Документирование аудита- как российский стандарт

з) предоставление возможности  проведения внешних проверок опытным  аудитором в соответствии с установленными законодательными, нормативными и иными  требованиями.

Подготовка достаточной  и надлежащей аудиторской документации на своевременной основе способствует:

- повышению качества аудита,

- эффективности проверки  и оценки полученных аудиторских  доказательств,

- сделанных на их основе  выводов до завершения оформления  аудиторского заключения.

Документация, подготовленная в ходе выполнения работы, представляется более достоверной, чем подготовленная по ее окончании.

Итак, рабочие документы  – неотъемлемый результат каждой проверки. В них описана работа группы аудиторов, проверенные направления  контроля и предпосылки, выполненные  процедуры, полученная информация и  принятые решения. С их помощью аудиторы могут показать, что проверка выполнена  в соответствии с общепринятыми  аудиторскими стандартами.

 

 

 

3. Понятие «рабочие документы» аудитора и требования, предъявляемые к ним 

Рабочие документы - это записи, в которых аудитор фиксирует  использованные процедуры, тесты, полученную информацию и соответствующие выводы, сделанные в ходе аудита. Они включают информацию, которую аудитор считает  важной для правильного выполнения проверки и которая может поддержать выводы, приводимые им в его аудиторском  заключении. Рабочие документы позволяют  аудитору быть в достаточной степени  уверенным в том, что он проводит аудит в соответствии с принятыми  стандартами.

В международном нормативе  аудита подчеркивается, что аудитор должен документально оформить вопросы, которые важны при предоставлении доказательства выполнения аудита в соответствии с основными принципами. Цель этого норматива – углубить отмеченные основные принципы проведения аудита.

Документальное оформление в соответствии с этим нормативом относится к рабочим бумагам, подготовленным или приобретенным  аудитором и удерживаемым им в  связи с выполнением аудиторской  проверки.

Рабочие бумаги:

а) помогают в планировании и выполнении аудита;

б) помогают контролю и обзору аудиторской работы;

с) предоставляют доказательства аудиторской работы, выполненной для подтверждения аудиторского мнения.

Рабочая документация должна отражать аудиторское планирование, сущность, время проведения и число  выполненных аудиторских процедур, заключение, подготовленное из полученных доказательств.

Рабочие бумаги должны быть достаточно полными и подробными для опытного аудитора с тем, чтобы  иметь общее понимание аудита. Размер документального оформление является вопросом профессионального  суждения, поскольку для аудитора не является необходимым документировать в своих рабочих бумагах каждое наблюдение, рассмотрение или составленное заключение.

В рабочие бумаги должны быть включены важные вопросы, требующие  выводов вместе с аудиторским  заключением по ним.

Проверка не завершена, если не подготовлены необходимые рабочие  документы. Рабочие документы –  это записи аудиторов, соответствующие  общепринятым аудиторским стандартам. В них должны содержаться обоснования  выбора необходимых в данных условиях процедур и других важных решений, принимаемых в ходе проверки. Хотя юридически аудитор является собственником рабочих документов, профессиональная этика не позволяет ему передавать их кому-либо без согласия клиента, так как в рабочих документах содержится конфиденциальная информация.

Рабочие бумаги являются собственностью аудитора и не могут быть использованы вместо бухгалтерских документов фирмы - клиента. Аудитор должен использовать соответствующие процедуры, обеспечивающие надежное хранение рабочих бумаг  в течение продолжительного времени.

Как правило, содержание рабочих  бумаг стандартизации не подлежит. Однако некоторые типы рабочих бумаг  могут быть стандартизированы, например, форма регистрации и подтверждения  поступлений на счета. Рабочие бумаги должны быть легко читаемыми, полными, понятными и иметь структуру, подходящую для условий и нужд аудитора применительно к конкретной аудиторской проверке или вопросу, исследуемому в рамках аудита. Малополезные или не относящиеся к делу рабочие  бумаги составлять не следует. Если такие  рабочие бумаги случайно были подготовлены, их хранение необязательно.

