Связь информационного и материального потоков в логистике

- горизонтальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями поставщиками и предприятиями потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров.

- вертикальными называют информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные, или звенья логистической системы. Из корпораций и холдинга – в дочерние предприятия и т.д.

- внешними называют информационные потоки, протекающие в среде внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий партнеров являются внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит.

- внутренними информационными потоками являются сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы. Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы. Остальные сообщения для них внешние.

- входные информационные потоки – сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем.

- выходные информационные потоки – сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем.

Основные виды информационных потоков представлены в таблице 2.

 
Таблица 2.1 – Классификация информационных потоков

Признак классификации	Вид информационного потока
Отношение к ЛС и ее звеньям	Внутренние, внешние, горизонтальные, вертикальные, входные, выходные
Вид носителей информации	На бумажных носителях, на магнитных носителях, оптические, цифровые, электронные
Периодичность использования	Регулярные, периодические, оперативные
Назначение информации	Директивные (управляющие), нормативно-справочные, учетно-аналитические, вспомогательные
Степень открытости	Открытые, закрытые, секретные
Способ передачи данных	Курьером, почтой, телефоном, телеграфом, телетайпом, электронной почтой, факсом, по телекоммуникационным сетям
Режим обмена информацией	«on-line», «off line»
Направленность относительно МП	В прямом направлении с МП, во встречном направлении с МП
Синхронность с МП	Опережающие, одновременные, последующие

 

Информационные потоки разделяют:

- по срочности: на обычные, срочные, очень срочные (молнии)

- по степени конфиденциальности: сообщения, содержащие коммерческую тайну, направляются с грифом секретности документа;

- по значимости информационные потоки почтовых сообщений делят на простые, заказные и ценные;

- по скорости передачи сообщений информационные потоки делят на быстрые и традиционные (почтовые);

- по области охвата информационные потоки делят на: местные;   иногородние; дальние; международные.

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, оформляемых чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя, сообщения называются документальными. В информационных потоках документальные сообщения занимают большую долю.

В логистике информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением.

Поскольку логистика имеет дело с большими массами материальных ценностей, документальные сообщения в ней играют большую роль.

Документальное обеспечение логистического процесса – важная задача логистики.

Информационные потоки  изучают с помощью ряда оценок:

1. Источники возникновения сообщений могут быть различными начиная от участников логистических цепей и смежных, с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков.

2. По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Есть и третий вариант определения понятия направление информационного потока – учет географического или территориального адресата его назначения.

3. Объем информационных потоков учитывают несколькими способами.

Один из них — учет размеров потока по числу:

-документов;

- листов в потоке;

- страниц в потоке;

- пачек документов.

Этот способ применяют для определения объема больших информационных потоков. Второй способ учета объема информационных потоков применяют для малых потоков. Причем объем потока определяют числом строк в документе – документо-строк или числом слов в сообщении – в телеграммах. Третий способ учета – учет числа знаков в сообщении – оценивается в компьютерных системах в особых единицах измерения для учета потребности в машинных носителях, размещения в памяти ПЭВМ и в других случаях.

4. Периодичность информационных  потоков характеризует частоту  их формирования. В логистике  многие информационные потоки  разовые, не повторяются и создаются  один раз на каждый материальный  поток, параллельно с ним, чуть  раньше или чуть позже. Но некоторые информационные потоки в логистике оформляют один раз в месяц, ежеквартально и с другой частотой.

5. Информационные потоки документального  характера проходят при оформлении  определенную процедуру согласования. Плановые сообщения на предприятиях, к примеру, согласовывают с руководителями цехов и членами дирекции предприятия. Для каждого документа обычно устанавливают определенные правила согласования его проектируемого содержания.

6. Каждое документальное сообщение информационного потока утверждается – подписывается определенными людьми: генеральным директором, исполнительным директором, их заместителями и т.д. Без соответствующей подписи документ силы не имеет.

7. Некоторые документы имеют  срок действия, за пределами которого они становятся недействительными. Такие документы можно использовать лишь в течение срока их действия. Но большая часть информационных потоков к таким документам не относится и представляет собой уведомительные сообщения, необходимые для управления материальными потоками: раскрывает характеристику этих потоков и состояние их движения к заданному месту доставки.

