Анализ проблемы выставочной деятельности

     Для анализа рисков выставочного проекта, с точки зрения влияния на достижение поставленных целей и задач, следует выделить три основные группы рисков по приоритетам:

     1 приоритет – группа рисков, связанных с планированием участия в выставочном мероприятии (весовой коэффициент – 3,0).

     2 приоритет – группа рисков, связанных с подготовительным процессом участия (весовой коэффициент – 2,0).

     3 приоритет – группа рисков, связанных с осуществлением работы экспонента во время выставки (весовой коэффициент – 1,0).

     При этом для каждой группы имеется свой, индивидуальный набор наиболее вероятных  функциональных рисков, который в  свою очередь определяет перечень факторных  переменных, имеющих наибольшую вероятность  измениться.

     Охарактеризуем  риски, потенциальная возможность  которых порождает потери.

     Риски первого приоритета

     Риск  несовпадения темы выставки и целей  экспонента предполагает недостаточную  изученность выбранного мероприятия, ошибочное определение потенциала выставки с точки зрения поставленных целей и задач.

     Риск  недополучения внимания целевой аудитории в силу присутствия на выставке фирм-лидеров. Существует опасность, что фирма-экспонент не в полном объеме и правильно определит свою конкурентоспособность, с точки зрения потенциального спроса на экспонируемые товары.

     Риск  неполного анализа количественного  и качественного состава посетителей  сводится к риску неверных выводов  о емкости целевого сегмента на предстоящей  выставке.

     Недостаточная информация об условиях участия в  выставке подразумевает недостаточный  анализ информации о размещении и  площади предполагаемых выставочных  стендов, оборудования, их стоимости.

     Неудачное время проведения выставки связано  с совпадением сроков проведения выставки с праздниками или событиями, которые отвлекут посетителей и  СМИ, освещающих выставку, с одновременным  проведением более крупной и  престижной выставки в крупных выставочных  городах.

     Риск  переноса сроков выставки. Экспоненту необходимо всегда учитывать возможность  переноса сроков выставки, а также  отмену ее проведения.

     Риски второго приоритета

     Общий риск данного этапа выставочных  работ сводится к недополучению необходимого внимания аудитории из-за неэффективной маркетинговой кампании и ошибок подготовительных организационных работ.

     Отсюда  можно выделить характерные ошибки, приводящие к снижению рентабельности проекта.

     Риск  недостаточного изучения и определения  целевой группы посетителей.

     Риск  неправильного установления целей  рекламной кампании сводится к тому, что рекламная акция направлена не на ту группу потенциальных посетителей  и с небольшой долей вероятности  может называться эффективной.

     Риск  неправильного выбора рекламного канала касается выбора тех форм коммуникаций, которые в силу своей специфики  не могут привлечь к себе в полной мере внимание потенциальной аудитории.

     Риск  недостаточной или избыточной рекламы. Реклама экспонента рискует оказаться недостаточной или избыточной по интенсивности, объему, частоте доведения ее в различных формах до объекта воздействия.

     Риск  отклонения фактической стоимости  выполненных работ от плановой заключается  в увеличении цен на ресурсы на последующих стадиях проекта  выше уровня, который прогнозировался  при составлении сметы.

     Риск  неправильного описания этапов выставочных  работ, требований к ним и их взаимосвязям сводится к ошибочному определению  характеристик выставочных работ.

     Риск  неправильной оценки продолжительности  работ (детализация этапов) заключается  в неверном временном планировании отдельных выставочных этапов.

     Риск  не выдерживания сроков этапов (длительность этапа) предполагает нарушение временных границ подготовительной деятельности.

     Риск  неправильного определения стоимости  каждого этапа проекта (бюджет этапа) означает ошибочное планирование бюджета  и, как следствие, неверное определение  затрат на финансирование проекта.

     Риск  несоблюдения сроков выполнения контрагентами  текущих договорных обязательств выражается во вхождении в договорные отношения  с контрагентами, не обеспечивающими  надлежащую им работу в установленные  сроки.

     Риск  выплаты надбавок за срочность выполнения работ связан с удорожанием заказов, которые компания может оказаться  вынужденной разместить у альтернативных контрагентов, нагоняя график проекта.

