Управление внутренними коммуникациями в организации

2.3 Рекомендации  по совершенствованию системы внутренних              коммуникаций ООО «Глобус»

В целях совершенствования  системы внутренних коммуникаций в  ООО «Глобус» могут быть приняты следующие меры:

1. Введена в штат  новая должность – менеджер  по связям с общественностью  со следующим функционалом:

• осуществляет руководство деятельностью организации в области связей с общественностью;
• разрабатывает перспективные и текущие программы и планы, отдельные мероприятия или их комплекс в рамках деятельности по связям с общественностью, их информационное сопровождение, схему финансового и организационного обеспечения;
• участвует в формировании информационно-рекламной стратегии деятельности организации в области связей с общественностью в соответствии с общими приоритетами политики организации и перспективами ее развития;
• осуществляет выбор форм и методов взаимодействия с общественностью, организациями, средствами массовой информации;
• определяет характер, содержание и носители информационных сообщений, исходящих от организации;
• обеспечивает двустороннюю связь с потребителями, партнерами, персоналом и другими группами общественности;
• организует и поддерживает постоянные контакты со средствами массовой информации, информационными, рекламными, консалтинговыми агентствами, агентствами по связям с общественностью, издательствами, другими предприятиями и организациями, государственными и общественными структурами;
• организует сбор информации, в том числе с применением социологических исследований; непрерывный мониторинг информационных источников внутри компании и за ее пределами;
• анализирует состояние и прогнозирует изменения информационного рынка и сферы общественных коммуникаций; предлагает меры по корректировке политики организации в области связей с общественностью;
• осуществляет контроль за подготовкой и исполнением договоров и контрактов по информационному, рекламному, организационному и финансовому обеспечению программ и мероприятий в рамках деятельности организации в области связей с общественностью;
• обеспечивает взаимодействие внутренних структурных подразделений организации при совместной деятельности;
• привлекает к решению поставленных задач независимых внешних консультантов и экспертов в области связей с общественностью.

Эта мера позволит систематизировать  работу по внешнему и внутреннему PR. Устранит несоответствие принципу единоначалия.

2. Создание наряду с внешним сайтом компании, систему Интранет (Intranet)

Intranet - это внутренний  сайт компании, внутренний корпоративный  портал.

Интранет - внутренняя система  компании, основанная на веб- технологиях, позволяющая решать внутренние вопросы, другими словами внутренний интернет компании, реализованный на протоколах HTTP и HTTPS по принципам клиент - сервер. В основные задачи внутреннего сайта (Intranet) входит хранение и обработка информации.

К внутренней информации могут относится:

• контактные данные сотрудников фирмы, также их фотографии, должности, принадлежность к отделам;
• контактные данные партнёров компании, клиентов, заказчиков;
• внутри корпоративные доски объявлений или форумы, на которых можно решать текущие вопросы или задавать вопросы по интересующей вас теме у других сотрудников компании;
• набор информации уже решённых в прошлом задач, своеобразная библиотека вопрос-ответов (FAQ);
• планирование будущих заданий;
• информация о праздниках, семинарах, мероприятиях, корпоративных мероприятий.

Функциональность внутреннего сайта, ограничена только лишь разработчиками интранет системы и желаниями сотрудников компании. Особенно актуально использование интранет системы в компаниях, филиалы которых территориально находятся на больших растояниях друг от друга. Или на крупных предприятиях, когда отсутствует возможность близкого контакта между сотрудниками компании. Внутренний сайт очень удобен при коммандировках руководителей компании или сотрудников работающих удаленно от офиса. Имея доступ в интернет в любой точке земного шара, любой сотрудник имеет возможность попасть в интранет зону компании используя свой личный логин и пароль.

Корпоративный портал позволит реализовать много положительных качеств таких как:

• возможность снизить затраты на организацию дел внутри компании;
• возможность следить за делами фирмы удаленно;
• быстрый и легкий доступ к клиентской базе или базе данных сотрудников компании;
• быстрый доступ к форуму или доске объявлений, с целью уточнить, узнать или опубликовать интересующий текущий вопрос;
• возможность пообщаться с сотрудниками в реальном времени, используя систему мгновенных сообщений в интранет зоне;
• свободный доступ к корпоративной информации, такой как: служебные материалы, рассылки, обучения, инструкции и т.д.

Но и этим не ограничены возможности корпоративного портала,при  наличии необходимого функционала  интранет системы поволяют вести  полный контроль над происходящими событиями и происходящей работы. Например наличие такого функционала как проект менеджмент позволяет руководить процессом работы удаленно, также отслеживать выполнение заданий сотрудниками, следить за временем посещения и обновления задач.

Современный внутренние сайты имеют огромные незаменимые  возможности по руководству, управлению, отслеживанию, мгновенному доступу к информации, вспомогательным функциям или просто развлечений, а также например публикация интересных материалов, ради сплоченности коллектива компании.

3. Проведение тренингов  эффективной коммуникации с руководителями компании.

Приблизительная программа тренинга

Психологическая и коммуникационная компетентность руководителя

1. Критерии успешного руководителя: чего именно нам не хватает?
2. Основные техники деловой коммуникации.
3. Использование знаний о типологии личности в руководстве подчиненными.
4. Методы экспресс-диагностики сотрудников.

Управленческая  компетентность руководителя. Постановка целей, планирование, координация и организация работы подчиненных, способы контроля.

1. Пирамида навыков менеджера. Что нужно знать для оперативного управления.
2. Понятие основные виды и методы планирования.
3. Планирование работы отдела (подразделения, фирмы)
4. Как расставлять приоритеты: иерархия ценностей и целей
5. Функции целей. Правила формулировки и постановки целей. Долгосрочные и краткосрочные цели. SMART-технология.
6. Основные методы планирования времени: правило Парето, матрица Эйзенхауэра, метод «Альпы»
7. Делегирование, ответственность и полномочия. Правила и принципы делегирования: кому, когда, как и зачем.
8. Как поставить подчиненным задачу? Использование внешних и внутренних ресурсов. Правила, отчетность, стандарты и результаты.
9. Способы выявления причин несоответствия результатов работы заданным критериям и правила реагирования на невыполнение задач. Способы реагирования на успешное выполнение задач.
10. Организация и координация процесса работы отдела.
11. Методы контроля подчиненных. Точки контроля. Направленность, своевременность, конкретность.
12. Как давать обратную связь подчиненным. Конструктивная критика и похвала.
13. Эффективные методы руководства и взаимодействия с подчиненными. Стили управления.

Мотивация подчиненных: практические способы и методы

1. Мотивы и потребности людей в организации.
2. Материальные и нематериальные методы стимулирования.
3. Особенности различных методов мотивирования.
4. Положительная и отрицательная мотивация.
5. Симптомы и признаки демотивации: что с этим делать? Разговор с неконструктивно настроенным сотрудником
6. Построение системы мотивации в соответствии с индивидуальными потребностями сотрудников.

Способы разрешения проблемных ситуаций с подчиненными

1. Конфликты в организации – причины и следствия. Конструктивные действия руководителя в конфликтной ситуации.
2. Подчиненный со сложным характером: методы взаимодействия и коррекции.
3. Как разбираться с жалобами сотрудников. Методы индивидуального подхода<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style=" font-size: 14pt; text-decorati