Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления
Автор работы: Пользователь скрыл имя, 27 Октября 2013 в 14:52, доклад
Краткое описание
Непрерывный рост объемов документации, все более широкое применение
информационных технологий в сфере ДОУ, использование небумажных носителей и
другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска
путей управления документированной информацией в новом формате.
Анализ существующей ситуации позволяет делать вывод о том, что организации
испытывают потребность в новых нормативных документах в области документационного
обеспечения управления.
Вложенные файлы: 1 файл
1
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
Новые международные стандарты ИСО по управлению документами
Варламова Людмила Николаевна,
заведующий сектором стандартизации управления
документацией отдела документоведения ВНИИДАД,
секретарь технического подкомитета «Управление
документацией» (ПК4), эксперт Международной
организации по стандартизации в сфере управления
документацией, к.и.н.
Непрерывный рост объемов документации, все более широкое применение
информационных технологий в сфере ДОУ, использование небумажных носителей и
другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска
путей управления документированной информацией в новом формате.
Анализ существующей ситуации позволяет делать вывод о том, что организации
испытывают потребность в новых нормативных документах в области документационного
обеспечения управления. В Российской Федерации уже действует ряд стандартов прямо
или косвенно регламентирующих работу с документами, и опыт их использования
показывает, что именно стандарты можно рассматривать как основные нормативно-
технические документы, устанавливающие единые правила создания и обработки
документов для всех организаций.
Стандартизация в области управления документацией является одним из
направлений деятельности Международной организации по стандартизации (International
organization for standardization), разработавшей первый международный стандарт по
управлению документацией ИСО 15489-1:2001 и продолжающей активно работать в этом
направлении. Важно отметить, что стандарты ИСО по управлению документами
взаимодополняют друг друга. Каждый последующий стандарт развивает положения
предыдущего. Стандарты ИСО носят международный характер и признаны во всем мире.
В большинстве развитых стран мира стандарты ИСО по управлению документами
принимаются методом обложки и используются напрямую без купюр и уточнений, ввиду
высокой степени их проработанности. Учитывая тот факт, что раз в 3-5 лет все стандарты
ИСО пересматриваются (актуализируются, либо отменяются) можно с уверенностью
говорить об их актуальности.
Разработка международных норм и стандартов в сфере информации и
документации в Международной организации по стандартизации осуществляется
Техническим комитетом (ТК) № 46 «Информация и документация», в работе которого
принимают участие 34 национальных комитета - члена ИСО, в числе которых и
Федеральное
агентство
по
техническому
регулированию
и
метрологии
(Ростехрегулирование).
Стремление руководства России вступить во Всемирную торговую организацию
(ВТО) неизбежно влечет за собой выполнение одного из требований для вступающих –
гармонизацию нормативной базы, и, прежде всего - стандартов. Как известно, именно
стандарты ИСО получили наибольшее распространение во всем мире, в том числе в
странах ВТО. Этим объясняется повышенный интерес к этим документам и
Ростехругулирования,
как
основного
органа
занимающегося
проблемами
стандартизации всех сфер деятельности в нашей стране. В части стандартизации
процессов управления документацией этот орган действует через профильный комитет ТК
191 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу» (СИБИД)
2
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
являющийся «зеркальным» комитетом ИСО/ТК 46 «Информация и документация». В свою
очередь, в ТК 191 СИБИД существует профильный подкомитет ПК 4 «Управление
документацией», , ведущую роль в котором играют специалисты ВНИИДАД, одновременно
с этим являющиеся экспертами Рос ИСО и ИСО с правом голоса от имени России. Следует
отметить, что ПК 4 «Управление документацией» ТК 191 СИБИД Ростехрегулирования
является «зеркальный» ИСО/ТК 46/ПК 11 «Управление архивами/документами». Ве
вышеперечисленное позволяет специалистам ВНИИДАД получать информацию о работе
по стандартизации процессов управления документацией и сами стандарты из первых
рук – непосредственно из ИСО и активно участвовать в разработке этих стандартов в
рамках профильных комитетов самого ИСО.
Говоря о стандартизации управления документацией в ИСО следует сказать, что
работа в этой сфере ведется планомерно и последовательно. Вместе с тем, нельзя не
отметить изменение самого подхода ИСО к этой проблематике. Если ранее (до 2000 г.) в
ИСО разрабатывались стандарты по отдельным вопросам управления документацией, то
в 2001 г. с момента издания ИСО 15489 – системного основополагающего стандарта по
управлению документацией комплексно рассматривающего эту проблематику, мы видим
что новые стандарты ИСО развивают положения ИСО 15489, либо стандартизируют
новые аспекты этой проблемы, но в рамках его идеологии и с детальными ссылками на
его положения. Ситуация начинает меняться в 2010-2011 гг. с момента разработки
стандартов ИСО серии 30300 «Информация и документация. Системы управления
документами» и приобретает оформленный новый подход в 2012 г. Попробуем
рассмотреть основные стандарты ИСО сферы управления документами по обозначенным
периодам подробнее.
Международные стандарты ИСО по управлению документацией периода 2001-
2010 гг., который можно охарактеризовать как стабильный, т.к. в этот период на
международной арене действовало несколько взаимодополняющих стандартов ИСО по
управлению документами. Вместе с тем, именно эти стандарты послужили толчком к
пониманию важности и значимости сферы управления документацией и возбуждению
интереса к этой сфере. Учитывая факт того, что эти стандарты уже хорошо изучены и
описаны, думаю достаточно их просто перечислить.
Международные стандарты ИСО:
- ISO 15489:2001. Information and documentation – Records management –Part 1:
General; Part 2: Guidelines (ИСО 15489:2001. Информация и документация. Управление
документами. Часть 1. Общие положения; Часть 2. Руководящие указания).
-
ISO 23081-1:2006, Information and documentation - Records management
processes - Metadata for records - Part 1: Principles (ИСО 23081-1-2006. Информация и
документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1.
Принципы).
- ISO 22310:2006, Information and documentation —Guidelines for standards drafters
for stating records management requirements in standards (Информация и документация.
Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению
документами).
