Электронный документ

д)Информация, содержащаяся в XML-документах, может изменяться, передаваться на машину клиента и обновляться по частям. Разрабатываемые спецификации XLink и Xpointer поволят ссылаться на отдельные элементы документа, c учетом их вложенности и значений атрибутов.

е)Использование стилевых таблиц (XSL) позволяет обеспечить независимое от конкретного устройства вывода отображение XML- документов.

ж)XML может использоваться в обычных приложениях для хранения и обработки структурированных данных в едином формате.

XML-документ представляет собой  обычный текстовый файл, в котором при помощи специальных маркеров создаются элементы данных, последовательность и вложенность которых определяет структуру документа и его содержание. Основным достоинством XML документов является то, что при относительно простом способе создания и обработки (обычный текст может редактироваться любым тестовым процессором и обрабатываться стандартными XML анализаторами), они позволяют создавать структурированную информацию, которую хорошо "понимают" компьютеры.

3. Acrobat компании Adobe и Common Ground фирмы No Hands Software - Все пакеты подготовки электронных документов выполняют сходные функции: позволяют создать документ посредством какого-либо приложения, а затем дают возможность вам или любому другому пользователю прочитать его на экране своего компьютера с помощью специальной программы просмотра. Как правило, компании, выпускающие системы подготовки переносимых документов, предоставляют бесплатные программы просмотра, которые имеют небольшой размер и могут распространяться вместе с документом. Кроме того, в этих пакетах предусмотрены средства вывода документов на печать. Помимо чтения документа, программы просмотра позволяют копировать текст и графику в буфер. Таким образом, хотя вы и лишены возможности редактировать электронный документ, вам не возбраняется импортировать его в свое приложение, если только автор не защитил его от копирования. Некоторые пакеты содержат две программы просмотра: одну с полным набором функций, а другую - облегченную. С помощью полнофункциональной программы можно добавлять или исключать отдельные страницы, включать в документ гипертекстовые связи и аннотации, а также обрезать или поворачивать страницы. Однако по правилам лицензирования передавать полнофункциональную программу просмотра получателям документов нельзя, в то время как облегченная ее версия подлежит свободному распространению. Не все так просто Основная проблема создания переносимых документов связана с применением шрифтов. При подготовке документа вы используете шрифты, имеющиеся в вашей системе. Но если вы не встроите их в свой документ, то при просмотре его на другом компьютере, где эти шрифты не инсталлированы, документ утратит исходный вид. В различных пакетах данная проблема решается по-разному. Наиболее надежным методом является встраивание шрифтов в документ, но это приводит к значительному увеличению размера файла, а также времени создания и просмотра документа. Существуют и другие способы.

Например, технология TrueDoc компании Bitstream, которая применяется пакетом Common Ground, позволяет обойтись без встраивания. Вместо этого специальный драйвер создает специализированные шрифты, зависящие от исходных, применяет к ним определенный набор правил и записывает их в сжатом виде, а программа просмотра их восстанавливает. По мнению экспертов, в ближайшие годы развитие операционных систем поможет разрешить проблему шрифтов для переносимых документов. Например, появилась технология FontChameleon компании Ares Software, которую можно встраивать в системы Macintosh и Windows. Она использует единый контур, преобразуемый в различные типы шрифтов. Другая проблема состоит в том, что печатные документы, перенесенные на экран компьютера с низким разрешением, бывает трудно читать. Этот вопрос весьма важен для издателей объемных руководств и справочников, стремящихся избежать ручного перевода своих печатных документов в экранное представление. Однако надежных автоматических средств для решения данной проблемы пока не существует. Ощущается недостаток и в серверном ПО для организации хранилищ электронных документов, которые требуют больших объемов памяти и поэтому не могут долго храниться на ПК. Уже сейчас возникла потребность в развитых системах управления документами для поиска информации и отслеживания изменений в больших библиотеках документов, записанных на серверах.

Самым популярным пакетом  подготовки переносимых документов является Acrobat компании Adobe, который постепенно становится стандартом де-факто в этой области. Вышедшая недавно версия 9.0 пакета Adobe Acrobat превосходит конкурирующие продукты по функциональным возможностям, поддержке всех основных платформ и, в отличие от других пакетов, использует не запатентованный, а открытый формат файлов переносимых документов PDF. Например, он позволяет не только строить гипертекстовые связи внутри файла, но и связывать различные файлы, созданные другими приложениями. Для решения проблемы шрифтов в программе просмотра системы Acrobat применяется технология Multiple Master, поддерживающая формат PostScript и позволяющая генерировать отсутствующие шрифты, по своим пропорциям напоминающие исходные.

С системой Acrobat успешно конкурирует пакет Common Ground компании No Hands Software, который отличается высокой степенью точности воспроизведения шрифтов, поддержкой формата PostScript и высокоэффективным механизмом поиска и индексирования. Пакет включает в себя две программы просмотра - стандартный вариант и мини-версию. Благодаря встроенной технологии TrueDoc удается избежать встраивания шрифтов и тем самым сократить размер файлов документов. Хотя Common Ground и не обладает всеми возможностями пакета Acrobat, тем не менее он широко распространен среди небольших компаний.

