Отчет по практике на примере Заводского суда

2.4. Бере участь у розробленні  номенклатури справ, та затверджує  її.

2.5. Перевіряє правильність  формування та оформлення справ  під час їх передавання до  архіву.

2.6. Згідно з чинними  правилами шифрує справи та  організовує цю роботу.

2.7. Систематизує і розміщує  справи, веде їх облік.

2.8. Здійснює контроль  за систематизацією, розміщенням  та обліком справ, які здані  до архіву, виконує цю роботу.

2.9. Готує зведені описи  справ постійного і тимчасового  термінів зберігання, акти для  передавання справ на державне  зберігання, на списання та знищення, а також бере участь у роботі  з експертизи цінності архівних  документів.

2.10. Веде прийом громадян, видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються  в архіві суду, та судових справ  для ознайомлення учасникам судового  розгляду відповідно до встановленого  порядку.

2.11. Під час видачі копій  судових рішень готує відповідні  супровідні документи.

2.12. Приєднує до судових  справ, які зберігаються в архіві  суду, документи, що підтверджують  виконання судових рішень, організовує  та контролює здійснення цієї  роботи.

2.13. Готує необхідні довідки  на основі відомостей, які є  в документах архіву, веде їх  облік.

2.14. Готує необхідні дані  та складає відповідні звіти  щодо роботи архіву. 2.15. Контролює додержання правил протипожежної безпеки в приміщеннях архіву.

2.16. Видає секретарям судового  засідання та приймає від них  компакт-диски з архівними та  робочими копіями фонограм судових  засідань у справах у місцевому  суді.

2.17. Веде Журнал обліку  видачі компакт-дисків, здійснює  перевірку якості запису шляхом  вибіркового прослуховування.

2.18. Веде Журнал обліку  видачі робочих копій фонограм  учасникам судового засідання

2.19. Виконувати інші доручення  голови суду, керівника апарату  суду.

Завідувач архівом відповідно до Кодексу законів про працю  України несе відповідальність за порушення  трудової дисципліни, неякісне або  несвоєчасне виконання посадових  завдань та обов'язків, бездіяльність  або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки.

 

5.Діловодство  в органах суду

 

ІНСТРУКЦІЯ з діловодства в місцевому загальному суді встановлює загальні правила ведення судового діловодства в районних, районних у містах, міських, міськрайонних судах, військових судах гарнізонів (далі - суди) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до відправлення або передавання в архів, звернення до виконання судових рішень.

Установлена Інструкцією  система судового діловодства є  обов'язковою для всіх працівників  суду.

Організацію діловодства  в суді відповідно до цієї Інструкції забезпечує керівник апарату (завідуючий секретаріатом) суду або інший працівник  апарату суду, який виконує його обов'язки (далі - керівник апарату суду).

Керівник апарату суду підпорядковується голові суду і  координує свою діяльність з відповідним  територіальним управлінням державної  судової адміністрації.

Керівник апарату суду ознайомлює всіх працівників апарату  суду з нормативно-правовими актами і методичними матеріалами з  діловодства.

Усі працівники апарату суду зобов'язані виконувати вимоги Інструкції, є відповідальними за збереження процесуальних та інших документів, а також за нерозголошення інформації, що міститься в них. Про втрату документа невідкладно повідомляється керівник апарату суду та складається акт, який передається голові суду для відповідного реагування в установленому порядку.

Обов'язки, права і відповідальність працівників апарату суду визначаються їх посадовими інструкціями, що затверджуються наказом голови суду.

Діловодство суду ведеться державною мовою. Усі судові документи також складаються державною мовою з урахуванням вимог процесуального законодавства України.

Оформлення організаційно-розпорядчих  документів, створюваних у результаті діяльності суду, здійснюється відповідно до Національного стандарту України "Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003", затвердженого наказом  Держспоживстандарту України від 07.04.2003 N 55 (далі - Національний стандарт України).

Усі журнали прошнуровуються  і скріплюються гербовою печаткою, а також підписом голови суду; кожен  аркуш журналу повинен бути пронумерований.