Как известно все перечисленные стандарты приняты в России методом обложки
как ГОСТ Р ИСО с сохранением номера и наименования.
Особняком стоят международные стандарты ИСО, посвященные проблеме
долговременного хранения электронных документов на которых следует остановиться по
подробнее.
3
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
Говоря
о международных
стандартах
ИСО,
посвященных
проблемам
долговременного хранения электронных документов следует уточнить, что речь идет не о
привычных для нас стандартах, а о стандартах сферы ИТ-технологий. Эти стандарты
разрабатываются специализированными техническими комитетами ИСО (например,
ИСО/ТК 171 «Прикладные системы создания и хранения документов») совместно с
Международной электротехнической комиссией (МЭК). Большая часть этих документов не
являются Стандартами в прямом смысле этого слова, а представляют из себя
Технический отчет, который создается и используется на международном уровне как
пример решения той или иной проблемы.
Вместе с тем, в разработке этих стандартов или технических отчетов (более низкого
по статусу документа) в ИСО всегда принимают участие специалисты профильной сферы –
сферы управления документацией, благодаря чему уровень проработки этих документов
всегда высок. Нельзя не понимать, что с внедрением электронного документооборота и
новых информационных технологий во все сферы человеческой деятельности, в том
числе и в управленческую, документоведы вынуждены уметь использовать эти технологии
и эти стандарты в своей работе. Рассмотрим основные их них.
Международный стандарт ISO 19005-1: 2005 Document management – Electronic
document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) - (ИСО
19005 – 1: 2005 «Управление документацией. Формат файла электронного документа для
долгосрочного хранения. Часть 1. Использование формата PDF 1.4(PDF/A-1) был
совместно разработан ИСО и МЭК с целью описания принципов и методов использования
формата PDF
1
для долговременного хранения документов, как в организациях, так и в
архивах (включая государственные). Этот документ был составлен как Часть 1 стандарта
ISO 19005:2005 в цепи еще нескольких последующих частей, которые будут
согласовываться с будущими версиями основной спецификации PDF без визуализации
этого документа или прикладных программ, основанных на Версии 1.4 формата PDF.
2
Значение стандарта состоит в том, что коммерческие и государственные
организации, библиотеки, архивы, другие учреждения и физические лица во всем мире
используют формат PDF для представления важной информации в неизменном виде.
Большая часть такой информации должна храниться в течение длительного периода
времени; некоторая доля информации должна храниться постоянно. Эти PDF файлы
должны использоваться и быть доступными многим поколениям технологий. Будущее
использование и доступ к этим объектам зависит от поддержки «как их внешнего вида»
(физической сохранности), так и «свойств более высокого уровня» (сохранности и
неизменности содержания и контента), а также разнообразных административных,
сохраняющих и описательных метаданных.
Первоначальной целью первой части стандарта ISO 19005 являлось определение
формата файла, основанного на PDF, известного как PDF/A, который обеспечивает
1
PDF (Portable Document Format (Формат Переносимого Документа)) – это цифровой формат для
представления документов. Файлы формата PDF создаются естественно в форме PDF, преобразуются из
других электронных форматов или оцифровываются из бумажных документов, микроформ или других
форматов документальных копий.
2
Международный стандарт ИСО 19005-2:2011 «Управление документами. Формат файлов документов для
долговременного хранения. Часть 2. Использование ISO 3200-1 (PDF/A-2)» разработан и утвержден ИСО в
2011 г. В отличие от зарекомендовавшего себя и широко применяемого формата PDF/A-1, основанного на
спецификациях формата PDF 1.4 фирмы Adobe, новый формат основан на спецификации 2008 года – PDF
1.7. Следует отметить, что новый формат расширяет возможности сохранности документов. Учитывая тот
факт, что рамки аналитического обзора ограничены 200-2010 гг., указанный стандарт в нем не
рассматривается.
4
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
механизм для представления электронных документов таким способом, который
позволяет сохранить их визуальное изображение с течением времени, независимо от
средств и систем, используемых для создания, хранения или предоставления файлов.
Вторичной целью этой части стандарта ISO 19005 является обеспечение структуры
для документирования контекста и истории электронных документов в метаданные в
рамках соответствующих файлов.
И еще одна цель этой части стандарта ISO 19005 - это определение формы для
представления логической структуры и другой семантической информации об
электронных документах в пределах соответствующих файлов.
Эти цели можно достичь с помощью идентификации набора компонентов формата
PDF, которые используются, и ограничений на форму их использования в рамках
соответствующих файлов PDF/A.
Следует помнить, что сам по себе формат PDF/A не обязательно гарантирует
точное отражение визуального внешнего вида информационного наполнения любого
первоначального исходного материала, используемого для создания соответствующего
файла. Например, процесс, используемый для создания соответствующего файла, может
заменить шрифты, текст обратного течения, изображения с пониженным разрешением
(снижение числа цифровых образцов или пикселей) или использовать сжатие информации
с потерей данных. Организации, которым необходима гарантия того, что
соответствующий файл является точным представлением первоначального исходного
материала, должны выдвинуть дополнительные требования к процессам, создающим
соответствующий файл, помимо тех, которые уже существуют в первой части стандарта
ИСО 19005. Это особенно важно для тех организаций, для которых правильное
визуальное отображение файла (документ, графика и т.п.) имеет принципиальное
значение и контролируется.
Таким образом, область применения первой части международного стандарта ИСО
представляет собой способы использования Формата Переносимого Документа
(PDF) 1.4 для долгосрочного хранения электронных документов. Она применима к
документам, содержащим наборы текстовых, растровых и векторных данных.
Вместе с тем, эта часть стандарта ИСО 19005 не используется для:
- определенных процессов преобразования бумажных или электронных документов
в формат PDF/A;
- определенного технического проекта, пользовательского интерфейса, исполнения
или операционных деталей визуализации (рендеринга) данных;
- определенных физических методов хранения этих документов, как, например,
условий хранения;
- необходимых компьютерных аппаратных средств ЭВМ и/или операционных
систем.
