Закупочная логистика, выбор и оценка деятельности поставщиков

Большими возможностями  для прогнозирования располагает  и общедоступный инструментарий Excel. Метод экстраполяции может быть реализован при помощи «Мастера диаграмм с добавлением «Линии тренда». При этом для прогнозирования можно задействовать следующие функции: линейную, логарифмическую, полиномиальную, степенную и экспоненциальную.

Более качественным, но и несоразмерно более сложным является прогнозирование потребления путем разработки и использования однофакторных и многофакторных моделей. В этом случае основная задача логистика — подобрать самые существенные из факторов, влияющих на потребление. Безусловно, наиболее качественный подбор факторов по силам осуществить специалистам отделов материально-технического снабжения, планово-производственного и технологического. Сотрудничество с ними позволяет логистикам создавать модели, пригодные для практического использования. Инструментарий Excel также дает возможность разработать некоторые модели, в том числе многофакторные.

2. Планирование  и контроль материальных потоков  в разрезе поставщиков

После определения общей  величины материального потока (в денежном выражении или условных единицах), а также объемов закупок каждого вида материальных ресурсов (в натуральных единицах) перед специалистами по логистике и закупкам возникает проблема выгодного распределения ресурсов по поставщикам. Необходимо определить наиболее предпочтительных поставщиков и объемы закупок у них материальных ресурсов. Эта задача предполагает несколько этапов.

Первый этап — выбор альтернативы: организовать собственный выпуск материальных ресурсов, необходимых для основного производства, или же закупать их у других предприятий-производителей. Это так называемая задача «МОВ» (сделать или купить). Она особенно актуальна в отношении полуфабрикатов, деталей, узлов и изделий, которые изготавливаются на других предприятиях и поставляются в порядке кооперации. Но в ряде случаев выгоднее самим заготавливать или добывать сырье и материалы. Так, опыт работы ряда передовых деревообрабатывающих предприятий доказал преимущества обзаведения собственным лесным хозяйством для выращивания и заготовки леса.

Решения по данной проблеме следует соотносить с принципом «закупать как можно больше на стороне, производить у себя только наиболее существенные компоненты». Такой подход учитывает преимущества разделения труда и специализации.

Целесообразно внимательно изучить положительный опыт объединения на одном предприятии производств из различных отраслей экономики и, приложив к собственному предприятию, рассчитать, возможно ли получение экономического эффекта от его использования. Обоснованности решения способствует сравнительный анализ показателей издержек производства, рентабельности, цен на продукцию тех производств, которые предприятие предполагает объединить с целью создания собственного устойчивого источника снабжения. Кроме того, разумно руководствоваться концепцией так называемого «обратного маркетинга*, имеющей отношение к развитию поставщика.

Особенность обратного маркетинга в том, что в некоторых случаях  потребитель знает, а изготовитель может не знать о преимуществах, которые даст обоим организация производства того или иного товара, и потребитель применяет комплекс маркетинга к потенциальному поставщику, пытаясь убедить его в перспективности освоения производства деталей, узлов и полуфабрикатов, заказчиком которых он является. Поставщик, как правило, охотно идет на сотрудничество с потребителем, довольный, что, не утруждая себя маркетинговыми исследованиями (их провел потребитель), получает гарантированный рынок сбыта и возможность формировать устойчивую производственную программу. Главное же, с позиций логистики, в том, что реально создание самой экономичной и надежной товаропроводящей сети.

Второй этап — выбор формы поставок (снабжения). Поставки могут быть транзитными или складскими. Транзитные поставки подразумевают закупку материальных ресурсов непосредственно у изготовителей, а складские — у посреднических торговых организаций с их баз и складов. Таким образом, на данном этапе решается вопрос о поставщике — будет ли им само предприятие-изготовитель или его посредник в лице оптовой либо розничной торговой организации.

На первый взгляд, более  экономичной, а следовательно, предпочтительной должна быть транзитная форма поставок. Ее удельный вес в общем объеме закупки материальных ресурсов на большинстве  предприятий преобладает, достигая нередко 80 %. Однако опыт (как отечественный, так и зарубежный) показывает, что производство выигрывает, если существенно выше доля складских поставок. Следовательно, целесообразно проводить сравнительный анализ издержек снабжения при складских и транзитных поставках.

