Электронная почта

Почти все эти  программы выполняют следующие  функции:

- подготовку текста сообщения;

- отсылку и прием корреспонденции;

- чтение и сохранение корреспонденции;

- удаление сообщений;

- ввод адреса (адресов) корреспондента;

- включение в создаваемые сообщения вложений — текстовых, графических файлов, аудио- и видеофайлов;

- вставку в сообщение электронной подписи или визитной карточки отправителя;

- ведение электронной адресной книги;

- комментирование и пересылку полученной корреспонденции другим абонентам;

- поиск нужной корреспонденции по заданным критериям;

- импорт (прием и преобразование текста в нужный формат) других файлов;

- отложенную отправку почты;

- рассылку корреспонденции по нескольким адресам;

- периодическую проверку новой почты;

- управление модемом для установления IP-соединения;

- сортировку сообщений по «папкам».

Переход от одной  почтовой программы к другой возможен, но не всегда удобен. Проще всего сменить программу Outlook Express на любую другую, так как формат, в котором Outlook Express хранит данные, хорошо известен и накопившуюся корреспонденцию легко перенести в другую программу.

      Принципы работы с электронной почтой практически не зависят от программы. Большинство пользователей начинает работу с электронной почтой, опираясь на программу Outlook Express или на одну из систем Web-mail. В дальнейшем подбираются более эффективные средства.

Из  множества  программ электронной  почты, работающих под управлением Windows в стандартах SMTP/POP3, можно назвать, например:

- Mail, HotMail, Hotbox и другие бесплатные почтовые серверы в Интернете;

Opera Mail (М2);

- Mozilla Mail организации Mozilla Foundation, новое название Sea Monkey;

- Eudora Mail компании Qualcornm (одна из первых e-mail программ) и многие другие.

III. Работа с сообщениями.

Системы электронной  почты работают с  сообщениями. В  отличие от обычных писем, сообщение  нельзя рассматривать как отдельный  физический объект, например, файл. Каждый почтовый сервер может хранить сообщения в особом формате, но все вместе они рассматриваются как база данных. Все операции с сообщениями — это, по сути, операции с базой данных. Получение почты и отправка сообщений — это операции синхронизации баз данных, одна из которых располагается на нашем компьютере, а другая — на почтовом сервере. Таким образом, сообщение — это запись в базе данных.

      Все эти подробности не имели бы особого значения, если бы не характерный вопрос, который возникает у каждого, кто пользуется электронной почтой: где находятся мои сообщения? Поиск файлов, содержащих сообщения, результата не приносит. Тем не менее, почтовая программа без труда находит все сообщения.

 Секрет прост:  сообщения лежат в базе данных почтовой программы. Как именно и где хранится эта база данных, не так уж важно. Все, что представлено в почтовой программе, как сообщения и папки, носит виртуальный характер. Папкам и сообщениям не соответствуют папки и файлы на жестком диске. Даже файловые вложения, имеющиеся в сообщениях, не существуют в виде файлов, пока они не сохранены пользователем отдельно.

      Сообщения распределены по папкам. Классический набор почтовых папок — Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные и Черновики. В некоторых системах, в частности в службах Web-mail, набор стандартных папок может меняться. Кроме того, почтовые программы разрешают создавать дополнительные папки по своему вкусу.

      В папку Входящие обычно попадает вся поступающая корреспонденция. Эту папку используют для чтения почты. Нормальное состояние папки Исходящие — пустое, в нее на время попадают готовые, но еще не отправленные сообщения. Почту удобно обрабатывать в пакетном режиме, выполняя отправку и получение сообщений периодически. До очередной операции сообщения, готовые к отправке, накапливаются в папке Исходящие включение к Интернету нужно только в момент отправки и получения сообщений.

 При небольшом  объеме переписки сообщения лучше  отправлять сразу по готовности. В системах Web-mail отправка сообщений происходит автоматически, поэтому в них папка Исходящие иногда вообще отсутствует.

      После передачи исходящие сообщения переносятся в папку Отправленные. В этой папке накапливается архив всех успешно отправленных сообщений. Папка Удаленные играет роль Корзины, в которую помещаются сообщения, для которых дана команда на удаление. Пока сообщения остаются в этой папке, их можно восстановить. Очистка шапки Удаленные — это окончательное уничтожение сообщений.

