Электронные таблицы Excel. Их использование в профессиональной деятельности

Excel может открывать  одновременно множество окон, организуя  тем самым "многооконный режим"  работы. Существуют специальные  команды, позволяющие изменять взаимное расположе-ние и размеры окон на экране. Окно, с которым в настоящий момент работает пользователь, называется текущим (активным).

Листы и книги 

В качестве первичного документа  для хранения и обработки данных Microsoft Excel использует лист. Листы служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов. Каждый лист имеет имя, которое приводится на кнопке ярлычка (6) листа внизу окна (см рис. 2.1). Количество листов в рабочей книге задается пользователем.

Имена листов отображаются на вкладках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа  на другой следует выбрать соответствующую  вкладку. Листы можно переименовывать, вставлять, удалять, перемещать или копировать. Лист, в котором выполняется работа, называется текущим. Любой лист можно представить с собственным заголовком в отдельном окне. Лист может содержать таблицу, диаграмму, макросы, внедренные и связанные объекты из других приложений, например, Word.

Рабочая книга  представляет собой документ, содержащий несколько листов, в которые могут  входить таблицы, диаграммы или  макросы. Вы можете создать книгу  для совместного хранения в памяти интересующих вас листов и указать, какое количество листов она должна содержать. Все листы рабочей книги сохраняются в одном файле. Файл книги имеет расширение .xls (от англ. Sheet – лист), шаблона – .xlt (от template - шаблон), рабочей области - .xlw, макросов – .xla  
(от Add-in-Makros). Окно Excel может отображать несколько окон рабочих книг, с которыми можно одновременно работать.

Имена листов отображаются полужирным шрифтом на вкладках в  нижней части окна книги слева  от горизонтальной полосы прокрутки. Для  перехода с одного листа на другой следует выбрать соответствующую вкладку. Чтобы сделать лист активным щелкните вкладку мышью. Слева от вкладок расположены кнопки полосы прокрутки, имеющие следующее назначение:

- перейти к первому листу, 

- перейти к предыдущему листу,

- перейти к следующему листу, 

- перейти к последнему листу. 

По умолчанию после  запуска Excel новая книга имеет 3 листа. Выбрав команду Лист в меню Вставка, вы добавите лист. Он будет располагаться слева от открытого листа.

Чтобы добавить несколько  листов, нажмите клавишу Shift и выделите столько ярлычков, сколько вы хотите добавить листов, затем выберите команду Лист в меню Вставка. Для отображения на экране различных элементов окна Excel, например строки формул, строки состояния, ярлычков листов выберите команду Параметры в меню Сервис, откройте вкладку Вид и установите соответствующие флажки.

По умолчанию  все листы книги пронумерованы, начиная с единицы. Чтобы облегчить  запоми-нание содержимого листа ему можно присвоить имя, например, Список автомобилей. Имя листа может содержать от 1 до 31 символа. В него не должны входить знаки “/”, “\”, “?”, “*”, “[” или “]”.

Чтобы переименовать лист необходимо дважды щелкнуть ярлычок листа и ввести с клавиатуры новое имя или выбрать в меню Формат команду Лист, Переименовать. Если ярлычок не виден в нижней части листа, то выберите команду Параметры в меню Сервис, откройте вкладку Вид и установите флажок Ярлычки листов. В случае, если флажок установлен, то для отображения ярлычков сдвиньте вправо вешку разбивки ярлычков.

 

 

2.4. Создание  документа Excel

 

Документ можно создать следующими способами:

• выбрать в меню Файл команду Создать. В области задач Создание книги щелкнуть мышью требуемую гиперссылку (рис. 2.3). Ссылки в области задач позволяют использовать для создания книги чистую книгу, шаблоны на вашем компьютере, шаблоны на веб-узлах.
• нажать кнопку Создать на панели инструментов Стандартная. Кнопка расположена на левом краю панели и позволяет создать новый документ, основанный на шаблоне Обычный.

 

 

Рис. 2.3. Область задач Создание книги

2.5. Данные, хранимые  в ячейках электронной таблицы

Типы данных

В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих типов, рассмотренных ниже.

