Методика организации семинара

Разработка сценария проведения семинаров:

1. Если мероприятие носит деловой характер, программа должна быть разработана таким образом, чтобы участники не были перегружены информацией, имели возможность отдохнуть, выпить кофе в перерывах.
2. Продолжительность каждого блока информации не должна превышать 3 часа (оптимально 2-2,5 часа).
3. В середине дня необходимо предусмотреть часовой перерыв на обед. 

          Целесообразным может быть обращение за  кейтеринг  - поддержкой.             В  противном случае слушатели будут уставать от информации, и их внимание будет заметно снижаться.

4. Наличие видеофильмов и  мультимедиа  презентаций, рассказывающих о компании, ее продукции или объясняющих (поясняющих) причины семинара , помогает разнообразить семинар и оживить его программу.
5. Мероприятие, целью которого является предоставление партнерам возможности общения, укрепление взаимоотношений, должно сопровождаться соответствующей программой, включающей  фуршет  (кейтеринговое обслуживание) и, возможно, развлекательную программу.
6. Следует также продумать оформление зала. 

Необходимо выбирать оптимальный стиль декораций, соответствующий духу мероприятия и корпоративному стилю компании. Так, например, для делового  семинара  лучше подойдут  баннеры, флаги плакаты или сувенирная продукция с корпоративной символикой компании.

7. Формирование информационной папки для раздачи ее участникам  семинара  происходит с учетом особенностей контингента участников.

a) Для партнеров компании:

- Программа семинара.

- Приветственное письмо.

- Максимум информации о продуктах компании, проспекты.

- Презентации спикеров (бумажная копия и на CD-R).

- Информация о последних новостях компании (бюллетень или корпоративный журнал).

- Информация о правилах участия в мероприятии, сертификаты (если мероприятие носит обучающий характер) и прочее.

- Сувениры

- Поощрительные призы для посетивших семинар (листовка, дающая право на скидки и т.д.).

- Визитки спикеров (в случае, если аудитория не знакома с докладчиками).

- Папка или пакет с логотипом компании.

b) Для клиентов:

- Программа семинара.

- Приветственное письмо.

- Брошюры, содержащие не просто перечень характеристик продукции, но еще и разъясняющую информацию о достоинствах товара с точки зрения их бизнеса. Если такая информация отсутствует, ее желательно подготовить.

- Презентации спикеров (бумажная копия и на CD-R).

- Информация о последних новостях компании (бюллетень или корпоративный журнал).

- Сувениры.

- Поощрительные призы для посетивших семинар (листовка, дающая право на скидки и т.д.).

- Визитка спикера, отвечающего за работу, связанную с основной темой семинара.

- Папку или пакет с логотипом компании.

  Рекомендуется также составить анкету для проведения небольшого опроса сразу по окончании семинара, чтобы выявить удобства взаимодействия участников семинара с представителями компании, их интересов в дальнейшем развитии бизнеса, а также пожеланий по проведению семинаров (продолжительность, частота, место, темы и т.д.).

  До мероприятия PR - менеджер проводит регулярную консультационную работу с другими заинтересованными сотрудниками компании, которая включает:

• проведение анализа ситуации,
• информирование о настроении и заинтересованности участников,
• разработка сценария проведения и регламентов выступлений,
• предоставление списка подтвердивших участие в семинаре.

  После выбора места проведения семинара составляется текст приглашений для рассылки по факсу и/или e-mail и для доставки с курьером, которые должны быть оформлены в соответствии с корпоративным стилем компании и содержать:

• тему и примерную программу семинара,
• имена и должности спикеров,
• дату, время, название, адрес, схему расположения места проведения,
• контактное лицо (телефон, факс, е-mail).

  Сначала по базе потенциальных участников рассылается приглашение по факсу (с подтверждением того, что факс прошел) или e-mail. В случае большого количества участников желательно вместе с текстом приглашения высылать форму обратной связи для самостоятельной регистрации приглашенных.