      Наконец, папка Черновики предназначена для незаконченных сообщений. Иногда написать сообщение «за один прием» не удается. В этом случае его можно сохранить, и оно попадет в папку Черновики, после доработки и отправки сообщения черновик обычно автоматически уничтожается.

      Самая простая операция — это получение сообщений. Соединение с сервером и загрузка поступивших сообщений выполняется автоматически (при установках по умолчанию) и в классической почте E-mail, и почте Web-mail. При работе в Web-mail служба сама организует получение сообщений и при обращении к ней представит их в папке Входящие. Почтовые клиенты E-mail проверяют наличие на сервере новых сообщений при запуске программы и потом через заданные промежутки времени. Для проверки необходимо подключиться к Интернету. Новые сообщения попадают в папку Входящие.

      Если настройки программы не предусматривают автоматического получения сообщений, эту операцию следует выполнить вручную. В программе Outlook Express для этого служит кнопка «Доставить почту» на панели инструментов. В программе Mozilla Thunderbird аналогичная по назначению кнопка называется «Получить новые сообщения». Программа свяжется с сервером и проверит содержимое почтового ящика.

      Чтобы прочесть сообщения, откройте папку Входящие на панели папок. На экране появится список всех сообщений в выбранной папке. Новые, непрочитанные сообщения выделены полужирным шрифтом.

      Если выбрать сообщение в списке, то его содержание откроется в области предварительного просмотра. На панели в верхней части этой области видна служебная информация (имя отправителя, тема сообщения), а основную часть области занимает текст сообщения. При двойном щелчке на сообщении в списке оно откроется в отдельном окне.

      При открытии сообщения в отдельном окне или при продолжительном отображении в области предварительного просмотра сообщение считается прочитанным. При последующих обращениях к программе полужирного выделения не будет.

      В системах Web-mail предварительный просмотр обычно не предусмотрен. Сообщения в папке Входящие представлены в виде гиперссылок. При щелчке на ссылке текст сообщения откроется на новой веб-странице.

      Основные характеристики сообщения — это имя (адрес) отправителя и тема сообщения. Тема сообщения — это краткое описание его содержания. Именно тема, среди прочего, отображается в списке сообщений, позволяя быстро оценить важность полученного сообщения. Указание темы во всех отправляемых сообщениях — это обязательное требование этикета электронной почты. Отсутствие темы — знак неуважения к корреспонденту. Обычно сообщения с «пустой» темой получатель уничтожает не читая.

3.2. Формат почтового сообщения.

Почтовые службы  на  разных машинах представляют сообщения в разных форматах, некоторые  из них несовместимы. Первоначально  этот  стандарт  был  разработан  для   сети Internet,  но сейчас принят во многих других сетях.  Поэтому здесь будем описывать этот формат - это тот конверт, в котором письмо дойдет практически в любую точку земного шара. Сообщение состоит из текста,  который Вы хотите передать адресату, и заголовка,  который  приписывается в начале сообщения,  отделяется от текста пустой строкой, и содержит несколько строчек необходимой информации об этом сообщении: дату отправления, адрес, обратный адрес, тему сообщения, и другие.⁴

Названия строк заголовка расшифровываются так:

1) «Received» - отметка  о прохождении через машину (почтовый  штемпель). У нашего письма таких  отметок пять, значит, по пути  оно прошло через пять машин,  и каждая из них обозначила, когда оно проходило.

2) «Date» - дата и время отправления письма; они указываются в стандартном формате, поскольку  большинство почтовых систем умеют сортировать сообщения по времени, если Вы попросите.

3) «From» - имя  отправителя и обратный адрес  <отделен угловыми скобками>.

       4) «Message-Id» - внутренний идентификатор сообщения;  присваивается почтовой службой отправителя. Каждому письму присваивается уникальный – «единственный в мире!» - идентификатор. Его можно использовать для ссылок на письмо, как исходящий номер.

