Презентация как способ коммуникации

Понятие презентации

 

В современном мире, где количество новой информации увеличивается постоянно, необходимо множество средств и способов её предоставления. Презентация является одной из форм представления информации общественности.

Само понятие презентации очень широко, его можно рассматривать с разных сторон:

• деятельность по представлению и разъяснению какой-либо информации;
• отражение чьего-либо взгляда или мнения на проблему;
• визуальное представление информации
• акт придания гласности, обнародование
• формальное представление лица

Нельзя не согласиться с определением презентации Американским словарем маркетинговых терминов. Согласно ему, презентация – это выступление, иногда сопровождаемое визуальными образами, направленное на то, чтобы донести до аудитории информацию и/или убедить ее совершить определенные действия, нужные организатору презентации. Таким образом, под презентацией следует понимать сообщение и передачу аудитории новых идей, разработок, планов. Это заранее спланированное мероприятие для публичного представления чего-либо или кого-либо аудитории слушателей.

Презентация позволяет быстро и эффективно распространять даже большие объемы информации, а использование визуальных средств облегчает её восприятие.

Сегодня часто под словом «презентация» часто понимается формат подачи информации с помощью слайдов, созданных в компьютерной программе. Изображения, краткие заголовки, наглядные цифры, видеоролики, графики и диаграммы, использование которых предполагает данный формат, позволяет значительно облегчить понимание слушателями речи во время лекций, докладов, отчетов и т.д.

Типы и виды презентаций

 

У каждой презентации есть своя собственная цель, задачи, объект, характер и место проведения, аудитория.  Исходя из  данных факторов, можно условно выделить различные типы и виды презентаций.

С помощью презентации можно информировать аудиторию, убедить её или побудить к позитивному действию. Таким образом, рассматривая цели, можно выделить следующие виды презентаций:

• информационные
• побуждающие
• аналитические

Сегодня на практике широко используются мультимедийные презентации. С точки зрения организации их можно разделить на три класса:

• Интерактивные - диалог между пользователем и компьютером. В этом случае презентацией управляет пользователь, т. е. он сам осуществляет поиск информации, определяет время ее восприятия, а также объем необходимого материала. В таком режиме работает ученик с обучающей программой, реализованной в форме мультимедийной презентации. При индивидуальной работе мультимедийный проектор не требуется.

Все интерактивные презентации имеют общее свойство: они управляются событиями. Это означает, что когда происходит некоторое событие (нажатие кнопки мыши или позиционирование указателя мыши на экранном объекте), в ответ выполняется соответствующее действие. Например, после щелчка мышью на фотографии картины начинается звуковой рассказ об истории ее создания.

• Презентации со сценарием - показ слайдов под управлением ведущего (докладчика). Они могут содержать "плывущие" по экрану титры, анимированный текст, диаграммы, графики и другие иллюстрации. Порядок смены слайдов, а также время демонстрации каждого слайда определяет докладчик. Он же произносит текст, комментирующий видеоряд презентации.
• В непрерывно выполняющихся презентациях не предусмотрен диалог с пользователем и нет ведущего. Такие самовыполняющиеся презентации обычно демонстрируют на различных выставках.

По форме представления презентации могут быть:

• Печатные  – это наиболее простой вид презентаций. Применяется чаще всего как дополнительный раздаточный материал при проведении рекламной акции или выступлении. Это могут быть листовки, брошюры, буклеты, каталоги. Печатные презентации ограничены статичной картинкой и текстом, однако, их большой плюс – самодостаточность, в отличие от электронных презентаций, требующих специального оборудования для просмотра.
• Электронные -  делятся на несколько видов, однако, общая их черта – это динамичная подача информации. Звук, музыка, анимация, видео и самые различные эффекты – все это добавляет яркости и глубины. Кроме того, такие презентации не привязаны к носителям, их можно размещать на сайте, пересылать по электронной почте и так далее.

Так же можно выделить множество видов презентаций, каждый из которых предполагает собственные особенности проведения:

• торговые
• имиджевые
• тренинговые
• первые встречи
• интервью
• брифиги
• доклады
• и другие

Большое количество видов объясняется тем, что презентовать можно абсолютно все: новые товары, услуги, продукты, идеи, технологии, достижения компании, тенденции и планы развития… даже себя самого. Например, устраиваясь на работу, необходимо продемонстрировать свои деловые качества, предоставить полную информацию о себе, выгодно позиционировать себя по сравнению с другими претендентами.

Если идет речь о корпоративных презентациях – презентациях, отражающих аспекты деятельности какой-либо конкретной компании, то они могут быть:

• открытые (организационная информация предназначена для внешней среды: спонсоров, конкурентов и т.д)
• закрытые (информация предоставляется для внутриорганизационного пользования)

 Помимо вышеперечисленного, на презентацию влияет и аудитория, для которой она предназначена. Однако, типов аудитории можно выделить значительно больше, чем типов презентаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Коммуникационные проблемы, возникающие во время презентаций

При проведении презентации большую роль играют её слушатели. Когда спикер готовится выступить с презентацией перед аудиторией, необходимо, чтобы слушатели знали, кто ведущий, почему они там, что конкретно они ожидают получить от этой презентации, и как они будут реагировать на сообщение. Проблемы коммуникационного характера могут возникнуть из-за того, что ожидания аудитории не будут оправданы, или недостаток предварительной информации заранее негативно настроит слушателей (что помешает их восприятию).

Презентация предполагает живое общение с аудиторией в режиме диалога, активное взаимодействие с ней. В отличие от рекламы презентация предполагает заинтересованность аудитории в получении информации. У презентации есть дополнительные возможности и неоспоримы плюсы - быстрая обратная связь, анализ статистики, проведение анкетирования и опросов. Всё это требует от спикера (ведущего) умения расположить к себе аудиторию. Часто среди слушателей есть те, восприятию самой презентации которых мешает то, что между ними и ведущим не получается установить контакт. Аудитория отвлекается, не воспринимает информацию, не следит за ходом презентации или равнодушно к ней относится. Причинами проблем такого рода могут быть:

• недостаточный профессионализм ведущего
• его неопрятный, отталкивающий внешний вид
• стремление ведущего доминировать, не обращая внимания на аудиторию
• неудобное место и время проведения презентации
• личные особенности группы слушателей, которые ведущий не учел при подготовке презентации

Такая распространенная проблема, как нежелание слушать и отсутствие интереса к презентации может сочетаться с другой:  повышенным интересом, бурной ответной реакцией на происходящее. В случае, когда в одной аудитории такие проблемы сочетаются, ведущему очень сложно контролировать ход проведения презентации (с одной стороны расспросы и восторг, с другой – полное равнодушие).

Важную роль играет время, то есть длительность самой презентации. Кому-то его будет недостаточно, кто-то сочтет его избыточным. Коммуникационные проблемы могут возникнуть из-за желания одной стороны обсуждать, углубляться в тему, имея к этому неподдельный интерес, в то время, как у второй на это просто не будет возможности.

Так как любая презентация направлена на вызов определенного социального поведения и конкретных реакций,  то проблемным может стать само понимание презентации тем, кто её проводит и теми, для кого она проводится. Это происходит из-за разности взглядов на проблему, различ.

 Распространенной проблемой  с точки зрения коммуникации  является понимание языка спикера  слушателями. Это относится е  только к пониманию иностранного  языка и трудностям восприятия  перевода, но и к пониманию  используемой профессиональной  терминологии. Ведущему в таком  случае следует по возможности  избегать подобных слов или  кратко объяснять их содержание.