Microsoft Excel. Понятия и возможности

Microsoft Excel. Понятия и  возможности.

   Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) - одно из наиболее часто используемых приложений пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel - решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов.

   Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.

Основные возможности электронных таблиц:

1.  проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;

2.  автоматизация итоговых вычислений;

3.  обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;

4.  подготовка табличных документов;

5.  построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;

6.  создание и анализ баз данных (списков).

 

 

 

Анализ данных.

Данные - сведения:

- полученные путем измерения, наблюдения, логических или арифметических  операций;

- представленные в форме, пригодной  для постоянного хранения, передачи  и (автоматизированной) обработки.

В Excel тип данных - тип, значения хранящегося в ячейке.

   Когда данные вводятся на рабочий лист, Excel автоматически анализирует их определяет тип данных. Тип данных, присваиваемый ячейке по умолчанию, определяет способ анализа данных, который можно применять к данной ячейке.

Типы данных:

1.  Текстовый

2.  Числовой

3.  Число

4.  Дроби

5.  Дата и время

6.  Даты

7.  Время

8.  Формулы

   Анализ данных - область информатики, занимающаяся построением и исследованием наиболее общих математических методов и вычислительных алгоритмов извлечения знаний из экспериментальных (в широком смысле) данных.

   Анализ данных - сравнение различной информации.

   Таблица данных представляет собой диапазон ячеек, показывающий, как изменение определенных значений в формулах влияет на результаты этих формул. Таблицы предоставляют способ быстрого вычисления нескольких версий в рамках одной операции, а также способ просмотра и сравнения результатов всех различных вариантов на одном листе.

   MS Excel представляет широкие возможности для проведения анализа данных, находящихся в списке. К средствам анализа относятся:

·   Обработка списка с помощью различных формул и функций;

·   Построение диаграмм и использование карт Ms Excel;

·   Проверка данных рабочих листов и рабочих книг на наличие ошибок;

·   Структуризация рабочих листов;

·   Автоматическое подведение итогов;

·   Сводные таблицы;

Этапы решения задачи с помощью табличного процессора.

Каждый раз, используя табличный процессор Excel для решения задачи, мы выполняем некоторую последовательность шагов, которую можно назвать этапами решения. Какие это этапы и в какой последовательности они следуют друг за другом, рассмотрим на примере составления простой таблицы расчета сметы оборудования офиса, в которой подсчитаем затраты на приобретение электронно-вычислительной техники.

Первый этап. Анализ исходных данных и постановка задачи. На первом этапе проанализируем текст задачи и определим исходные данные задачи: наименование оборудования (текст), количество приобретаемых единиц оборудования (число), цена за единицу оборудования (число в иностранной валюте), курс иностранной валюты (число). Установим, что мы должны рассчитать в задаче следующие величины: стоимость всех единиц оборудования одного наименования с учетом курса валюты, итоговую сумму затрат.

Второй этап. Создание новой таблицы и ввод исходных данных. Для создания таблицы можно щелкнуть кнопку «Создать» на панели инструментов Стандартная. Затем ввести данные и изменить размеры столбцов, так чтобы в них полностью отображался текст.

Третий этап. Описание расчетов. В ячейку D4 необходимо поместить сумму затрат на приобретение компьютеров в рублях, которая подсчитывается по формуле В4*С4*В2.

Для ввода формулы надо выделить ячейку D4, затем щелкнуть кнопку = в строке ввода формул; щелкнув ячейку В4, ввести первый операнд; щелкнув клавишу «*», задать операцию умножения; щелкнув ячейку С4, ввести второй операнд; щелкнув клавишу «*», задать операцию умножения; щелкнув ячейку В2, ввести третий операнд.

