Понятие организационных документов

          В заголовке к тексту указывается  год, на который составлено штатное  расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты.

          Ответственность за подготовку  штатного расписания лежит на  отделе кадров (службе персонала). Проект штатного расписания визируется  руководителями подразделений, юридической  службой, заместителями руководителя  организации.

     Штатное расписание  подписывают руководитель кадровой  службы и главный бухгалтер, утверждает  руководитель организации с проставлением  гербовой печати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений  производится приказом руководителя  организации или уполномоченного  им лица./10/

  ОСНОВНЫЕ  ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ  И ОФОРМЛЕНЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

          Организационно-правовые документы  в зависимости от разновидности  могут утверждаться вышестоящей  организацией, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров), руководителем  организации или замещающим его  должностным лицом в соответствии  с его компетенцией, установленной  правовыми актами: уставом, положением  о структурном подразделении, должностной  инструкцией, приказом о распределении  обязанностей.

     Руководитель  утверждает организационные документы  с помощью приказа или распоряжения. Датой вступления в юридическую  силу организационно-правового документа  является дата его утверждения.

          Организационно-правовые документы  являются бессрочными: они действуют  до их отмены или до утверждения  новых (исключением является штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается на каждый календарный год). В указанные документы по мере изменения организационных или технологических условий труда могут вноситься изменения, для этого орган, руководитель или должностное лицо в соответствии со своей компетенцией издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида вышеназванных документов.

          Проект организационно-правовых  документов должен пройти процедуру  согласования (визирования) со всеми  заинтересованными подразделениями  и лицами, юристом, заместителями  руководителя организации, ведающими  вопросами, содержащимися в проекте  документа.

          Организационно-правовые документы  оформляются в соответствии с  общими требованиями Правил оформления  документов, входящих в систему  организационно-распорядительной документации. ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденные Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003). Соответственно, организационно-правовые документы должны оформляться на общем бланке, содержащимся в Приложении Б ГОСТ Р 6.30-2003, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Обязательными реквизитами являются: наименование организации (указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, гриф согласования (для некоторых видов документов).

          Некоторые организационно-правовые  документы имеют унифицированные  формы (штатное расписание, график  отпусков), утвержденные Постановлением  Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об  утверждении унифицированных форм  первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты»./11/

 

 

СОСТАВ  И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ, ВХОДЯЩИХ В  ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

          Устав:

     - наименование  учреждения, организации, предприятия, его вид;

     - местонахождение (почтовый адрес);

     - предмет и  цель деятельности;

     - порядок образования  имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций  и т.д.);

     - порядок распределения  прибыли;

     - порядок образования  учреждения (организации, предприятия);

     - порядок управления  и прекращения деятельности;

     - органы управления (внутренняя организационная структура).

          В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть  добавлены другие сведения:

     - для банков - перечень проводимых банком  операций и его функции;

     - для акционерных  обществ - сведения о категории  выпускаемых акций, условия их  приобретения, размеры долей каждого  участника и др.

          Текст устава может содержать  следующие разделы:

     - Общие положения.

     - Акционерный  капитал (уставной фонд).

     - Порядок деятельности.

     - Управление.

     - Учет и  отчетность, распределение прибыли.

     - Прочие накопления.

     - Прекращение  деятельности.

          Устав оформляется на общем  бланке с указанием реквизитов:

     - наименование  организации - автора документа (с  указанием министерства, ведомства  вышестоящей организации);

     - наименование  вида документа - УСТАВ;

     - дата;

     - регистрационный  номер, место издания (город);

     - гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);

     - текст;

     - подпись.

          Положения могут быть типовыми  и индивидуальными. Типовые положения  разрабатываются для однотипных  организаций и используются при  разработке индивидуальных. Различаются  положения об организациях, о  структурных подразделениях, положения  о коллегиальных и совещательных  органах, положения о временных  органах (совещаниях, комиссиях, советах).

