Управление запасами на производственном предприятии

Японские  менеджеры рассматривали запасы как ширму, за которой скрываются недостатки производственной деятельности:

• низкое качество;
• неспособность производить продукцию мелкими партиями;
• неумение правильно планировать;
• неумение правильно приобретать нужный товар;
• сбои в производстве;
• сбои в поставках продукции.

В связи  с таким подходом к оценке запасов  появилась новая тенденция —  сводить запасы на фирмах к минимуму. Стали развиваться логистические  системы/технологии, позволяющие значительно  снизить уровень запасов. Система MRP (Material Requirements Planning), например, связывает запасы непосредственно с плановым объемом производства. Технология JIТ (Just in time) позволяет работать почти без запасов. Все эти системы (технологии) минимизируют запасы, обеспечивая при этом требуемый уровень качества логистического обслуживания потребителей.

Задача  снижения уровня запасов может решаться различными способами. До 1960-х годов большинство задач, связанных с управлением запасами, решалось вручную. С появлением компьютеров было автоматизировано до 90% работ по управлению запасами. Благодаря компьютеризации то, что ранее считалось чистой теорией, теперь может быть применено на практике. Компьютеры вызвали к жизни новые методы и модели управления запасами. В частности, появилась возможность снижать уровень запасов без потери качества обслуживания производства. Стала значительно сокращаться длительность производственного цикла, что совместно с развитием систем управления качеством и при постоянном характере потребления позволило развить систему JIT, которая почти полностью ликвидировала страховые запасы [4, с. 488-489].

Таким образом, концепции и управления запасами, сложившиеся на практике, основываются на двух противоположных точках зрения: первая абсолютизирует положительную роль запасов, вторая абсолютизирует отрицательную роль запасов (таблица 1.1). Концепция оптимизации пытается найти золотую середину между ними.

Таблица 1.1– Положительная и отрицательная роль запасов

Положительная роль запасов	Отрицательная роль запасов
Запасы  ослабляют непосредственную зависимость между поставщиками, производителями и потребителями Запасы  обеспечивают производство материальными ресурсами оптимальными партиями Запасы  обеспечивают непрерывность процесса производства и продаж Запасы  сглаживают непредвиденные колебания спроса, сбои поставок и сбои в производственном процессе Запасы  повышают надежность управления	Запасы  замораживают значительные финансовые ресурсы и товарно-материальные ценности, которые могли бы быть использованы на другие цели Запасы  тормозят улучшение качества а связи с тем, что организация прежде всего заинтересована в реализации запасов, а не в инновациях в качестве Запасы  изолируют звенья логистической системы и стадии бизнес-процессов друг от друга

Примечание – Источник: [4, с. 489, табл. 6.1].

 

Логистика принесла в управление запасами новый взгляд на сам запас —  запас стал объектом управления. Логистика  — сначала как практическая деятельность, а затем и как наука — выявила новый объект управления — поток товарно-материальных ценностей. Запас стали рассматривать как форму существования материального потока, часть материального потока, который имеет свои границы в пространстве и во времени.

Традиционный подход к управлению запасами рассматривал запас как  локальное явление. Если пользоваться терминологией логистики, то традиционный подход замыкался на отдельном звене логистической системы, игнорировал взаимодействие звеньев на всем пути движения материального потока.

Традиционный подход включает следующие  шаги:

1) определение характеристик потребления;

2) оценка возможных методических приемов и предварительный расчет характеристик поставок;

3) согласование с поставщиком характеристик поставок;

4) определение характеристик поставок;

5) проектирование системы управления запасами.

Определение характеристик потребления позволяет оценить характеристики потребления в будущем периоде. Это может быть сделано на основе детерминированного, стохастического или эвристического подходов. При отсутствии налаженной аналитической работы по потребителям запаса можно использовать стандартный пакет обработки статистических рядов в EXCEL.

Оценка возможных методических приемов и предварительный расчет характеристик поставок. Знание характеристик потребления позволяет определить метод расчета запаса. Запас можно рассчитывать в относительных или абсолютных единицах измерения. Модели расчета также могут быть разнообразными.

