Технология функционирования электронной почты

Готовое сообщение требуется отправить. Для этого обычно применяют кнопку «Отправить» на панели инструментов (или на странице системы Web-mail). В почтовых программах можно организовать отложенную отправку командой Файл > Отправить позже. Так делают, когда сообщение готовится в отсутствие подключения к Интернету. Это важно при большом объеме переписки: отправка группы сообщений проходит быстрее, чем поодиночке. В этом случае сообщение направляется в папку Исходящие, а отправка накопленных сообщений произойдет при очередной операции получения почты. Пример создания нового сообщения в программе Mozilla Thunderbird(Приложение 3).

 

2. Адресная книга

 

По мере использования электронной почты у каждого пользователя образуется круг постоянных корреспондентов, с которыми переписка ведется регулярно. Если постоянно востребован хотя бы десяток адресов, держать их в голове становится крайне трудно. В повседневной жизни для хранения адресов и телефонов используют записную книжку. Во всех почтовых программах имеется ее аналог, специально предназначенный для хранения контактной информации, — Адресная книга.

Адресная книга — компонент почтовой программы. Формат книги и форма представления данных в адресной книге не стандартизированы. Поэтому адресная информация доступна только из той программы, в которой она сохранялась. В системах Web-mail адресная книга хранится непосредственно на сервере4.

При смене почтовой программы адресную книгу потребуется импортировать. Адресную книгу Outlook Express можно перенести куда угодно, а вот из других программ импорт удачен далеко не всегда. Впрочем, обычно имеется возможность экспортировать адресную книгу в текстовом формате и впоследствии импортировать ее в таком виде.

Адресная книга предназначена для выполнения трех основных задач:

1) регистрация адресов корреспондентов;

2) сохранение сведений о корреспондентах;

3. упрощенный ввод известных адресов.

Регистрация адресов — это автоматическое сохранение адресов, имеющихся в полученных сообщениях. Практически все почтовые программы и системы содержат настройку, позволяющую автоматически заносить в адресную книгу сведения о корреспондентах, на сообщения которых дан ответ. Например, в программе Outlook Express надо дать команду «Сервис > Параметры» и на вкладке «Отправка сообщений» установить флажок «Автоматически заносить в адресную книгу получателей на чьи письма отвечает пользователь». Как только нажата кнопка «Ответить» или «Ответить всем», исходные адреса попадают в адресную книгу.

Другой способ — дать команду на запись адреса в адресную книгу вручную. В программе Outlook Express для этого можно щелкнуть левой кнопкой мыши на послании в списке сообщений и выбрать в контекстном меню команду «Добавить отправителя в адресную книгу».

Иногда нужно добавить в адресную книгу адрес, который не принадлежит отправителю, а просто упомянут в сообщении. Все почтовые системы автоматически обнаруживают такие адреса по контексту и представляют их в виде гиперссылок. Если щелкнуть на такой ссылке правой кнопкой мыши, то в контекстном меню найдется команда Добавить в адресную книгу.

Если полезный адрес электронной почты получен не в электронном сообщении, его можно внести в адресную книгу вручную. В большинстве систем для этого требуется открыть отдельное окно (или границу) адресной книги, хотя в программе Outlook Express панель Контакты доступна в основном окне. В программе Mozilla Thunderbird аналогичная функция реализована с помощью дополнительно устанавливаемого расширения.

Открывают адресную книгу с помощью кнопки Адресная книга на панели инструментов. В строке меню пункт Адресная книга доступен через меню Сервис в программе Outlook Express и через меню Инструменты в программе Mozilla Thunderbird. В системах Web-mail доступ к адресной книге дает специальная ссылка.

В окне адресной книги отображается список всех сохраненных в ней адресов. Чтобы записать в книгу новый адрес, в программе Outlook Express щелкните на кнопке «Создать» и выберите в открывшемся меню пункт «Создать контакт». В программе Mozilla Firebird достаточно нажать кнопку «Создать карточку».

Главное назначение адресной книги – упрощение ввода и проверки адресов электронной почты. Пример записи в адресной книге Mozilla Thunderbird(Приложение 4).

 

3. Работа с вложениями

 

Электронная почта исторически рассчитана только на работу с обычными текстами. По стандарту сообщение содержит 7-разрядные символы, что затрудняет передачу не только файлов с двоичным содержимым, но и текстов, содержащих символы не латинского алфавита.

