Организация и управление материально-техническим обеспечением предприятия

1 ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ  МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ  ПРЕДПРИЯТИЯ 
 
1.1 Классификация и состав материальных ресурсов предприятия 
Материальные ресурсы представляют собой часть оборотных фондов предприятия. Оборотные фонды – это те средства производства, которые полностью потребляются в каждом производственном цикле, целиком переносят свою стоимость на готовую продукцию и в процессе производства меняют или теряют свои потребительные свойства. В состав оборотных фондов включаются: 
 
1) основные и вспомогательные материалы, топливо, энергия и полуфабрикаты, получаемые со стороны; 
2) малоценные и быстроизнашивающиеся инструменты и запасные части для ремонта оборудования; 
3) незавершенное производство и полуфабрикаты собственного изготовления; 
4) тара.  
Оборотные фонды, за исключением малоценных инструментов и инвентаря, незавершенного производства и полуфабрикатов собственного изготовления, а также энергии, относятся к материальным ресурсам. 
       Нужно отметить, что при делении средств производства на основные и оборотные в практике допускаются некоторые вполне оправданные условности. Инструмент и инвентарь делятся на две части. В первую из них входят малоценные и быстроизнашивающиеся (со сроком службы менее одного года) инструменты и инвентарь. Они относятся к оборотным фондам. Другая же часть, в которую включается весь остальной инструмент и инвентарь, относится к основным фондам. 
       Наибольшую долю материальных ресурсов предприятия составляют основные материалы. К ним относятся предметы труда, идущие на изготовление продукции и образующие основное ее содержание. Основными материалами при изготовлении, например, автомобиля являются металл, стекло, ткань и т. п. 
       К вспомогательным относятся материалы, потребляемые в процессе обслуживания производства или добавляемые к основным материалам с целью изменения их внешнего вида и некоторых других свойств (смазочные, обтирочные, упаковочные материалы, красители и т. д.). 
       В зависимости от характера использования различают: топливо технологическое, т. е. непосредственно участвующее в процессе изготовления продукции (при плавке, термической обработке и т. п.), двигательное и используемое для обслуживания процесса производства. 
       Эта классификация материальных ресурсов исходит из различного характера потребления указанных групп и, следовательно, определяет неодинаковый подход к установлению норм их расхода, к определению потребности в них и выявлению путей более экономного их использования. 
       Организация и планирование использования материальных ресурсов является одним из важнейших разделов деятельности промышленных предприятий. Вся работа по организации и планированию использования материальных ресурсов проводится в направлении создания условий для их максимальной экономии при одновременном повышении качества продукции.

 
1.2 Структура и функции организации  материально-технического обеспечения  предприятия 
 
       Для бесперебойного функционирования производства необходимо хорошо налаженное материально-техническое обеспечение (МТО), которое на предприятиях осуществляется через органы материально-технического снабжения. Главной задачей органов снабжения предприятия является своевременное и оптимальное обеспечение производства необходимыми материальными ресурсами соответствующей комплектности и качества. 
Решая эту задачу, работники органов снабжения должны изучать и учитывать спрос и предложение на все потребляемые предприятием материальные ресурсы, уровень и изменение цен на них и на услуги посреднических организаций, выбирать наиболее экономичную форму товародвижения, оптимизировать запасы, снижать транспортно-заготовительные и складские расходы 

Содержание функций органов  снабжения предприятия включает три направления. 
1. Планирование, которое предполагает: 
-                     изучение внешней и внутренней среды предприятия, а также рынка отдельных товаров; 
-                     прогнозирование и определение потребности всех видов материальных ресурсов, планирование оптимальных хозяйственных связей; 
-                     оптимизацию производственных запасов; 
-                     планирование потребности материалов и установлениеихлимита на отпуск цехам; 
 
