21 действенный принцип эффективного труда Как выбрать первоочередную задачу, не медлить и довести ее решение до конца

Неустанно двигайтесь вперед. Раз начав движение, не давайте себе остановиться. Неустанное предъявление подобного требования к себе в состоянии сделать из вас самого преуспевающего человека своего поколения.

14

 

Ясно изложенные на бумаге цели замечательным образом воздействуют на ваше мышление. Они предоставляют вам мотивы для работы и настраивают вас на действие. Они также стимулируют ваше творческое начало, высвобождают энергию, скрытую в вас, и помогают не допускать промедления в делах.

Сформулированные вами цели являются “топливом” в кузнице вашего успеха. Чем значительнее и яснее ваши цели, тем большее удовлетворение ждет вас после их осуществления. Чем больше вы размышляете о своих целях, тем сильнее будет ваш внутренний стимул их реализовать.

Размышляйте о своих целях и подвергайте их ежедневной ревизии. Каждое утро, начиная работу, предпринимайте действия, касающиеся самой насущной задачи, которую вы в состоянии выполнить в качестве вклада в достижение своей главной на текущий момент цели.

ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!

Возьмите чистый лист бумаги прямо сейчас и составьте список, состоящий из десяти целей, которых вы хотели бы достигнуть в течение следующих двенадцати месяцев. Формулируйте их так, словно год уже прошел и они стали реальностью. Используйте настоящее время, изъявительное наклонение и ведите речь от первого лица для того, чтобы перечисляемые вами цели были позитивно восприняты вашим подсознанием.

Например, вы могли написать: “Я зарабатываю X долларов в год”, или “Я вешу X килограммов”, или “У меня такая-то машина”. Затем перечитайте полученный перечень и отберите одну цель, которая, если бы вы достигли ее, имела бы самое существенное влияние на вашу жизнь. Теперь выпишите ее на отдельном листе бумаги, укажите для нее срок осуществления, составьте план по ее достижению, начните действовать в соответствии с этим планом, после чего каждый день совершайте что-нибудь, что приближает вас к вашей цели. Подобное упражнение само по себе способно коренным образом изменить вашу жизнь!

15

 

ГЛАВА 2

Загодя планируйте каждый свой день

Посредством планирования мы переносим будущее в настоящее и тем самым имеем возможность сделать что-нибудь в отношении него уже сейчас.

АЛАНЛЭЙКИН

Вы, наверное, слышали такой вопрос: “Как бы вы съели слона?” Ответ, разумеется, таков: “По кусочкам”. А как бы вы ели свою самую большую и гадкую “лягушку”? Тем же манером: вы разбили бы ее на конкретные пошаговые действия и начали бы с самого первого.

Ваш интеллект, ваша способность мыслить, планировать и принимать решения является главным орудием в деле недопущения промедления в делах и увеличения собственной продуктивности. Ваше умение определять свои цели, планировать действия и предпринимать их определяет ход вашей жизни. Акт мышления и планирования высвобождает ваши ментальные ресурсы, пускает в ход ваш творческий потенциал и умножает вашу полезную ментальную и физическую энергию.

Созвучна с этим мысль Алекса Маккензи: “Незапланированное действие суть причины всех неудач”.

Ваша способность хорошо планировать свои действия, причем заблаговременно, является мерилом вашей общей компетенции. Чем лучше план, составленный вами, тем легче вам преодолеть склонность к промедлению, начать движение вперед, приступить к своей “лягушке”, после чего продолжать упорно добиваться своей цели.

Одной из высших целей в любой работе является достижение самой высокой возможной отдачи от затраченной мыслительной, эмоциональной и физической энергии. Выгодным для вас обстоятельством является то, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит не менее десяти минут в ходе практического воплощения идей. На планирование своего дня у вас уйдет всего от десяти до двадцати минут, однако эта небольшая “жертва” сэкономит, по меньшей мере, два часа (100-120 минут) потраченного впустую времени и бесцельно растраченных усилий на протяжении всего дня. Вы, вероятно, слышали о так называемой формуле шести “П”, которая гласит: “Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие”.

16

 

Поразмыслив над тем, сколько пользы способно принести планирование в деле повышения вашей продуктивности и производительности, удивляешься, почему столь мало людей практикуют его в своей повседневной жизни. А ведь само по себе планирование не представляет собой ничего сложного. Все, что вам нужно — это бумага и ручка. Сложнейшая компьютерная программа “Палм Пайлот”, как и практически любой органайзер, использует все тот же принцип: вы заблаговременно составляете перечень всего, что вам необходимо сделать, до того, как приступаете к осуществлению своих целей.

