Электронные таблицы Excel на производстве

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

 

Введение

 

С табличным представлением данных приходится сталкиваться во многих сферах деятельности, начиная с бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами.

Электронные таблицы Excel – независимый помощник бухгалтера и не только. Даже специализированные программы часто не позволяют рассчитывать некоторые важные показатели и использование Excel в этом случае особенно полезно. Также Excel удобно применять для ведения учета на небольших предприятиях  с незначительным количеством хозяйственных операций.

Электронные таблицы  имеют практическое применение в  сфере управления, бухгалтерского учета и т.д.

Идея создания электронных  таблиц принадлежит Д.Бриклину, которую высказал ее внештатному инженеру-программисту Р.Френкстону. Тот заинтересовался идеей и в конце 1978 года начал писать программу, а также к весне следующего года закончил ее. Программу свою Френкстон и Бриклин назвали VisiCalc. Она создавала на экране персонального компьютера столбцы чисел, которые мгновенно изменялись, если изменялась какая-либо позиция этой электронной таблицы.

Области применения электронных  таблиц:

• Инженерно-технические расчеты;
• Бухгалтерские и банковские учеты;
• Планирование и распределение ресурсов и т.д.

Цель работы: изучить  возможности электронных таблиц Excel и рассмотреть их на производстве.

Задачи:

1. Изучить возможности  электронных таблиц;

2. Рассмотреть области применения на производстве.

Глава 1. Общие сведения о программе MS EXCEL

1.1. Порядок запуска программы и ее интерфейс

Чтобы запустить программу  Excel, следует выбрать команду главного меню Windows Пуск→Все программы→Microsoft Office→Microsoft Office Excel 2003. После запуска программы на экране появится ее рабочее окно.

Рис. 1. Интерфейс программы MS Excel

В верхней части окна программы располагается заголовок, в котором указано название программы, а также имя рабочей книги, с которой в данный момент работают. По умолчанию используется имя Книга1.

Ниже заголовка располагается  меню, в котором выбираются различные  команды при работе с программой.

В центральной части рабочего окна располагается сама таблица. Работа с таблицей заключается во вводе в ячейки нужной информации и просмотре результатов вычислений в формулах. Ячейка, с которой в данный момент работают, называется активной ячейкой, и она выделена в таблице жирной рамкой. Чтобы сделать ячейку активной следует щелкнуть на ней мышью.

Ниже меню располагается панель инструментов с кнопками для выполнения различных действий. Между таблицей и панелями инструментов распложена строка формул, предназначенная для ввода в ячейки таблицы текста, чисел и формул. Адрес ячейки, в которую вводится информация, отображается в левой части строки формул.

В правой части рабочего окна расположена панель задач, которая содержит список команд, облегчающих работу с таблицей.

В нижней части рабочего окна находятся  ярлычки для выбора нужного листа из рабочей книги. У каждого листа книги есть имя, и по умолчанию создается книга с тремя листами Лист1, Лист2 и Лист3 можно создавать и удалять листы из рабочей книги, менять имена листов по вкусу. Чтобы отобразить на экране лист рабочей книги, следует щелкнуть мышью на ярлычке этого листа.

В нижней части рабочего окна находится строка состояния. В этой строке отображается информация о состоянии программы, статистическая информация о рабочем листе, а также результаты некоторых вычислений.

1.2. Работа с книгами и листами

 

Программа Excel позволяет отображать рабочую книгу и листы на экране в разном виде. По умолчанию во время работы  с листами рабочей книги они отображаются в обычном режиме. В этом виде видно таблицу, не разбитую на отдельные страницы, и именно так удобнее работать с электронной таблицей.

В другом режиме можно  увидеть разбивку таблицы на отдельные  страницы, как при печати. Чтобы  изменить внешний вид просмотра, надо выбрать команду меню Вид→Разметка страницы и вид таблицы изменится. В этом режиме таблица разбивается на страницы, причем границы страниц обозначаются рамкой синего цвета, можно с помощью мыши перетащить эту рамку, чтобы изменить размер страницы документа. Номер  страницы отображается прямо в таблице поверх информации в ячейках. При этом информация в ячейках не портится и при печати документа этих подписей не будет. Чтобы вернуться к обычному режиму просмотра, нужно выбрать команду меню Вид→Обычный.

