Порядок проведения инвентаризации в аптеке

Для проведения инвентаризации приказом руководителя назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ, а также для проведения внеплановых и частичных инвентаризаций могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии. 

В состав инвентаризационных комиссий включаются представители администрации  - председатель инвентаризационной комиссии, работники бухгалтерии, экономисты и другие специалисты.

Инвентаризационные комиссии несут  ответственность за:

1. своевременность  проведения инвентаризации;

2. соблюдение порядка  проведения инвентаризации;

3. полноту и точность  внесения в описи данных о  фактических остатках проверяемого имущества или расчетов;

4. правильность  указания в описи наименований  и отличительных признаков товарно-материальных  ценностей (лекарственная форма,  объем, вес, концентрация, дозировка,  количество доз в упаковке  и

т.д.);

5. правильность  и своевременность оформления  материалов инвентаризации.

Инвентаризация  имущества проводится по местам его  нахождения и по материально-ответственным лицам.

Проверка фактического наличия имущества осуществляется при обязательном участии материально-ответственных  лиц. В ходе проведения инвентаризации пересчитывается количество и определяется общая стоимость имеющихся в наличии товарно-материальных ценностей, проверяется правильность их оценки. 

По результатам инвентаризации можно уточнить балансовую стоимость имущества. Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке - наиболее трудоемкий процесс (большой объем и ассортимент товара).

Любая инвентаризация начинается с издания руководителем распоряжения о проведении инвентаризации (указывается № и дата распоряжения, председатель и состав инвентаризационной комиссии с должностями и фамилиями, сроки и место проведения инвентаризации, что подлежит инвентаризации), которое регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

Председателю инвентаризационной комиссии вручается контрольный пломбир.

До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия обязана провести следующие мероприятия:

1. опломбировать  места хранения материальных  ценностей, имеющие отдельные  входы (выходы);

2. проверить исправность  весо-измерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения (поверки);

3. получить отчеты  материально-ответственных лиц о  движении материальных ценностей  и денежных средств (все приходные  и расходные документы, приложенные к отчетам визируются председателем с указанием «До инвентаризации на (дата)», заверенным его подписью, что служит основанием для определения в бухгалтерии остатков материальных ценностей по учетным данным к началу инвентаризации).

Материально-ответственные  лица оформляют в инвентаризационной описи подписку № 1 о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

При внезапных инвентаризациях  все товарно-материальные ценности подготавливаются к проверке в присутствии инвентаризационной комиссии, а при плановых - заблаговременно. Они должны быть сгруппированы по наименованиям, формам выпуска, сериям, ценам в порядке, удобном для подсчета их количества. 

Наличие материальных ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и вносится в инвентаризационные описи.

Запрещается вносить  в описи данные об остатках материальных ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

По материально-производственным запасам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих материальных ценностей может определяться на основании маркировки на упаковке или на основании документов поставщика, но с обязательной выборочной проверкой содержимого упаковок.

Инвентаризация  товарно-материальных ценностей должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Не допускается беспорядочный переход от одного вида ценностей к другому. После проверки ценностей помещение их хранения опломбировывается, и инвентаризационная комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация не завершена в течение одного дня, помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (пломбир на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии).

Ко дню окончания  снятия фактических остатков в бухгалтерии  должна быть закончена обработка  всех документов по приходу и расходу материальных ценностей и выведены остатки на день инвентаризации по данным учета (книжный остаток).

На втором этапе  инвентаризации описи обсчитываются  по указанным в них розничным ценам, и выводится сумма фактического остатка материальных ценностей по каждому описному листу. На основании полученных данных составляется сводная опись инвентаризационных листов, по которой определяется общая сумма фактического остатка материальных ценностей на день инвентаризации в отделе или аптеке в целом.

Результаты сопоставления  фактически выявленных запасов с  данными учета отражаются в Акте результатов инвентаризации (форма АП-48). Скачать "Акт результатов инвентаризации" можно тут. В акте результаты инвентаризации отражаются по отделам и по учетным группам: товар, тара, денежные средства, вспомогательные материалы и др.

Результаты могут  быть получены в виде полного соответствия фактических и книжных остатков, недостачи или излишков.

По окончании  отчетного периода (декада, месяц) материально-ответственные  лица в отделах, в мелкорозничной сети данные о движении товара отражают в «Товарном отчете» (межведомственная форма № Торг-29 или ведомственная форма № АП-25). Отчет составляется в двух экземплярах. Товарные отчеты мелкорозничной торговли составляются в розничных ценах.

В приходной части  товарного отчета первой строкой  показывается остаток товара в двух ценах (из товарного отчета за предыдущий месяц). В разделе «Приход» отражаются все товарные накладные (в хронологическом  порядке) по которым поступали товары в отчетом месяце. Указывается стоимость товара по каждому документу по цене приобретения и по розничным ценам.

Кроме этого в  приходе отражаются данные о дооценке по справке формы № АП-12 (т.е. дооценка по лабораторным и фасовочным работам). Изготовление воды очищенной и тарифы отражаются отдельной графой.

В конце раздела  подсчитывается итого по приходу  и строка остаток с приходом.

В расходной  части товарного отчета отражается реализация товаров отдельно:

1. населению (по  итоговой графе ведомости «Реализация розничных оборотов»), по бесплатному и льготному отпуску (по реестру форма № АП-9); 

2. отпуску учреждениям  здравоохранения на основании  итоговой графы «Оборотной ведомости по лицевым счетам покупателей» форма АП-23 (графа «итого перечислено»).      

