Функции делового письма

Письмо запрос – Содержит практически все те данные, что и письмо- оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда вам известно, что работает с этим товаром. В письме запросе цена не указывается. Можно оговорить ее в оферте с указанием базиса и место поставки.

Письмо напоминание – Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит и двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнение ранее заключенного договора или соглашения. Пометка «вторично» отправляется тогда,  когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.

Письмо - рекламация - это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее. Посылается заказным письмом с приложением всех необходимых доказательных. В указанных документах обязательно делается ссылка на номер контракта и транспортного документа.

Дата почтового штемпеля отправления такого письма считается дата предъявление рекламации. Желательно прикрепить к письму визитную карточку, можно с краткой рукописной  надписью над ней. Все вышеизложенное в равной степени относятся и к телефонно-телексной переписке, естественно, с  учетом ее краткости и особенностей телеграфного стиля письма. Письмо всегда должно обращено лицевой частью человека, который вскрывает конверт.

Реквизиты -  обязательные составные части делового письма или документа.

Заявление - этот документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу.

Автобиография - после заголовка «Автобиография»в виде связанного текста пишутся следующие данные: фамилия имя отчество, дата и место рождения, родители(их полное имя и отчество, чем занимаются), образование , начало трудовой деятельности( место работы, должность, последующее  перемещения), укать (если имеется) поощрения, награждения; дата(слева) и подпись(с права).

Резюме -  это документ, содержащие требование биографического характера, которые предъявляет лицо при трудоустройстве. Особенностью резюме является предоставление сведений об образовании и трудовой  деятельности в обратном и хронологическом порядке.

Служебные записки - Это документы внутренней деловой переписки между структурными подразделениями.

Докладная записка - это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.  Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации, внешняя – на имя руководителя вышестоящей инстанции.

Акт - этот документ составлен несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Составляется коллегиально с целью объективного фиксирования событий и фактов для установления сущности причины и следствия.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо события и факты.

Справка бывает двух видов:

1. Справки, описывающие и подтверждающие какие-либо события или факты.
2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учебы, занимаемой должности, место проживания.

Справка должна иметь наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, заголовок, текст, адресат, отметки о наличии приложения, подпись и печать.

По признаку получателя деловые письма делят на:

1. Циркулярные письма - письма, адресованные несколькими получателем одновременно.
2. Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю. По композиционному признаку деловые письма бывают:

1. Одноаспектные - рассматривают один вопрос.
2. Многоаспектные - затрагивают несколько вопросов одновременно. По структуре выделяют следующие деловые письма:
1. Регламентированные - составляются по определенному установленному образцу.
2. Нерегламентированные - содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца. По форме отправления деловые письма могут быть:
1. Конвертные - отправленные с помощью почты в конверте.
2. Электронные - отправленные в электронном виде на e-mail.
3. Факсовые – отправленные по факсу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практическое задание

 

Письмо предложение

«Группа компаний ICG(International cosmetic group) предлагает комплексное оснащение салонов красоты, медицинских и СПА – центров.

Деятельность ICG распространяется практически на всю сферу, которую принято назвать «индукция красоты». Мы поставляем готовые кабинеты аппаратной косметологии педикюра и коррекции фигуры, предлагаем  профессиональную косметику, а также различное оборудование для аппаратной косметологии witness, перманентного макияжа, аппаратного педикюра и студий загара. Мы учитываем специфику российской индустрии красоты, находящейся в стадии активного роста, постоянно открывая новые направления, удовлетворяя возрастающий спрос.

Наши преимущества:

- Немецкое качества;

- Конкурентоспособные цены;

- Большой выбор ассортимента;

- Сертификаты качества на  весь  товар;

-Гибкие условия сотрудничество;

Подробный каталог и прайс-лист во вложении.

Приглашаем вас в наш офис для обслуживания возможных вариантов оснащения.

С уважением, Иванова Людмила

Звоните нам по телефону +7(902)26-46-244

и задавайте интересующие Вас вопросы.

Наш адрес: г. Екатеринбург, ул. Блюхера,33

Наша электронная почта: «Ivanoval@mail.ru»

 

Ответное письмо:

«Уважаемая, Людмила!

Благодарим, Вас за отправленное письмо. К сожалению, наша фирма не может принять Ваше предложение, так как на данный момент все кабинеты нашего салона красоты уже оснащены и в обновлении оборудования пока не нуждается.

С уважением, Лукина М.А.

Генеральный директор  ООО «Любавушка»

 

  Вывод:

Зная правила и общепринятые нормы делового общения, можно правильно и конкретно составлять официальные письма. Успех и достижения ожидаемого результата во многом зависит от правильности постановления обращения цели мисси и завершения делового письма.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

1.Введенская Л.А., Черкасова М.Н. Русский язык и культура речи. Феникс, 2014.

2. Введенская Л. А., Павлова Л. Г., Кашаева Е. Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие. – Ростов н/Дону: Феникс, 2001.

3. Формановская Н.И. Речевой этикет. - М.,1990.

4. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник. Практикум. – М., 1997.