Заповнення форм звітності, статистичних карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні  справи, та карток обліку сум шкоди, заподіяної злочинами, регламентується  відповідними інструкціями.

 

Усі судові справи та кореспонденція, у тому числі документи, надіслані  електронною поштою, факсимільним зв'язком, а також телеграми, що надходять  до суду, приймаються, опрацьовуються та під підпис передаються за призначенням працівниками апарату суду відповідно до обов'язків.

Працівник апарату суду, на якого відповідною Посадовою  інструкцією покладено обов'язки щодо приймання судових справ  і кореспонденції, у день їх надходження  перевіряє цілісність пакетів та конвертів і відповідність їх адресування, з дотриманням установлених правил безпеки розкриває пакети й конверти, перевіряє відповідність  вкладень до опису (наявність додатків до документа), проставляє на правому  нижньому чи іншому вільному від тексту місці супровідного листа до судової  справи (матеріалу), першої сторінки листа  чи іншого документа реєстраційний  штамп суду, у якому зазначає дату надходження матеріалу в суд  і реєстраційний номер згідно з журналом реєстрації вхідної кореспонденції.

Конверти (пакети), у яких надходять документи, приєднуються до одержаних документів. У разі одержання матеріалів у пошкодженій упаковці, а також якщо при відкритті конверта (пакета) виявлено відсутність будь-якого документа чи додатка до нього, про це складається акт у двох примірниках, один примірник якого надсилається відправнику, а другий - долучається до одержаних матеріалів і передається разом з ним для розгляду за належністю.

Не підлягають реєстрації, а передаються для долучення  до справ з відміткою про дату одержання їх судом:

а) судові повістки, повернуті  суду за неврученням адресату;

б) розписки про одержання  копій обвинувальних висновків, скарг, судових повісток.

Кореспонденція особистого характеру передається адресату без реєстрації. Не реєструються рекламні повідомлення, плакати, вітальні листи, запрошення, а також повернена (як помилково надіслана судом) кореспонденція.

Скарги приватного обвинувачення, позовні заяви, заяви та скарги, отримані під час приймання громадян, відповідно до графіка приймання громадян невідкладно  передаються працівнику, відповідальному  за приймання судових справ і  кореспонденції, для реєстрації в  журналі вхідної кореспонденції та у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах, після чого передаються за призначенням для попереднього розгляду чи розгляду по суті. Поштова кореспонденція, яку отримує кур'єр суду, невідкладно передається працівнику, відповідальному за реєстрацію кореспонденції, який перевіряє, чи цьому суду адресований документ та наявність додатків, указаних у документі.

Документи з питань діяльності суду, які не стосуються розгляду справ, реєструються та передаються керівництву  в день надходження двічі на день. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

Після реєстрації, але не пізніше наступного робочого дня, усі  судові справи та матеріали, що надійшли до суду і підлягають розгляду відповідно до кримінального, цивільного чи адміністративного  судочинства, передаються для реєстрації у відповідних обліково-статистичних картках чи реєстраційних журналах та алфавітних покажчиках.

Процедура ведення журналу  полягає у роздруковуванні списків  реквізитів документів і підшивці їх у спеціальну теку.

Форма щоденного списку при  друкуванні журналів за допомогою програмного  засобу повинна відповідати таким  вимогам:

- у заголовній частині  списку відповідати формі заголовку  відповідного реєстраційного журналу; 

- додатково в правій  верхній частині заголовка повинна  бути вказана дата друкування  списку;

- у кінці списку в  правому нижньому куті повинно  бути зазначене прізвище відповідального  за роздруковування і його  підпис;

- таблична частина повинна  повністю відповідати найменуванню  й розташуванню граф, передбачених  відповідним додатком до цієї  Інструкції.

Кримінальні справи та матеріали, що підлягають розгляду у порядку  кримінального судочинства, реєструються у відповідних обліково-статистичних картках, а також в алфавітних покажчиках кримінальних справ.