-                     оперативное планирование снабжения.  
2. Организация, которая включает: 
-                     сбор информации о потребной продукции, участие в ярмарках, выставках-продажах, аукционах и т. п.; 
-                     анализ всех источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах с целью выбора наиболее оптимального; 
-                     заключение с поставщиками хозяйственных договоров на поставку продукции; 
-                     получение и организацию завоза реальных ресурсов; 
-                     организацию складского хозяйства, входящего в состав органов снабжения; 
-                     обеспечение цехов, участков, рабочих мест необходимыми материальными ресурсами;

 
3 Контроль и координация работы, в состав которых входят:  
-                     контроль за выполнением договорных обязательств поставщиков, выполнение ими сроков поставки продукции; 
-                     контроль за расходованием материальных ресурсов в производстве; 
-                     входной контроль за качеством и комплектностью поступающих материальных ресурсов; 
-                     контроль за производственными запасами; 
-                     выдвижение претензий поставщикам и транспортным организациям; 
-                     анализ действенности снабженческой службы, разработка мероприятий по координации снабженческой деятельностью и повышение её эффективности.

 
       В условиях рынка у предприятий возникает право выбора поставщика, а значит, и право закупки более эффективных материальных ресурсов. Это заставляет снабженческий персонал предприятия внимательно изучать качественные характеристики продукции, изготовляемой различными поставщиками. 
       Критериями выбора поставщика могут быть надежность поставки, возможность выбора способа доставки, время на осуществление заказа, возможность предоставления кредита, уровень сервиса и др. Причем соотношение значимости отдельных критериев с течением временем может меняться. 
       Организационное построение, характер и методы работы служб снабжения на предприятиях отмечаются своеобразием. В зависимости от объемов, типов и специализации производства, материалоемкости продукции, и территориального размещения предприятия складываются различные условия, требующие соответствующего разграничения функций и выбора типа структуры органов снабжения. На небольших предприятиях, потребляющих малые объемы материальных ресурсов в ограниченной номенклатуре, функции снабжения возлагаются на небольшие группы или отдельных работников хозяйственного отдела предприятия. 
       На большинстве средних и крупных предприятий эту функцию выполняют специальные отделы материально-технического снабжения (ОМТС), которые построены по функциональному или материальному признаку. В первом случае каждая функция снабжения (планирование, заготовка, хранение, отпуск материалов) выполняется отдельной группой работников. При построении снабженческих органов по материальному признаку определенные группы работников выполняют все функции снабжения по конкретному виду материалов. 
       Характерный тип структуры службы снабжения – смешанный, когда товарные отделы, группы, бюро специализированы на снабжении конкретными видами сырья, материалов, оборудования. Однако наряду с товарными в состав отдела снабжения входят функциональные подразделения: плановое, диспетчерское. 
       Смешанный тип структуры отдела снабжения – наиболее рациональный метод строения, который способствует повышению ответственности работников, улучшению МТО производства. 
       Плановое бюро (группа) выполняет функции по анализу окружающей среды и рыночным исследованиям, определению потребности в материальных ресурсах, оптимизации рыночного поведения по наиболее выгодному обеспечению, формированию нормативной базы, разработке планов снабжения и анализу их выполнения, контролю за выполнением поставщиками договорных обязательств. 
       Товарное бюро (группа) выполняет комплекс планово-оперативных функций по обеспечению производства конкретными видами материальных ресурсов: планированию, учету, завозу, хранению и отпуску материала в производство, т.е. регулирует работу материальных складов. 
       Диспетчерское бюро (группа) выполняет оперативное регулирование и контроль за выполнением плана снабжения предприятия и цехов сырьем и материалами; устраняет неполадки, возникающие в ходе снабжения производства; контролирует и регулирует ход поставок материалов на предприятие. 
       На предприятиях машиностроения служба снабжения кроме отдела МТС включает и отдел внешней кооперации (или бюро, группу), который может входить в состав ОМТС. 
       Отделы (бюро, группы) внешней кооперации обеспечивают производство полуфабрикатами (заготовками, деталями, узлами). Они также могут строиться по функциональному или товарному признаку. 
Для осуществления технического перевооружения и реконструкции производства предприятие создает отделы оборудования, которые обычно входят в состав капитального строительства. 
       Для крупных предприятий (объединений), состоящих из ряда филиалов, наиболее приемлем другой тип структуры. Особенностью этого типа структуры является то, что подразделения имеют свои службы снабжения с функциями по планированию и оперативному регулированию снабжения производственных цехов и участков материальными ресурсами, а также по контролю за их исполнением. 
       Формирование нормативной базы, прогнозирование и разработка планов МТС, установление хозяйственных связей, и координация работы служб снабжения, входящих в предприятие, сконцентрированы на базе службы снабжения предприятия. Взаимодействие подразделений службы снабжения предприятия осуществляется на основе функциональных связей, а не административного подчинения. 
       Одним из звеньев организации МТС является складское хозяйство, основная задача которого заключается в приеме и хранении материалов, их подготовке к производственному потреблению, непосредственном снабжении цехов необходимыми материальными ресурсами. Склады в зависимости от связи с производственным процессом подразделяются на материальные, производственные, сбытовые. 
       Принятые материалы хранятся на складах по номенклатурным группам; сортам, размерам. Стеллажи нумеруются с указанием индексов материалов. 
Завоз материалов и работа складов организуются на основе оперативно-заготовительных планов.

