Методы предотвращения/учета финансовых рисков в процессе организации закупочной деятельности (на примере ООО «Комус»)

  Экономический отдел занимается анализом продаж, составляет годовые и ежемесячные планы для работников отдела продаж, планирует поставки товаров, ведет отчетность по товару, устанавливает систему скидок и наценок.

  Менеджеры отдела продаж работают с клиентами. От того, насколько эффективно работает этот отдел, зависит эффективность деятельности всей организации. Их цель - поиск новых клиентов и привлечение постоянных. Они принимают заявки, следят за сроками поставки продукции. Менеджеры продаж отвечают за качество и скорость обслуживания клиентов.

  Заведующий складом руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товара, распределяет места складских помещений под поставляемый товар, проводит ежеквартальную ревизию вверенных ему товароматериальных ценностей, составляет установленную предприятием отчетность.

  Отдел организации труда осуществляет методическое руководство по разработке предложений положений о подразделениях и должностных инструкций, проводит работы по совершенствованию организационной структуры, проводит работы по техническому нормированию, стимулированию и мотивации персонала. Также занимается расчетом заработной платы, оплатой больничных, отпусков и социальных выплат.

  Отдел кадров осуществляет полное ведение персонала (отбор, подбор, оформление приема, перевода, отпуска, увольнения), разрабатывает и совершенствует мотивационную политику предприятия, создание кадрового резерва предприятия.

 

 

 

 

2. Закупочная деятельность

2.1. Оценка и выбор поставщиков

  Выбор поставщика - одна из наиболее важных задач закупочной логистики. Иногда поставщики влияют на эффективное функционирование компании, т.к. именно от выполнения ими условий договора, временной поставки товара и его качества зависит успешная реализация товара.

  Естественно, выбор поставщика  должен быть обоснованным и  подходить критериям цены, качества, условий доставки, объемов поставки и т.д.

  Есть два направления  выбора поставщиков. Поставщиков  можно выбрать из компаний, с  которыми уже установлены деловые  отношения. А второе направление – выбор новых поставщиков.

  Так как наша компания  давно работает на рынке канцелярских  товаров и услуг, то у нас  уже есть проверенные временем  поставщики. В Финляндии мы покупаем  бумагу у трех крупных компаний, таких как «UPM-Kymmene», «StoraEnso», «M-Real».

 UPM-Kymmene Oyj (UPM-Kymmene Corporation) — финская деревообрабатывающая компания. Штаб-квартира находится в Хельсинки. Компания основана в 1996 году путём слияния компаний Kymmene Corporation и Repola Ltd (а также её дочерней компании United Paper Mills Ltd).

Основная деятельность компании – производство бумаги(67 %). Помимо бумаги корпорация производит целлюлозу, пиломатериалы, фанеру, этикеточные самоклеящиеся материалы и др.

  В России компания владеет предприятием в Новгородской области: фанерным заводом в Чудово и также, офисами: в Санкт-Петербурге, Москве, Екатеринбурге и Ростове-на-Дону.

Stora Enso Oyj — финско-шведская лесопромышленная компания, одна из крупнейших в мире. Штаб-квартира находится в Хельсинки.

  Была основана в 1998 году при слиянии шведской добывающей и лесопромышленной компании Stora и финской лесопромышленной компании Enso-Gutzeit Oy. Компания производит различные сорта бумаги, целлюлозу и другие продукты деревообработки.

  В России есть заводы этой компании по выпуску бумажной упаковки в Арзамасе (Нижегородская область), Балабаново (Калужская область) и Луховицах (Московская область), а также лесопильные заводы в посёлках Неболчи (Новгородская область) и Импилахти (Республика Карелия).

  M-Real. Компания была основана в 1986 году. Штаб-квартира находится в городе Эспоо. На данный момент «М-реал» является одной из ведущих компаний по производству бумаги и картона в Европе. Компания имеет фабрики в девяти странах, а представительства – более чем в семидесяти.

1. Требования к поставщику:

• Любые объемы поставок, как мелкими, так и большими партиями;

• Наличие скидки при покупке большого объема товара;

• Наличие информации о деятельности поставщиков и деловой политики относительно других клиентов;

• Высокое качество, которое подтверждено сертификатами соответствия;

• Большой выбор ассортимента и постоянный запас;

• Помощь в решении возникших форс-мажорных ситуаций.

2) Клиентская база и поиск поставщиков через СМИ.

3) При покупке большого объема продукции и при регулярных заказах получаем скидки.

4) При выборе поставщика мы ориентируемся по цене товара, по его качеству, по наличию скидок. Также мы смотрим на надежность. Нам важны партнерские отношения.

5) Договор заключается на взаимовыгодных условиях.

6) Заказы осуществляются  посредством электронной переписки, а также по телефону. Если возникают более серьезные вопросы, можно встретиться с представителями в московском офисе.

7) При получении товара  сверяем количество и качество  согласно договору.

8) Расчеты с другими  организациями производятся через  расчетный счет организации (безналичный расчет). Организация контролирует деятельности бухгалтерии, чтобы денежные средства были переведены на счет другой организации вовремя, без задержек. С нашими постоянными поставщиками у нас доверительные отношения, поэтому сумма оплачивается полностью. В редких случаях мы оплачиваем 80 % суммы, остальные 20 после получения товара.

9) Обратная связь осуществляется посредством письменного уведомления. В путевом листе экспедитора лицо, принимающее товар, ставит свою подпись.

