмента оказывается в Буфере Обмена. Только при копировании исходный фрагмент остается на месте, а при вырезании удаляется. Чтобы скопировать (вырезать) фрагмент, нужно выделить его и нажать кнопку на панели инструментов Копировать (Выразить). Вместо кнопок можно нажать сочетание клавиш Ctrl+Insert (Shift+Delete).

Еще один удобный способ копирования (вырезания) – выделить фрагмент и щелкнув по нему правой кнопкой мыши в контекстном меню, выбрать команду Копировать (Вырезать).

Для вставки нужно установить курсор в ту позицию документа, начиная с которой вы собираетесь вставить текст и нажать кнопку Вставить. Вставленный фрагмент по-прежнему находится в Буфере Обмена и его можно использовать неоднократно.

Как пользоваться контекстным меню.

Контекстное меню вызывается щелчком мыши по выделенному фрагменту или конкретному слову документа. Оно удобно тем, что содержит наиболее часто используемые команды.

Если вам надо какой-то фрагмент скопировать в другое место на этой же странице, то не обязательно использовать Буфер Обмена. Фрагмент (например, слово) можно выделить и поместив курсор мыши внутри выделения, схватив его (нажав кнопку) и переместить в другую позицию. Если при этом держать нажатой клавишу Ctrl, то произойдет копирование (клавишу Ctrl следует отпускать после кнопки мыши).

 

2.3. Форматирование документа.

При форматировании символов, как правило, задаются параметры шрифта: гарнитура, размер, начертание, тип подчеркивания и прочее.

Гарнитура шрифта – это термин, которым определяется общая форма символов.

Для любого фрагмента документа (слова, строки, абзаца, предложения или всего документа) можно задать шрифт. Понятие шрифта включает в себя совокупность следующих параметров:

• тип шрифта (или гарнитура). Это может быть Таймс, Курьер и т.д.;
• размер шрифта. Задается в пунктах. Например, 14 пт, 16 пт и т.д.;
• начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);
• тип подчеркивания (одинарное, двойное, волнистое и т.д.);
• цвет шрифта;
• эффекты (верхний и нижний индекс, зачеркивание, тень и т.д.);

Для задания другого шрифта выделите сначала фрагмент, в котором вы собираетесь поменять шрифт. Затем для изменения типа шрифта, размера и начертания воспользуйтесь панелью инструментов.

Если требуется увеличить (уменьшить) размер шрифта, то раскройте список размеров и выберите нужное значение или введите его самостоятельно.

Чтобы изменить тип шрифта, раскройте список шрифтов и выберите нужный.

Сделать выделенный фрагмент текста полужирным, курсивом или подчеркнутым (в любых сочетаниях) можно нажатием соответствующих кнопок на панели инструментов. С их же помощью соответствующие эффекты и снимаются.

Более тонкое форматирование шрифта можно выполнить, выделив фрагмент текста и выбрав команду Формат/Шрифт… Эта команда вызывает диалоговое окно, в котором можно сделать все предусмотренные варианты шрифтового оформления.

С помощью элементов данного окна можно изменить не только тип и размер шрифта, но и все остальные параметры шрифта. Сделав необходимые настройки, нажмите клавишу ОК.

В большинстве шрифтов кроме обычных символов, изображенных на клавишах клавиатуры, входят специальные символы и значки. Эти символы применяются при создании документов научного или технического характера, а также при работе не с английским, а с некоторыми другими языками. Поскольку символов такого рода на клавиатуре нет, в Word имеется диалоговое окно для их вставки.

Если вам нужно вставить в документ какой-либо символ, в меню Вставка выберите команду Символ, появится диалоговое окно с опциями.

Под термином Абзац в Word понимается любой текст, заканчивающийся нажатием клавиши "Enter".

При форматировании абзацев кроме параметров шрифта задаются параметры расположения абзаца: выравнивание и отступы относительно полей страницы, интервалы между абзацами и между строками внутри абзаца, а также положение самого абзаца на странице.

3. Создание и  обработка таблиц в текстовых  редакторах.

Word 7.0 имеет встроенные средства создания и изменения таблиц. Таблица позволяет вводить текст рядами и колонками. Организация цифр в колонки облегчает их восприятие. В ячейках таблицы может размещаться текст, графика, ссылки на данные других документов.

Можно создать пустую таблицу и потом заполнить ее данными или преобразовать имеющийся текст в таблицу.

Для этого, поместите курсор в место размещения таблицы, и выполните команду Вставить таблицу меню Таблица. В результате откроется окно Вставка таблицы. В полях Число столбцов: и Число строк, задайте параметры таблицы. В поле Ширина столбца: задайте ширину для всех столбцов и нажмите ОК. В результате будет создана таблица с заданными вами параметрами.

При выборе в поле Ширина столбца: значения Auto таблица будет располагаться на всю ширину между левым и правым полями страницы. Удобный способ создания таблицы – с помощью кнопки Вставить таблицу на панели инструментов Стандартная. На появившейся панели выберите число строк и столбцов таблицы, нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, протащите указатель мыши вниз и вправо, пока не получите необходимое количество столбцов и строк, затем отпустите кнопку мыши. Word вставит в документ таблицу, показанную пунктирными линиями, которые при распечатки не выводятся. Созданная таким образом таблица будет располагаться на всю ширину между левым и правым полями страницы.

Для автоматической подстройки ширины столбцов под содержимое ячеек таблицы, установите флажок Автоподбор. В поле Изменить оформление установите флажки Строк заголовка, Первого столбца, Последней строки, Последнего столбца, соответствующие тем элементам таблицы, для которых нужно применить отличающееся оформление и нажмите ОК. Характер выполняемых настроек отображается в поле Образец.

Для удаления таблицы, поместите курсор в таблицу и, с помощью команды Выделить таблицу меню Таблица, выделите ее. Выполните команду Удалить строки. Если после выделения таблицы нажать клавишу "Delete", то произойдет удаление содержимого таблицы, а сама таблица останется.

4.Создание и  работа с графической информацией  в текстовом процессоре.

Текстовый процессор Word 7.0 имеет встроенные средства создания и обработки графических изображений в виде отдельных графических объектов или в виде рисунков, включающих один или несколько объектов.

Кроме того, Word 7.0 позволяет импортировать в документ рисунки, подготовленные другими программами. При импортировании рисунка может выполняться встраивание в документ (хранение рисунка в документе) без связи с исходным файлом, или связывание с исходным файлом.

 

Создание графических объектов непосредственно в документе.

При создании графических объектов используют кнопки на панели инструментов рисование. Щелчком по кнопке Рисование на панели инструментов Стандартная активизируем панель инструментов Рисование.

Чтобы выделить графический объект, необходимо подвести указатель (стрелка со стреловидным крестом) к его границе и щелкнуть мышью, а для выделения нескольких графических объектов необходимо при нажатой клавише Shift выделить поочередно все объекты.

Для удаления графического объекта выделить его и нажать клавишу Delete.

Для перемещения графического объекта нужно подвести указатель мыши к его границе так, чтобы указатель принял форму стреловидного крестика и, нажав левую кнопку мыши, перетащить в нужное место документа и отпустить кнопку мыши, тогда графический объект встанет на новое место.