С этой проблемой удалось справиться с помощью механизма вложений. Вложение — это произвольный файл, который подключается к сообщению после кодирования. При этой операции файл сжимается (по возможности) и преобразуется в набор семиразрядных символов. Если сжатие невозможно, то преобразование увеличивает объем файла (примерно вдвое). Существует несколько стандартных методов подобного кодирования, и для них современные почтовые программы автоматически восстанавливают исходный вид файла.

Операции кодирования и декодирования проходят «прозрачно». И отправитель, и получатель воспринимают вложенный файл не как часть текста, а как дополнение, хотя на деле данные файла пересылаются прямо в сообщении.

Сообщение, содержащее вложение, помечается в окне программы значком в виде скрепки. Это относится и к отправляемым, и к получаемым вложениям. Если сообщение содержит вложение, и текст, и файл поступают на компьютер при загрузке этого сообщения с сервера. Но пока вложение вместе с сообщением хранится в почтовой базе данных, оно недоступно как отдельный файл. Чтобы получить к нему доступ, надо сохранить вложение на жестком диске.

Некоторые почтовые программы позволяют немедленно «открыть» или «запустить» вложение. Но делать так ни в коем случае нельзя. Механизм почтовых вложений — это один из основных путей проникновения компьютерных вирусов. Поэтому к каждому вложению следует подходить осторожно: при малейших сомнениях вложение уничтожают, не открывая.

Если в сообщении есть вложение, то в программе Outlook Express в области предварительного просмотра отображается крупный знак скрепки. Щелкните на нем — откроется меню, в котором можно выбрать пункт «Сохранить вложения». В открывшемся окне укажите папку в которую требуется записать вложения и нажмите кнопку «Сохранить».

В программе Mozilla Thunderbird в области предварительного просмотра виден непосредственно список вложений. Сохранить их удобно через контекстное меню, в котором имеются команды «Сохранить как» (при сохранении можно сменить имя файла) и «Сохранить» все (указывается только папка для сохранения).

В почтовых системах Web-mail работа с вложениями ведется примерно так же. Кстати, именно сообщения с вложениями обычно заполняют почтовый ящик, заставляя следить за его наполнением. При использовании этих систем обычно существуют ограничения как на объем отдельного вложенного файла, так и на общий объем сообщения.

Отправка вложений.

Чтобы добавить вложение в сообщение, сначала сформируйте сообщение как обычно, а затем нажмите кнопку «Вложить файл в сообщение» на панели инструментов. Вид и название этой кнопки очень похожи во всех почтовых программах. Для выбора вкладываемого файла открывается стандартное диалоговое окно. Выберите файл и нажмите кнопку «Вложить». В области служебных полей сообщения появится дополнительная строка для указания вложенных файлов. К одному сообщению можно добавить несколько файлов, но лучше заранее упаковать их в один ZIP-архив.

Отправка сообщения, содержащего вложение, производится как обычно. С учетом объема отправляемого файла процесс отправки и получения подобных сообщений занимает существенно больше времени.

С особой осторожностью отнеситесь к пересылке вложений. Потенциально любое вложение может оказаться вредоносной программой, и беспечность совершенно неуместна. Следующие рекомендации могут выглядеть излишне строгими, но они позволяют справиться как с ложными, так и с реальными опасностями и создать уверенность в безопасности.

Правила работы с вложениями.

В сообществе Интернет за многие годы работы с вложениями электронной почты сложились неписанные правила, которые стараются соблюдать все пользователи. Если вы не знаете этих правил и отправили вложение с нарушением, получатель, скорее всего его не увидит или уничтожит. Как известно, эффективней всего действуют неформальные законы. Поэтому соблюдение правил работы с вложениями настоятельно рекомендуется для всех пользователей. Нельзя:

1. посылать вложения при первом обращении к незнакомому человеку или в организацию;
2. посылать текстовый документ как вложение, если текст можно включить прямо в сообщение;
3. посылать вложения большого объема (от 50 Кбайт и более) без предварительного согласования с корреспондентом;
4. посылать в качестве вложений исполняемые файлы любых типов (двоичные, пакетные, сценарные);
5. открывать и запускать вложения, если они поступили от незнакомого человека (организации) или же полученное сообщение не соответствует общему духу переписки с данным корреспондентом;
6. открывать и запускать вложения без предварительной антивирусной проверки;

Рекомендуется:

1. заранее уведомить корреспондента о своем желании отправить вложение, независимо от объема и содержания файла;
2. упаковать пересылаемые файлы в ZIP-архив и переслать в качестве вложения именно его;
3. удалить вложение, не открывая и не проверяя его, если есть хотя бы малейшие сомнения в его безопасности;
4. сохранить нужное вложение на жестком диске, и потом открыть его в удобное время и, желательно, в отсутствие подключения к Интернету.
 

