Система внутренних коммуникаций в организации

СИСТЕМА ВНУТРЕННИХ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

Баймен А.Б.

План  презентации

 

• Что такое коммуникация?
• Виды коммуникаций
• Структура внутренних коммуникаций
• Способы координации деятельности 
  организаций по Г. Минцбергу
• Социально-демографическая структура организации
• Профессиональная структура организации
• Неформальная структура организации
• Психологическая структура внутренних коммуникаций.
• Виды коммуникаций в организации
• Вертикальные коммуникации
• Интерактивные (горизонтальные) коммуникации
• Межличностные коммуникации в организации
• Основные характеристики эффективной обратной связи
• Характеристики обратной связи при эффективных и неэффективных 
  межличностных коммуникациях в управлении человеческими ресурсами
• Современные коммуникационные технологии в организации
• Выводы

Что такое  коммуникация?

 

 

Коммуникация  (от лат. communicatio – сообщение) – специфический обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания.

 

Коммуникации  в организации – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей, или должностных инструкций.

  
Виды коммуникаций. 

 

 

Вербальные коммуникации

реализуются посредством устных и письменных сообщений.

 

Невербальные  коммуникации

осуществляются  посредством языка телодвижений и параметров речи.

 

Структура внутренних коммуникаций

 

 

Выделяют три параметра, характеризующих особенности организационных структур:

- степень формализации,

- сложность,

- степень централизации.

 

Способы координации деятельности 
организаций по Г. Минцбергу

 

взаимное согласование

 

Менеджер

 

Аналитик

 

Работник 1

 

Работник 2

Способы координации деятельности 
организаций по Г. Минцбергу

 

прямой контроль

 

Менеджер

 

Аналитик

 

Работник 1

 

Работник 2

Способы координации деятельности 
организаций по Г. Минцбергу

 

Способы координации деятельности 
организаций по Г. Минцбергу

 

стандартизация  рабочих процессов, стандартизация выпуска

стандартизация  навыков и знаний(квалификации)

 

Менеджер

 

Аналитик

 

Работник 1

 

Работник 2

 

навыки

 

рабочие процессы

 

выпуск

Социально-демографическая  структура организации

 

Определяется  половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уровнем их образования, квалификацией, опытом и стажем работы.

Выделяются гомогенные и гетерогенные типы структур.

 

Гомогенность  организации, т. е. ее однородность по таким признакам, как пол, возраст, уровень образования и пр., является предпосылкой формирования общности интересов, ценностной ориентации, норм и стереотипов поведения.

 

Гетерогенные  организации часто распадаются на несколько более или

менее гомогенных группировок, и формирование их психологического

единства и  целостности оказывается сложным, а порой недостижимым.

Профессиональная  структура организации

 

основана на разделении труда и необходимости согласования, координации реальных действий всех частников совместной деятельности. Таким образом, возникают четыре типа структурных подразделений:

− административный персонал – руководители, в обязанности  которых

входит организация  системы производства;

 

− производственный персонал – работники, занятые производством

продукции;

 

− обслуживающий  персонал – работники, занятые обеспечением системы производства (маркетинг, снабжение, сбыт, техника безопасности);

 

− инженерно-технический  персонал – работники, занятые созданием

новой техники  и технологии, обеспечением бесперебойной  работы имеющейся

техники.

Неформальная  структура организации

 

Формируется вследствие личного стремления членов организации к тем или иным контактам в рабочей среде на основе действительных функций, выполняемых каждым работником, и представляет собой сеть фактически сложившихся отношений между членами данной группы. Эта структура возникает и развивается спонтанно по мере того, как ее члены взаимодействуют друг с другом. Люди вступают в неофициальные отношения, чтобы удовлетворить потребность в общении, в привязанности, дружбе, в той или иной информации (профессиональной). Иногда неофициальные контакты устанавливаются из эгоистических побуждений.

Привязанность людей  друг к другу может быть также  следствием сходства в образовании, квалификации, семейном положении, национальной принад-лежности и т. п.

Психологическая структура внутренних коммуникаций.

 

Она характеризует  роли участников коммуникационного  процесса. Правильный, психологически аргументированный подбор исполнителей ролей является важным фактором, обеспечивающим необходимые потоки информации.