Немалым успехом на рынке пользуются также системы Envoy отделения WordPerfect компании Novell и Replica фирмыFarallon. Пакет Envoy появился в продаже недавно, а потому, наряду с технологическими достижениями (возможностью импорта документов из других приложений непосредственно в файл Envoy), отличается досадными недоработками (особенно в области поддержки шрифтов). Система Replica отстает от других продуктов по функциональным возможностям, зато она самая простая, элегантная и дешевая. В последнее время на рынке средств создания переносимых документов наблюдается настоящий бум. Джон Уорнок (John Warnock), президент компании Adobe, предсказывает дальнейший рост популярности этой технологии. Свои надежды он связывает с расцветом в области оперативного информационного обслуживания.

4. Документы с использованием гипертекстовых средств.

Пакеты создания гипертекстовых документов облегчают жизнь тем пользователям, которым приходится пролистывать многочисленные руководства в поисках нужной информации, позволяя им быстро переходить от одной части к другой и от документа к документу. Это достигается за счет гиперсвязей, т. е. структуры, объединяющей информацию, записанную в свободной форме в различных файлах. Можно создавать, поддерживать и обновлять любое количество гиперсвязей, объединяющих определения, графику и текст (в любых форматах распространенных текстовых процессоров). На первый взгляд гипертекстовые системы напоминают вышеописанные средства создания электронных документов. Подобно пакетам подготовки переносимых документов, они, как правило, включают в себя два модуля, один из которых предназначен для подготовки и редактирования, а другой - для просмотра. Однако эти системы не только позволяют просматривать документы. Они обладают развитыми средствами поиска информации по ключевым словам и булевым выражениям, а также по полному или неполному совпадению и, кроме того, предоставляют возможность упорядочивать, отображать и создавать двунаправленные связи. С помощью системы создания гипертекстовых документов можно разрабатывать собственные графические интерфейсы, состоящие из диалоговых окон для поиска текста, инструментальных линеек и меню. Некоторые пакеты содержат также языки сценариев.

Распределение гипертекстовых документов осуществляется посредством различных носителей, включая диски, CD-ROM и сети, причем для последнего варианта в системах подготовки гипертекстовых документов предусмотрены средства, ограничивающие права пользователей на редактирование или аннотирование документов.

Какая система лучше?

Основное преимущество гипертекстовых систем перед средствами создания переносимых документов состоит в том, что с их помощью легче строить составные документы из информации, записанной в различных файлах, так как в них не применяется концепция "один документ - один файл". Кроме того, гипертекстовые системы предоставляют пользователям более широкие возможности, например, можно не просто переключаться между документами, но и строить связи с данными мультимедиа, программами и даже макрокомандами, которые инициируют определенные действия, такие как воспроизведение видеофильма.

И наконец, эти системы облегчают  обработку больших, часто обновляемых документов, так как вместо повторного индексирования и вывода на печать в них достаточно ввести изменения с помощью текстового редактора или импортировать новые разделы и переиндексировать только новый материал. Популярные гипертекстовые системы Система SmarText компании Lotus - это простая и интуитивно понятная программа подготовки документов, созданных посредством текстовых процессоров. Она обладает средствами автоматического построения гиперсвязей, избавляя пользователей от ручной работы. В отличие от других программ подготовки документов SmarText не модифицирует и не дублирует исходные файлы, а связывает их системой ссылок. Документ, подготовленный с помощью этой системы, состоит из разрозненных текстовых, графических и управляющих файлов, причем последние включают в себя структуру документа, текстовые индексы, а также связи со встроенными объектами. SmarText содержит программу Reader для просмотра документов, которая может распространяться по электронной почте, сетям Lotus Notes, ЛВС и даже Internet..

Система Adept Editor компании ArborText включает в себя множество средств, направленных на облегчение создания SGML- и гипертекстовых документов и на упрощение процесса навигации и редактирования. Внешне система напоминает текстовый процессор для Windows - те же инструментальные линейки и спускающиеся меню. Для повышения продуктивности работы пользователей предусмотрен командный язык, который облегчает манипулирование документами. Систему дополняет специализированный пакет Document Architect, предназначенный для разработки DTD-определений, с помощью которого можно создавать, обновлять и тестировать DTD. Adept не включает графические изображения в документ, но позволяет объединять их ссылками и выводить на экран. Выпустив систему Adept, компания ArborText стала одним из первых поставщиков законченного продукта для подготовки и распространения SGML- документов, ориентированного на ПК. Броузеры службы World-Wide Web Первыми средствами доступа к информации службы WWW были текстовые линейные броузеры, которые позволяли прослеживать гиперсвязи между различными удаленными документами. Когда пользователи начали включать в свои документы графические изображения, звуковую информацию и видео, для этих типов данных были разработаны новые протоколы, а текстовые броузеры постепенно превратились в инструментальные средства для работы с мультимедиа, снабженные графическими интерфейсами пользователя. Как правило, броузер обладает следующими возможностями. Во-первых, он предоставляет простую в использовании процедуру инсталляции и начальной установки. Далее, он обеспечивает просмотр документов и файлов в различных форматах и имеет средства обработки крупных мультимедиа-объектов, таких как звуковые и видеофайлы. Кроме того, он точно воспроизводит графические изображения и интерпретирует язык HTML.

Подведем итоги

Современная технология подготовки электронных  документов пока еще не полностью  справляется с поставленными  задачами - большое количество различных форматов, стандартов и языков затрудняет обмен информацией, однако с дальнейшим развитием компьютеров и операционных систем эти проблемы будут полностью решены. Ведь уже сейчас рядовой пользователь может создать, отредактировать и использовать нужный ему эл. документ в своих целях, не сильно затрудняясь при этом.

Список литературы

1. Методы и средства работы с документами. Антология. - Едиториал УРСС, 2000 г.
2. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999
3. Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – С-Пб.: Академия, 2006.