 

2.2. Перечень критериев выбора поставщиков

1) Надежность поставки

   Для нас этот  критерий важен, потому что в  случае, если поставка бумаги  сорвется, наши магазины могут остаться товара, а так как мы одни из лидеров в области реализации бумаги в России, то для нас это неприемлемо. Тем более мы сотрудничаем также с офисами, которые берут определенную бумагу. Таким образом, не предоставив им вовремя услугу, мы потеряем наших клиентов.

2) Высокое качество, которое  подтверждено сертификатами соответствия

  Нам бы хотелось, чтобы  товар, который мы покупаем и  далее продаем его, был высокого  качества, чтобы наши клиенты  были довольны товаром и покупали  у нас его снова и снова.

3) Большой выбор ассортимента

  Большой выбор ассортимента  также очень важен. Конечно, приходя  в наш магазин, клиентам хочется  видеть перед собой большой  выбор бумаги разного класса, разной толщины, цвета и т.д.

4) Скидки, выгодная цена (стоимость приобретения)

   Хотелось, чтобы при больших объемах поставки предоставлялись скидки. Конечно, нам было бы приятно, если бы наши партнеры предоставляли нам товар по выгодной цене. Если мы будем закупать по выгодной цене, соответственно продавать мы будем ее тоже по выгодной для наших покупателей цене.

5) Любые объемы поставок, как большими, так и мелкими партиями

  Спрос на бумагу  определенных марок то увеличивается, то уменьшается, поэтому приветствуется возможность покупки партии товара различных объемов.

6) Постоянный запас и выполнение экстренных заказов

  Иногда бывает, что  спрос на определенный товар  повышается, поэтому его раскупают  быстрее, чем мы рассчитывали. Следовательно, хотелось бы иметь возможность  до закупки товара.

7) Деловая репутация поставщика

  С поставщиком с  хорошей проверенной репутацией  работать намного приятнее и удобнее, потому что ты практически на 100% уверен в его надежности и в том, что все условия поставки будут соблюдены.

8) Своевременное информирование  об изменении цен

  Цены с каждым днем  растут и растут, наша компания  прекрасно понимает это. Но от  своих поставщиков мы требуем  говорить нам о повышении цен  заранее, так как нам нужно заранее рассчитать сумму, обдумать и решить, готовы ли мы покупать товар по новой цене.

9) Готовность поставщика  работать без предоплаты

  Иногда на расчетном  счете организации мало денежных  средств и на всю партию  товара может не хватить. ООО  «Комус» всегда старается оплатить всю сумму за партию, но так как не всегда получается, мы просим наших поставщиков работать без предоплаты

10) Дополнительный контроль  поставок со стороны поставщика

  Мы работаем с огромным  количеством компаний, поэтому не  всегда уследишь за всем товаром. Хотелось бы, чтобы поставщик осуществлял дополнительный контроль над партией груза.

 

2.3. Критерии и методы отбора поставщиков продукции

  Есть четыре основных метода выбора поставщика продукции:

1. Метод рейтинговых оценок

   Этот метод считается самым известным методом выбора поставщика. Выбираются основные критерии выбора поставщика, далее работники службы закупок или эксперты устанавливают их значимость экспертным путем. Допустим, на первое место будет поставлен критерий наличия скидок и выгодной цены. Следовательно, удельный вес данного критерия будет самым высоким.

 Значение рейтинга по каждому критерию высчитывается путем умножения удельного веса критерия на его экспертную балльную оценку для данного поставщика. Далее полученные значения по всем критериям суммируются и получается итоговый рейтинг для конкретного поставщика. Далее, сравнивая полученную оценку, выбирается поставщик с самой высокой оценкой. Если рейтинговая оценка одинаковая для двух и более поставщиков по основным критериям, то вводятся дополнительные критерии.

2) Метод оценки затрат

  Этот метод иногда называют затратно-коэффициентным методом или «методом миссий». Весь процесс снабжения делится на несколько возможных вариантов (миссий), и для каждого варианта тщательно рассчитываются все расходы и доходы. Для каждого поставщика рассчитываются все возможные издержки и доходы (при этом учитываются логистические риски). Затем из набора вариантов (миссий) выбирается наиболее выгодный (по критерию общей прибыли).

3) Метод доминирующих характеристик

  Метод состоит в сосредоточении на одном выбранном параметре (критерии). Преимущество этого метода заключается в его простоте, но есть и существенный недостаток остальные критерии отбора игнорируются.

4) Метод категорий предпочтения

  В этом случае оценка поставщика, в том числе и выбор способа его оценки, зависит от информации, стекающейся из многих подразделений фирмы. Такой метод подразумевает наличие обширной и разнообразной информации из множества источников, которая позволяет рассматривать каждый фактор наравне с остальными, в то время как для фирмы, возможно, какой-то фактор является ключевым, например, простота использования продукции в производственном процессе.

 В нашей работе для  оценки поставщиков мы воспользуемся  методом рейтинговых оценок.

 

 

Таблица 1

Метод рейтинговых оценок для поставщика «UPM-Kymmene»

Критерий выбора	Удельный вес критерия	Оценка значений по 10-б. шкале	Произв. уд. веса на оценку
1. Надежность поставки	0,3	8	2,4
2. Высокое качество	0,2	9	1,8
3. Большой выбор ассортимента	0,15	4	0,6
4. Скидки, выгодная цена	0,15	6	0,9
5. Возможность поставок товара в любых объемах	0,1	5	0,5
6. Постоянный запас	0,05	6	0,3
7. Имидж (репутация) поставщика	0,05	10	0,5
Итого	1		7