8. Различен и порядок хранения сообщений, доставленных в информационных потоках. Некоторые сообщения собирают в отдельные пачки, другие хранят на магнитных носителях и в другой форме. Срок хранения информации различен: один, два года, пять лет, постоянно (вечно) и др. Организация информационных потоков— дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранения, анализ расходуются большие средства.

Информационные потоки протекают в информационном пространстве. Оно обширно и практически охватывает весь земной шар и освоенную часть [3; с. 115].

Таким образом, информационный поток – совокупность сообщений, циркулирующих внутри логистической системы, а также между этой системой и средой, внешней по отношению к ней, необходимых для управления и контроля логистических операций. Информационный поток соответствует материальному и может существовать в виде бумажных и электронных документов.

Сообщения могут быть и устными, телефонными, а также речевыми.

Выделяют следующие группы информационных потоков: горизонтальные, вертикальные, внешние внутренние, входные, выходные.

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера.

Информационный поток часто является сопровождающим (попутным) по отношению к материальному потоку и содержит информацию о материальном потоке, необходимую для управления его движением.

 

 

4 Связь информационного и материального потоков в логистике

 

Методически важным с точки зрения логистики является определение взаимодействия материального и информационного потоков. Всегда считалось, что материальный поток генерирует информационный, т. е. постулировалась первичность материального потока. Однако современные информационные технологии изменили последовательность взаимодействия материального и информационного потоков, и в настоящее время различают три варианта их взаимодействия.

1. Информационный поток опережает  материальный. В этом случае от  информационного потока поступают сведения о достижении материальных потоков (прямое направление) или он содержит сведения о заказе (встречное направление).

2. Информация сопровождает материальный  поток, движется одновременно с  ним. Этим потоком идут сведения  о количественных и качественных параметрах материальных потоков, что позволяет правильно и быстро оценивать их состояние и принимать необходимые регулирующие решения.

3. Информационный поток отстает  от материальных потоков. В этом случае информация служит только для оценки результатов.

Информационные потоки в логистике формируются в соответствии с материальными. Считается, что каждому материальному потоку соответствует информационный поток. Такое соответствие не всегда бывает изолированным (полным). Часто информационный и материальный потоки протекают в разных временных интервалах.

Предпочтительнее вариант опережения информационных потоков по сравнению с движением материальных потоков. Это дает возможность лучше подготовиться к приему грузов. Фактически же информационные потоки имеют опережение далеко не всегда, нередко складывается их отставание от сроков движения материальных потоков.

Информационные потоки должны быть адекватны материальным потокам в части характеристики этих потоков, но такое соответствие есть не всегда: в ряде случаев оформляются документы, общие для нескольких потребителей получателей, и тогда в них отражается информация, часть которой избыточна для каждого отдельного получателя данных ресурсов.

Есть и другие несоответствия информационных потоков материальным.

Увеличение роли информационных потоков в современной логистике обусловлено такими основными причинами:

- для потребителя информация  о статусе заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах  и т.п. является необходимым элементом  потребительского логистического сервиса;

- с позиции управления запасами  в логистической цепи наличие  полной и достоверной информации  позволяет сократить потребность  в запасах и трудовых ресурсах  за счет уменьшения неопределенности  спроса:

- информация увеличивает гибкость логистической системы относительно того, как, где и когда можно использовать ресурсы для достижения конкурентных преимуществ.

Эффективное использование информационной логистики заключается в рациональном управлении информационным потоком по всей логистической сети на всех иерархических уровнях

Каждому материальному потоку соответствует некоторый информационный поток возможно и несколько информационный поток различных видов.

Информационный поток может опережать материальный поток следовать одновременно с ним или после него, может быть направлен в том же направлении, что и материальный, или в противоположном направлении.

Часть информационных потоков в логистике обслуживает не материальные потоки, а процесс их формирования, хранения ресурсов, на складе, процесс внутризаводского и внутри складского перемещения материальных ресурсов [3; с. 120].

Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае может не совпадать с маршрутом движения материального потока.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

- источник возникновения

- направление движения потока

- получатель информации

- скорость передачи и приема

- интенсивность потока и др.

Движущийся информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе.

Опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза.

Одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока.

Вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству, а также претензии, подтверждения получателей.

Для моделирования и создания информационных систем в логистике необходимо применять системный анализ потоков в разрезе определенных показателей. Например, чтобы решить задачу оснащения определенного рабочего места вычислительной техникой, необходимо знать объемы информации, проходящее через это рабочее место, а также требования к необходимой скорости её обработки.