На сегодняшний день в России отсутствует национальный стандарт – аналог
международного стандарта ИСО/МЭК 19005-1:2005 Document management – Electronic
document file format for long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
3
. Учитывая
тот факт, что стандарт технический, большая его часть представляет собой компьютерные
3
ИСО 19005 – 1: 2005 (R) «Управление документацией. Формат файла электронного документа для
долгосрочного хранения. Часть 1. Использование формата PDF 1.4(PDF/A-1).
5
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
теги формата PDF/A-1. В связи с этим, стандарт был просто переведен на русский язык,
причем исключительно в его текстовой части.
4
ISO/TR 18492:2005 «Document management application. Long-team preservation of
electronic document-based information» (ИСО/ТО 18492:2005 «Прикладные системы
создания и хранения документов. Обеспечение долговременного хранения электронной
документированной информации») был разработан техническим комитетом ИСО 171
«Прикладные системы создания и хранения документов» с целью предложить ясную
концепцию для разработки стратегии и практических путей, применимых к широкому
спектру
электронной
документированной
информации
(включая
документы)
государственного и частного секторов для обеспечения их аутентичности и доступности
для использования в течении длительного времени.
Обеспечение
долговременного
хранения
аутентичной
электронной
неструктурированной и слабоструктурированной документированной информации –
проблема, хорошо описанная в различных сферах человеческой деятельности, таких как
архивное дело, управление информацией и документацией, электронная коммерция,
электронное государственное управление и т.п. Данная проблема осложняется еще и тем,
что организации и отдельные должностные лица, на которых возложена ответственность
за обеспечение долговременного доступа к аутентичным электронным документам и
документированной информации, используют для достижения этой цели различные
стратегии.
Признавая проблему технологического устаревания компьютерного оборудования
и программного обеспечения, а также ограниченный срок службы цифровых носителей
информации, ИСО/ТО 18492:2005 содержит рекомендации организациям по
поддержанию аутентичных электронных документов и документированной информации,
сохраняемых для использования в будущем, а также по вопросам обеспечения
долговременного доступа к этим ресурсам
ИСО/ТО 18492:2005 содержит практические рекомендации по обеспечению
долговременного хранения документированной информации (в том числе юридически
значимых электронных документов) и возможности доступа к ним (и их использования)
даже в тех случаях, когда срок их хранения превышает «расчетный срок использования
технологий (оборудования и программного обеспечения)», использованных для создания
и поддержания этих электронных информационных ресурсов.
Важно отметить, что данный технический отчет фиксирует тот факт, что для
обеспечения сохранности электронной документированной информации и документов, а
также доступа к ним необходимо объединять усилия ИТ-специалистов, специалистов по
управлению документами и архивистов.
Одним из ключевых моментов, является то, что ИСО/ТО 15492:2005 основывается
на положениях основополагающих стандартов по управлению документацией, а именно:
обоих частях ИСО 15489:2001 и ИСО 23081-1:2006.
Данный технический отчет содержит ряд принципиально важных для
документоведов терминов. Например,
«authentic
document-based
information»
4
ИСО (R) 19005 – 1: 2005 «Управление документацией. Формат файла электронного документа для
долгосрочного хранения. Часть 1. Использование формата PDF 1.4(PDF/A-1). Официальный перевод
международного стандарта ISO 19005-1: 2005 Document management – Electronic document file format for
long-term preservation Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).
Следует отметить, что специалисты ВНИИДАД принимали участие в подготовке официального
перевода указанного международного стандарта.
6
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
(аутентичная
электронная
документированная
информация),
«document-based
information» (неструктурированная или слабоструктурированная документированная
информация), «document-based information content» (контент документированной
информации), «document-based information context» (контекст документированной
информации), «document-based information» (структура документированной информации),
«electronic archiving (электронное архивирование, архивация), «long-team preservation»
(долговременное хранение) и другие. Очевидна преемственность терминологии этого
технического отчета и ИСО 23081-1-2006 в контексте представления и описания
метаданных.
Технический отчет содержит в себя ряд важных и интересных положений по
вопросам долговременного хранения документированной информации (включая
документы). Вот лишь некоторые из них.
Технический отчет ИСО/ТО 15492:2005 содержит в себе положения о стратегии
долговременного хранения этих ресурсов, включая принципы ее разработки и
составляющие ее элементы. При этом к элементам этой стратегии технический отчет
относит вопросы: обновления носителей информации; переформатирования электронных
документов и документированной информации; копирования этих информационных
ресурсов; метаданных; миграции документированной информации, а также предлагает
пути решения этих вопросов.
Технический отчет содержит в себе рекомендации по разработке стратегии
долговременного хранения электронных документированных ресурсов организации,
которая включает в себя: политику обеспечения долговременного хранения этих
ресурсов; контроль качества; обеспечение сохранности; контроль и мониторинг
технических условий хранения и т.п.
Технический отчет содержит в себе приложение «Национальные программы
обеспечения сохранности электронной документированной информации и документов и
другие избранные публикации», в котором перечислены отдельные национальные
программы по обеспечению сохранности электронной документированной информации.
Среди них примеры подобных документов, изданных в Австралии, Голландии, Франции,
ЮАР, Великобритании, США.
Таким образом, можно с уверенностью сказать, что это один из самых интересных
технических отчетов, посвященных данной проблеме.
Именно поэтому он не остался без внимания и в течении 2010-2011 года на его
основе специалистами компании «Электронные офисные системы» в рамках ТК 459
«Информационная поддержка жизненного цикла изделий» был разработан проект
национального стандарта ГОСТ Р ИСО/ТО 18492 - «Обеспечение долговременной
сохранности электронных документов». Вместе с тем, нельзя не отметить «вольный»
перевод терминологии стандарта и некорректность перевода его наименования.
Следует отметить, что в разделе нормативные ссылки проект ГОСТ Р ИСО/ТО 15492
содержит перечень основополагающих стандартов по управлению документами, а
именно: двух частей ИСО 15489:2001 и ИСО 23081-1:2006, а значит разработчики этого
стандарта должны были руководствоваться терминологий ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 и
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Но, к сожалению, мы этого в тексте стандарта не видим.