2 Направления совершенствования  управления закупками (по видам  материально-технических ресурсов)

       Цель управления закупками с позиции логистики – удовлетворение потребностей производства в необходимых ресурсах в заданном временном режиме при оптимальных затратах. 
Надежность управления закупками – важнейшее условие современного и ритмичного выполнения планов производства в заданной номенклатуре, нужном объеме, требуемом временном режиме. Неэффективная снабженческая деятельность отрицательно воздействуетна конечный результат работы предприятия. 
       Уровень развития управления закупками сегодня в ряде случаев тормозит развитие производства, снижает результаты хозяйственной деятельности предприятия в целом. Это объясняется тем, что любая система (предприятие, объединение) не является самообеспечиваемой, она функционирует благодаря энергетическим, материальным и информационным ресурсам, которые поступают из внешней среды (природной, социально-экономических систем), проходят процесс преобразования (трансформации) и покидают систему в виде товаров и отходов. Это подтверждает актуальность и необходимость совершенствования методов управления закупками на предприятиях. 
       На сегодняшний день управление закупками, осуществляется по направлениям: планирование, организация, учет, анализ, оперативный контроль и регулирование. 
Эти функции отражают типовую структуру процесса управления и называются общими. 
      Основным содержанием деятельности по управлению закупками на предприятии является своевременное обеспечение производственных процессов материальными ресурсами с заданными физико-химическими свойствами и стоимостными параметрами.  
       Начало функционирования закупок связано с выявлением перспективной и текущей потребности в материальных ресурсах по номенклатуре, объемам и срокам. Завершается же данный процесс управления переходом поступивших на предприятие ресурсов в стадию производственного потребления со складов к местам их использования. 
       В итоге, закупочная деятельность представляет собой управленческий процесс, который отличается конкретными целями, принципами, характером работ и способами их выполнения. Объектом управления закупками является подсистема закупок, предметом выступают материальные ресурсы. 
Целью управления закупками, в принципе, на любом из предприятий  является достижение обеспеченности всех производственных и обслуживающих процессов материальными ресурсами с наименьшими затратами. 
       В соответствии с поставленной целью основными задачами управления закупками являются: 
─ определение потребности в материальных ресурсах на основе плана производства; 
─ заключение договоров на поставку материальных ресурсов по номенклатуре согласно определенной потребности 
─ контроль над ходом выполнения договоров поставщиком; 
─ принятие мер по недопущению срыва поставок; 
─ контроль над поддержанием запасов материальных ресурсов на рациональном уровне. 
       Изучение основных тенденций развития управления закупками на предприятиях позволяет выявить проблемы, стоящие перед данной подсистемой. Актуальность данного вопроса объясняется тем, что, являясь составной частью системы управления предприятием, подсистема управления закупками влияет на эффективность конечных результатов деятельности предприятия. 
 
