Этикет делового письма

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Уральский государственный  экономический университет»

(УрГЭУ)

 

 

 

 

 

Кафедра: Юриспруденция

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Культура речи»

 

 

Тема 3. Этикет делового письма

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка факультета

центра дистанционного образования

группы ЮР-13Пр

Колмогорова Д.Г.

 

 

Проверил: преподаватель

Чудинова С.Г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Первоуральск 2013

Содержание:

Введение………………………………………………………………………стр.3

1. Функции делового письма …………….……………………………..….. стр.4

2. Общие требования к языку делового письма…………………….......…. стр.5

3. Этикетные ритуалы делового письма …………………………..……..…стр.9

4. Основные виды деловых писем………………………………………….стр.11

5. Практическое задание. Напишите текст письма-оферты с предложением о продаже какого-либо товара (по вашему выбору) и ответа на это письмо………………………………………………………………………..стр.14

6.Литература ……………………………………………………….…......…стр.16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс  развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники  выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Деловое письмо - одно из важнейших средств общения в деловом мире. Оно с давних пор помогает человеку осуществлять предпринимательскую и коммерческую деятельность, являясь мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии и тактики предприятий, компаний и фирм.  
 Современное деловое письмо — это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, обусловливает деловые отношения. Казалось бы, нет ничего проще, чем написать деловое письмо.  Но, существуют определенные каноны написания таких писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже вашей фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов.  
 Написание делового письма - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха вашего дела. 

 

 

 

 

1.Функции делового  письма

Среди функций документа  выделяют общие и специальные. К  общим функциям документа относятся  такие функции, как: 

-коммуникативная функция – документ представляется как средство связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями; 

-информационная функция – главная задача документа выражается в сохранении информации;

-социальная функция – документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью; 

-культурная функция – документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

-управленческая функция – документ выступает в роли инструмента управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления; • функция исторического источника – документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. 

К специальным функциям документа  относится  правовая функция – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время.

 

 

 

2.Общие требования  к языку делового письма

Официально-деловой стиль является одним из функциональных стилей современного русского литературного языка. Он представляет собой набор языковых средств, которые используются исключительно в сфере официально-деловых отношений. 

Официально-деловой стиль  обслуживает сугубо официальные  и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между  государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между  личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек  находится в сфере действия официально деловой речи. Также данный стиль  общения применяется при оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни  страны. 

Существует ряд обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо. Это утверждение относится именно к официально-деловому стилю общения. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных  по особым правилам. Содержание разговора  можно забыть, неправильно запомнить, неверно понять и даже намеренно  исказить. Но если текст сохранился в письменном виде и зафиксирован по этим особым правилам, то любой человек, использующий этот текст, может быть уверен в точности содержащейся в  нем информации. 

Регламентированный процесс  записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую  силу называется документирование. В  деловом общении документирование имеет особое значение. 

Действительно, если человек  ссылается на какую-либо устную договоренность или устное распоряжение, то его  слова могут быть опровергнуты или подвергнуты сомнению. Но, если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически.

Результатом документирования является создание документа. К официально-деловому письму предъявляются особые требования. Данные требования в свою очередь  определяются условиями делового общения, к которым ним относятся такие, как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность.  Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления деловых писем. 

Итак, можно выделить следующие  стандартные требования или основные черты делового стиля общения: 

-точность изложения информации; 

-стандартизация и унификация языковых и текстовых средств; 

-официальность и строгость языка и стиля делового письма; 

-лаконичность и достаточность информативного содержания; 

-логичность, объективность и структурированность изложения. 

Официальный документ будет  выполнять свое назначение, если его  содержание тщательно продумано, а  языковое оформление безупречно.  Достаточно вспомнить квитанцию об оплате жилищно-коммунальных услуг, листок по учету кадров и т.п. Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Под предметной точностью подразумевается точность факта, соответствие обозначаемому.

С точки зрения языкового  оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может  привести к инотолкованию или  бессмыслице.  Коммуникативная точность – это точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения.

