Дипломатические документы, подготавливаемые к переговорам и визитам

Как свидетельствует собственный опыт, очень полезным бывает обсуждения отдельных тематических справок на референтських совещаниях или в "узком кругу", в зависимости от специфики темы, что преподается в справке.

В иностранных дипломатических представительствах одним из оперативных информационных документов, которые готовятся пресс-атташе, обзоры прессы, которые бывают трех видов:

- оперативный - содержит информацию о все  выступления местных СМИ относительно Казахстана, ее внутренней и внешней политики, отражает отношение к руководству государства;

- тематический - освещает определенную тему  публикаций и передач местных  СМИ в определенном временном  отрезке, направляется для использования  в территориальных управлениях;

- "Казахстан на страницах и в передачах СМИ" - информационно-аналитическая справка обобщающего плана (готовится, как правило, не менее двух раз в год).

Обзоры прессы должны быть максимально краткими и отображать самое главное относительно внутренней и внешней политики Казахстана или событий, к которым в этот момент привлечено внимание международной общественности.

Особо важные и интересные публикации целесообразно переводить полностью и отправлять по назначению как к управлению информации, так идо соответствующего функционального или территориального управления. Названия изданий необходимо подавать на русском транскрипцией.

Кроме обзора прессы, в любом дипломатическом представительстве должна вестись хроника важнейших событий, к которой, как правило, включаются визиты, переговоры, конференции и симпозиумы; перечисляются основные вопросы, которые на них решались или рассматривались. Хроника, подобно других дипломатических документов, должна быть краткой и четкой.

В других информационно-справочных материалов принадлежат аннотации отдельных книг, брошюр, переводы статей, записи текстов интересных теле - и радиопередач, обзоры парламентских дебатов, разнообразные статистические данные, которые могут содержать актуальные информационные материалы о внешнюю и внутреннюю политику страны пребывания, ее государственных, политических и общественных деятелей, о других событиях, которые так или иначе имеют касательство к Украине, влияют на ее имидж или отношения с ней.

Следующим важным блоком документов, которые готовят в любом дипломатическом представительстве, есть внешняя документация, к которой относятся:

- годовой  и полугодовые политические отчеты;

- политические  письма;

- отчеты  дипломатов о поездках по стране  пребывания;

- консульские  отчеты;

- отчеты  других Казахстанских представительств за рубежом.

Годовой политический отчет дипломатического представительства за рубежом (основной документ о работе за год) - это сконцентрированный анализ состояния двусторонних отношений в разных плоскостях (политической, экономической, гуманитарной, военной), работы представительства по обеспечению интересов страны и защиты прав граждан и юридических лиц, прогноз развития отношений на ближайшую перспективу, обобщение сделанного и предложения на будущее.

Структуру годового политического отчета, а также его объем определяет специальная инструкция, которая состоит в МИД.

К подготовке годового политического отчета выдвигается ряд принципиальных требований, которые должны обязательно учитываться:

1) должна быть дана оценка выполнения  приоритетных задач двусторонних  отношений по стратегических  направлениях внешнеполитической  деятельности Украины;

2) есть только фактические материалы, лаконично и без лишних комментариев  и размышлений;

3) должен быть четко структурирован  в соответствии с инструкцией  и требованиями МИД, состоять  из цельных блоков, которые должны  подаваться, исходя из значимости  событий или мероприятий и  их хронологического порядка;

4) между планом работы за отчетный  год, самим отчетом и планом  работы на следующий период  должен существовать органическая  связь, поскольку в этом заключается  последовательность и преемственность  в деятельности и реализации  внешней политики Украины.

Отдельным блоком в этом отчете представлены материалы о финансово-хозяйственную деятельность дипломатического представительства. Приложения к годовому отчету посольства:

- результаты  выполнения плана работы (в форме  специальной таблице);

- хроника  двусторонних контактов со страной  пребывания за отчетный период (дата и основная цель встреч  глав государств, правительств, парламентов, министров иностранных дел, названия  и даты заключенных документов);

- перечень  действующих международных соглашений между Казахстаном и страной пребывания в хронологическом порядке в соответствии с даты вступления в силу;

- "учетная  карточка" обеспеченности условий  работы кадров дипломатических  представительств и консульских учреждений Казахстана за границей;

- сведения  об увольнении диппредставительства Казахстана от уплаты налога на добавленную стоимость в отчетном году.

Годовой отчет готовится на протяжении нескольких последних месяцев текущего года с целью углубленного анализа и осмысления деятельности диппредставительства за отчетный период.

Годовые отчеты тщательно анализируют в соответствующих подразделениях МИД, исходя из них, могут готовиться выводы и предложения для Секретариата Президента Украины, Парламента и Правительства, министерств и ведомств.

В территориальных управлениях готовятся выводы по отчетам, которые за подписью государственного секретаря или его заместителя, что является куратором этого управления, направляются к диппредставительств для обязательного обсуждения на ре - ферентських совещаниях. В этих выводах дается оценка оперативной и справочно-информационной работы представительства, делаются соответствующие замечания с того или иного раздела отчета и, что самое главное, уточняются конкретные цели и задачи для персонала представительства на будущий год с учетом внесенных предложений и выводов, а также мнения Центра.

Полугодовой отчет составляется по аналогичной схеме. В нем дается оценка важнейших политических и экономических событий за отчетный период, их влияния на состояние двусторонних отношений. В полугодовом отчете не приводятся материалы о финансово-хозяйственную деятельность и работу с кадрами. В этих отчетах предложения носят в основном оперативный характер с учетом реальной ситуации текущего периода.