Согласование с поставщиком  характеристик поставок. Предварительные расчеты запаса приводят к необходимости согласования с поставщиком условий поставки. Фактически это самостоятельная часть работы, связанная с выбором поставщика и определением условий договора с ним.

Определение характеристик поставок. Знание конкретных условий работы с поставщиками помогает перейти к окончательному расчету параметров системы управления запасами.

Проектирование системы управления запасами должно завершиться разработкой методики и инструкций для каждого уровня исполнительных работников исходя из принципа разграничения полномочий. При логистическом подходе к управлению запасами инструментарий работы с запасами может остаться прежним, но должен принципиально измениться взгляд на сам запас. Запас как форма существования материального потока не может рассматриваться изолированно в рамках отдельного звена (подразделения). Необходима увязка всех звеньев цепи движения материального потока. Кроме того, логистический подход следует рассматривать как часть материального потока, связанного с соответствующим информационным и финансовым потоком.

Материальный поток должен иметь  оправданные границы возникновения во времени и в пространстве, связанные с границами информационного и финансового потока. В результате определения этих границ можно рассчитать запас в выделенном материальном потоке, он ограничен моментами возникновения и исчезновения информационных и финансовых потоков [4, с. 497-498].

Управление запасами, наряду с нормированием, предусматривает организацию контроля за их фактическим состоянием. Контроль за состоянием запасов — это изучение и регулирование уровня запасов продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений.

Необходимость контроля за состоянием запасов обусловлена  повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль за состоянием запаса может  проводиться на основе данных учета  запасов, переписей материальных ресурсов, инвентаризаций или по мере необходимости.

На практике применяются различные методы контроля. Рассмотрим два наиболее часто встречающихся метода. При первом методе период, через который предприятие направляет заказ поставщику, не меняется (система с фиксированной периодичностью заказа). Например, каждый понедельник менеджер фирмы просматривает остатки товаров и дозаказывает их до заранее определенной максимальной нормы. Сущность второго метода заключается в том, что как только запас какого либо товара достигнет заранее определенного минимального значения, этот товар заказывается. При этом размер заказываемой партии все время один и тот же (система с фиксированным размером заказа). Рассмотрим подробнее названные системы.

Система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа – контроль состояния запасов по этой системе осуществляется через равные промежутки времени посредством проведения инвентаризации остатков. По результатам проверки составляется заказ на поставку новой партии товара.

Размер  заказываемой партии товара определяется разностью предусмотренного нормой максимального товарного запаса и фактического запаса. Поскольку  для исполнения заказа, требуется  определенный период времени, то величина заказываемой партии увеличивается  на размер ожидаемого расхода за этот период. Размер заказываемой партии (Р) определяется по следующей формуле [2, с. 135]:

 

P = З_макс  - ( З_ф -З _t )    , (1.4)

 

где З_макс - предусмотренный нормой максимальный запас;

       З_ф  -  фактический запас на момент проверки;

      З_t - запас, который будет израсходован к течение размещения и выполнения заказа.

 

Графически модель системы контроля за состоянием запаса с фиксированной периодичностью заказа представлена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 - Система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа

Примечание  – Источник: [2, с. 136, рис. 57].

 

Условные  обозначения:

Т - интервал времени, через который повторяется  заказ (в нашем случае - 3 дня) - для  данной системы величина постоянная;

t - время, необходимое на размещение и выполнение заказа (в приведенном примере - 1 день);

P₁, Р₂....Р_i, - величина отдельного, i-го заказа;

З_макс - предусмотренный нормой максимальный запас;

З_ф - фактический запас на момент проверки;

З_t - запас, расходуемый за время t, необходимое для размещения и выполнения заказа;

А - период времени  с интенсивным спросом;

В - период времени  с нулевым запасом.

Интенсивность спроса, характеризуемая углом наклона  участков линии, описывающей изменение  запасов, в этой модели является величиной  переменной (угол наклона различных участков ломаной - неодинаков). А поскольку заказ осуществляется через равные промежутки времени, то величина заказываемой партии в разных периодах также будет различна. Естественно, применять эту систему можно тогда, когда, есть возможность заказывать партии, различные по величине (например, в случае применения контейнерной доставки заказываемого товара эта система неприменима). Кроме того, систему не применяют, если доставка или размещение заказа обходится дорого. Например, если спрос за прошедший период был незначителен, то заказ также будет незначителен, что допустимо лишь при условии несущественности расходов, связанных с выполнением заказа.

