Автоматизация кадрового учета сотрудников в организации

Сумма налогов за 2009 год  составила 109 785 руб.

Выручка – 68 000руб.

Налоговая нагрузка = 109 785/68 000 * 100 = 161%

Сумма налогов за 2010 год  составила 115 171 руб.

Выручка – 407 000 руб.

Налоговая нагрузка = 115 171/407 000 * 100 = 28,3%

Таким образом, налоговая  нагрузка за два представленных года представляет собой резкий скачок. Если в 2009 году полученный результат свидетельствует о плохой организации и оптимизации налогового учета на предприятии, то в 2010 году ситуация кардинально изменяется.

 

Глава 3. Автоматизация кадрового учета сотрудников в организации с применением программы «1С: Предприятие 8.2» на примере ЗАО «КРЕДЕ ЭКСПЕРТО»

3.1. Ввод начальных  остатков

Кадровый учет является неотъемлемой частью полноценного и  правильного ведения финансово-хозяйственной  деятельности организации. Если на предприятие более 5 человек, то ведение кадрового учета является не просто обязанностью, а необходимостью.

Кадровый учет позволяет  решать многие задачи, которые касаются организации труда, а программа  «1С: Предприятие 8.2» помогает вести  этот учет в соответствии с действующим законодательством.

Так, в программе реализована  возможность отвечать всем требованиям  ведения кадрового учета, которая  включает в себя:

• Учет персональных данных работника;
• Учет движения кадров: прием на работу, кадровые перемещения, увольнения;
• Формирование соответствующих отчетов.¹⁰

 Для более удобного  ведения кадрового учета организации  в окне в окне панель функций  в окне программы выделена  отдельная вкладка Кадры, на  которой расположены основные  документы, журналы. Справочники и отчеты, необходимые для быстрого ведения кадрового учета.

В программе «1С: Предприятие 8.2» список документов, которыми изменяются кадровые данные сотрудников, можно  посмотреть в журнале Документы  учета кадров организации, вызываемые пунктом главного меню Кадры > Документы учета кадров организаций (Рисунок 2).  В данном журнале все кадровые приказы представлены тремя видами приказов, являющихся основой кадрового учета:

• Приказы о приеме на работу;
• Приказы по кадровому перемещению;
• Приказы об увольнении.

 

                    Рисунок 2  - Окно раздела Кадры  Документы учета кадров

Первоначальные сведения о физическом лице в качестве сотрудника вводятся в информационную базу документов оформления приема на работу, который  позволяет оформить прием на работу как одного, так и группы сотрудников.

Более подробно рассмотрим организацию кадрового учета  в организации используя два  справочника: Физические лица и Сотрудники организаций.

Справочник Физические лица позволяет хранить данные людей, с которыми предприятие ООО «Профиль - М» вступает в трудовые или иные отношения.

Справочник Сотрудники организаций предназначен для учета данных физических лиц с присвоением им кадровых данных. Любая запись данного справочника имеет ряд свойств, таких как табельный номер, должность.

Список физических лиц  и их персональные данные, такие  как дата рождения, ИНН, страховой  номер свидетельства ПФР, хранятся в справочнике Физические лица. Список сотрудников описывается в справочнике Сотрудники организаций. Для каждого элемента справочника Сотрудники организаций указывается соответствующее физическое лицо.

В организации ООО  «Профиль - М» числится 18 сотрудников.

Для ввода сотрудников  необходимо воспользоваться командой Кадры > Справочники: Физические лица, в открывшемся окне выбираем кнопку +Добавить и поочередно вводим личные данные каждого сотрудника (более подробно это будет рассмотрено в п.3.2).

Для того чтобы просмотреть  список сотрудников необходимо выбрать Кадры > Справочники: Физические лица (Рисунок 3). Здесь хранятся данные людей, с которыми организация вступила в трудовые отношения.

Рисунок 3 – Окно справочника  Физические лица

Справочник: Физические лица позволяет объединять физических лиц в произвольные группы и подгруппы. Например, можно выделить такие группы физических лиц, как подотчетные лица, прочие работники, уволенные и т.д.

Для этого необходимо воспользоваться командой Справочники: Физические лица > Действия, выбираем пункт Новая группа (Рисунок 4).

Рисунок 4  - Окно элемента справочника Группа Физические лица

          В ЗАО «КРЕДЕ ЭКСПЕРТО» все сотрудники распределены по 3 отделам: юридический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия.

Создаем 3 отдела в списке Подразделения, для этого воспользуемся кнопкой +Добавить (Рисунок 5).

Рисунок 5 – Создание подразделения организации

          Далее вносим 18 сотрудников используя команду Кадры >   Справочники: Сотрудники организаций >  +Добавить и вносим каждого сотрудника в соответствии с подразделение, заполняя все соответствующие поля (подробнее будет рассмотрено в п.3.2).

Используя команду Кадры > Справочники: Сотрудники организаций на экран выводится список сотрудников по алфавиту с наименование подразделения, должностью и датой приказа о приеме на работу (Рисунок 6).

Рисунок 6 – Окно справочника  Сотрудники организаций

Для ввода должностей воспользуемся командой Кадры > Справочники: Должности >  +Добавить и вводим каждую новую должность (Рисунок 7).

Рисунок 7 – Список должностей организации ЗАО «КРЕДЕ ЭКСПЕРТО»

Таким образом, в программу  «1С: Предприятие 8.2» были введены начальные остатки, то есть все 18 сотрудников организации                              ЗАО «КРЕДЕ ЭКСПЕРТО», сформулированы: Справочник: Физические лица и Справочник: Сотрудники предприятий, внесены 3 подразделения и 8 должностей, на каждого сотрудника заведены личные карточки и внесены все необходимые данные.