Разработчики проекта национального стандарта всю «неструктурированную или
слабоструктурированную документированную информацию» отнесли к «резиновому» (по
их мнению) понятию – «документ». При этом, разработчики прекрасно понимают, что
вольничают с терминологий и во введении к стандарту дают правильный перевод понятия
«electronic
document-based
information»,
переводя
его
как
«электронная
7
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
неструктурированная или слабоструктурированная документированная информация», но
здесь же приравнивают это понятие к понятию «документ», который и вошел в название
проекта стандарта, и циркулирует по всему тексту.
В целом, говоря о международной стандартизации процессов управления
документацией, осуществляемой в рамках Международной организации по
стандартизации (ИСО) важно отметить значимость и актуальность этой работы, высокий
уровень ее постановки и проведения в ИСО. В отношении самих стандартов ИСО по
управлению документацией важно отметить комплексность и системность этих
стандартов в подходе к решению данной проблемы, последовательность разработки
взаимосвязанных и логически выстроенных стандартов, регулирующих эту сферу.
Тем более грустно отмечать тот факт, что несмотря на всю согласованность и
продуманность международных стандартов ИСО внутри себя, в процессе их перевода на
русский язык или подготовки на их основе национальных стандартов с регулярной
периодичностью происходит искажение многих понятий и терминов этих стандартов из-за
не профессиональности переводчиков, зачастую поверхностно владеющих предметной
областью этих стандартов. И в итоге мы получаем «русские версии» стандартов ИСО мало
согласованные между собой.
Проекты международных стандартов и стандарты ИСО, разрабатываемые
Международной организацией по стандартизации в 2010-2011 гг.
Согласно плану работы профильного подкомитета Международной организации по
стандартизации ИСО/ТК 46/ ПК 11 «Управление архивами/документами» на 2010 г. в этот
период в ИСО планировалось разработать ряд стандартов по управлению документацией.
Период с начала 2010 года можно обозначить как новый этап в деятельности ИСО/ТК 46
/ПК 11 «Управление архивами/документами», характеризующийся комплексным
подходом к стандартизации процессов управления документацией посредством
разработки серий стандартов, посвященный определенной тематике. Среди них:
- стандарты ИСО серии 30300 «Информация и документация. Системы управления
документами»;
- стандарты ИСО серии 16175 «Информация и документация. Принципы и
функциональные требования к документам в электронной офисной среде»
- иные проекты стандартов ИСО.
Рассмотрим их подробнее.
Проекты международных стандартов ИСО серии 30300 «Информация и
документация. Системы управления документами». (ISO «Information and documentation.
Management system for records») разрабатываются ИСО с целью оказания помощи
организациям всех форм собственности и всех организационно-правовых форм по
созданию, использованию и модернизации (повышению эффективности деятельности)
систем управления документами (далее СУД). Кроме того, международные стандарты ИСО
серии 30300 разрабатываются в рамках стандартов на системы управления
документами с целью совместимости и применения общих элементов и методологии с
другими международными стандартами ИСО, распространяющимися на иные системы
управления, включая СМК, а также с международными стандартами и техническими
отчетами ИСО, разработанными ранее (например, 15489:2001, ИСО 23081:2006, ИСО
9000:2008) и иными, в том числе, находящимися в разработке стандартами ИСО.
Настоящие стандарты применяются как основа для и как руководство по:
-
установлению
системного управления
политикой,
процедурами
и
ответственностью в отношении документов, вне зависимости от целей их создания,
содержания или носителя информации, на котором они созданы;
8
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
- определению ответственности, полномочий и отчетности организаций в
отношении этих документов, а также в отношении документированной информации,
политики, процедур, процессов и систем;
- проектированию и внедрению СУД;
- достижению качественных результатов от применения СУД благодаря оценке ее
деятельности и постоянному совершенствованию.
Настоящие стандарты предназначены для:
- высшего руководства, которое принимает решения в отношении выбора и
внедрения систем управления в организации;
- людей, ответственных за внедрение СУД, включая специалистов в областях
управления документами, риском, аудита, информационных технологий и защиты
информации.
В рамках международных стандартов ИСО серии 30300 планируется разработать
следующие стандарты:
- ИСО 30300 «Информация и документация. Системы управления документами.
Основные положения и словарь» - Закладывает основные положения, которым должны
соответствовать системы управления документами и терминологию этой серии
стандартов.
- ИСО 30301 «Информация и документация. Системы управления документами.
Требования» - Закладывает основные требования к системам управления документами.
- ИСО 30302 «Информация и документация. Системы управления документами.
Руководство по внедрению» - Содержит практическое руководство по внедрению и
использованию систем управления документами, созданных на базе ИСО 30301.
- ИСО 30303 «Информация и документация. Системы управления документами.
Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию» - Содержит требования,
предъявляемые к органам, проводящим аудит и сертификацию систем управления
документами, созданным на базе ИСО 30301.
- ИСО 30304 Информация и документация. Системы управления документами.
Руководство по оценке» - Содержит руководство по оценке и самооценке систем
управления документами, созданными на базе ИСО 30301.
В течении 2010-2011 гг. в Международной организации по стандартизации
(ИСО/ТК46/ПК 11) работа велась по проектам двух первых стандартов ИСО 30300
«Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и
словарь» и ИСО 30301 «Информация и документация. Системы управления документами.
Требования». Результатом этой работы стало принятие этих двух проектов стандартов ИСО
в качестве международных стандартов ИСО.
Указанные стандарты применимы к организации любого типа, которая желает:
- установить, внедрить, сохранять и улучшать СУД для обеспечения своей деловой
деятельности;
- обеспечить соответствие политике, установленной ею в отношении документов;
- продемонстрировать соответствие настоящему международному стандарту путем:
выполнения обязательств по оценке и декларированию соответствия самой
организацией, или подтверждения декларирования, осуществленного организацией
(самодекларирования), у сторонней организации, или сертификации СУД сторонней
организацией.
В соответствии с этими стандартами, СУД может быть разработана для
организации или нескольких организаций в случае они ведут совместную деловую
деятельность. В тексте указанных международных стандартов применение термина
9
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
«организация» не ограничено одной организацией и также распространяется на иные
организационные структуры. Рассмотрим каждый из них подробнее.
ИСО 30300 «Information and documentation. Management system for records.
