Информационные потоки в логистике

Содержание

Введение

Информационная логистики - это  часть логистики, которая организует поток данных (информации), сопровождающий материальный поток в процессе его перемещения. Информационная логистика является связующим звеном между снабжением, производством и сбытом на предприятии.

Информационная логистика управляет  всеми процессами движения и складирования  товаров на предприятии, тем самым обеспечивая своевременную доставку этих товаров в необходимом количестве, требуемой комплектации и нужного качества из мест их производства до места потребления с минимальными затратами и оптимальным сервисом.

Основные понятия информационной логистики:

информационный поток;

информационная система;

информационная технология.

Основная задача информационной логистики  заключается в доставке информации к системе управления предприятием и от нее. Каждый уровень иерархической  структуры предприятия должен получать только необходимую информацию в требуемые сроки.

Информационная логистика должна выполнять следующие функции:

собирать возникающую информацию;

анализировать информацию;

перемещать информацию;

накапливать и хранить информацию;

фильтровать поток информации, то есть отбирать необходимые для того или иного уровня управления данные и документы;

объединять и разъединять информационные потоки;

выполнять элементарные информационные преобразования;

управлять информационным потоком.

1. Информационные потоки в логистике

В основе процесса управления материальными  потоками лежит обработка информации, циркулирующей в логистических  системах. В связи с этим одним  из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока.

Информационный поток - это  совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков:

1) в зависимости от вида связываемых потоком систем:

горизонтальный (поток сообщений  между партнерами по хозяйственным  связям одного уровня управления) и  вертикальный (поток сообщений, поступающих  от руководства в подведомственные ему звенья логистической системы;

2) в зависимости от места прохождения:

внешний (поток протекающий во внешней, по отношению к логистической  системе, среде) и внутренний (поток  сообщений, циркулирующих внутри одной  логистической системы);

3) в зависимости от направления по отношению к логистической системе:

входной (поток сообщений, входящих в логистическую систему, либо в  одну из подсистем) и выходной (поток  сообщений, выходящих за пределю  логистической системы, либо одной из подсистем);

4) в зависимости от вида носителя информации:

бумажные, электронные, смешанные;

5) в зависимости от плотности:

малоинтенсивные (до 1 Мбит/с), среднеинтенсивные (1-2 Мбит/с), высокоинтенсивные (свыше 2 Мбит/с);

6) в зависимости от периодичности:

регулярные, оперативные, случайные, on-line, off-line;

Рис.1 Виды информационных потоков  в логистике

Информационный поток может  опережать материальный, следовать  одновременно с ним или после  него. При этом информационный поток  может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:

- опережающий информационный поток  во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;

- опережающий информационный поток  в прямом направлении - это  предварительные сообщения о  предстоящем прибытии груза;

- одновременно с материальным  потоком идет информация в  прямом направлении о количественных  и качественных параметрах материального  потока;

- вслед за материальным потоком  во встречном направлении может  проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Путь, по которому движется информационный поток в общем случае, может  не совпадать с маршрутом движения материального потока.

Информационный поток характеризуется  следующими показателями:

1) источник возникновения;

2) направление движения потока;

3) скорость  передачи и приема;

4) интенсивность  потока и др.

Формирование  информационных систем невозможно без  исследования потоков в разрезе  определенных показателей. Например, решить задачу оснащения определенного рабочего места вычислительной техникой невозможно без знания объемов информации, проходящей через это рабочее место, а также без определения необходимой скорости ее обработки.

Объем информационных потоков учитывают несколькими способами. Для больших информационных потоков размеры определяют по числу документов, листов в потоке, страниц. Для малых потоков объем определяют числом строк в документе или числом слов в сообщении. Третий способ – учет числа знаков в сообщении – оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения.

Периодичность информационных потоков – характеризует  частоту их формирования.

Информационные  потоки документального характера  проходят процедуру согласования. Так, плановые сообщения на предприятиях согласуют с руководителями цехов и членами дирекции предприятия.

Каждое  документальное сообщение утверждается определенными лицами. Без соответствующей  подписи документ силы не имеет.

Документы имеют различные сроки действия и сроки хранения.

Различен  и порядок хранения информационных сообщений. Некоторые сообщения  собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях.

Информационные  потоки в логистике формируются  в соответствии с материальными.

Но иногда материальный поток может прибыть в заданное место, а документы на него могут быть еще не доставлены. Такой материальный поток считается неотфактурованной поставкой, и принимается получателем на хранение до прибытия документов. Может быть и наоборот: документы прибывают на место назначения раньше самого груза.

Опережение  информационным потоком материального  предпочтительней. Это дает возможность  лучше подготовится к приему грузов.

Управлять информационным потоком можно следующим  образом:

- изменяя  направление потока;

- ограничивая  скорость передачи до соответствующе скорости приема;

- ограничивая  объем потока до величины пропускного  способности отдельного узла  или участка пути.

Измеряется  информационный поток количеством  обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в разделе кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица - бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт - это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.

Применяются также производные единицы количества информации: килобайт, мегабайт и гигабайт.

