Паблик рилейшнз и общественное мнение

Прием типа «обед-буфет» предполагает свободное  рассаживание участников за столами  по четыре-шесть человек . Гости набирают закуски, выставленные на одном большом столе, и садятся за свободный столик. Меню – как на фуршете. Такой прием организуется обычно в паузах между конференциями. «Обед-буфет» менее официален, чем «обед».

Прием типа «чай» организуется между 166.00 и 18.00 и, как правило, для женщин. Накрывают  один или несколько столов, подаются кондитерские изделия, фрукты и сухие  вина соки и, возможно, небольшое количество сандвичей с икрой, рыбой и  сыром. Продолжительность 1-1,5 ч.

Ужин  с рассаживанием гостей отличается от обеда только более поздним  проведением – не раньше 20.00 ч.

Наиболее  формальным приемом считается конференция. Конференции проводятся, как правило, в целях продвижения своих  идей, задумок, новой продукции. Конференция  фактически представляет форму совещания (собрания), посвященного рассмотрению определенной проблемы или темы. Конференции  могут быть внутренними, т.е. для  трудового коллектива компании или  фирмы, а также внешними – ориентированными на внешнюю аудиторию.

Главным событием конференции являются подготовленные доклады и выступления по теме авторитетных представителей бизнеса, науки, органов власти. Доклады и  выступления ограничены регламентом 10-12 мин. Регламент определяется наличием и качеством синхронного перевода, уровнем интеллекта слушателей, сложностью рассматриваемой тематики.

По материалам конференции, вызвавшим наибольший интерес, как правило, издаются сборники текстов тезисов докладов с рекламным  приложением со сведениями об участниках, перспективных направлениях и ведущих  фирмах. Необходимо помнить, что конференция - это средство поддержания связей, обсуждения и решения проблем  в профессиональных, корпоративных, деловых сообществах и властных структурах. В крупных коммерческих компаниях конференции дополняются  теле- и видеоконференциями, конференциями  в Интернет.

Пресс-конференция. Может возникнуть необходимость выяснения спорных вопросов с общественностью и привлечении ее внимания к решению какой-либо проблемы. В этом случае используют пресс-конференцию с приглашением представителей средств массовой информации. Приглашение может быть разослано во все СМИ или избирательно. Для того чтобы пресс-конференция достигла предсказуемых целей, необходимо при ее подготовке и проведении учесть несколько обстоятельств.

1.         Время проведения. Лучше всего проводить пресс-конференцию в середине недели, потому что понедельник - редакционный день в СМИ, и желаемой явки не получится, а пятница – день, пиршествующий уик-энду, день культурных программ, и это также отразиться на присутствии журналистов. Известно, что журналисты - профессиональные «совы» (поздние записи, монтаж, тракты и т.п.), поэтому целесообразно назначать пресс-конференцию в промежутке от 12.00 до 14.00 ч, так как с 15.00 начинается сдача материалов в редакциях, записи, студийное время.

2.         В приглашении-факсе, письменном, электронном сообщении или устном оповещении должна быть непременно указана тематика, что позволит редакциям отправить на пресс-конференцию компетентных в данном вопросе журналистов. Приглашение лучше оформлять как именное и отправлять его за пять-семь дней до открытия самой пресс-конференции.

3.         Пресс- конференция должна иметь четкий сценарный план проведения, состоящий из двух частей –изложения позиции фирмы по проблеме и ответов на вопросы журналистов. Время на проведение каждой части определяется организатором и зависит от позиций руководства – отвести ли больше времени на раскрытие проблемы или же, наоборот, максимальное время выделить на ответы.

4.         Вести пресс-конференцию может лицо, ответственное за связи с общественностью или с прессой. Ведущий обязательно представляет журналистам участников, среди которых желательно присутствующие лица, уполномоченного принимать окончательные решения по вопросам пресс-конференции.

5.         Целесообразно провести регистрацию участников пресс-конференции со стороны СМИ, что позволит анализировать результаты встречи по следующим публикациям. При регистрации очень полезно раздавать материалы, сообщающие факты и разъясняющие проблему, которым посвящена пресс- конференция. Это оградит вас от кривотолков (не так записали, услышали, показалось и т.д.) и обеспечит понимание существа вопроса.

6.         Бесспорно способствует доброжелательности и активности журналистов организации угощения (прохладительные напитки, кофе-брейк, фуршет и т.д.). Угощение следует проводить по окончании конференции, так как организаторы при этом получают возможность неформального общения, установления более близких контактов, доверительных отношений, запуска нужных слухов.

Презентация – самостоятельная акция, которая  считается приемом. Презентация  – это представление фирмы, новой  продукции фирмы приглашенной аудитории. Как правило, презентация фирмы  проводится п случаю открытия или создания фирмы, ежегодной демонстрации новых достижений, новых видов продукции, нового лица компании. При выходе на новые рынке сбыта также организуется презентация фирмы в стране, где открываются филиал, подразделение или представительство. Презентации отличаются от пресс-конференции прежде всего большим количеством приглашенных от различных общественных кругов, большим акцентом на культурную программу, а главное- тематикой. Если пресс-конференции обычно посвящены проблемным темам, то презентации связаны с определенными конкретными результатами в деятельности фирмы, к которым есть смысл привлечь внимание СМИ и общественности.

Проведение  презентации включает этапы:

1.         Определение цели и ее приоритетов в области привлечения новых клиентов, формирования имиджа фирмы, привлечения новых партнеров, в том числе выгодных поставщиков, инвесторов, улучшения отношений с местными органами власти, определенными кругами общественности.