Все рабочие бумаги должны иметь заголовок, дату и фамилию  того сотрудника, который их подготовил. Они должны содержать разъяснения  по использованным процедурам и результатам, полученным при их применении. Иногда результаты, полученные при использовании  процедур, не могут быть просчитаны на ЭВМ или сравнены с другими зарегистрированными данными, иногда требуется приложение разъяснений. Если разъяснения необходимы, в конце рабочей бумаги делается определенное обозначение или ставится отметка, которая следует сразу же за соответствующей позицией. Некоторые аудиторы для документирования данных по процедурам используют стандартизированные наборы обозначений.

В каждой рабочей бумаге или группе бумаг, касающихся какой-либо цели, преследуемой при проведении аудита, должна фиксироваться информация по всей проделанной работе. Такая информация должна включать разъяснения по исключениям, помеченным аудитором после использования процедур, и средства идентификации предлагаемых корректировок, вносимых в бухгалтерские счета. Таких выражений, как "верно представлено", следует избегать, поскольку подобное заключение может быть неправильно истолковано применительно к финансовым документам в целом.

Большинство рабочих бумаг  содержит количественную информацию. Однако некоторые бумаги составляются с использованием процедур опроса, наблюдения и поэтому не содержат количественной информации. В таких  случаях аудитору следует составить  рабочие бумаги, в которых тщательно  документируются результаты опроса, дается перечень опрошенных сотрудников, описываются виды проверок, проведенных  после опроса, и представляется соответствующее  заключение.

Не существует жестких  правил организации комплекта рабочих  бумаг.

Как указывалось выше, различные  условия, возникающие на практике, определяют наличие различных рабочих бумаг. Как бы то ни было, некоторые типы рабочих бумаг имеют общие  характеристики, пояснения к которым  даются ниже.

Пробный баланс является основной рабочей бумагой при проведении многочисленных аудиторских проверок, поскольку представляет собой документ, в котором данные из всех базовых рабочих бумаг собраны вместе, классифицированы и обобщены в виде сумм, указанных в финансовых документах. Пробный баланс может быть составлен разными способами, каждый из которых имеет свои достоинства. Часто его составляют в виде формы, в которой сравнивают текущие суммы с суммами за предыдущий период. Он может быть составлен в соответствии с балансом и отчетностью о доходах.

Процедуры аналитического контроля документируются в виде различных  графиков, аналитических форм, а  также текстового изложения.

Проверки на соответствие средств контроля могут быть отражены в виде текста, в котором описывается, какие проверки были проведены и  какие мероприятия и процедуры  структуры контроля были подвергнуты  изучению. Иногда проверки средств  контроля обусловливают необходимость  подготовки перечня позиций, подлежащих выделению из файла или сравнению  с данными, расположенными в другом месте. Если это имеет место, подготовленный график или перечень могут быть использованы в качестве рабочей бумаги.

Проверки на существенность в большинстве случаев позволяют  получить необходимые доказательства путем проведения анализа. Его форма  зависит от характера используемых процедур аудита. Например, рабочие  бумаги могут включать результаты анализа, отражающие состояние сальдо для  какого-либо счета. Они также могут  включать результаты анализа хозяйственной  деятельности по конкретному счету  за конкретный период, показывая начальный  остаток, обобщенные данные по деловым  операциям за указанный период и  сальдо.

Аналитические процедуры  предусматривают изучение и сравнение  данных. Обычно доказательства получают путем сравнения расчетов. Доказательства, представленные в рабочих бумагах, обычно состоят из описания процедур, полученных результатов, результатов  дальнейших исследований по вопросам, классифицированным как оказывающие влияние на ход аудиторской проверки, и изменений, вносимых в счета в ходе аудита.

Что касается меморандумов, то необычные моменты, вопросы, возникающие  в процессе аудита, обнаруженные ошибки следует задокументировать. В меморандуме  даются разъяснения, какие были предприняты  шаги для их решения, какие сотрудники были вовлечены для их решения  и делаются ли соответствующие выводы. Разъяснения по возникшим вопросам должны быть полными и содержать  заключения.