Fundamentals and vocabulary» («Информация и документация. Системы управления
документами. Основные положения и словарь») определяет цели использования системы
управления документами (СУД), содержит в себе принципы ее построения, описывает
процессных подход при ее функционировании, определяет роли высшего руководства
организации в процессе управления документами. Важной составляющей стандарта
является словарь стандартизированных терминов и определений, который основан на
терминологической базе ИСО 15489-1:2001, но уточняет и заметно расширяет ее.
В стандарте представлена взаимосвязь между СУД и системой управления.
Организации в целом. Согласно которой СУД устанавливает политику, цели и
основополагающие требования для управления документами организации в документных
системах и гарантирует, что эти документные системы соответствуют требованиям
организации. При этом в рамках СУД должны быть разработаны, внедрены и
контролируемы документные процессы и управленческие действия в целях соответствия
документной политике, целям и требованиям. Для этого необходимо определить, каким
образом
документные
системы
управляют
документными процессами и
управленческими действиями, а также каким образом документы взаимодействуют со
всеми системами управления в целях их оценки как доказательства результатов.
Для обоснования взаимосвязи СУД и систему управления в стандарте приведена
интересная схема, согласно которой «документы создаются в рамках каждой системы
управления, в том числе СУД. В свою очередь, эти документы и способы управления ими
являются частью новых видов организационной деятельности, таких как разработка
новой продукции или услуг. Документы могут быть также использованы для проверки
работы систем управления и определения, насколько эти системы и виды деятельности
отвечают организационным требованиям. Таким образом, СУД содержит требованиями к
документам и системам управления» и наоборот системы управления определяют
требования к СУД.
Интересным является положение стандарта о том, что организация или группа
организаций могут использовать все или часть из элементов стандартов на СУД,
подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11, согласно контексту и требованиям ведения деловой
деятельности, которые включают следующие условия:
- размер и сложность организации или организаций или процессов со средствами
управления ими;
- уровень риска ведения деловой деятельности, связанный с применением средств
управления документами, не отвечающих установленным требованиям;
- стремление к внутреннему совершенствованию для удовлетворения текущих и
потенциальных требований заинтересованных сторон в будущем;
- особые требования или ожидания заинтересованных сторон.
Стандарты на СУД, подготовленные ИСО ТК 46/ПК 11, могут быть использованы:
1)
для одного или более специальных деловых процессов в организации;
2)
для всей организации, охватывая все деловые процессы;
3)
для нескольких организаций с совместными деловыми процессами,
например, в пределах определенного сектора, между торговыми партнерами или в
рамках партнерских отношений.
При применении стандартов на СУД, подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11,
организации необходимо руководствоваться требованиями и руководящими указаниями
10
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
национального законодательства, нормативных и методических документов, а также
стандартов, которые применяются в соответствующей сфере.
В стандарте четко определена цель внедрения СУД, которая состоит в системном
управлении информацией, закрепленной в документах и процессами деловой
деятельности. Документы участвуют в процессе принятия управленческих решений и
осуществления соответствующей деятельности, а также гарантируют подотчетность
имеющимся и возможным заинтересованным сторонам. Согласно стандарта задача
внедрения СУД заключается в создании и управлении документами системным и
контролируемым образом для того, чтобы:
- осуществлять деловую деятельность и предоставлять услуги эффективно;
- соответствовать законодательным, нормативным и методическим требованиям, а
также требованиям подотчетности;
- оптимизировать принятие решений, относящуюся к работе последовательность и
непрерывность деятельности организации;
- способствовать эффективной деятельности организации в случае чрезвычайных
ситуаций;
- обеспечивать защиту и поддержку при проведении судебных процессов, включая
управление рисками, связанными с наличием или недостатком доказательств
осуществления организационной деятельности;
- защищать интересы организации и права работников, клиентов, а также
имеющихся и возможных заинтересованных сторон;
- поддерживать научно-исследовательскую деятельность и мероприятия по
развитию;
-способствовать деятельности организации в сфере продвижения;
-сохранять корпоративную, персональную и коллективную память.
Следует подчеркнуть, что стандарт ИСО 30300 тесно связан с ИСО 15489, что
постоянно находит отражение в его тексте. Многие положения стандарта буквально
калькированы из последнего. Например, раздел посвященный характеристике
документов, создаваемых и используемых в СУД в буквальном смысле слова переписан
из ИСО 15489-1:2001. «Внедрение СУД гарантирует создание и управление документами,
которые обеспечивают потребности организации и общества в течение установленного
периода времени.
Результатом успешного достижения целей является создание и
управление документами, которые являются достоверными, аутентичными, целостными и
пригодными для использования, как описано в 2.3.2.2 до 2.3.2.5.»
5
Аналогичная ситуация прослеживается и в разделе, посвященном СУД, которые
должны быть надежными, защищенными, соответствующими, комплексными,
системными, с той оговоркой, что этим разделом ИСО 30300 связывает себя не только с
ИСО 15489-1:2001, но и с ИСО 22310:2006, в котором эти критерии СУД изначально были
определены и раскрыты.
Стандарт ИСО 30300 предлагает достаточно четко определенные принципы СУД и
раскрывает их. Основными из них являются: ориентация на потребителя и иные
заинтересованные стороны; лидерство и подотчетность (Инициатива и подчиненность);
5
Следует отметить, что в предыдущей редакции ISO/DIS 30300 содержал прямые ссылки на пункты ISO
15489-1:2001. В связи с тем, что ссылки были слишком частыми и порой казалось, что ИСЛ 15489 просто
переписан в ИСО 30300 разработчики получили много замечаний и в итоге было принято решение по
возможности перефразировать положения связанные с ИСО 15489 не меняя их смысл и сократить
количество прямых ссылок.
11
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
принятие решений, основанных на фактах; вовлечение работников; процессный подход;
системный подход к управлению; постоянное улучшение.
Представляет интерес раздел стандарта, описывающий процессный подход к СУД,
согласно которому последний подчеркивает важность:
- определения требований к официальным документам, включая требования и
ожидания заинтересованных сторон, а также установления политики и целей в отношении
официальных документов;
- внедрения и применения средств управления к управлению организационными
рисками в отношении официальных документов в контексте общих деловых рисков
организации;
- мониторинга и анализа деятельности и эффективности системы управления
официальными документами; и
- постоянного улучшения, основанного на объективной оценке.