Для удобства работы можно  менять масштаб отображения листов рабочей книги. Можно просмотреть сразу всю таблицу, установив мелкий масштаб, или рассмотреть отдельные ячейки, выбрав крупный масштаб. Для изменения масштаба используется поле ввода на стандартной панели инструментов.

Нажмите кнопку в правой части поля  , и будет открыт список масштабов, в котором нужно выбрать требуемый масштаб. После этого список будет закрыт и масштаб просмотра изменится.

При запуске программы  создается рабочая книга, содержащая несколько листов. По умолчанию в  новой книге имеются три листа, которые называются Лист 1, Лист 2, Лист 3, можно изменить количество листов во вновь созданной книге.

Рис.2 Ярлыки листов

Можно изменить имена  листов. Чтобы изменить имя листа, дважды щелкните мышью на ярлычке  листа внизу рабочего окна программы.

Имя ярлычка будет  выделено негативом, т.е. светлым текстом  на темном фоне. Надо ввести с помощью  клавиатуры новое имя и нажать клавишу Enter, чтобы завершить ввод.

Чтобы добавить новый  лист рабочей книги, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на том листе, перед которым надо вставить новый лист, и в появившемся вспомогательном меню выбрать команду Добавить. Будет открыт диалог добавления, в котором нужно щелкнуть мышью на значке с именем Лист и нажать кнопку Ок, чтобы закрыть диалог. Новый лист будет добавлен перед текущим листом рабочей книги.

Чтобы удалить лист из рабочей книги, щелкните правой кнопкой  мыши на ярлычке удаляемого листа  и в появившемся вспомогательном  меню выбрать Удалить.

Можно копировать и перемещать листы в пределах рабочей книги или между книгами. Чтобы переместить лист в пределах рабочей книги, нужно перетащить мышью его ярлычок в новое место.

Чтобы скопировать или  переместить рабочий лист в другую рабочую книгу, сначала нужно  открыть вторую книгу в программе Excel. Надо выбрать в исходной книге лист, который необходимо скопировать или переместить, щелкнув на ярлычке этого листа мышью. Выбрав команду меню Правка→Переместить/Скопировать лист, и будет открыт диалог настройки копирования и перемещения.

В открывшемся списке В книгу должны выбрать книгу, куда будет производиться перемещение или копирование. Можно выбрать одну из уже открытых книг или создать новую. В списке Перед листом нужно выбрать место в книге, куда будет перемещен лист. По умолчанию при использовании этого диалога происходит перемещение листа. Если необходимо копировать лист, следует установить флажок Создавать копию. В заключение нажмите кнопку Ок, чтобы закрыть диалог и начать копирование или перемещение листа. По окончании перемещения или копирования, листа появится в новой книге.

1.3. Создание, сохранение и открытие рабочих книг

 

После того, как программа  запущена, автоматически создается  рабочая книга, и сразу же можно  приступать к работе. Работа заключается  в добавлении информации, редактировании ранее введенной информации и других аналогических действий.

По окончании работы с рабочей книгой, ее нужно сохранить. Для этого надо нажать кнопку на панели инструментов или выбрать команду меню Файл→Сохранить. На экране появится диалог настройки сохранения документа.

По умолчанию для  сохранения документов программа предлагает папку Мой документы. Если работа с множествами электронных таблиц, желательно создать в папке Мои документы несколько вложенных папок и в них сохранять создаваемые таблицы. Если же не устраивает папка Мои документы, можно выбрать в списке Папка нужный диск, а в центральной части диалога выбрать папку для сохранения. Далее нужно указать имя для сохраняемой рабочей книги. По умолчанию программа предлагает имя Книга1, но его можно изменить, введя новое имя в поле Имя файла. В заключение нажать кнопку Сохранить, диалог будет закрыт, а рабочая книга будет сохранена.