Под официальностью и строгостью делового письма понимается максимально  строгое и сдержанное изложение  информации. Это, в свою очередь, исключает  возможность употребления в текстах  деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или  междометий), образных средств или  слов, употребляемых в переносном смысле. Это противоречило бы требованию точности деловой речи.

Также, деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Данное обстоятельство отвечает требованию достоверности или объективности информации. Одной из отличительных черт деловых писем является лаконичность написания текста.

Письмо не должно превышать  объема одной или двух страниц, иначе  восприятие информации затруднится. Лаконизм сочетается в деловых письмах  с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что  документ должен содержать достаточную  для принятия обоснованного решения  информацию. Глубина изложения вопроса  зависит от целей документа: в  информационном письме достаточно назвать  факты и события, в письме-просьбе  предмет письма должен быть точно  обозначен и исчерпывающе обоснован. 

Каждый из нас хотя бы раз в жизни (а зачастую гораздо  чаще) сталкивается с необходимостью составить официально-деловое письмо, например, подать заявление, составить  доверенность и т. п. Но при этом каждый раз мы испытываем трудности, связанные  со знанием (или, вернее, незнанием) формы  документа.

Таким образом, выясняется, что содержание культуры речи применительно  к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и выбора правильной формы  документа. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Этикетные ритуалы  делового письма

Во всем мире существует этикет написания  деловых писем, несоблюдение этих правил может не только отразиться на престиже всей вашей фирмы, но и существенно  помешать заключению очень выгодных контрактов. Во первых бумага для делового  письма всегда должна быть абсолютно чистой. Во вторых крайне желательно иметь собственный фирменный бланк делового письма с эмблемой фирмы, и ее полным названием, с указанием почтового  и телеграфного адреса, должны обязательно присутствовать номера телефонов и  факсов.

Согласно этикета  делового письма все страницы нумеруются, кроме титульной (первой), текст оформляется арабскими цифрами. Ширина полей письма с левой стороны листа обязательно  должна быть не менее 2 см. Весь  текст  печатается через полтора-два интервала. Абзац начинается с абзаца, с отступлением не менее пяти интервалов от левого поля. Рекомендуется избегать переноса слов. Дата отправления письма ставиться в  правом верхнем углу под указанным адресом организации, которая отправляет  письмо.

При переписке или повторной  отправке  письма  вашему партнеру, желательно начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него сообщение. Делается это в основном для того, чтобы дать понять вашему партнеру о получении предыдущего делового письма и, что  дальнейшая переписка строится на его основе.

По правилам  делового этикета при написании первого письма  партнеру, необходимо начать с представления вашей фирмы, ее основных целей и задач, которые планируется выполнять при совместной  деятельности.

Самым лучшим способом будет выслать  вашему партнеру буклет с подробной  и исчерпывающей информацией  о фирме. Однако раскрываемый рекламный  материал не должен быть больших объемов. Текст изложенного материала  должен быть языком вашего партнера или  на английском языке.

Заканчивается письмо, как правило,  словами благодарности за сотрудничество и искренним выражением надежд на его успешное продолжение. И непременно с указанием: "Искренне Ваш", "С" и т. п. В завершении ставится подпись на правой стороне листа, под словами заключительной формулы вежливости.

Этикет делового письма и его написание - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безупречным во всем: даже мелкое несоблюдение правил делового письма может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, а так же написанное хорошим языком, напечатанное на фирменном бланке деловое письмо - это один из залогов успеха и будущего процветания  вашего дела.  Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество. 

Письмо, содержащее серьезное  деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую  сумму, лучше отправлять по почте, а  не по факсу или E-mail. В идеале его  должен вручать курьер лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно  должно иметь большой фирменный  конверт, отпечатанный типографским способом. Все это работает на создание благоприятного имиджа.

 

4.Основные виды  деловых писем

По тематическому  признаку:

1. Коммерческие – используются  при подготовке к заключению  коммерческой сделки, а также  при выполнении условий договоров.  К ним относятся следующие  деловые письма: 

- оферта (письмо-предложение)  – заявление лица о желании  заключить сделку с указанием  конкретных условий сделки;

- письмо-запрос - обращение  одной стороны к другой о  желании заключить сделку, как  правило, без указания условий  сделки либо уточнить какой-то  вопрос при осуществлении сделки;