Важной составляющей стандарта является раздел определяющий роль высшего
руководства организации, согласно которому высшее руководство несет ответственность
перед работниками и заинтересованными сторонами за определение направления
развития организации и ее заявленных приоритетов. Это положение подразумевает
установление соответствия СУД требованиями и целям организации, а также понимание
рисков, связанных с управлением документами, не отвечающими установленным
требованиям.
Стандарт содержит раздел, посвященный проблеме интеграции СУД в общую
систему управления организацией. При этом интеграция СУД и управляющих,
производственных, аудиторских и автоматизированных систем позволяет создать
структуру, которая поддерживает предоставление услуг, удовлетворяющих пользователей,
а также обеспечивает качество продукции.
Основным предназначением международного стандарта ИСО 30300 является его
терминологическая составляющая. И в этой связи, крайне важно, что ИСО 30300:2011
является терминологическим приемником ИСО 15489:2001. Вместе с тем, он не
калькирует последний, а расширяет терминологический ряд и группирует термины по
рубрикам. Среди них:
- Термины, относящиеся к документам: архив(ы) (archive(s), активы (asset),
документированная
информация
(document),
документация
(documentation),доказательство (еvidence), метаданные (мetadata), документ(ы) (records);
-
Термины,
относящиеся
к
управлению:
подотчетность
(accountability),несоответствие, организация, политика в отношении документов (records
policy), высшее руководство (top management);
- Термины, относящиеся к процессам управления документами: доступ (access),
классификация (сlassification), конвертация (сonversion), уничтожение (destruction), отбор
и передача (disposition), документировать – гл. (document), индексирование (indexing),
миграция (мigration), обеспечение сохранности (preservation), регистрация (registration),
контроль (tracking), передача (перемещение) (transfer)
- Термины, относящиеся СУД: система управления (management system), система
управления документами (management system for records), управление документами
(records management), документная система (records system), cистема (system).
Несмотря на то, что многие термины заимствованы из ИСО 15489-1:2001, сама их
подача, ссылки на первоисточник (не всегда ИСО 15489), наличие уточнений и
примечаний к терминам, имеет свои истоки в стандартах на системы менеджмента
качества (СМК), что применительно к терминологии оправдано.
12
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
Стандарт
имеет
справочное
приложение,
описывающее
методологию,
использованную при разработке словаря стандарта, которую можно использовать при
составлении
специализированного
терминологического
словаря
организации.
Необходимость этого приложения объясняется тем, что универсальность применения
стандартов на СУД, подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11, требует использования
технического описания без использования технического языка, и согласованного и
гармонизированного словаря, который
легко воспринимаем потенциальными
пользователями стандартов СУД.
ИСО 30301:2011 «Information and documentation. Management system for records.
Requirements» («Информация и документация. Системы управления документами.
Требования») определяет основные требования к системам управления документами
(СУД), процессам происходящим в них и мониторингу деятельности любой организации,
стремящейся создать новую или усовершенствовать уже имеющуюся систему управления
документами.
Аналогично ИСО 30300, международный стандарт ИСО 30301 применим в
организации любого вида.
Настоящий международный стандарт может быть внедрен вместе с иными
стандартами на системы управления (ССУ). Особенно такое внедрение является
целесообразным для предоставления свидетельств совместимости требований к
документам и документам, закрепленных в иных ССУ.
Следует отметить, что ИСО 30301 содержит в себе только одну нормативную ссылку
на ИСО 30300, Информация и документация – Системы управления документами –
Основные положения и словарь. А также использует его термины и определения.
Стандарт содержи довольно объемный раздел посвященный «организационной
среде», под которой понимается внешние и внутренние факторы, влияющие на
деятельность организации в целом и на СУД в частности.
Понимание внешней организационной среды
может включать, но не
ограничивается:
- социальной и культурной, законодательной, финансовой, технологической,
экономической, природной и конкурентной средой, которая может быть международной,
национальной, региональной или локальной;
- ключевыми нововведениями и направлениями, которые оказывают влияние на
цели организации;
- взаимосвязью и восприятием ценностей и ожиданий внешних заинтересованных
сторон.
Понимание внутренней организационной среды может включать, но не
ограничивается:
1. руководством, организационной структурой, функциями и подотчетностью;
2. политиками, целями, а также стратегиями, которые разрабатываются для их
достижения:
- способностями, под которыми понимаются ресурсы и знания (например, деньги,
время, люди, процессы, системы и технологии);
- информационными системами, информационными потоками и процессами
принятия решений (как формальными, так и неформальными);
- взаимосвязью и восприятием ценностей внутренних заинтересованных сторон и
организационной культурой;
- стандартами, руководствами и иными моделями, принятыми в организации;
- формой и широтой договорных отношений.
13
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
В стандарте определена область применения СУД, которая может включать всю
организацию, специфичные функции организации, определенные подразделения
организации, одну и более функций группы организаций. Если СУД установлена для одной
и более функций группы организаций, область применения должна включать взаимосвязи
и функции каждой организации. Если организация выбирает аутсорсинг любого процесса,
который влияет на согласованность с требованиями СУД, то она должна обеспечить
контроль над такими процессами. Управление договорными и аутсорсинговыми
процессами должно быть определено в рамках области применения СУД.
В разделе стандарта «Организационные функции, ответственность и полномочия»
сказано, что руководство должно гарантировать, что функции, ответственность и
полномочия в области управления документами определены, распределены и доведены
до работников всей организации и ее структурных подразделений или до индивидуальных
лиц, работающих на организацию либо от ее имени. Инициатива о внедрении СУОД
должна исходить от определенного представителя высшего руководства. Там, где требуют
размер и сложность организации и ее документных процессов, может быть назначен
отдельный специалист по операционному управлению официальными документами со
специальной подготовкой и обладающий соответствующей компетенцией. Распределение
ответственности и ее иерархия должна быть документально зафиксированы. Этот раздел
содержит в себе подразделы: ответственность руководства и текущая ответственность.