Особенностью  описываемой системы является также  и то, что она допускает возникновение  дефицита. Как видно из гpaфика, если спрос резко усилится (то есть график круто уйдет вниз – участок А), то запас закончится до наступления срока подачи заказа. Это означает, что система применима, когда возможные потери от дефицита для предприятия также несущественны.

Подводя итог, отметим, что система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа применяется в следующих случаях:

- условия поставки позволяют  получать заказы различными по  величине партиями,

- расходы по размещению заказа  и доставка  сравнительно  невелика,

- потери  от  возможного дефицита сравнительно невелики.

На практике по данной системе можно заказывать один из многих товаров, закупаемых у  одного и того же поставщика, товары, на которые уровень спроса относительно постоянен, малоценные товары и т. д. [2, с. 136].

Система контроля за состоянием запасов с фиксированным  размером, заказа – в ней размер заказа на пополнение запаса является величиной постоянной. Интервалы времени, через которые производится размещение заказа, в этом случае могут быть разные (рисунок 1.3).

Нормируемыми  величинами в этой системе являются величина заказа, размер запаса в момент размещения заказа (так называемая точка заказа) и величина страхового запаса. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа.

Условные  обозначения:

Т₁, Т₂, …, Т_j – величина отдельного j-го периода времени, через который повторяется заказ;

t - время, необходимое на размещение и выполнение заказа (в приведенном примере - 1 день);

P - величина заказа, для данной системы контроля величина постоянная;

А - период непредвиденного  усиления спроса;

В – период, в котором был нарушен установленный  срок поставки;

t¹ – фактический срок поставки в период В.

Рисунок 1.3 – Система контроля за состоянием запасов с фиксированным размером

заказа

Примечание  – Источник: [2, с. 137, рис. 58].

 

Как следует  из чертежа, после размещения заказа запас продолжает уменьшаться, так  как заказанный товар привозят не сразу, а через какой - то промежуток времени t. Величина запаса в точке  заказа выбирается такой, чтобы в  нормальной, рабочей  ситуации за время t запас не опустился ниже страхового. Если же спрос непредвиденно увеличится (линия графика резко пойдет вниз - участок А графика), или же будет нарушен срок поставки (t>1 - участок В графика), то начнет работать страховой запас. Коммерческая служба предприятия в этом случае должна принять меры, обеспечивающие дополнительную поставку. Как видим, данная система контроля предусматривает защиту предприятия от образования дефицита.

На практике система контроля за состоянием запаса с фиксированным количеством заказа применяется преимущественно в следующих случаях:

- большие потери в результате отсутствия запаса;

- высокие издержки по хранению запасов;

- высокая стоимость заказываемого товара;

- высокая степень неопределенности спроса;

- наличие скидки с цены в зависимости от заказываемого количества.

Система с фиксированным  размером заказа предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа. При наличии широкой номенклатуры материалов (или ассортимента для торгового предприятия) необходимым условием применения системы является использование технологии автоматизированной идентификации штриховых кодов [2, с. 137-138].

Итак, материальные запасы – это находящиеся на разных стадиях производства и обращения продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс производственного или личного потребления. На пути превращения сырья в конечное изделие и последующего движения этого изделия до конечного потребителя создаются различные виды запасов: производственные запасы; товарные запасы; запасы в пути; запасы на предприятиях торговли; текущие; подготовительные (буферные); гарантийные (страховые или резервные); сезонные; переходящие; спекулятивные запасы; рекламные запасы; по времени запасы подразделяются на: максимальный желательный уровень, пороговый уровень, текущий уровень, гарантийный уровень. Управление запасами заключается в решении двух основных задач: определение размера необходимого запаса, то есть нормы запаса и создание системы контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленной нормой. Традиционно для контроля за состоянием запасов используют следующие 2 модели: с фиксированным размером заказа и фиксированным интервалом поставки.