Для совершенствования системы управления предприятием и ее отдельных составляющих необходимы новые подходы. 
       Основной целью внедрения логистики на предприятии является обеспечение максимальной его приспособленности к постоянно изменяющимся условиям рыночной среды и получением преимуществ перед конкурентами за счет оптимизации происходящих в нем потоковых процессов. 
       Логистическая концепция управления требует интеграции организационной структуры предприятия и построение ее в виде логистической цепи: «закупки – производство – сбыт», через которую проходят материальные и другие потоки предприятия. 
       Материальный поток в процессе своего движения от поставщиков исходных ресурсов до потребителей готовой продукции проходит три стадии: закупочную, где элементами материального потока являются материальные ресурсы; производственную – незавершенное производство и сбытовую - готовая продукция. 
       Согласно логистической концепции стратегически значимым элементом предприятия является звено «закупки», организующее вход материальных ресурсов. Закупки обеспечивают механизм, инициирующий и контролирующий материальный поток через цепь поставок. 
       Функционирование службы закупок в ходе выполнения поставленных задач обычно ограничивается двумя условиями — минимизацией складских запасов и бесперебойностью производственного процесса. Решение задачи приобретения сырья, оборудования, услуг лучшего качества, в нужном количестве и ассортименте, по оптимальной цене, в удобное время и на основе долговременного сотрудничества в настоящий момент привлекает внимание специалистов различного уровня. 

Существуют следующие  основные этапы решения задач  закупочной логистики: 
·         Сбор и обработка информации о конъюнктуре рынка ресурсов и действующих условиях торговли, доставки, хранения и т.д.  
·         Выбор формы и источников материально-технического снабжения.  
·         Размещение заказов и их реализация.  
·         Организация делопроизводства по учету ресурсов и расчетам за приобретенные материальные ценности.  
·         Поддержание отношений с поставщиками.  
       Прежде всего, закупочная логистика решает задачу «что закупить». Задача «что закупить» заключается в принятии одного из двух альтернативных решений – делать комплектующее изделие самим (если это в принципе возможно) или же покупать у другого производителя. В англоязычной литературе эта задача встречается под названием Make-or-Buy Problem (задача «сделать или купить»), или сокращенно – задача MOB, решение которой зависит от ряда внешних факторов, а также от условий на самом предприятии.  
Решение в пользу закупок комплектующих и соответственно против собственного производства должно быть принято в случае, если: 
·        потребность в комплектующем изделии невелика; 
·        отсутствуют необходимые для производства комплектующих мощности; 
·        отсутствуют кадры необходимой квалификации.  
Решение против закупок и в пользу собственного производства принимается в том случае, когда: 
·        потребность в комплектующих изделиях стабильна, и достаточно велика; 
·        комплектующее изделие может быть изготовлено на имеющемся оборудовании. 
 
После того, как решена задача «делать или покупать» и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупить, решают задачу выбора поставщика. 
Для поиска поставщиков используется стандартная схема, состоящая из четырех этапов:  
1 этап - поиск потенциальных поставщиков.  
Для поиска потенциальных поставщиков используется следующий механизм действий:  
·          проведение конкурсов (тендеров);  
·          изучение рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.);  
·          посещение ярмарок, выставок;  
·          личные контакты с возможными поставщиками (переписка, телефонные звонки, деловые встречи).  
·          Конкурсные торги (тендеры) - распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Тендеры проводятся в случае, если предполагается закупить сырье, материалы на большую денежную сумму или наладить долгосрочные связи. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель решает проблему получения требуемого предложения, одновременно, выбирая наилучшего поставщика.  
       По итогам первого этапа формируется список потенциальных поставщиков, который может постоянно дополняться.  
2 этап - проверка поставщиков.  
·          Одним из условий долгосрочной работы с новым поставщиком, является надежность, финансовая ликвидность компании. Компания, которая готова стать долгосрочным поставщиком, становиться партнером. Именно на стадии знакомства происходит проверка потенциального партнера, а не на стадии сотрудничества. Поэтому важно выявить надежность поставщиков до заключения договора. Итогом второго этапа является список поставщиков с проверенной репутацией.