Так как адрес ячейки В2, в которой размещен курс иностранной валюты, должен оставаться неизменным при последующем копировании формулы вычисления суммы в рублях, зададим абсолютную адресацию ячейки В2, для чего щелкнем клавишу F4. После этого в изображении ссылки на ячейку В2 появится знак доллара ($): $В$2. Завершим создание формулы вычисления, щелкнув кнопку «ОК». После этого в ячейке D4 немедленно появится результат вычислений, а в строке формул будет изображена формула, по которой выполняется вычисление: =В4*С4*$В$2.

Так как суммы затрат на приобретение остальных наименований оборудования вычисляются по аналогичной формуле, скопируем формулу из ячейки D4 в D5:D9.

Для копирования формулы из ячейки D4 в D5:D9 выделим ячейку D4, затем установим курсор мыши на рамку выделения и нажмем левую кнопку мыши. Прижав клавишу Ctrl, перетащим мышью выделение с D4 на D5, удерживая нажатой кнопку мыши.

Для копирования формулы в примыкающий к данной ячейке диапазон внутри столбца или строки удобно использовать маркер заполнения. Для этого выделим ячейку D4, содержащую формулу, и перетащим маркер заполнения в диапазон в D5:D9.

Для вычисления итоговой суммы затрат в ячейку D10 введем формулу вычисления суммы ячеек D4:D9, для чего выделим диапазон ячеек D4:D9 и щелкнем кнопку S(Автосумма).

Четвертый  этап. Анализ полученных результатов  

В результате выполненных действий получилась таблица.

Таким образом можно составить небольшую программу, которую можно использовать для многократных пересчетов. Например, если изменить одно или несколько чисел в исходных данных, все суммы будут пересчитаны автоматически. Можно модифицировать структуру таблицы, например, удалить строку с записью о модеме или вставить новую строку, и формулы в итогах будут изменены автоматически.

При оценке результатов часто возникает необходимость просмотреть формулы в ячейках таблицы. Для просмотра формулы нужно выделить ячейку, и в строке формул будет выведена формула в данной ячейке. Если требуется просмотреть формулы во всех ячейках таблицы на данном листе, то для переключения режимов просмотра формул и просмотра значений формул следует нажать Ctrl+' (левая кавычка).

Пятый этап. Редактирование таблицы. В большинстве случаев после анализа полученных результатов выявляются недочеты, которые требуется исправить. Поэтому редактирование таблицы является важным этапом в ее разработке.

Для изменения содержимого ячейки следует дважды щелкнуть ячейку, содержимое которой необходимо изменить, и отредактировать содержимое ячейки. После изменения содержимого ячейки нажмите клавишу Enter для сохранения изменений или клавишу Esc, если вы хотите отменить внесенные изменения.

Если нужно, можно вставить новые столбцы или строки. Например, для вставки в нашу таблицу строки выделим строку и в меню Вставка выберем команду Строки. После этого все строки, расположенные ниже, сместятся на одну строку вниз, и строка вставится в таблицу. Суммы в ячейках будут автоматически пересчитаны с учетом добавленного оборудования.

Шестой этап. Оформление таблицы. Задавая высоту строк и ширину столбцов, выбирая тип границ, цвет и узор заливки для ячеек, изменяя шрифт и выравнивание данных в ячейках, можно сделать таблицу более наглядной.

Один из самых быстрых способов оформления таблицы заключается в использовании команды Автоформат меню Формат. Для его применения нужно выделить все ячейки таблицы и выбрать в меню Формат команду Автоформат. В диалоговом окне Автоформат выбрать нужный тип формата в поле Список форматов, а в поле Образец просмотреть вариант оформления таблицы с избранным типом формата. Если нужно сделать дополнительный выбор, то для частичного применения автоформата нажать кнопку «Параметры» и снять флажки для форматов, которые не нужно применять. По окончании выбора нужного типа формата щелкнуть кнопку «ОК» и просмотрите результат избранного варианта оформления таблицы. Если этот вариант вас не устраивает, то можно воспользоваться отменой операции, выбрав в меню Правка команду Отменить Автоформат.

Седьмой этап. Построение диаграмм. В Microsoft Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграммы. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе.