Символьные (текстовые) данные - это любая последовательность символов. Символьные данные могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда – кавычки. Данные текстового типа используются для заголовков таблиц, заголовков строк и столбцов, а также для комментариев.

Пример символьных данных:

Ведомость по начислению премии. Группа ДЭ- 3

Числовые  данные – это числовые константы. Они не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.

Пример числовых данных:

-20

256.28

251

Формулы – это выражения, состоящие из числовых величин, адресов ячеек и функций, соединенных знаками арифметических операций. Формулы в электронной таблице Excel начинаются со знака «=».

Пример формулы:

=А5/(Н8+12).

В ячейке, в которой  находится формула, виден только результат вычислений над данными, содержащимися в A5 и H8, саму формулу можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет активной.

Функции – это специальные, заранее созданные формулы, которые позволяют быстро выполнять сложные вычисления. Функция имеет уникальное имя и список аргументов, стоящих в скобках после ее имени. Для вычисления функции пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые и другие функции.

Пример функции: Сумм(В2:В6) – функция вычисления суммы значений множества чисел, находящихся в ячейках B2,B3,B4,B5,В6.

Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выражаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат, например:

ДД-ММ-ГГ (04-10-98);

ДД.ММ.ГГ (04.10.98);

ДД-МММ (04-Янв) и  т.д.;

Тип входных  данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом:

• если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятичной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);
• если в ячейке содержится формула, то первый ее символ должен быть выбран определенным образом в соответствии со спецификой конкретного табличного процессора. В электронной таблице Excel для этого используется знак равенства.
• если ячейка содержит символьные данные, то ее первым символом может быть буква, либо одинарная кавычка (апостроф).

Ввод данных в ячейку

Для ввода данных в  ячейку выделите ее щелчком мыши. Символы  можно вводить непосредственно в ячейку или в строку формул. Место ввода данных показывает мигающий курсор. Закончив ввод данных в ячейку, нажмите кнопку Ввод в строке формул или клавишу Enter.

В ячейки Excel можно поместить  текст, числа, даты, время, формулы. Их ввод в ячейку и отображение в таблице  рассмотрены ниже.

 

Ввод текста

Текстом считается любая последовательность символов: букв, цифр, знаков. Текстовые данные можно использовать в качестве заголовков таблиц, столбцов и строк. По умолчанию текст выравнивается по левому краю ячейки (буква “А” в ячейке В2 на рис. 2.4), т.е. прижимается к левой границе ячейки. В одну ячейку можно ввести до 255 символов. Можно изменить расположение текста в ячейке путем ее форматирования.

 

 

Рис. 2.4. Ввод данных в ячейку

 

Если введенный в  ячейку текст занимает места больше, чем ширина столбца, то он отображается в соседних справа пустых ячейках (см. “Стоимость продажи” в ячейке В4). Если расположенная справа ячейка содержит какие-нибудь данные, то будет видна только та часть текста, которая размещена в пределах ширины столбца (текст в ячейке В5 закрыт данными ячейки С5). Текст активной ячейки отображается в строке формул.

При вводе числа, которое  должно восприниматься как текст, например, номер рейса самолета, почтового индекса и т.п., перед числом следует поставить апостроф. Номер рейса прилетающего самолета, записанный в виде ‘4687 будет воспринят как текст и выровнен по левому краю ячейки (ячейка В6). В верхнем левом углу ячейки с числовыми данными, хранящимися как текст, отображается зеленый индикатор.

 

 

 

    MS Excel – одна из самых популярных  сегодня программ электронных  таблиц. Ею пользуются ученые  и деловые люди бухгалтеры  и журналисты, с ее помощью  ведут разнообразные таблицы,  списки и каталоги, составляют  финансовые и статистические  отчеты, подсчитывают состояние  торгового предприятия, обрабатывают  результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные  материалы. Возможности Excel очень  высоки. Обработка текста, управление  базами данных – программа  настолько мощна, что во многих  случаях превосходит специализированные  программы-редакторы или программы  баз данных. Такое многообразие  функций может поначалу запутать, чем заставить применять на  практике. Но по мере приобретения  опыта начинаешь по достоинству  ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь.

