Понятие и свойства информации и сообщения

Существенной характеристикой  документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.

Следует различать полноту  и избыточность информации. Избыточная информация – это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего  объёма информации, предназначенной  для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и административных документов потребителю не нужно  прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет прочитать всё  для выполнения его профессиональных обязанностей, если будет читать всё  подряд.

Однако с избыточностью  информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Установлено, что  в целом ряде случаев избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию.

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации – ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации.

С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверх избыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.

Достоверность зависит от источника информации, прежде всего  от уровня его компетентности, от субъективизма  в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся  человеком, постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Речь в данном случае идёт не о каких-либо конкретных событиях, фактах, явлениях, содержащихся в документе, а прежде всего об их отборе, компоновке, анализе, интерпретации. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Проблема достоверности  информации нередко бывает связана  с преднамеренным её искажением –  дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому  важнейшим её свойством является новизна. Некоторые авторы (Г.Г.Воробьёв) вообще полагают, что информация – это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. Понятие новизны также относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.

С новизной связана своевременность информации, т.е. её способность соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.

Одно из свойств документированной  информации – её доступность, т.е. возможность получения потребителем.

Защищённость – свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения её со стороны других лиц.

Ещё одним свойством информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.

Наконец, важным свойством  документированной информации является её адекватность (определённость), т.е. соответствие отражённых в документе фактов, событий, показателей самому объекту или явлению, а также задаче конкретного документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку любая информация содержит элемент неопределённости, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документированной информации. Они находят своё выражение в объёме информации, в её внутренней организации, структуре.

Таким образом,   документ или документированная информация представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Документ, зафиксировав  информацию, обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Информация и сообщение  являются отождествленными понятиями, и означают: информация – это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их предоставления. У информации есть своя специфика, но мы рассматривали её в делопроизводстве. Информация обладает рядом свойств, таких как, идеальность, коммуникативность, трансформируемость, качество, неисчерпаемость, оптимальность, целостность и др. От правильности информации зависит правильность  создание официальных документов и организации работы с ними.

Документ является основным объектом изучения документоведения.

Документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. У документа есть ряд функций и свойств. Важнейшими свойствами документированной информации, являются своевременность, доступность, полнота, новизна. С этими свойствами непосредственно связана трансляция информации, т.е. реализация одной из основных функций документа - коммуникативной. Дело в том, что документированная информация практически не используется в месте своего возникновения и в момент создания. Более того, информация вообще не существует ни как субстанция, ни как функция состояния. Она реальна, объективна только как процесс, состоящий из различных стадий.

Таким, образом, чтобы создать  документ, необходимо, чтобы была информация. Информацию (сообщение) обрабатывают и документируют на материальный носитель с реквизитами. Без информации документ существовать не может, т.к. его просто невозможно будет создать.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Басаков М.И. «Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления) : учебное пособие / Изд. 3-е, испр. и доп. – Ростов – на –Дону: Феникс, 2009. – 473 с.
2. Кузнецова, Т.В. и др. Документы и делопроизводство; М.: Экономика, 2010. - 271 c.
3. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления); М.: Управление персоналом, 2011. - 200 c
4. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник.- 8-е изд., / Н.Н. Кушнаренко. - К.: Знания, 2009.- 456 с.
5. Непогода, А.П.; Семченко, П.А. Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации; Омега-Л, 2010. - 480 c.
6. Островский В.П., Уткин А.И. История России XIX.: учебное пособие для общеобразовательных учебных заведений. – М.: Дрофа, 2009.-512с.
7. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство; М.: Приор, 2011. - 144 c.
8. Труханович, Л.В. и др. Справочник по кадровому делопроизводству; Дело и сервис, 2009. - 608 c.
9. Янковая В.Ф. Изменение функций на современном этапе развития В.Ф. Янковая. // Делопроизводство. 2009. - № 1. С.41-44

16