Электронный документооборот

                                                             СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………………..3

1.Современные электронные системы управления……………………………….5

1.1Управление и работа  с документами……………………………………………5

1.2Системы автоматизации  документооборота……………………………………7

2.Модель электронного  документооборота………………………………………..9

2.1Защищенность электронного  документооборота……………………………..12

2.2Работа с внешней  и исходящей документацией………………………………14

Заключение………………………………………………………………………….16

Библиографический список………………………………………………………..17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                              ВВЕДЕНИЕ

     В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его  эффективность в значительной степени  базируется на производстве и потреблении  информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения  качества управления необходимо уделять  достаточное внимание совершенствованию  работы с документами, так как  управленческое решение всегда базируется на информации,  носителем которой  является документ на различных основах.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. От того, насколько  профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные  исследования, 85% рабочего времени сотрудников  организаций тратится на подготовку,  сопровождение, заполнение,  копирование  и  передачу документов. Правильно  организованное  управление   делами снижает время, необходимое  для поиска, повышает точность и  своевременность информации, устраняет  ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной  обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного  обслуживания. Соответственно, стали  меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.СОВРЕМЕННЫЕЭЛЕКТРОННЫЕ  СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1Управление и работа  с документами

 

Переход к экономике рыночного  типа ставит вопрос о создании соответствующих  современным условиям единых норм и  требований к системе документационного  обеспечения управленческой деятельности. Так повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении, по мнению О.В. Живаевой,  делает актуальным исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на отход от традиционного ведения делопроизводства к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях.

Создание действенной  системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства  отечественных организаций и  предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых до сих по не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий.

В  основе всей управленческой деятельности лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Традиционная документоведческая интерпретация терминов «делопроизводство» и «документооборот» достаточно близка и сводится к формальным процессам создания и движения документов в организации. В более обыденной трактовке многие понимают под делопроизводством канцелярские функции по учету документов, а под документооборотом – бизнес-процессы, связанные с функциональной деятельностью организации. Опираясь на действующие нормативные акты и методические пособия под данными терминами следует понимать: Документооборот организации как совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и незарегистрированные документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации, документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое  назначение в процессе документооборота. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей документации, которые, пройдя необходимые инстанции обработки, разбиваются на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документации, формируемой сотрудниками, так же образуются документопотоки, которые  в результате сливаются в единый поток исходящей документации.  А документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы  составляет поток внутренней документации.

Важной характеристикой  документооборота является его объем. Под объемом документооборота  понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие.

Установление порядка  движения документов, или управление документацией организации заключается  в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной  информации, ее быстрый поиск и  доведение ее до потребителей в установленные  сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в  себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых  систем по документам организации, контроль их исполнения.

При более внимательном рассмотрении, очевидно, что невозможно построить  эффективную систему управления на основе двух систем управления: формальной и функциональной. Они должны быть неразрывно связаны и едины в  масштабе всего предприятия. Это  означает, что правила учета и  контроля за движением документов должны распространяться на все подразделения и рабочие места персонала, работающего с документами. В то же время при решении различных функциональных задач и обработке связанных с ними документов должны использоваться специализированные правила работы  с документами и содержащейся в них информацией.

 

1.2Системы автоматизации  документооборота

     Существует возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами),но с использованием специального программного обеспечения – системы автоматизации делопроизводства  и документооборота (САДД). В.Э. Баласанян выделяет на теоретическом уровне существование двух  уровней автоматизации документационной деятельности: технологический и управленческий, в ходе которых устанавливаются возможные пути создания САДД для российских предприятий. Начиная от создания некой системы управления, «выстраивая» под нее нормативно-методическую основу, персонал и программное обеспечение, заканчивая использованием в качестве основы традиционно сложившуюся систему управления, предавая ей качественно новый потенциал за счет возможностей современных информационных технологий.

Так внедрение корпоративной  версии САДД создает основу единого  документационного обеспечения  управления, охватывающего центральный  аппарат и территориально удаленные  подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

- единый порядок индивидуальной  и совместной работы с документами  в подразделениях организации  на основании единого Регламента  работы с документами;

- объединение потоков  электронных документов между  подразделениями организации;

- использование общей  для всех подразделений организации  системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов  (таких как перечень организаций,  номенклатура дел), однотипных форм  регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и так далее;

- обеспечение унификации  управленческой документации и  сокращение количества форм и  видов единообразных документов.

Таким образом, появляются серьезные  предпосылки для организации  электронного документооборота в том  объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с  данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и  самими электронными документами, к  которым эти данные относятся. Включение  электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно  нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другое)принципиально более эффективны.

 

   2.МОДЕЛЬ ЭЛЕКТРОННОГО  ДОКУМЕНТООБОРОТА

Основываясь на характеристиках  автоматизированных систем остановимся на АС «Евфрат-Документооборот».  На наш взгляд, это наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота предприятия на высокий технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств. Таким образом,  отличительными чертами АС «ЕВФРАТ-Документооборот»  являются следующие.

• Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
• Организация современной технологии делопроизводственного процесса на основании действующих стандартов и нормативов.
• Более наглядный и удобный интерфейс системы.
• Более простой и понятный алгоритм (технология работы) для пользователя при выполнении основных функций системы (регистрация документа, поиск).
• Создание единого информационного пространства предприятия.
• Обеспечение надежности учета и хранения документов.
• Организация эффективной защиты информации.
• Гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.
• Возможность работы с системой специалиста со средними знаниями современных компьютерных технологий.
• Отсутствие особых условий установки и эксплуатации, а также отсутствие необходимости в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков.

В ходе внедрения сервисами  архитектура всего решения приобрела  следующую структуру:

• на нижнем уровне находятся общесистемные данные: информация о пользователях всех систем (LDAP, MS AD и прочие), также на этом уровне происходит авторизация и аутентификация пользователей, и организован доступ к общим справочникам информационной системы;
• над общими данными находятся приложения, формирующие бизнес-логику. Эти приложения работают независимо друг от друга, поскольку общая информация хранится на нижнем уровне, доступном всем приложениям;
• интерфейсы всех систем сводятся в едином портале и представляются в едином интерфейсе пользователя; пользователь получает доступ ко всем системам через веб-браузер, что обеспечивает единую авторизацию и привычность интерфейсов.

     Мы выбрали  именно такой способ, потому что  подобная архитектура информационной  системы позволяет нам наращивать  сервисы в сжатые сроки, использовать  разные системы без опасения  проблем несовместимости, выполнять  небольшие этапы, закрывающие  частные задачи.

Преимущества, безусловно, были очевидны:

1. при добавлении нового сервиса не было необходимости изменять бизнес-процессы, уже реализованные в программном обеспечении;
2. поскольку добавление набора сервисов реализуется в виде последовательности небольших этапов, в результате мы получаем законченное решение. Благодаря этому,  в случае если у нас возникала необходимость отложить работы на более поздний период или отказаться от дальнейших работ, система сохранялась с тем же набором функционала, который позволял решить конкретные задачи;
3. в ходе внедрения и в последующем нами был использован веб-интерфейс, который позволил охватить всю организацию вместе с головной компанией, не производя работ по настройке клиентских мест.

Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами ДОУ  был разработан ряд документов:

1. Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота.
2. Руководство по организации хранения документов на электронных носителях.
3. Руководство по установления сроков хранения.
4. Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.