  Также для регистрации участников можно использовать Интернет-форму на корпоративном сайте, т.е. в приглашении указывать ссылку на соответствующую страничку. В некоторых случаях это может быть удобнее для потенциальных участников, особенно если приглашение рассылается с помощью e-mail.

  После рассылки первого приглашения совершается звонок каждому получателю приглашения для подтверждения об участии в семинаре. 

  В процессе телефонных звонков некоторым приглашаемым может понадобиться дополнительная информация о семинаре, поэтому  PR - менеджер должен быть готов ответить на их вопросы. В процессе устного приглашения участников необходимо фиксировать комментарии приглашенных в письменной форме для составления списка вопросов, оценки ситуации и последующего консультирования спикеров. По результатам регистрации желающих принять участие в семинаре проводится курьерская рассылка печатного типографским способом приглашения. 

Такое приглашение рассылается в фирменном конверте компании и должно быть личным, поэтому рекомендуется использовать складывающее приглашение с корпоративной символикой и вкладышем с персональным обращением, а также текстом приглашения с обязательным указанием времени начала  семинара , адреса, названия зала и здания (отеля и т.п.), в котором он находится. Еще один звонок участникам совершается накануне семинара и является напоминанием и сопровождается вопросом: «Не изменились ли Ваши планы относительно участия в семинаре?»

  На мероприятие менеджеры компании (за исключением спикеров) должны прибыть не менее чем за час до начала регистрации. Одежда сотрудников должна соответствовать стилистике мероприятия (как правило, это деловой стиль). Обязательно должен быть именной нагрудный бэйдж.

Помимо этого, менеджеры должны иметь с собой:

- сформированные информационные папки;

- именные бэйджи для участников;

- бэйджи для спикеров;

- списки для регистрации;

- таблички, указывающие путь внутри здания к залу, в котором проводится мероприятие;

- настольные таблички с именами спикеров;

- табличку «Регистрация» на стол регистрации;

- элементы наружной рекламы, необходимые для украшения зала, а также сопутствующую канцелярию.

  Необходимо проверить степень готовности залов для  семинара  и фуршета , наличие стола(ов) для регистрации, а также украсить («отбрэндить») помещение до начала регистрации, т.е. до прихода первых приглашенных. Заранее до мероприятия (еще лучше до появления приглашенных) необходимо протестировать оборудование, используемое спикерами.

  На столе президиума должна стоять минеральная вода и бокалы. Всем спикерам необходимо разложить программу мероприятия.

  За столом регистрации должно присутствовать не менее 2-х представителей компании. В больших зданиях один из представителей должен встречать участников у входа.

  В случае доставки гостей транспортом представитель должен встречать их у автобуса на месте прибытия.

  Во время регистрации представители компании должны зафиксировать в списках посещаемость участников, собрать их визитки или (при отсутствии таковых) координаты, предоставить им информационный пакет и дополнительную информацию, при необходимости оборудование для синхронного перевода с обязательной пометкой в списках регистрации о выдаче такового.

  Во время регистрации всем участникам семинара желательно предложить чай, кофе или легкие прохладительные напитки.

  Во время перерывов семинара представители компании, ответственные за организацию мероприятия, должны при желании самих участников организовать встречи со спикерами и тщательно следить за соблюдением регламента. Также по ходу мероприятия координировать работу служб, обслуживающих мероприятие (отель, кейтеринговая компания , если оно запланировано.

  В течение одного-двух дней после семинара менеджеры компании проводят рассылку информационных материалов партнерам клиента, которые не смогли посетить семинар.

  В течение недели после мероприятия целесообразно подготовить и разослать благодарственные письма участникам семинара от имени компании с дополнительной информацией, которую запросили участники в своих анкетах. Данные участников и их анкет внести в соответствующую базу для использования в дальнейшей работе, в том числе другими службами компании. [5]

2.2. Методики, критерии оценки семинара.