          Структура текста положения и  его формуляр унифицированы в  УСОРД. Положения оформляют на  общем бланке организации с  указанием реквизитов: наименование  организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата  и гриф утверждения, регистрационный  номер, место издания, заголовок  к тексту, текст, подпись, гриф согласования  или визы согласования.

          Текст положения включает следующие  разделы:

     - Общие положения;

     - Цели и  задачи;

     - Функции;

     - Права и  обязанности;

     - Руководство;

     - Взаимоотношения  с другими подразделениями.

          Инструкция оформляется на общем  бланке организации и должна  содержать реквизиты: наименование  организации; наименование вида  документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

          Текст должностной инструкции  состоит из следующих разделов:

     - Общие положения;

     - Должностные  обязанности;

     - Права;

     - Ответственность;

     - Взаимоотношения.

          Регламент:

     - статус коллегиального  или совещательного органа;

     - порядок планирования  работы;

     - порядок подготовки  материалов для рассмотрения  на заседании;

     - внесение  материалов на рассмотрение;

     - порядок рассмотрения  материалов и принятия решений  на заседании;

     - ведение протокола  заседания;

     - оформление  решений коллегиального или совещательного  органа;

     - порядок доведения  решений до исполнителей;

     - материально-техническое  обеспечение заседаний.

          Регламент оформляется на общем  бланке учреждения. Обязательные  реквизиты:

     - наименование  учреждения (организации);

     - вид документа;

     - заголовок  к тексту (наименование коллегиального  или совещательного органа);

     - вид документа;

     - дата;

     - место составления;

     - гриф утверждения;

     - текст, подпись.

         Регламенты обсуждаются в процессе  подготовки на заседаниях коллегиального  органа и согласовываются с  юридической службой, подписываются  руководителем организации или  руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

Комплект документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых  организацией в процессе деятельности;

- объемом и характером  компетенции учреждения;

- объемом и характером  взаимосвязей с другими организациями.

Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документами, разработанными Федеральной архивной службой России.

 

Список использованной литературы

 

1. СТБ 6.38.2004 Унифицированные  системы документации Республики  Беларусь. Система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов.

 

2. Гавриленко В.Г. Делопроизводство - Мн., 1999. - 143 с.

 

3. Гавриленко В.Г. Порядок  ведения делопроизводства. - Мн.: Право  и экономика, 1998. - 92 с.

 

4. Лысенко Н.А. Документирование  управленческой деятельности на  предприятии: делопроизводство и  корреспонденция - Ростов н/Д.: Март, 2002. - 271 с.

 

5. Михальченко А.Н. Пособие  по делопроизводству. - Мн., 1993. - 330 с.

 

6. Москалев В.А. Современное  делопроизводство. - М.: Инфра-М, 2000. - 214 с.

 

7. Паневчик В.В. Делопроизводство и машинопись. - Мн.: Выш. шк., 1999. - 142 с.

 

8. Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция. - Мн.: БГЭУ, 2002. - 252 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

          Управленческая деятельность присуща  всем учреждениям, предприятиям  и организациям. Она охватывает  организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную  работу, подбор и расстановку  кадров, контроль и т.д. В процессе  управления собирается, обрабатывается  и передается огромное количество  информации. На основе информации  принимаются управленческие решения, информация служит доказательством  их исполнения и источником  для обобщения. Эффективность управления  зависит от объема, оперативности  и достоверности информации, которая  фиксируется в документах.

     Документ, зафиксировав  информацию, тем самым  обеспечивает  ее сохранение и накопление, возможность  передачи другому лицу, а также  многократное использование информации. Таким образом, документирование  управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

          Кроме того, документирование во  многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами  государственного управления. Принятый 20 февраля 1995 г. Государственной думой  Федеральный закон № 24-ФЗ "Об  информации, информатизации и защите  информации" (с изм. и доп. от 10.01. 2003) в ст.5 указывает: "Документирование  информации является обязательным  условием включения информации  в информационные ресурсы.

          Документирование информации осуществляется  в порядке, устанавливаемом органами  государственной власти, ответственными  за организацию делопроизводства, стандартизацию документов". В  разных организациях состав и  количество создаваемых документов  различны.