 
         Заключение: основное назначение табличных процессоров - обработка таблично организованной информации, проведение расчётов на её основе и обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов их обработки в виде графиков, диаграмм. Табличный процессор или электронная таблица - это интерактивная система обработки данных, в основе которой лежит двухмерная таблица. Ячейки таблицы могут содержать числа, строки или формулы, задающие зависимость ячейки от других ячеек. Пользователь может просматривать, задавать и изменять значение ячеек. Изменение значение ячейки ведет к немедленному изменению значений зависящих от нее ячеек. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчётов вручную. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого, какой-либо ячейки приводит к перерасчёту значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями. Электронные таблицы используются во всех сферах человеческой деятельности, но особо широко используются для проведения экономических и бухгалтерских расчётов.  

Глоссарий

№ п/п	Понятие	Определение
1	Структура информационной технологии	внутренняя организация, представляющая собой взаимосвязи  образующих ее компонентов, объединенных в две большие группы: опорную технологию и базу знаний
2	Хранилище данных	база, хранящая данные, агрегированные по многим измерениям
3	Хранилище данных	база, хранящая данные, агрегированные по многим измерениям
4	Первичный ключ	поле или минимальный набор полей, однозначно определяющих каждую строку таблицы
5	Режим вставки	режим работы с документом, при котором добавление новых  символов осуществляется за счет сдвига вправо текста, стоящего за курсором
6	Ссылка	способ (формат) указания адреса ячейки электронной таблицы
7	Таблица	базовый объект MS Access, содержащий данные
8	Формулы	выражения, состоящие  из числовых величин, адресов ячеек  и функций, соединенных знаками  арифметических операций. Формулы в  электронной таблице Excel начинаются со знака «=»
9	СУБД	комплекс языковых и  программных средств, предназначенных  для создания, ведения и совместного  использования БД многими пользователями
10	Диапазон (блок) ячеек	группа последовательных ячеек электронной таблицы, имеющая  свой уникальный адрес

 

Список использованных источников

1	1. Берлинер Э.М., Глазырина  И.Б., Глазырин Б.Э. Office 2003. 5 книг в одной. (Windows ХР, Word, Excel, Outlook, PowerPoint): Самоучитель. – М.: ООО «Бином-Пресс», 2006.
2	. Информатика  и информационные технологии / И.Г. Лесничая, И.В. Миссинг, Ю.Д. Романова, В.И. Шестаков: Учебное пособие / Под ред. Ю.Д. Романовой. – М.: Эксмо, 2005
3	Попов В.Б. Основы компьютерных технологий. – М.: Финансы и статистика, 2002
4	В. Рычков. Самоучитель  «Изучите Excel 2000 самостоятельно». С.-Петербург, 1999.-457с
5	В.Т. Безручко. Практикум  по курсу «Информатика». Работа в Windows 2000 (Word, Excel). Москва «Финансы и статистика», 2003.- 633с
6	Новиков, Ф., Яценко, А. Microsoft Office 2000 в целом. СПб.: БХВ-Санкт-Петербург. 2003. 728с.
7	Тихомиров Ю.А. Коллизионное право: учебное и научно-практическое пособие. М., 2007.
8	Матузов Н.И., Малько А.В. Теория государства и права. М.: 2002. 639 с.
9	Концепция развития российского  законодательства / Под ред. Т.Я. Хабриевой, Ю.А. Тихомирова, Ю.П. Орловского. М., 2008.
10	Рачков, В. И. Самоучитель Excel 2002. СПб.: Питер, 2002. 320с
11	Гарнаев, А. Ю. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. СПб.: БХВ-Санкт-Петербург, 2003. 340с
12	Microsoft Excel 2000: справочник 2-е издание. СПб.: Питер, 2001. 512с
13	Excel: сборник примеров  и задач. С. М. Лавренов М.: Финансы и статистика, 2003. 336с