В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

- количеством  обрабатываемых или передаваемых  документов;

- суммарным  количеством документострок в  обрабатываемых или передаваемых  документах.

Следует иметь в виду, что помимо логистических операций в экономических системах осуществляются и иные операции, также сопровождающиеся возникновением и передачей потоков информации. Однако логистических информационные потоки составляют наиболее значимую часть совокупного потока информации.

Рассмотрим  в качестве примера структуру  совокупного информационного потока в крупном магазине продовольственных  товаров. Основную часть общего объема обращающейся здесь информации (более 50 %) составляет информация, поступающая в магазин от поставщиков. Это, как правило, документы, сопровождающие поступающий в магазин товар, так называемые товарно-сопроводительные документы, которые в соответствии с вышеприведенными определениями образуют входящий информационный поток.

Логистические операции в магазине не ограничиваются получением товаров от поставщиков. Внутримагазинный торгово-технологический процесс также включает в себя многочисленные логистические операции, которые сопровождаются возникновением и передачей информации, используемой внутри магазина. При этом доля образованной информации, используемой внутри магазина, составляет приблизительно 20%.

В целом примерно 2/3 общего объема обрабатываемой в магазине информации может составлять информация, необходимая для контроля и управления логистическими операциями. На производственных предприятиях или предприятиях оптовой торговли доля логистических информационных потоков еще значительней.

2. Структура информационных потоков  современного промышленного предприятия

Формирование структуры информационной системы современного промышленного  предприятия необходимо начинать с  качественного анализа информационного  поля предприятия, которое можно подразделить на внутреннее и внешнее. Внутреннее информационное поле объединяет следующую информацию:

• первичные документы;
• данные внутреннего документооборота (бумажного и электронного), включая приказы и распоряжения руководителя и менеджеров всех звеньев;
• данные бухгалтерского учета и другой обязательной отчетности за текущий и прошлые периоды;
• результаты анализа финансово-хозяйственной деятельности;
• другие данные.

Качество внутреннего информационного  поля предприятия зависит от четкости организационной структуры управления, рациональности распределения функциональных обязанностей, надежности учета, достаточной эффективности схемы документооборота. Внутреннее информационное поле формируется за счет собственных источников информации, которые можно проверить на полноту и достоверность.

Количество разновидностей внешней  информации и ее источников весьма значительно, основными являются следующие  виды:

• нормативные акты федерального, регионального, местного уровня;
• отраслевые нормативно-справочные документы;
• данные о состоянии отрасли, основных рынков сбыта и сырья;
• данные о состоянии мировой экономики;
• реклама и информация партнеров и конкурентов;
• информация от клиентов;
• выводы консультантов и экспертов, результаты аудиторских проверок.

Необходимо выделить следующие основные проблемы, возникающие при создании внешнего информационного поля.

Недостоверность информации. Часть информации (особенно в некоторых СМИ и в интернете) представляется сомнительной, а в ряде случаях и ложной.

Неполнота информации. Источник информации специально или ненамеренно может предоставлять не всю информацию, а какую-то ее часть.

Противоречивость информации. Информация различных источников может быть противоречивой, при этом затруднительно выявить истинные данные.

Избыточность информации. Для выделения необходимой информации необходимо затрачивать значительные усилия.

Разнородность информации. Информация из разных источников поступает в различном формате. Для унификации информации в целях дальнейшего хранения и обработки по единой технологии ее необходимо конвертировать.

Формирование и поддержание  в хорошем состоянии информационного  поля предприятия весьма непростая  задача, которая может быть решена только при условии нормального  функционирования информационных потоков  предприятия с использованием современных автоматизированных информационных систем управления. На рис. 1 показаны наиболее важные информационные потоки предприятия.

1) Информационный поток, обслуживающий движение материального потока. Материальный поток двигается от первичного источника (например, поставщика сырья) через цепь производственных, транспортных и посреднических звеньев к конечному потребителю. На каждом этапе своего движения материальный поток сопровождается определенными первичными документами, которые фиксируют хозяйственные операции, и содержат информацию о состоянии материального потока. Например, приход сырья и материалов на предприятие сопровождается обменом документами между предприятием и поставщиком: договорами, счетами, счет-фактурами, накладными, доверенностями, актами и т.д. Контроль над этим информационным потоком осуществляет отдел материально-технического снабжения. Еще более сложный информационный поток, с оформлением контрактов, таможенных деклараций, паспортов сделок и т.п., возможен в случае импортных поставок сырья, материалов или оборудования. Далее этот информационный поток сопровождает отпуск сырья и материалов в производство со складов (накладные, требования-накладные, лимитные ведомости), оформляет все переделы незавершенного производства (акты, приемо-сдаточные накладные). Не следует забывать, в производственный процесс включены не только цеха основного производства, но и вспомогательное и обслуживающее производства. Их взаимодействие также должно поддерживаться информационными потоками предприятия. После окончания производственного процесса, когда готовая продукция отгружается на склад, она также сопровождается актами, приемо-сдаточными накладными, сертификатами качества и пр. После этого информационный поток обслуживает поставку готовой продукции покупателям в виде счетов, счетов-фактур, накладных.