Щелкнув кнопку Мастер диаграмм, следуя инструкциям мастера, задаются параметры диаграммы:

·  на первом шаге выбрать тип диаграммы, например круговая;

·  на втором шаге определить источник данных диаграммы:(строки или столбцы) и уточнить диапазон ячеек, данные из которых отображаются на диаграмме, на вкладке Ряд можно уточнить состав рядов с данными, участвующих в формировании диаграммы;

·  на третьем шаге задать параметры диаграммы: название диаграммы, подписи осей и данных, отображение линий сетки, состав и место размещения легенды на диаграмме;

·  на четвертом шаге выбрать место размещения диаграммы и щелкнуть кнопку «Готово».

Диаграмма будет выведена на экран.

Основные методы оптимизации (облегчения) работы в Excel.

При подготовке таблиц вы можете воспользоваться некоторыми приемами, которые ускорят и облегчат (оптимизируют) вашу работу в Excel.

Ввод формул. Адрес ячейки можно включить в формулу одним щелчком мыши. Например, вместо того чтобы «вручную» набирать =C6+F6+..., можно сделать следующее:

1.    ввести «=»;

2.    щелкнуть мышью на ячейке С6 (ее адрес появится в формуле);

3.    ввести «+»;

4.    щелкнуть на F6 и т. д.

Ввод функций. Вместо того чтобы набирать функции «вручную», вы можете щелкнуть на кнопке со значком fx в панели инструментов Стандартная, на экране появится диалоговое окно Мастер функций. С его помощью можно ввести и отредактировать любую функцию. Так как функция суммирования используется в электронных таблицах очень часто, для нее в панели Стандартная предусмотрена специальная кнопка со значком S. Например, если выделить ячейку D10 и щелкнуть на кнопке суммы, в строке формул и ячейке появится заготовка формулы: =CУMM(D6:D9). Вы можете отредактировать эту формулу (если она вас не устраивает) или зафиксировать результат (щелчком на кнопке с галочкой в строке формул). Если же дважды щелкнуть на кнопке S, результат сразу фиксируется в ячейке.

Копирование формул. Excel позволяет скопировать готовую формулу в смежные ячейки, при этом адреса ячеек будут изменены автоматически. Для этой цели нужно выделить ячейку, в которой записана исходная формула. Например, выделите ячейку D6. При выделении ячейки в правом нижнем углу рамки появляется черный квадратик - маркер заполнения. Если установить курсор мыши на маркер, то курсор примет форму черного крестика. Нажмите левую кнопку и перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки. Формула будет скопирована.

Проценты. Очень часто нам необходимо показать доли в процентах (т.е. просто умножить каждую долю на 100). Excel позволяет сделать это одним щелчком мыши. Выделите столбец с данными и щелкните мышью на кнопке панели Форматирование с изображением %. Все доли будут умножены на 100 и помечены знаком «%». Если вы хотите, чтобы значения в дробной части числа отображались с большим или меньшим количеством знаков, щелкните в панели инструментов форматирования кнопку «Увеличить разрядность» или кнопку «Уменьшить разрядность».

Размеры ячеек. Вы можете отрегулировать ширину избранных столбцов и высоту избранных строк. Это позволит вам по своему усмотрению разместить в ячейках (или поверх ячеек) длинные тексты, рисунки, рисованные объекты, диаграммы, числа с большим числом знаков и т. п.

Автоформатирование. Чтобы воспользоваться функцией автоформатирования, необходимо выделить блок ячеек, который необходимо оформить по тому или иному шаблону, затем в меню Формат выбрать команду Автоформат. В диалоговом окне Автоформат, просматривая вариант оформления таблицы, выбрать подходящий и нажать «ОК». Несмотря на то, что список шаблонов, предлагаемых в диалоговом окне автоформатирования, невелик, возможности оформления таблицы значительно расширяются за счет «ручного» оформления различных участков таблицы с помощью множества комбинаций линий и рамок различной формы.