На практике применяются  различные методы выбора формы поставок. Безусловно, предпочтительнее те, которые базируются на сравнении затрат. Общая сумма затрат при обеих формах поставок Zскл(транз) определяется по формуле:

Z_опл- затрат на оплату закупаемых материальных ресурсов;

Z_{тр.заг –} транспортно-заготовительные расходы;

Z_усл- оплата услуг посреднических организаций;

Z_зап — издержки, связанные с иммобилизацией средств в запасы;

Z_хран — издержки по хранению материалов на складах; 

Z_кап.вл.— затраты, связанные с капитальными вложениями в товаропроводящую сеть;

Z_nроч— прочие затраты.

Надо заметить, что  подсчитать указанные затраты по каждому материалу, в частности, распределение затрат по хранению материалов, размещаемых на универсальных складах, достаточно сложно. Требует усилий и приведение к единому знаменателю текущих затрат и капитальных вложений. Сложившаяся практика бухгалтерского учета не всегда позволяет выявить все перечисленные элементы затрат, что сдерживает применение данного подхода к выбору формы поставок. Поэтому внедрение концепции логистики в практику работы предприятий предполагает соответствующую постановку бухгалтерского учета и калькуляции затрат.

Более простым и распространенным является метод выбора формы поставок путем сравнения объемов закупок  с существующими транзитными нормами отгрузки, которые увязываются с грузоподъемностью транспортных средств. Данный метод сложился еще в условиях административной экономики, он не требует особых вычислений, ограничиваясь следующим положением:

Q_{зак.год}<Н транз→ складская форма поставок

Q_{зак.год} ≥ 4 Нтранз → транзитная форма поставок

Это означает, что если годовой объем закупки (Фзак.год) меньше одной транзитной нормы (Н_транз), то потребитель налаживает связи с близко расположенной торговой организацией и закупает материалы небольшими партиями. Если годовой объем закупки достигает четырех транзитных норм и более, то предпочтение отдается транзитной форме поставок, а связи устанавливаются непосредственно с изготовителем, который организует поставку материальных ресурсов без посредников, крупными партиями, обычно по железной дороге. В условиях, когда годовой объем закупки находится в пределах 1—4 транзитных норм, предпочтение отдается складской форме, хотя может применяться и транзитная.

Следует заметить, что  рассмотренный метод вполне обоснован, хотя он не предусматривает подсчета затрат на осуществление закупки. Дело в том, что он сложился в результате обобщения богатой практики, отразив закономерности взаимоотношений изготовителей и потребителей продукции. Данный метод согласуется с требованиями закона Парето, в частности с тем, что для удовлетворения запросов многочисленных мелких потребителей достаточно 15—20 % производимого объема продукции, остальные 80—85 % достаются крупным потребителям, доля которых в общем количестве не превышает 15—20 %.

При решении вопроса  о выборе формы поставки в закупочной логистике следует обращать внимание на проблему подготовки материальных ресурсов к производственному потреблению. Дело в том, что производственный ассортимент сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий не в полной мере отвечает потребительскому ассортименту. Получая материальные ресурсы стандартных размеров, предприятие-потребитель выкраивает или нарезает множество различных заготовок, необходимых ему для конкретного производства. С этой целью оно оборудует заготовительные цехи или участки, на которых закупаемые материальные ресурсы доводятся до готовности к потреблению. Нередко подобные операции выполняют посреднические торговые организации, имеющие на базах и складах участки по фасовке, упаковке, комплектации, нарезке, раскрою и другим операциям, позволяющим формировать ассортимент товаров, максимально соответствующий запросам потребителей. Таким образом, торговый ассортимент обычно существенно шире, чем производственный.

В условиях возрастающей конкуренции на рынке товаров  производитель продукции более  всех заинтересован в том, чтобы ассортимент как можно полнее отвечал запросам потребителей и торговых организаций. С позиций технологии и организации производства ему проще наладить выпуск продукции в исчерпывающем ассортименте. К тому же основная масса потребителей испытывает больше доверия к изготовителю, чем к торговой организации. В связи с этим логистическую проработку вопроса по данной проблеме целесообразно начинать с изучения ассортимента, предлагаемого предприятиями-изготовителями, а затем — торговыми организациями, размещающимися в местах концентрации потребителей. Открытие заготовительных цехов у себя на предприятии следует рассматривать скорее как вынужденную меру.