Всегда работайте “по перечню”. Когда появляется новое дело, включайте его в перечень, прежде чем приступить к его реализации. Вы в состоянии увеличить собственную продуктивность и производительность на двадцать пять и более процентов с того дня, как начнете работать строго в соответствии с перечнем запланированных дел.

Составляйте свой перечень вечером накануне, в конце рабочего дня. Включите в пего все, что вы не успели завершить за день текущий, а также дела, которые планируете на завтра. Составляя, таким образом, подобный перечень, можете быть уверены, что он подвергнется усвоению вашим подсознанием на протяжении всего ночного сна. Следствием этого нередко бывает то, что вы просыпаетесь с грандиозными идеями, которые, как оказывается, можно с успехом применить в работе, увеличив скорость и качество выполняемых задач.

Чем больше времени вы посвятите составлению письменных перечней всего того, что планируете совершить, тем выше будет успех всех ваших начинаний.

Вам потребуются различные перечни согласно их назначения. Во-первых, вам необходимо составить генеральный перечень, в котором следует перечислить все, что приходит вам в голову в связи с планируемым на будущее. Его назначение — включить в себя каждую идею, приходящую вам в голову по поводу планируемого, как, например, каждую новую цель или задачу. Сортировку включенных в перечень идей можно выполнить позднее.

Во-вторых, вам необходим месячный перечень — его составляют в конце каждого месяца на перспективу следующего. Сюда могут входить пункты, прежде внесенные вами в генеральный перечень.

В-третьих, вам потребуется недельный перечень, с помощью которого вы загодя планируете свои действия на следующую неделю. Составление данного перечня следует осуществлять в течение текущей недели.

Предъявление к себе и строгое соблюдение требования систематически планировать свое время может сослужить вам хорошую службу. Многие люди рассказывали мне, что привычка посвящать пару часов в конце недели на составление планов на следующую неделю существенно повлияла на продуктивность их деятельности и, более того, коренным образом изменила их жизнь. Вам данный прием окажет не меньшую услугу. Наконец, вам следует перенести ряд пунктов из своего месячного и недельного планов в свой ежедневный план. Таковыми являются конкретные задачи, которые вы планируете осуществить на протяжении следующего дня.

По ходу работы в течение дня вычеркивайте пункты из своего перечня-плана по мере их выполнения. Ценным для вас в процессе этого является видимая картина достигнутого. Так рождается ощущение успеха и движения вперед. Видя себя последовательно осуществляющим запланированные задачи, вы обретаете мотивацию и энергию, необходимую для того, чтобы дойти до конца перечня. Одновременно повышается и ваша самооценка, и уважение к себе. Подспудно наблюдаемый вами собственный прогресс обеспечивает ваше движение вперед и помогает вам не допускать промедления в делах

Взявшись за реализацию любого проекта, начните с составления перечня, включая в пего каждый свой шаг, который планируете предпринять для осуществления проекта от начала до конца. Упорядочьте задачи проекта по приоритетности и в соответствии с хронологической последовательностью. Составьте соответствующую органиграмму, будь то на листе бумаги или на экране компьютера, дав себе возможность видеть каждую задачу в отдельности и все в совокупности. Затем приступайте к последовательному выполнению каждой задачи, не берясь более чем за одну за раз. Вы будете удивлены тому, сколь много сможете достичь, действуя таким образом.

Работая с помощью своих перечней-планов, вы непременно почувствуете большую отдачу от собственного труда. Собственная ваша жизнь станет подконтрольной вашей воле. Ваше продвижение вперед обретет естественную мотивацию. Ваша мысль станет более целенаправленной и творческой; одновременно вас ждут все более вдохновенные идеи в отношении того, как ускорить темп вашей работы.

18

 

Пользуясь указанным методом в своей работе, вы обретете замечательное ощущение неуклонного продвижения вперед, обеспечивающее вас зарядом энергии, достаточным, чтобы эффективно использовать весь свой рабочий день.

Одним из важнейших правил в деле достижения высокой продуктивности является правило 10/90. Согласно этому правилу, первые 10 процентов времени, которые затрачиваются на заблаговременное планирование и организацию работы, обеспечивают экономию не менее 90 процентов времени на практическое выполнение работы. Вам достаточно один раз применить это правило, чтобы убедиться в его истинности.