Как и годовой, полугодовой отчет также является результатом коллективной деятельности, но более прикладного характера.

По завершению года в посольствах готовятся отчеты по работе с кадрами, где дается общая оценка кадровой ситуации в диппредставительстве, оценка морального климата в коллективе, укомлектованости штата и предложения по повышению работников в должностях и разрядах. В завершении командировки на каждого сотрудника диппредставительства готовится развернутая характеристика с предложениями относительно его возможного использования в работе.

Политические письма или политические записки готовятся при необходимости доложить Центра о важных событиях, которые произошли в стране пребывания и имели влияние на состояние политической ситуации в ней, а также двусторонних отношений. Для полет писем характерны: важность темы, своевременность информации, глубокий и всесторонний анализ, обязательные предложения или рекомендации относительно действий своей страны в том или ином направлении двусторонних отношений. Поэтому полет письма и полет записки является существенным и логичным дополнением годовых и полугодовых отчетов, а иногда могут и заменять полугодовые отчеты.

Готовятся также отчеты дипломатов (в первую очередь, руководящего состава) о поездках по стране пребывания, в которых излагается содержание бесед и характер встреч, дается оценка политической и экономической ситуации в регионах, делаются выводы и вносятся предложения. Эти документы используются для подготовки информационно-справочных материалов, годовых и полугодовых планов.

Отдельные отчеты составляют представители других ведомств (МВД, Держмитолужби, Минобороны), которые представлены в посольстве, эти материалы также используются при составлении отчетов о работе посольства в целом.

Важными аналитическими документами информационно - справочного характера являются отчеты по итогам визитов главы государства, главы правительства, министра иностранных дел), в которых кратко отражаются результаты визита, вырабатываются рекомендации по развитию двусторонних отношений, вносятся предложения по практической реализации достигнутых договоренностей.

Отчет по итогам визита состоит обычно из трех основных частей:

- оценки  выбранной даты и срока визита, хронологии встреч, общей оценки  визита, исходя из его реализации  концепции;

- обстоятельного  анализа выполнения каждого из  разделов визита: деловой части, информационного и протокольного  обеспечения, организационных мероприятий;

- выводов  и предложений по активизации  двусторонних отношений и повышения  их эффективности.

Достаточно обсяговим в работе каждого посольства является переписка с консульским вопросам: визовой поддержки, гражданства, истребования и легализации документов гражданского состояния, защиты прав граждан Украины.

Диппредставительства ведут переписку с Центром по перспективного и текущего планирования работы в разрезе тесного ее координации с планами Центра в кадровых вопросах, особенно что касается ротации, штатного расписания и т.д.

Отдельно следует выделить переписки между дипломатическим представительством и Центром по вопросам административно-хозяйственной и финансовой деятельности (финансовая отчетность, проблемы материально-технического обеспечения, нормативные документы).

Много внимания каждое представительство уделяет переписке с другими ведомствами и учреждениями Казахстана по их запросам, а также по запросам отдельных граждан, касающиеся, прежде всего, экономических и правовых проблем, а также конкретных жизненных потребностей граждан Казахстана.

 

 

 

 

 

 

Документы внутриведомственной переписки. Главные из них:

годовой политический отчет о работе посольства, содержащий оценки социально-политического и экономического состояния страны пребывания, предложения по совершенствованию связей и сотрудничества;

политические письма составляются тогда, когда возникает необходимость информировать министерство, руководство страны о важном событии в жизни страны пребывания, об отношениях между двумя странами, в результате которых России следует принять какие-то дополнительные меры;

информационные письма или тематические справки составляются по самой разнообразной тематике, интересующей Министерство иностранных дел, их объем не должен превышать 5-10 страниц;

обзоры прессы, сейчас готовятся не во всех посольствах или посвящаются тем или иным событиям в двусторонних отношениях;

политические характеристики на тех или иных политических или общественных деятелей, дипломатов, бизнесменов,  деятелей  культуры страны пребывания по заказу МИДа, других министерств и государственных органов;

шифротелеграммы посылаются каждый день, их пишет ограниченный круг обычно старших дипломатов. Они должны основываться на серьезных источниках, содержать точную и важную информацию, быть сжатой, аналитической, отражать точку зрения посольства по предлагаемой проблеме. Подписывает шифортелеграммы посол или замещающий его временный поверенный в делах.

 

 

 

 

 

 

 

Заключительны

е документы

конференций

Понятие

консульског

о

учреждения

тех случаях, когда их решения будут носить рекомендательный характер (наподобие резол

юций

Генеральной Ассамблеи), метод принятия решений большинством голосов вполне оправдан, в

тех же случаях, когда речь будет идти о разработке определенных обязательств, эффективным

являлся бы консенсус»

cxxvi

.

Постановления  (итоговые  документы)  международных

конференций

разнообразны по своей юридической значимости. На конференциях на

высшем уровне нередко принимаются и, как правило, подписываются

участвующими главами государств или правительств акты, имеющие

характер международных договоров, вступающих в силу

немедленно.

Такими актами были, например, решения Тегеранской, Ялтинской и Потсдамской конференций

глав правительств великих держав.

Вместе с тем, на конференциях, проводимых на высшем уровне, могут быть приняты и

акты,  имеющие  характер  «деклараций  о  намер

ениях»  и  не  являющиеся  международными

договорами.

Международные конференции, созываемые для разработки и принятия международного

договора  (или  нескольких  договоров)  обычно  принимают  следующие