История управления и делопроизводства в 1917-1941 гг

    Негативная  оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении  достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей  страны выявилось в 80-90-е гг., когда  теоретические разработки в области  кибернетики, математических методов  управления, информатики и технической  элементной базы привели к широкой  информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно  развитых стран Запада, внедрению  в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции "безбумажного офиса".

    Это отнюдь не умаляет достижений отечественной  науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса  теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы  документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных  систем документации, рекомендации НИИ  труда по нормированию и оптимизации  деятельности управленческих работников.

    В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации  труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого  аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена актуальность создания специализированного института  с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований.

    Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций  РСФСР", в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается  влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г.

    ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы "Основные правила  постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов  и способствовали упорядочению их деятельности.

    На  долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного  обеспечения управления, действующей  в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров  СССР "О мерах по улучшению  архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных  комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом  этой работы можно считать подготовку в 1965 г. "Материалов к Единой государственной  системе делопроизводства".

    В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить  разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в  подготовке которого приняли участие  НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства  и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации.

    После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке  и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие  официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и  предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и  их документирования. ЕГСД носила комплексный  характер, т.е. включала не только вопросы  делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата.

    Однако  элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в  ЕГСД представлены не были из-за полного  отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен  позже созданием новой редакции Государственной системы документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного  управления в 1988 г.

    Заметным  явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных  классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ  и др.) технико-экономической (а позднее  и социальной) информации, унифицированных  систем документации (УСД) и серии  государственных стандартов на эти  унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг.

    Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры  поиска, учета и хранения разнообразной  информации, подготовило почву для  автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной  автоматизированной системы сбора  и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС).

    Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать  в народном хозяйстве, а унифицированные  системы документации не получили достаточной  поддержки в средствах научной  и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная  участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция  информатизации до настоящего времени  окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы  информатизации сдерживают решение  прикладных вопросов.

    В 1993 г. был издан Общероссийский классификатор  управленческой документации, в который  включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы  классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

    К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что  значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение  компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в  своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский  язык, и полностью игнорируют отечественные  нормативы и традиции в области  создания и оформления документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

вперед >  
 

    Уже на заре своей жизни человек начал  передавать знания и опыт из поколения  в поколение. Сначала люди передавали друг другу "сигналы" с помощью  нечленораздельных звуков, мимики и  жестов. Затем появились наскальные рисунки, позднее, с совершенствованием речи, накоплением знаний и опыта, возникает клинопись. Люди выдалбливают иероглифы на специальных дощечках. В дальнейшем происходит становление  письменности, появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. Отдельные "странички" складываются вместе, и возникает первая небольшая  книга...

    Прошло  несколько тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением  колоссального объема знаний, но и  тем, с какой скоростью можно  получать и передавать эти знания в различные уголки планеты, требует  от нас "информационного порядка". Собственно поэтому и возникла такая  отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием и обработкой информации. Это очень тяжелый, воистину титанический труд, требующий большого внимания и выдержки...

    На  помощь человеку пришел компьютер. Создание этого "короля" машин позволило  многократно увеличить скорость обработки огромного количества информации. Появляются мощные пользовательские операционные системы Windows 95, Windows 98, Windows Millennium, Windows XP, Windows Vista. Создаются программы, позволющие просто и быстро редактировать  и форматировать необходимую  информацию, передавать ее в доступной  и понятной любому человеку форме...

    В тоже время всегда важно помнить, что то, чем мы пользуемся в повседневной жизни, имеет свою историю развития. И знание этой истории, особенно своего Отечества, помогает нам более полно  понять всю важность тех вещей, которыми человек занимается.

    Эта небольшая статья посвящена истории  возникновения, развития и становления  Делопроизводства в России. 
 
 
 

Приказное делопроизводство XV-XVII вв.

< назад вперед >  
 

    Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного  княжества, а последнее было не столько  государство, сколько хозяйство  князя, в котором различные части  управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих  административных ведомств.

    По  мере превращения Московского княжества  в великорусское государство  в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или  иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы. Происхождение  приказов связано с практикой  личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям  и боярам по разрешению отдельных  вопросов государственного управления. Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Московским великим князьям  удалось создать сильную централизованную систему управления, в которой  все важнейшие функции административного  управления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В целом система органов государственного управления в этот период выглядит следующим образом:

    Однако  в этот период управление не составляло стройной системы и строилось  на системе поручений - какой-либо круг дел передавался в ведение  определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении  одного лица оказывалось несколько  ведомств. С другой стороны, нередко  в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций  и неразберихе.

    В этот период в системе государственного управления не прослеживался последовательно  принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество приказов, существовавших на Руси, точно не известно, в частности, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки - от одного до трех, а к концу XVII в. в крупных приказах - от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "середних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др.