Заблаговременно планируя каждый свой день, вы обнаружите, что вам проще как начать движение, так и продолжать его. Дела идут быстрее и более гладко, нежели шли прежде. Вы чувствуете себя более уверенно, и сознание собственной компетенции дает вам удовлетворение. Со временем вы приходите к выводу, что остановить вас не может ничто.

ОСТАВЬТЕ БРЕЗГЛИВОСТЬ, СЪЕШЬТЕ ЛЯГУШКУ!

С сегодняшнего дня начните планировать наперед каждый день, неделю и месяц своей жизни. Возьмите блокнот или лист бумаги и составьте перечень всего, что вам необходимо сделать в течение следующих двадцати четырех часов. Дополняйте его по мере того, как в голову приходят новые идеи. Также составьте перечень всех проектов, крупных многозадачных мероприятий, осуществление которых имеет большое значение для вашего будущего.

Отсортируйте свои важнейшие цели, проекты и задачи по признаку приоритетности, а затем разместите их в требуемом хронологическом порядке, указав, что планируете осуществить в первую очередь, что во вторую, что в третью и т. д. Взяв конечную цель в качестве отправной точки, формируйте цепь приводящих к ней мероприятий в обратном порядке.

Думайте на бумаге! Всегда базируйте свою деятельность на исполнении перечня мероприятий. Вы будете поражены, насколько продуктивнее станет ваша работа и насколько проще вам будет съесть свою “лягушку”.

19

 

Глава З

Применяйте правило 80/20 во всем

У нас всегда достанет времени, используй мы его правильно.

ИОГАНН ВОЛЬФГАНГ ГЕТЕ

Правило 80/20 представляет собой одну из самых удачных концепций в деле рационального использования времени и планирования. Его также называют “принципом Парето” по имени впервые сформулировавшего его в 1895 г. итальянского экономиста Вильфредо Парето. Он заметил, что люди в обществе делятся на тех, кого он называл “влиятельным меньшинством” (на чью долю с точки зрения богатства и влиятельности приходилось “верхних” 20 процентов населения), на тех, кого он называл “тривиальное большинство” (на них приходилось “нижних” 80 процентов).

Позднее он обнаружил, что практически любая сфера деятельности в экономике подчиняется выведенному им принципу. Например, его принцип гласит, что 20 процентов произведенной вами работы обеспечивают 80 процентов полученных вами результатов; 20 процентов ваших клиентов обеспечивают 80 процентов заключенных вами контрактов; 20 процентов ваших товаров и услуг обеспечивают вам 80 процентов всей выручки; 20 процентов выполняемых вами задач соответствуют 80 процентам производимой вами стоимости и т. д. Это значит, что если у вас имеется перечень из десяти дел, которые необходимо совершить, то два из них окажутся по конечной приносимой выгоде равноценными (или более ценными) оставшимся восьми, вместе взятым.

Любопытный факт, не так ли? На решение каждой из упомянутых задач может потребоваться одно и то же время. Однако вклад в конечный суммарный результат от выполнения одной или двух из них превысит соответственно десятикратно или пятикратно относительный вклад каждой из остальных задач.

Нередко оказывается, что один пункт в списке из 10 задач, которые вам предстоит выполнить, по своей значимости превышает остальные девять пунктов, взятых вместе. Рассматриваемая задача, без вариантов, является “лягушкой”, которую необходимо съесть в первую очередь.

Догадываетесь, в отношении каких задач люди более всего проявляют нерешительность и топчутся на месте, выполняя их? Самое печальное состоит в том, что большинство людей склонны к промедлению в отношении тех 10-20 процентов задач, которые имеют наибольшее значение, т. е. “влиятельного меньшинства”. Напротив, они озадачивают себя в первую очередь менее существенными 80 процентами, “тривиальным большинством”, вклад которых в конечные результаты относительно невелик.

Нередко можно видеть людей, которые, как кажется, весь день полностью заняты работой, но результаты их деятельности почти не видны или малозначащи. Причиной этого почти всегда оказывается то обстоятельство, что они трудятся над несущественными задачами и не решаются приступить к решению одной или двух задач, способных принести весомую пользу, как компании, так и их собственной карьере.

Самые значимые задачи нередко самые трудные и сложные. Однако отдача и награда за их эффективное осуществление могут быть колоссальными. По этой причине вам следует твердо отказываться от выполнения задач, содержащихся во второстепенных восьмидесяти процентах, пока у вас остаются невыполненными задачи из главных двадцати.

Всегда, приступая к очередной задаче, спрашивайте у себя: “Входит ли данная задача в главные 20 процентов моих задач или во второстепенные 80 процентов?”