В первом из них сказано, что из состава высшего руководства необходимо
назначить специального представителя, который, независимо от наличия иных
обязанностей, должен быть подотчетен и ответственен за обеспечение:
- разработки, внедрения и использования СУД в соответствии с требованиями
настоящего международного стандарта,
- содействия ознакомления с СУД работников всей организации, и
- распределения надлежащим образом определенных функций и ответственности и
гарантирование того, что работники, осуществляющие функции, обладают необходимой
квалификацией.
Согласно второму - высшее руководство организации должно назначить отдельного
представителя в сфере текущей работы с документами, который будет наделен
определенными функциями, ответственностью и полномочиями, включающими:
- внедрение СУД на производственном уровне;
- подготовку высшему руководству отчетности о работе СУД для анализа, включая
рекомендации по улучшению;
- сотрудничество со сторонними организациями по вопросам, относящимся к СУД.
Не малый интерес представляют разделы стандарта: планирование (внедрения
СУД, действий в отношении возможных рисков и т.п.), оказание поддержки (при
внедрении СУД, включая ресурсы, компетентность, обучение и т.п.).
Особый интерес представляет раздел стандарта под названием «Документация»,
согласно которому организации следует документально оформить СУД. При этом
документация СУД должна включать следующие положения:
- область применения СУД;
- политику и задачи;
- взаимозависимость и взаимосвязь между СУД с иными системами управления в
организации или между организациями;
14
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
- документально зафиксированные процедуры,
6
которые предусмотрены
настоящим стандартом;
- документацию, определенную организацией в качестве необходимой для
обеспечения эффективного планирования, функционирования и управления ее
процессами.
Документально зафиксированная процедура должна определять средства
управления, необходимые для:
- согласования документации,
- анализа и актуализации, а также повторного утверждения документации,
- обеспечения определения изменений и текущего статуса действия документации,
- обеспечения на момент применения наличия действующих документов,
- обеспечения сохранности документации удобной для восприятия и легко
идентифицируемой,
- обеспечения идентификации входящей документации и контроля за ее
распределением, и
- предотвращения непреднамеренного применения недействующей документации,
а также проставление на ней соответствующих реквизитов.
Документация СУД представляет собой документы, которыми необходимо
управлять в документной системе. Процедуры создания и управления документацией СУД
должны быть согласованы с общими процедурами по созданию и управлению
документами.
Важнейшим из разделов стандарта является раздел «Оценка работы», в котором
описаны подходы к проведению: мониторинга, анализа и оценке внедренной СУД;
внутреннему аудиту системы; анализу управления и т.п.
Стандарт содержит в себе ряд приложений.
В приложении А «Процессы и средства управления» представлены документные
процессы и управленческие действия, которые необходимо предпринять любой
организации. Они могут быть осуществлены в порядке, который наилучшим образом
отражает характеристики каждой конкретной организации. Решение не внедрять какой-
либо процесс должно быть оправдано (например, организация может решить не внедрять
процесс «Перемещение», потому что передача документов в другую организацию не
запланирована в их деловом плане реализации). Документные процессы и
управленческие действия сгруппированы и пронумерованы в этом приложении согласно
целям, перечисленным в соответствующих пунктах стандарта.
В приложении В представлена взаимосвязь ИСО 30301 со стандартами системы
менеджмента качества: ИСО 9001, ИСО 14001 и ИСО/МЭК 27001.
В последнем приложении приведена анкета для самооценки СУД организации.
Завершая обзор международных стандартов ИСО серии 30300 можно с
уверенностью сказать, что это стандарты нового поколения, в основе которых лежит
комплексный подход к решению проблем сферы управления документацией на
международном уровне с одной стороны, и применимый в любой стране, включая
Россию, с другой. Следует отметить, что при всей своей новизне, международные
стандарты ИСО серии 30300 оставляют за ИСО 15489:2001 право основополагающего
международного стандарта по управлению документацией.
6
Термин «документально зафиксированная процедура» означает, что процедура разработана,
документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии
15
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
Международный стандарт ISO 16175 «Information and documentation. Principles and
functional requirements for records in electronic office environments» (ИСО 16175
«Информация и документация. Принципы и функциональные требования к документам в
электронной офисной среде») представляет собой взаимосвязанные стандарты,
разрабатываемые под одним общим номером, в качестве составных частей:
- ISO/DIS 16175-1 «Information and documentation. Principles and functional
requirements for records in electronic office environments. Part 1. Overview and statement of
principles».
7
- ISO/DIS 16175- 2 «Information and documentation. Principles and functional
requirements for records in electronic office environments. Part 2. Guidelines and functional
requirements for records in electronic office environments»
-ISO/DIS 16175-3 «Information and documentation. Principles and functional
requirements for records in electronic office environments. Part 3. Guidelines and functional
requirements for records in business systems»
8
По сути своей они составляют серию стандартов, посвященных одной тематике и
рассматривающих разные аспекты одной проблемы – проблемы определения
функциональных требований к электронным документам и окружающей их электронной
среде (к документам в электронной среде).
Проблема хранения электронных документов стоит сегодня очень остро
практически во всех странах мира. Этой проблемой озабочены не только документоведы
(управляющие документацией), но и, прежде всего, архивисты. Не случайно
рассматриваемые международные стандарты ИСО были разработаны совместно с
Международным Советом Архивов и, по сути, является аналогом стандарта МСА.
9
Международный стандарт ИСО 16175 (его части) может быть использован:
- стандартизирующими органами в качестве основы для разработки аналогичных
стандартов;
- правительственными агентствами (государственными учреждениями) для оценки
и поддержания деловых процессов, осуществляемых с помощью автоматизированных
систем управления документацией;
- организациями частного сектора (коммерческими организациями) для
включения автоматизированные системы управления документацией в бизнес процессы;
-
разработчиками
программного обеспечения
и
поставщиками
для
10
использования в качестве универсального ориентира (образца) при разработке своих
программных продуктов.
Рассмотрим каждую часть этого стандарта подробнее.
Международный стандарт ISO/DIS 16175-1 «Information and documentation.
Principles and functional requirements for records in electronic office environments. Part 1.
Overview and statement of principles» (ИСО 16175-1 «Информация и документация.
Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде.
7
Проект международного стандарта ISO/FDIS 16175-1 в 2011 году утвержден ИСО в качестве стандарта.
8
Проект международного стандарта ISO/FDIS 16175-3 в 2011 году утвержден ИСО в качестве стандарта.
9
Следует отметить, что МСА предпочел закрепить положения своего нормативного документа (стандарта)
посредством разработки и утверждения аналогичного стандарта ИСО (Международной организации по
стандартизации), что говорит о значимом влиянии последней, востребованности и распространенности ее
стандартов. Здесь же следует отметить, что международные стандарты ИСО 16175 во многом являются
прямыми конкурентами европейской Спецификации MoReq, чем во многом объясняется столь упорная
борьба между сторонниками и противниками этих стандартов и столь неоднозначные итоги голосования.
10
Для них рекомендуется использовать преимущественно 2 часть международного стандарта ИСО 16175.
16
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
Часть 1. Основные положения и принципы»). Согласно ему, целью применения принципов
и функциональных требований для документов, используемых в электронной офисной
среде, является создание общих согласованных принципов и функциональных
требований для программного обеспечения используемого для цифровой (электронной)
подписи и цифровых (электронных) документов. Учитывая, что в настоящее время уже
существует ряд таких функциональных требований и спецификаций программного
обеспечения, настоящий проект стандарта имеет своей целью синтезировать
(объединить) в себе уже разработанные требования и рекомендация для удовлетворения
потребностей международного сообщества управляющих документацией и архивистов и
организовать взаимодействие этого сообщества с глобальной индустрией программных
продуктов.
Стандарт содержит нормативные ссылки на международные стандарты ИСО: ИСО
15489-1:2001, ИСО/ТО 15489-2:2001, ИСО 23081-1:2006, ИСО 23081-2:2009, ИСО/ТО
26122:2008 и др.
В стандарте перечислены компоненты успешного управления деловой цифровой
(электронной) информацией. Среди которых: формирование политики, анализ бизнес
процессов, управление проектами, стабильность, управление рисками, управление
качеством, развитие потенциала, корпоративная культура и т.п.
В стандарте приведен перечень потенциальных рисков, классифицируемых их по
категориям, а также приведены рекомендации по их снижению.
Важнейшей составляющей стандарта является некий перечень имеющиеся на
сегодняшний день международных и зарубежных спецификаций и функциональных
требований к документам в электронной офисной среде.
В заключении стандарта приведен глоссарий терминов, использованных в нем, а
также пояснения к ним.
Проект международного стандарта ISO/DIS 16175- 2 «Information and
documentation. Principles and functional requirements for records in electronic office
environments. Part 2. Guidelines and functional requirements for records in electronic office
environments» (ИСО 16175-2 «Информация и документация. Принципы и функциональные
требования к документам в электронной офисной среде. Часть 2. Руководство и
функциональные требования к документам в электронной офисной среде») был наименее
проработан, вызвал наибольшие споры по целому ряду вопросов, среди которых
терминологическая совместимость со ссылочными нормативными стандартами стоит на
одном из первых мест.
11
Проект стандарта стремиться дать ответ на вопрос: Что такое
документы (подразумеваются электронные) и насколько они важны. Правда, в этой
редакции ответ на этот вопрос так же абстрактен, как и сам вопрос. В этой части
международного стандарта (ИСО 16175-2) предпринята попытка дать характеристику
цифровым (электронным) документам и системам управления ими, правда тоже пока
весьма поверхностно.
Международный стандарт ISO/DIS 16175-3 «Information and documentation.
Principles and functional requirements for records in electronic office environments. Part 3.
Guidelines and functional requirements for records in business systems» Информация и
документация. Принципы и функциональные требования к документам в электронной
офисной среде. Часть 3. Руководство и функциональные требования к документам в
11
Следует отметить, что проблема совместимости терминологии с терминологий международных стандартов
ИСО 15894:2001 и другими стандартами ИСО по управлению документацией характерна для всех частей
проекта международного стандарта ИСО 16175.
17
Профессиональный форум Инфодокум-2012
«Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления»
21-23 мая 2012 года, Москва
Гильдия Управляющих Документацией
бизнес-система») призван помочь организациям гарантировать надежность электронных
документов и транзакций в бизнес-системах. Эта часть стандарта должна помочь
организациям: понять процессы и требования к идентификации и управлению
документами в бизнес-системах; разработать требования функциональности бизнес-
систем при проектировании, обновлении или приобретении специализированных
программных продуктов; оценить возможности предлагаемых бизнес-систем и т.п.
Подводя итог рассмотрения международного стандарта ISO/DIS 16175 «Information
and documentation. Principles and functional requirements for records in electronic office
environments. («Информация и документация. Принципы и функциональные требования к
документам в электронной офисной среде») следует отметить его не проработанность и
даже некоторую поверхностность, хотя здесь же нужно отметить и масштабность задачи,
поставленной
перед
этим
стандартом.
Серьезным
недостатком
является
несогласованность терминологии с терминологией ссылочных стандартов (ИСО 15489-
1:2001, ИСО 23081-1:2006 и др). Это не свойственно стандартам ИСО и объясняется
довлеющим влиянием МСА и его Рекомендаций, положенным в основу этого проекта
стандарта ИСО. Кроме того, складывается ощущение, что все 3 части этого стандарта
написаны разными авторами и под разные аудитории.
Проекты международных стандартов ИСО 2012 года очень многообразны и
разноплановы. Наиболее интересные из них:
- ИСО 30302 «Информация и документация. Системы управления документами.
Руководство по внедрению»;
- ИСО 30303 «Информация и документация. Системы управления документами.
Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию»;
- ИСО 30304 «Информация и документация. Системы управления документами.
Руководство по оценке»;
- ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документацией»;
- ИСО 17068 «Информация и документация. Хранилище электронных документов
доверенной третьей стороны»;
- ИСО 18128 «Информация и документация. Определение и оценка рисков для
документных систем» и другие.
О них мы поговорим при встрече на круглом столе, проводимом Гильдией
управляющих документацией 21 мая 2012 г.
Информация о работе Эффективный документооборот в органах власти и местного самоуправления