Рабочие бумаги, используемые при периодической работе аудиторов, обычно содержат информацию, полученную при проведении аудита в прошлые годы. Такая информация часто называется постоянной. Она должна включать данные, которые могут быть использованы в будущем и не подвергаться частым изменениям. Примерами постоянных документов являются копии или выдержки из доказательств, полученных фирмой, законодательных актов, контракта на передачу ценных бумаг и векселей, соглашения, схемы структур организаций, список ключевых руководителей, местоположение заводов и другие.

Недостатки, отмечаемые в  рабочих бумагах, часто являются результатом невнимательности или  чрезмерной потери времени на некоторых  этапах: осуществление процедур аудита, привлечение новых сотрудников  к проведению аудита в следующем  году, несвоевременное отражение  результатов выполненной работы и выдача заключений. Указанные недостатки обычно обнаруживаются на этапе анализа  рабочих бумаг. Наиболее распространенные недостатки, отмечаемые в рабочих  бумагах:

1. В рабочей бумаге не указаны фамилии лица, подготовившего документ, лица, его проверявшего, а также дата.
2. Рабочие бумаги неправильно озаглавлены.
3. Необоснованно пропущены ссылки.
4. Не расшифрованы условные обозначения.
5. Неясно назначение рабочей бумаги.
6. Изложение материала нелогично.
7. Указанные суммы не соответствуют суммам в пробном балансе.
8. Низкое качество фотокопий.
9. Не полностью раскрыт характер процедур аудита и другие.

Ответственность за документирование аудита возлагается на ведущего аудитора. Ведущий аудитор в свою очередь  может возложить работу по документированию аудита на ассистента, оставив за собой  только функцию контроля за процессом документирования. Однако это допустимо лишь при согласовании с руководством аудиторской организации, в периоды высокой загруженности ведущих аудиторов и при наличии достаточного уровня компетентности ассистентов в вопросах документирования аудита (с учетом данного обстоятельства при определении оплаты труда ассистентов аудитора).

Ведущий аудитор в первую очередь уточняет программу аудита с учетом особенностей предстоящих  аудиторских услуг.

После того как будут определены элементы уточненной программы аудита ведущий аудитор составляет уточненный перечень рабочей документации для  предстоящего аудита.

При формировании рабочей  документации следует исходить из того, что свидетельства, получаемые вне  хозяйственной системы, более надежны, чем свидетельства, получаемые в  рамках этой системы. Кроме того, на надежность свидетельств значительное влияние оказывает и степень  эффективности системы внутрихозяйственного контроля у клиента.

Записи в документах нужно  делать средствами, обеспечивающими  сохранность записей в течение  времени, установленного для хранения рабочей документации в архиве.

К моменту представления  аудиторского заключения экономическому субъекту вся рабочая документация должна быть создана (получена) и оформлена.

Как уже говорилось, рабочая  документация является собственностью аудиторской организации, которая  вправе по своему усмотрению совершать  в отношении принадлежащей ей рабочей документации любые действия, не противоречащие закону, иным правовым актам и профессиональной этике. Часть документов или выдержки из них могут быть предоставлены  субъекту по усмотрению аудитора, однако они не могут заменить бухгалтерские  записи субъекта.

Сведения, содержащиеся в  рабочей документации, являются конфиденциальными  и не подлежат разглашению аудиторской  организацией.

По окончании аудита рабочие документы подлежат сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде, скомплектованной в файлы (папки), заведенные для каждого аудита, проводимого аудиторской организацией отдельно. Рабочие документы, хранящиеся в файлах "Текущее досье" и "Постоянное досье", следует сброшюровать с обязательным указанием страниц.

Рабочие документы экономических  субъектов, аудируемых периодически (т.е. постоянных клиентов), нужно хранить в одной связке в хронологическом порядке. Файлы постоянного и специального досье могут быть перенесены из года в год в состав новой рабочей документации. Ведущий аудитор (или другие аудиторы под его контролем) должен отмечать на документах произошедшие изменения, если они имеют место, указывать дату внесения изменений и расписываться.

Сохранность рабочей документации, оформление и передачу ее в архив  организует ведущий аудитор, ответственный  за конкретную аудиторскую проверку, а в периоды напряженного графика - лицо, уполномоченное руководством аудиторской  организации.