Excel предоставляет пользователю следующие возможности:

• Работа с «рабочими книгами»;
• Задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменении исходных данных;
• Построение диаграмм по данным таблиц;
• Большой набор встроенных функций;
• Автоматическое заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т.д.);
• Возможность работы с внешними  базами данных;
• Управление параметрами текста;
• Вывод таблиц на печать;
• Возможность создания макросов;
• Проверка орфографии;

Поиск, сортировка и систематизация информации, т.е. использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных. 

 

 

Глава 2. Вычислительные возможности Excel

 

Excel, как и любая другая электронная таблица, предназначена прежде всего для автоматизации расчетов, которые обычно производят на листке бумаги или с помощью калькулятора. На практике в профессиональной деятельности встречаются довольно сложные расчеты.

Арифметические операторы  используются для обозначения основных математических операций над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число. Операторы  сравнения используются для обозначения  операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Функции в Excel в значительной степени облегчают проведение расчетов и взаимодействие с электронными таблицами. Наиболее часто применяется функция суммирования значений ячеек. Эта функция имеет название СУММ, а в качестве аргументов служат диапазоны суммируемых чисел.

Кроме функции суммирования Excel позволяет обрабатывать данные с помощью других функций. Любую функцию можно ввести непосредственно в строке формул с помощью клавиатуры, однако для упрощения ввода и снижения количества ошибок в Excel имеется Мастер функций.

Вызвать окно диалога  мастера функций можно следующими способами:

• С помощью команды Вставка/Функции;
• Комбинацией клавиш [Shift]-[F3];
• Кнопкой Мастер функций на стандартной панели инструментов.

2.1. Диаграммы в Excel

 

Диаграмма – это условное изображение числовых величин или их соотношений графическим способом.

Построение диаграммы  выполняется с помощью Мастера диаграмм. Это очень умная программа с большими возможностями. Мастер ведет диалог с пользователем, получая от него на каждом шаге диалога ответы на конкретные вопросы, подсказывая пользователю возможные варианты ответов. И строит диаграмму исходя из полученной информации.

Для решения этой задачи следует выделить в таблице диапазон ячеек, значения которых требуется представить в виде диаграммы, и уяснить для себя – данные, какого столбца (строки) следует откладывать по оси X (т.е. рассматривать как категории), а каких столбцов (строк) – по оси  Y (рассматривать как значения).

Процесс начинается с  выбора положения диаграммы, для  чего выполнить:

/Вставка/Диаграмм/На новом листе или:

/Вставка/Диаграмма/На  этом листе (т.е. на листе с таблицей).

На первом случае сразу появляется ДП «Мастер диаграмм». Во втором случае сразу курсор мыши приобретает вид крестика (+); следует операцией ТиБ, растягивая появившуюся рамку, задать область построения диаграммы на листе: появляется ДП «Мастер диаграмм».

Последующее построение диаграммы  выполняется за 5 шагов. На каждом шаге выводится на экран новая панель и требуется произвести определенные операции, после выполнения которых – щелкнуть по кнопке «Шаг>» - переидти к очередному шагу.

Для возврата в предшествующему  шагу служит кнопка «<Шаг».

На 1-м шаге следует  проверить, правильно ли выделена область  данных в таблице.

На 2-м – выбрать  тип диаграммы.

На 3-м – уточнить вид  диаграммы.

На 4-м выводится изображение  диаграммы.

На 5-м требуется ввести название диаграммы и надписи  по осям.

Электронная таблица состоит из строк и столбцов. Элемент, расположенный на их пересечении, называется ячейкой таблицы. Любая электронная таблица состоит из множества ячеек. В ячейке могут располагаться текст или числа, так и в обычных таблицах, основное отличие электронных таблиц от обычных – наличие формул в некоторых ячейках. Эти формулы используют информацию из разных ячеек и получают нужный результат, причем все вычисления выполняются автоматически. Достаточно ввести исходные данные и формулы, и сразу будет получен результат. Электронные таблицы значительно удобнее калькулятора, т.к. позволяют одновременно выполнять множество вычислений в разных ячейках.