Реализация услуг (тариф и вода) показывается по розничным ценам отдельной графой.

В расходной чисти товарного отчета, также отражается прочее выбытие товара, использованного на хозяйственные и другие нужны аптеки, согласно актами на списание (по цене приобретения).

Подсчитывается  итог расходной части в розничных  ценах, а реализация по себестоимости  считается условно-расчетным методом  по средней себестоимости и уровню валового дохода.

Остаток на конец  месяца (Ок) рассчитывается по формуле товарного баланса:

Oк = Он + П - Р 

Он - остаток на начала месяца 

П - приход товара 

Р - расход товара.

Подписывает товарный отчет аптечной организации материально-ответственное  лицо и после проверки главный бухгалтер. Один экземпляр передается в бухгалтерию, другой материально-ответственному лицу.      

Если аптека самостоятельный  хозяйствующий субъект, данные «Товарных  отчетов», материально-ответственных  лиц и первичных документов служат основанием для отражения на счетах бухгалтерского учета и составления  баланса аптечного учреждения.

Несмотря на все  многообразие, кассовые операции можно  разделить на два вида: приходные и расходные.

Приходные кассовые операции связаны с поступлением наличных денежных средств. Например, в аптеке к ним относятся: 

- поступление в  кассу выручки от реализации  аптекой и прикрепленной к аптеке мелкорозничной сетью товаров за наличный расчет;

- возврат в кассу  подотчетными лицами неиспользованных  остатков сумм, выданных под отчет (на командировочные расходы, для хозяйственных нужд и т.п.); 
- поступление оплаты за прокат предметов медицинского назначения (например, выдача на прокат костылей, кислородных подушек и т.п.); 
- поступление сумм в погашение недостач, выявленных по результатам инвентаризации; 
- возврат работником предприятия ранее выданной ссуды (например, на покупку, строительство и ремонт жилья; приобретение предметов домашнего 
обихода и т.п.); 
- другие операции, связанные с поступлением в кассу наличных денег.

Расходные кассовые операции связаны с расходованием наличных денежных средств. В число таких операций входят: 
- сдача выручки, полученной аптекой от реализации товаров за наличный расчет, в банк; 
- выплата заработной платы, пособий (например, оплата листка нетрудоспособности); 
- оплата принятого у заготовителей лекарственного растительного сырья; 
- приобретение стеклянной аптечной посуды у населения; 
- выдача денег под отчет (на хозяйственные нужды, командировку и т.п.); 
- расчет наличными с юридическими лицами в пределах установленного лимита; 
- другие операции, связанные с расходованием наличных денег.

Один платеж –  это расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам.

Документальное  оформление поступления и выдачи наличных денежных средств проводится с использованием типовых форм, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. No 88. 

Этим регламентом  предусмотрено использование следующих  форм:

• КО-l «Приходный кассовый ордер»; 
• КО-2 «Расходный кассовый ордер»; 
• КО-З «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров»; 
• КО-4 «Кассовая книга»; 
• KO-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

При оформлении приходных (ПКО) и расходных (РКО) кассовых ордеров должны соблюдаться определенные правила:

- наличие представленного  в бухгалтерию, а после проверки  – приложенного к ордеру юридического  основания, т.е. первичного документа  для его составления;

- заполнение кассовых  ордеров без помарок и подчисток,  так как в кассовых документах  исправления не допускаются;

- приходные и  расходные кассовые ордера должны  подписываться главным бухгалтером,  а РКО еще и руководителем  предприятия;

- нумерация с  начала года отдельно приходных  и расходных кассовых ордеров;

- регистрация бухгалтером  ПКО и РКО при составлении  в «Журнале регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров»;

- регистрация кассиром  документов по принятию или  выдаче денег в «Кассовой книге»; 
- приходные и расходные кассовые ордера действительны только в день их составления.

Следует отметить, что выдача наличных денег может  производиться не только по расходному кассовому ордеру, но и по надлежаще оформленным другим документам (расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям, заявлениям на выдачу наличных денег и др.) с наложением на эти документы реквизитов РКО.

Кроме перечисленных, проводят и другие приходные и расходные операции с наличными денежными средствами предприятия. При их оформлении соблюдают все указанные выше правила.

При получении приходных  и расходных кассовых ордеров (или  заменяющих их надлежаще оформленных  документов) кассир обязан проверить:

- наличие и подлинность  на документах подписи главного  бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной подписи руководителя предприятия. Если на прилагаемых к РКО документах имеется разрешительная надпись руководителя, то его подпись на расходном кассовом ордере необязательна; 
- правильность оформления документов; 
- наличие перечисленных в документе приложений (первичных документов)

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир обязан вернуть документ в бухгалтерию для надлежащего оформления. В случае правильного оформления приходного или расходного ордеров кассир после пересчета денег принимает их (согласно ПКО) или выдает (по РКО). 

Лицу, сдавшему деньги, на руки выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным) и кассиром. При выдаче денег кассир должен требовать предъявления паспорта или другого документа удостоверяющего личность получателя. Кассир записывает номер, серию, кем, когда выдан документ и отбирает собственноручную расписку получателя (лицо, получающее деньги, расписывается в РКО с указанием прописью полученной суммы).

Деньги выдаются только лицу, указанному в ордере, или  по надлежаще оформленной доверенности. Немедленно после получения или выдачи денег

кассовый ордер  подписывается кассиром, а прилагаемые  к нему документы погашаются штампом  «Оплачено» или «Получено» с указанием  даты. Затем каждый приходный или  расходный кассовый документ должен быть отражен в "Кассовой книге".