 

Выделяют четыре типа «коммуникаторов» в организации:

− «сторож» –  работник, контролирующий прохождение  информации к

другим работникам. Чаще всего эту роль играют секретари, операторы

телефонных станций, диспетчеры и т. д.;

 

− «лидер мнений»  – работник, оказывающий влияние  на мнения и

поведение других работников. Это может быть неформальный лидер, чье

мнение противоречит официальному;

 

− «связной»  – работник, служащий связующим  звеном между различными

группировками;

 

− «пограничник»  – работник, имеющий высокую степень  связей с

внешней средой.

Виды  коммуникаций в организации

 

-Вертикальные  коммуникации

-Интерактивные  (горизонтальные) коммуникации

-Межличностные  коммуникации в организации

Вертикальные  коммуникации

 

 

Этот вид обмена информацией составляет основную часть коммуникационного процесса у руководителя. Составляющие

вертикальных  коммуникаций следующие: прояснение задач, приоритетов, ожидаемых результатов; обеспечение вовлеченности подчиненных в решение задач; обсуждение проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствование и развитие способностей у подчиненных; сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещение подчиненных о грядущих изменениях; получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Интерактивные (горизонтальные) коммуникации

 

Возникают в процессе взаимодействия с лицами, равными по положению. Они обеспечивают человеку необходимую социальную поддержку.

Межличностные коммуникации в организации

 

Коммуникации представляют собой понимание не явного, а скрытого, носящего личностный характер.

 

В процессе межличностной  коммуникации важное значение имеет обратная связь, поскольку она превращает коммуникационный процесс в двухсторонний

Основные характеристики эффективной обратной связи

 

1. Намерение. Эффективная обратная связь не должна осуществляться в форме личных нападок, унижающих чувство достоинства или затрагивающих репутацию человека.

2. Конкретность. Получатель должен обеспечиваться конкретной информацией, после которой не возникают вопросы, и человек не попадает в ситуацию фрустрации, не зная, что делать.

3. Описательность. Информация должна носить описательный, а не оценочный характер; содержать объективные сведения о том, что сделал человек, а не оценку его деятельности.

4. Полезность. Информация должна быть такой, чтобы работник смог ее использовать для улучшения своего труда, так как сам по себе работник не может что-либо исправить.

5. Своевременность. Чем скорее осуществляется обратная связь, тем лучше, так как работник имеет возможность точнее понять, что от него требуется.

6. Готовность. Для того, чтобы обратная связь была эффективной, необходимо, чтобы у работников была готовность ее поддерживать.

7. Ясность. Реципиент должен ясно понимать руководителя. При этом и руководитель должен стремиться быть понятым.

8. Достоверность. Чтобы обратная связь была эффективной, она должна быть надежной и достоверной. Ситуация или проблема только осложняются, если руководитель оперирует неверной информацией, подчиненный может счесть, что к нему относятся предвзято и несправедливо.

Характеристики  обратной связи при эффективных  и неэффективных 
межличностных коммуникациях в управлении человеческими ресурсами

 

Эффективная обратная связь	Неэффективная обратная связь
Имеет целью помочь работнику Конкретная Описательная Полезная Своевременная Принимает во внимание готовность к восприятию обратной связи Ясная Достоверная	Имеет целью унизить работника Имеет общий характер Имеет оценочный характер Неадекватная Несвоевременная Заставляет работника оправдываться   Невразумительная Неточная

Современные коммуникационные технологии в организации

 

Достижение современных  информационных технологий – управленческие информационные системы; их задача – оптимизация процессов генерации, обработки и передачи информации. Данные системы включают в себя компьютеры, их программное обеспечение, обрабатываемые данные, основной

персонал и  пользователей.

 

Многие организации используют новые информационные технологии для совершенствования процесса внутренних коммуникаций. Примером может служить практика применения внутриорганизационных видеоконференций, создание страниц Интернета, доступных всем работникам, формирование адресной сети электронной почты.

 

Современная система персональных телекоммуникационных услуг использует цифровую компьютерную электронику, способную передавать данные, графические изображения и видеоматериалы.

 

Современные телекоммуникационные технологии доступны многим современным организациям: определители номера телефонного абонента,

электронная почта, голосовые, интеллектуальные автоответчики, электронные

доски объявлений и т. п.

Выводы

 

Коммуникация  в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия.

 

Специалисты в области менеджмента считают, что 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организаций, причем сами руководители тратят на нее от 50 до 90% своего времени.

Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает основное место и является важным в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

 

В связи с этим, высокопрофессиональный менеджер должен понимать,

каким образом  среда влияет на обмен информацией, и владеть искусством

устного и письменного  общения.