Однако следует помнить  о существовании объективных  причин, по которым предприятия-изготовители не могут или считают экономически нецелесообразным предлагать полный ассортимент продукции и предпочитают привлекать посредников или самих потребителей. Эти причины таковы:

• расширение ассортимента продукции у изготовителя неизбежно приводит к падению производительности труда. Намного проще и эффективнее специализировать производство на одном виде (или небольшом количестве видов) выпускаемой продукции;
• при широкономенклатурном производстве изготовитель сталкивается с проблемой организации доставки продукции, существенно различающейся по габаритам;
• широкий ассортимент товаров требует более сложных процесса упаковки и условий хранения;
• погрузо-разгрузочные работы разнообразных товаров отличаются меньшей эффективностью.

Следовательно, в любых  условиях проблема выбора способа подготовки материальных ресурсов к производственному  потреблению весьма актуальна.

Третий этап — анализ потенциальных поставщиков с целью выбора наиболее выгодного. По предполагаемым транзитным поставкам изучают предприятия-изготовители, по складским — оптовые и розничные торговые предприятия. Задача логистиков на данном этапе — определить, кто из поставщиков способен обеспечить своевременную поставку качественной продукции, причем сделать это с минимальными затратами и потерями для потребителя.

Содержание работы по выбору лучшего поставщика может  существенно различаться в зависимости  от того, являются ли закупаемые материалы основными или вспомогательными для потребителя. Наиболее кропотливая работа проводится при выборе поставщиков основных материалов, закупаемых в больших объемах, а вспомогательные материалы, как правило, находят в расположенных поблизости мелкооптовых или даже розничных магазинах, что позволяет свести к минимуму затраты времени.

Содержание и объем  работы по выбору поставщика различаются в зависимости от того, являются ли закупки а) повторными, б) повторными с изменениями, в) впервые осуществляемыми.

Для выбора лучшего поставщика применяются различные методы. Наиболее простым и распространенным из них  является метод сравнения затрат на приобретение продукции у различных поставщиков.

Для получения объективных  результатов по выявлению рейтинга поставщиков  имеет выбор экспертных оценок. Более простым с позиций организации работ является метод индивидуальных экспертных оценок, но при его использовании трудно избежать объективизма.

Поэтому надо отдавать предпочтение методу коллективных оценок.

Перечисленные методы позволяют  получить количественное выражение интегрированного показателя рейтинга поставщиков и на его основе выявить лучшего из них. Но это вовсе не означает, что покупатель должен ограничиться единственным поставщиком.

Считается, что в целях экономической безопасности нецелесообразно брать у одного изготовителя более 50 % общего объема закупки определенного материала. В связи с этим логистики распределяют материальные потоки по двум- трем поставщикам пропорционально показателям их рейтинга.

Четвертый этап — процедура документального оформления отношений с поставщиками. Известно, что отношения по закупкам материальных ресурсов оформляются договором поставки между поставщиками и покупателями.

Для того чтобы ускорить работу по заключению договора, специалистам по логистике целесообразно разработать типовую схему осуществления сделки (начиная от первых контактов с поставщиком до заключения договора и его исполнения), отразив каждый этап, сроки его выполнения и исполнителей. Если составить сетевой график выполнения работ, это позволит выявить временные резервы, соблюсти необходимую последовательность работ, обеспечить при возможности параллельное выполнение отдельных операций.

Как в отечественной, так и зарубежной практике проект договора обычно готовит поставщик. Но чтобы ускорить работу и включить в проект наиболее выгодные для покупателя положения, имеет смысл опередить поставщика и самому составить проект договора

Работа над договором  выиграет в эффективности, если логистики уточнят у специалистов организации наиболее употребляемые формулировки каждого пункта договора.

  Под контролем входных материальных потоков в закупочной логистике обычно понимают отслеживание движения материальных ресурсов от поставщика до потребителя. Необходимость логистического контроля на стадии физического движения грузов связана с тем, что в их перемещении участвуют различные организации, число которых иногда достаточно велико. В перемещении товара от изготовителя к потребителю могут участвовать: изготовитель, транспортные и транспортно-экспедиционные предприятия, оптовые или розничные торговые организации, таможня (таможенные склады), потребитель. Передача груза от одной организации другой сопряжена с большими затратами времени, требует оформления многочисленных документов. Без системного анализа и проектирования этого процесса из одного центра невозможно добиться согласованных действий всех участников товародвижения.