2.         Обоснование концептуризации презентации путем формирования идеи, определения места и сроков проведения, состава участников и размеров совокупных затрат. Целесообразно начинать презентацию во второй половине дня, ее продолжительность не более 4 ч, в том числе торжественная часть и культурная программа – 1,5-2 ч; ужин или фуршет – 2 ч.

3.         Разработка программы презентации. Назначается ответственный (ведущий), занимающий высокий пост в администрации фирмы и владеющий искусством оратора, навыками международного этикета. Как правило, сценарий презентаций следующий:

а) ведущий  представляет руководителей фирмы  и отдельных особо важных гостей;

б) показывается рекламные видеофильмы длительностью 7-12 мин с сюжетами, отражающими  идею презентации (инновационность, общественная значимость, актуальность и оригинальность объекта презентации);

в) ведущий  предоставляет слово руководителям  фильмы для кратких сообщений  на 2-3 мин с демонстрацией образцов, макета новых видов продукции, технологий;

г) предоставляется  время на вопросы присутствующих и ответы на них руководителей  фирмы и ведущих специалистов;

д) ведущий  предоставляет слово гостям для  выступления с предложениями, комментариями, предложениями и конструктивными  замечаниями; предусматривается вручение сувениров, памятных альбомов, значков, адресов;

е) заключенная  часть предполагает проведение банкета, фуршета неоформленный обмен  информацией контакты и другие формы  делового общения.

Дни открытых дверей позволяют всем желающим ознакомиться с деятельностью фирмы, ее планами, задать руководству интересующие вопросы. Предполагается приглашение сотрудников для близкого знакомства. На зарубежных фирмах для всех желающих проводятся экскурсии по фирме; сопровождающий рассказывает об истории создания и основных направлениях деятельности фирмы, о ее социальной значимости для общественности.

Дни открытых дверей по существу представляют своего рода внутреннюю презентацию фирмы, что предполагает подготовку наглядных  стендов, указателей, посещение новых  зданий и территорий с предоставлением  исчерпывающей информации. Время, отведенное для общения, 1-8 ч, включая обед и  культурную программу.

Круглый стол – одна из фирм обсуждения идеи, проблемы, имеющей значение для широких кругов общественности; участниками круглого стола авторитетные представители науки, бизнеса, деловых кругов, общественных и государственных организаций.

Участие в круглых столах высших руководителей  коммерческих фирм и компаний, спонсорство  их проведения способствуют повышению  имиджа и популярности компании.

Тема  и обсуждаемые вопросы планируются  и объявляются заранее. Участников круглых столов знакомят с ними приблизительно за 10-14 дней до начала заседания. Это  дает возможность участникам подготовить  аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты, что делает обсуждение более конструктивным и предметным. Число участников обычно не превышает 14-15 человек. Карточки – идентификаторы участника облегчают общение  друг с другом.

Работу  круглого стола организует ведущий. Перед началом обсуждения и выступлений  участники коротко представляющим всем присутствующим. Как правило, это  происходит по порядку занятия участниками  мест за столом (по часовой стрелке). Ведущий предлагает порядок обсуждения и объявляет регламент для  каждого выступающего в соответствии с важностью его выступления. В процессе обсуждения ведущий следит за соблюдением регламента, тактично предлагая превратиться или, наоборот, выделяя дополнительное время. Заканчивая обсуждение, ведущий коротко в  пределах 2-3 мин делает резюме. 

 

Заключение 

 

Общественность  – это не безликая масса, а сложная  система противоречивых, взаимозависимых  связей, в которой каждая группа людей, потребителей, изготовителей  вплоть до отдельной личности является субъектом психологического взаимодействия. Общественное мнение лежит в основе общественного сознания, сформированного  за счет использовании массива информации.

Среди многочисленных направлений формирования общественного  мнения на в первый план выступают психологические, личностные, культурно-социальные, научно-технические, реализация которых позволяет создать атмосферу гармонии и взаимопонимания в обществе.

Искусство делового общения как делового элемента паблик рилейшнз – сложный и многогранный процесс, который выступает одновременно и как процесс взаимодействия партнеров, и как информационный процесс, и как процесс сопереживания и взаимопонимания.

Деловой стиль общения предполагает четкий, ясный и поэтапный комплекс мероприятий, основанный на конкретном перераспределении  прав и ответственности для достижения коммерческого успеха. В современных  условиях развития российского бизнеса  многие сложности объясняются недостатком  общения, информационной обеспеченности и слабым механизмом коммуникационного  воздействия.

К наиболее распространенным формам общения в  коммерческих структурах относятся  деловые приемы, пресс-конференции, организованные специалистами ПР презентации и круглые столы с четкой дифференциацией основных этапов их проведения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы: 

 

1. Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности: Учебник. Под.ред.проф. Г.А.Васильева.-М.:ЮНИТИ,2001.с.475.

2. Гаркеро Каберо Хосе Даниэль. Свяи с общественностью в мире финансов. Ключ к успеху. –М.: Дело, 1997. – с.210.

3. Проблема  рилейшнз в коммерческой деятельности: Учебник. Под.ред.проф. Г.А.Васильева. – М: ЮНИТИ, 1998. -287с.

 

 

[1] Гаркеро Каберо Хосе Даниэль. Свяи с общественностью в мире финансов. Ключ к успеху. –М.: Дело, 1997. – с.35.

[2] Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности:Учебник.Под.ред.проф.Г.А.Васильева.-М.:ЮНИТИ,2001.с.47.