Цивільні справи, позовні  заяви, заяви про видачу судового наказу, заяви окремого провадження, повернуті на новий судовий розгляд  кримінальні справи, у яких вироки скасовані в частині цивільного позову, та інші заяви, що розглядаються  в порядку цивільного судочинства, реєструються в день надходження  до суду у відповідних обліково-статистичних картках, реєстраційних журналах, а  також в алфавітному покажчику  цивільних справ.

Адміністративні справи, позовні  заяви, що розглядаються в порядку  адміністративного судочинства, реєструються у відповідній обліково-статистичній картці та в алфавітному покажчику  адміністративних справ

Для реєстрації та обліку судових  справ у суді встановлюється перелік  індексів:

"1" - кримінальні справи, справи про застосування примусових  заходів медичного характеру,  скарги потерпілих про притягнення  до кримінальної відповідальності;

"1-н" - справи про  застосування до неповнолітніх  примусових заходів виховного  характеру; 

"1-п" - справи з постановою  прокурора, слідчого за згодою  прокурора щодо вирішення питання  про звільнення особи від кримінальної  відповідальності або для вирішення  питання щодо невстановлених  осіб, про закриття провадження  у справі у зв'язку із закінченням  строків давності;

"2" - цивільні справи  позовного провадження, позовні  заяви; 

"2-а" - адміністративні  справи, адміністративні позови;

"2-в"- заяви про відновлення  втраченого судового провадження; 

"2-з" - заяви про забезпечення  позову, доказів у цивільних справах  до подання позовної заяви; 

"2-к" - справи про  визнання та виконання рішень  іноземних судів в Україні; 

"2-н" - цивільні справи  наказного провадження, заяви  про видачу судового наказу;

"2-о" - цивільні справи  окремого провадження, заяви окремого  провадження; 

"2-п" - заяви про перегляд  заочного рішення; 

"2-с" - заяви про скасування  судового наказу;

"3" - матеріали про  адміністративні правопорушення;

"3-в" - подання в порядку  виконання справ про адміністративні  правопорушення;

"4" - справи за поданнями  органу дізнання, слідчого, прокурора  та скарги на їх дії та  рішення; 

"4-с" - скарги на дії  або бездіяльність державного  виконавця чи іншої посадової  особи державної виконавчої служби, що розглядаються в порядку  цивільного судочинства; 

"5" - справи щодо розгляду  питань у порядку виконання  судових рішень у кримінальних  справах; 

"6" - справи щодо розгляду  питань у порядку виконання  судових рішень у цивільних  справах (клопотання про скасування  рішень третейського суду чи  міжнародного комерційного арбітражу,  клопотання про видачу виконавчих  листів за рішенням третейського  суду, заяви про видачу дублікатів  виконавчих листів чи судових  наказів);

"6-а" - справи щодо  розгляду питань у порядку  виконання судових рішень у  адміністративних справах; 

"7" - справи про направлення  на примусове лікування до  спеціалізованого лікувального  або лікувально-виховного закладу  особи, яка зловживає спиртними  напоями або наркотичними засобами (алкоголіків і наркоманів);

"8" - заяви про перегляд  у зв'язку з нововиявленими  обставинами рішення, ухвали суду  чи судового наказу, що набрали  законної сили, у цивільних справах. 

"8-а" - заяви про перегляд  у зв'язку з нововиявленими  обставинами постанови або ухвали  суду, що набрали законної сили, у адміністративних справах.

Номер судової справи та інших матеріалів, розгляд яких передбачається процесуальним законодавством, складається  з відповідного індексу та порядкового  номера обліково-статистичної картки на судову справу чи реєстраційного журналу  із зазначенням через дріб двох останніх цифр поточного року. Номер проставляється на обгортці судової справи або матеріалу. Наприклад:

N 1-30/06, де: 1 - індекс кримінальної  справи, 30 - номер справи, 06 - рік; 

цивільна справа позовного  провадження - N 2-20/06;

справа про адміністративне  правопорушення - N 3-26/06;

матеріали за поданням про  умовно-дострокове звільнення від відбування покарання - N 5-15/06 тощо.