Семинар, тренинг трудно оценить предварительно, не попробовав. Но оценивать его необходимо, чтобы обучение прошло эффективно. Так на что же следует обратить внимание, выбирая семинар:

• На имя автора (ведущего, тренера, преподавателя), на имя фирмы. Если они, эти имена нам что-то говорят, и говорят "хорошее" - можно сказать, что у нас уже есть первоначальное доверие. Если они ни о чем не говорят - тогда сложнее.
• Хорошо, если у тренера есть информационная база (серия статей, книги, видеокассеты, сайт), где - помимо рекламных - представлены теоретические материалы, типы задач, решаемых данными фирмой и тренером, оценки и результаты уже обученных.
• На мнение других людей - мы пользуемся слухами, мнениями бывших участников. Ошибиться здесь легко, ибо, понятно, что все люди разные, и соответственно, разные критерии оценки, уровни запроса, а главное, разные цели походов на семинары.
• На рекламу семинара. Здесь еще сложнее, потому что качественная реклама не гарантирует качества семинара, а главное, его попадания в наши ожидания. Возможно, у семинара просто хороший рекламный менеджер.

Проверка во время семинара:

   Итак, семинар прошел "предварительную" проверку. Вы решили, что сюда стоит прийти. Теперь ваша задача - проведение личной экспертизы. Для проведения экспертизы необходимы какие-то эталоны. И эталоны у всех участников субъективные и разные? Но есть нечто, объединяющее всех участников, независимо от их опыта и "продвинутости". Это желание, чтобы семинар, на который они пришли, оказался "хороший". А когда мы оцениваем семинар как хороший? Когда он соответствует нашим ожиданиям. Очень хороший семинар превосходит ожидания. Когда семинар ниже уровня ожиданий - он получает оценку "плохой".

  Поэтому, первое, что нам необходимо сделать для проведения личной экспертизы - это определиться с собственными целями и ожиданиями, перевести их из состояния "абстрактности" в состояние "конкретности". Полезно задать себе вопрос: "Зачем я иду на семинар, какой результат хочу получить?"

  Поскольку речь идет о бизнес-обучении, то примем как конструктивную цель - научиться чему-либо. В идеале - после бизнес-тренинга, семинара участник должен знать (понимать, уметь) то, чего до этого он НЕ (не в такой степени) знал (понимал, умел). В реальности же вовсе не 100% участников приходят на семинар с целью научиться или решить конкретные задачи.

Чтобы вывести параметры, по которым мы станем оценивать семинар, зададимся вопросом - что есть в любом семинаре, независимо от его уровня и качества:

• Информация (предмет изучения), представленная на различных носителях: от "живого носителя" (тренера) до "твердых копий" (раздаточных материалов, CD-дисков, видеокассет и пр.);
• Тренер, преподаватель ("живой" носитель информации и методик);
• Участники (которые могут быть поставлены в позиции либо "воспринимателей" информации, либо действительно участников семинара);
• Семинар (то, что порождается здесь и теперь в процессе обучения и общения и определяется словами "отношения", "атмосфера", "комфорт", "климат", и пр.)

Отсюда предложим 4 группы параметров и критерии по каждому из них.

 

 

 

Таблица 1.

Параметры и критерии оценки семинара.

ИНФОРМАЦИЯ (информационно-методические параметры - качество информации и методик, предлагаемых на семинаре)	Критерий 1. Новизна и востребованность информации.   Критерий 2. Способ подачи информации.   Критерий 3. Технологичность
ТРЕНЕР (профессиональные параметры - все, что касается тренера: как профи, как педагога и как личности)	Критерий 4. Опыт тренера.   Критерий 5. Границы авторства.   Критерий 6. Отношениетренера к коллегам.   Критерий 7. Явные и "тайные" цели тренера.
НАУЧЕНИЕ (обучающие параметры - будет ли у участников шанс овладеть какими-то навыками)	Критерий 8. Обучающие методики.   Критерий 9. Обратная связь.
СЕМИНАР (психологические параметры - "атмосфера", отношение к участникам, организация)	Критерий 10. "Режиссура"семинара.   Критерий 11. Отношение к участникам.   Критерий 12. Организациясеминара