     Риски третьего приоритета

     К рискам заключительной группы относятся  риски, связанные с привлечением и обслуживанием посетителей  непосредственно во время прохождения  выставки.

     К рискам данной группы следует отнести  риски, связанные с оформлением  выставочной экспозиции, первоочередная задача которой достаточно очевидна – остановить внимание целевой аудитории. Если выставочный стенд будет привлекать внимание каждого посетителя, то выставочному персоналу придется много работать для того, чтобы отделить квалифицированных посетителей от неквалифицированных. В противном случае, если посетители будут игнорировать стенд, то целесообразность участия отсутствует.

     Таким образом, получаем три группы приоритетов  с общим перечнем рисков, характеризующий  их отрицательное влияние на результат.

     Согласно  имеющимся методикам устанавливаем  вес каждой группы в соответствии с уровнем приоритетности (начиная  с группы рисков с наименьшим приоритетом) по формуле 

       

     где Wk – вес простых рисков группы наименьшего приоритета,

     n – количество групп рисков,

     g – величина, обозначающая отношение весового коэффициента первого приоритета к последнему. 

     Удельные  веса остальных групп определяются по формуле 

       

     где Wj – вес простых рисков по группам приоритетов,

     j – номер группы рисков. 

     Важную  роль в снижении рисков выставочного проекта играет приобретение дополнительной информации, поскольку этот процесс  предполагает получение, переработку и практическое использование разного рода информации. Как показывает практика, решение об участии в выставке принимается в условиях, когда результаты не определены и информация ограничена. Отсутствие полной информации является одним из существенных факторов риска, и принятие решений в условиях неполной информации служит источником дополнительных финансовых и других потерь, следовательно, недополучения прибыли. Следовательно, цель приобретения дополнительной информации – уточнение некоторых параметров проекта, повышение уровня надежности и достоверности исходной информации, что позволяет снизить вероятность принятия неэффективного решения. В рамках успешного управления рисками выставочного проекта информация о рисках выставочной деятельности может поступить от одних участников проекта к другим в форме наиболее вероятных оценок проектных параметров. Как подчеркнуто выше, полезно посмотреть на выбранную выставку и в качестве посетителя, чтобы получить непосредственное впечатление, например в случае опоздания подачи заявки на участие или неуверенности в целесообразности участия. В этом случае можно увидеть и познать на опыте, как представлены участники и как ведут себя посетители (наплывы в определенные дни, продолжительность пребывания). Затраты в любом случае будут ниже, чем те деньги, которые пришлось бы заплатить за участие, приняв хотя бы одно неправильное решение. Следовательно, чем полнее информация, тем больше предпосылок сделать свое участие более эффективным и снизить риск. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Достаточно  сложно охватить все тонкости такой  глобальной сферы как выставочная  деятельность. Мы приходим к пониманию того, что сегодня выставочная деятельность включает в себя не просто оформление выставки, а её проектирование, организацию, создание, то есть – это творческий трудоёмкий процесс.

     Выставочным компаниям нужно предпринять  меры, стимулирующие спрос на выставочную деятельность.

- более тщательное  изучение потребностей экспонентов  посредством различных опросов;

- создание комплексных  ценовых пакетов совместно с  организациями, которые выполняют  строительство выставочных стендов;

- разработка  и использование норм, регулирующих  полномочия и обязанности участников  выставочной деятельности, компаний, обеспечивающих строительство стендов,  организаторов выставок, а также  государственных органов;

- применение  эффективных инструментов по  увеличению посетителей, релевантных для экспонентов;

- разработка  выставочных концепций, направленных  на привлечение аудитории;

- уход от убыточных выставочных проектов;

- разработка  низкобюджетных рекламных пакетов для экспонентов; 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

1. Выставочная  деятельность: практика на грани  искусства / Под ред. И.Д. Макарова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 530 с.

2.Котов Ю.И. Выставочная деятельность – перспективная отрасль российской экономики // Маркетинг в России, № 8, 2003.

3. Фалеев Д. Выставочная деятельность. - М.: Издательство НОРМА, 2005. – 382 с.

4. Филоненко И.Д. Основные проблемы выставочной деятельности в России // Менеджмент в России, № 8, 1999.