5) «To» - адрес  получателя

6) «Subject» - тема  сообщения. Пометка Re: обозначает, что это сообщение - ответ (от  слова reply) на другое сообщение.  У исходного

сообщения  и  у ответа строка Subject:  одна и та же. Вы  сможете  потребовать, чтобы  почтовая служба отсортировала сообщения  по темам, и

освежить в  памяти предыдущие фразы этого разговора. Ввести текст сообщения,  сформировать заголовок можно одном из  редакторов сообщений для электронной почты.⁵

3.2. Пересылка по электронной почте файлов

Посылая сообщение  по электронной почте, вы можете вместе с ним отправить файл любого типа, имеющийся у вас на жестком  диске: документ, программу, мультимедиа  и т. д. Вложенный в сообщение файл называется приложением. Когда адресат получает письмо, приложение имеет вид значка, который он может скопировать на свой компьютер или открыть прямо в письме.

Возможность пересылки  различных типов файлов обеспечивается с помощью MIME (Multipurpose Internet Mail Extentions — Многоцелевые расширения почты Интернета). Файлы, пересылаемые в электронном письме, при отправке кодируются в MIME-код. При получении письма, содержащего приложение, программа электронной почты осуществляет раскодировку файла.

3.3. Создание сообщения, содержащего приложение

Как создать сообщение и отправить его абоненту в своей работе я уже рассмотрела, теперь рассмотрим, как в программе Outlook Express подготовить сообщение, содержащее пересылаемый файл. Для того чтобы вместе с письмом отправить файл, выполните следующие действия:

1. Подготовьте  файл, который вы хотите переслать. 

2. Откройте окно  для создания нового сообщения. 

3. Подготовьте  обычное письмо, то есть укажите  адрес абонента, тему, введите текст  письма.

4 . В меню  Вставка выберите команду Вложение  файла или нажмите кнопку «Вложить» на панели инструментов.

5. Используя  открывшееся диалоговое окно  Вставка, найдите файл, который  хотите добавить к письму, и  нажмите кнопку Вставка. Программа  Outlook Express вставляет в сообщение значок пересылаемого файла. Тип файла не имеет значения, только у адресата должны быть средства для его просмотра и разархивирования, если файл посылается в сжатом виде.

3.4. Извлечение файла из сообщения

При просмотре  поступивших сообщений в папке Входящие письмо с файлом-приложением содержит слева от имени адресата скрепку. Для извлечения файла из письма выполните следующие действия:

1. Откройте поступившее  письмо с файлом, дважды щелкнув  на нем мышью в папке Входящие. Откроется окно с текстом письма и значком присланного файла в поле Присоединить.

2. Вы можете  открыть файл для просмотра,  дважды щелкнув мышью на его  значке. Для сохранения файла  на диске в меню Файл выберите  команду «Сохранить» вложения.

3. В открывшемся  диалоговом окне «Сохранить вложения» выберите папку, в которой хотите сохранить файл, и нажмите кнопку «Сохранить».

3.5. Замечание

Для перемещения  файла, поступившего с сообщением, можно  использовать мышь. Установите курсор на имени файла, нажмите кнопку мыши и, удерживая ее, переместите файл в требуемую папку. Завершив перемещение, отпустите кнопку мыши.

3.6. Сжатие файлов

Мы рассмотрели  создание сообщений, содержащих файлы. К сказанному выше хочется добавить, что прежде чем отправлять файл большого размера абоненту, поинтересуйтесь, как устойчиво работает у него связь и может ли он без проблем получать файлы таких размеров. Связь, особенно в дневное время суток, может разрываться, и для получения большого файла может потребоваться не только много времени, но и нервов.

Прежде чем  пересылать файлы больших размеров, упакуйте их и приложите к письму упакованные файлы. Для сжатия (упаковки) файлов можно использовать любой  доступный архиватор. Единственное накладываемое условие — аналогичный  архиватор должен быть у абонента, которому вы файл отправляете.

При получении  в почтовом сообщении архивного  файла ваши действия по его сохранению аналогичны получению обычного файла. После перемещения файла в подходящую папку распакуйте его тем же архиватором, который использовался для сжатия.

 

Заключение.

В заключении можно  сказать, что E-mail является отличным средством общения людей (хотя и ограниченного круга, то есть обладателей портативного компьютера с соответствующим обеспечением). Можно с уверенностью сказать, что электронную почту ждёт большое будущее во всех его проявлениях, и что она будет постоянно развиваться и совершенствоваться, что будет приводить к более удобному её использованию.