4. Безопасность электронной почты

 

Сервис электронной почты потенциально служит источником неприятностей двух видов: вирусов и спама. Сегодня электронная почта – это один из основных методов распространения вирусов. В частности, все описанные выше правила работы с вложениями ориентированы на то, чтобы избежать как собственно угрозы заражения, так и возможной ложной тревоги.

Службы Web-mail способны фильтровать сообщения, содержание вирусы, прямо на сервере. С другой стороны, они требуют снизить общий уровень безопасности при работе в Интернете. В почтовых программах Outlook Express/Outlook обнаружено больше всего уязвимостей. В других почтовых программах меньше известных дефектов, но и в них рассчитывать на полную безопасность нет оснований.

Другая неприятность, специфичная для электронной почты, — это спам. Так называют ненужную корреспонденцию из неизвестных источников, носящую, как правило, рекламный характер. Распространители спама находят адреса электронной почты в разных источниках и используют их для массовой рассылки рекламы. Каждое спам-послание само по себе — обычное сообщение электронной почты, и по этой причине их достаточно трудно отсеивать.

Проблема спама — это сегодня одна из самых серьезных проблем электронной почты. В частности, по статистике Яндекса 50-60% сообщений, проходящих через почтовую систему Яндекса, являются откровенным спамом, а из остальных 75-80% также относятся к специализированным рассылкам и тоже могут быть спамом. Таким образом, по этим оценкам, к спаму можно отнести более 90% почтовых сообщений.

Когда из каждых десяти получаемых сообщений девять оказываются «мусором» и только одно несет полезную информацию, работа с электронной почтой превращается в кошмар. На борьбу с мусором уходит много времени, а ценные сообщения легко упустить из виду. Это заставляет принимать специальные меры по борьбе со спамом.

Эти меры можно разделить на три основные категории. Первая — это ограничение известности своего электронного адреса. Что-бы в почтовый ящик начал поступать спам, адрес должен попасть к спаммерам. Как правило, они заимствуют адреса из доступных источников. В частности, адрес может стать известным спаммеру:

• при его представлении в средствах массовой информации или на Web-сайте;
• при отправке сообщений в группы новостей;
• при регистрации в различных Web-службах.

Если электронный адрес используется для одной из этих целей, его попадание в руки спаммеров — лишь вопрос времени. Эффективная мера предосторожности — использование в перечисленных выше целях вспомогательных адресов, например зарегистрированных специально для этой цели в системах Web-mail. Соответствующий почтовый ящик можно использовать, только пока он действительно необходим. Как только поток спама выйдет из-под контроля, нужно сменить почтовый ящик.

Вторая мера предосторожности состоит в корректной реакции на спам. Правильная реакция — полное его игнорирование. Уничтожайте рекламные сообщения не читая. Ни в коем случае не отвечайте спаммеру, высказывая свое несогласие, возмущение или иные чувства. Любой ответ спаммер воспринимает как готовность вести диалог и как право продолжить переписку. Фактически, достаточно один раз ответить любому спаммеру, и объем ненужной корреспонденции быстро вырастет во много раз.

Наконец, бывают ситуации, когда вопрос смены почтового ящика не актуален, а поток спама значителен. В этом случае на повестку дня встает использование фильтров. Определенный уровень защиты обеспечивают системы Web-mail, которые, как правило, отфильтровывают очевидный спам на уровне сервера.

В отдельных почтовых программах приходится конфигурировать фильтры вручную. Это тяжелая и малоэффективная работа. Вручную сформировать качественный набор фильтров, экспериментируя с реальной поступающей почтой, — дело не только сложное, но и опасное. Поэтому в подобных ситуациях обычно прибегают к внешним программам фильтрации почты, таким как LockSpam (http://polesoft.com) или ChoiceMail (http://www.digiportal.com/).

Программа LockSpam использует стандартный подход к фильтрации, основанный на использовании набора правил отбора сообщений. Программа ChoiceMail основана на других принципах: она требует, чтобы каждый корреспондент зарегистрировался на специальном Web-сайте.