Далее будет подробно рассмотрена процедура принятия на работу нового сотрудника, кадровое перемещение и увольнение.

 

3.2. Ведение кадрового учета в программе «1С: Предприятие 8.2»

Прием на работу

Пример: Введем 07.11.2012 г. в информационную базу нового сотрудника Захарову Ксению Сергеевну (23.04.1990 г.р.), для чего сначала занесем персональные данные в справочник Физические лица.

ИНН: 463310949202, № страхового свидетельства: 128-500-796 55.

Паспорт: серия 46 11 № 082568, ТП в гор.Пущино ОУФМС России по Московской обл. в гор.Серпухове , дата выдачи 12.05.2010г., код 500-157.

Зарегистрирована: 142 290, Московская обл.,гор.Пущино, микр. «Г», дом 15,кв.68.

Адрес фактического проживания: 127550, г. Москва, ул. Лиственничная аллея, д.2а кв.803б

Должность: Юрист  Оклад: 2 175 руб.

Для открытия справочника  воспользуемся командой Кадры > Справочник: Физические лица. На экране появится список физических лиц.

Для занесения нового сотрудника нажать кнопку  +Добавить на панели инструментов справочника Физические лица, откроется окно для ввода основной информации о физическом лице (Рисунок 8).

Рисунок 8 - Вкладка Общее окна Личные данные физического лица

В поля вкладок Общее и Адреса и телефоны окна Личные данные физического лица заносятся сведения о работнике: ФИО, паспортные данные, адрес по прописке и проживания и т.д.

            После сохранения занесенных  данных можно вывести на печать  основные сведения о физическом  лице, нажав кнопку Данные по физ. лицу.

Далее определим в  базе статус физического лица как  сотрудника предприятия, для чего введем данные в справочник Сотрудники организаций.

Для ввода нового сотрудника нажимаем кнопку +Добавить панели инструментов справочника Сотрудники организаций. На экране появится диалог Помощник приема на работу (Рисунок 9).

Рисунок 9 - Группа элементов управления Основные данные диалога Помощник приема на работу

Данный помощник предназначен для быстрого ввода сведений о  новом сотруднике. Эту функцию  можно отключить, если в настройках пользователя установить флажок  Не использовать помощник приема на работу.

Тогда ввести нового сотрудника можно с помощью создания нового документа Прием на работу, как в журнале Документы учета кадров организации, так и в списке документов Приемы на работу. ¹¹

Данные журналы открываются, соответственно, пунктами главного меню Кадры > Документы учета кадров организации и Кадры > Прием на работу.

Вернемся к заполнению помощника приема на работу, щелкнув  мышью на кнопке Далее диалога Помощника приема на работу, отобразятся новые поля для заполнения кадровой информации и дополнительной информации (Рисунок 10, Рисунок 11).

Рисунок 10 - Кадровая информация диалога Помощник приема на работу

В данной группе можно  выбрать тип занятости, в нашем случае оставим Основное место работы.

Заносим информацию об оплате и условиях труда, затем нажимаем кнопку Далее, чтобы перейти на следующий этап ввода информации о принимаемом сотруднике. Данное действие позволит прейти в группу Дополнительная информация.

Рисунок 11 - Дополнительная информация диалога Помощник приема на работу

В данной группе все основные сведения уже будут перенесены из справочника Физические лица.

Установленный флажок Печатать приказ о приеме на работу (по форме Т - 1) позволяет по завершении работы помощника вывести на печать унифицированную форму Т – 1.

Нажатие кнопки Готово диалога Помощника приема на работу также позволяет зарегистрировать документ Прием на работу в журнале Документы учета кадров организаций и списке документов Приема на работу.

Кадровое перемещение

В организации нередки  ситуации изменения кадровых данных сотрудников. Например, повышение оклада, перевод работников внутри предприятия. Любое подобное изменение сведений о работниках регистрируется в программе  «1С: Предприятие 8.2» с помощью документа Кадровое перемещение.¹²

Пример:

Требуется повысить оклад  сотруднику Артемову Ивану Васильевичу до 3 000 руб. с 9.11.2012 г.

Первоначальный оклад: 2 175 руб.

Подразделение: Бухгалтерия

Должность: Помощник бухгалтера

Необходимо выполнить команду меню Кадры > Кадровое перемещение. На экране появится окно списка документов Кадровые перемещения.

Чтобы ввести документ Кадровое перемещение. Необходимо щелкнуть мышью на кнопке +Добавить, расположенной на панели инструментов окна списка документов. Откроется окно документа Кадровое перемещение (Рисунок 12).

Рисунок 12 - Окно документа Кадровое перемещение

Значение в полях  Номер  и от устанавливаются программой автоматически, где дата для нового документа заполняется рабочей  датой. Значения в полях можно корректировать.

В открывшемся списке Организация выбирается организация, в которой работает сотрудник. В поле Сотрудник выбором из справочника Сотрудники организаций подставляется работник, для которого регистрируется кадровое перемещение. При этом автоматически заполняются данные о подразделении и занимаемой должности рассматриваемого работника, которые можно изменить нажатием кнопки выбора.

Необходимо текстовый  курсор в поле Дата перевода и ввести дату кадрового перемещения – 09.11.2012 г.

Для изменения значений показателей для расчета начисления необходимо в строке табличной части  ввести новые значения показателей. Для прекращения планового начисления в поле Действие выбирается значение Прекратить. Для начисления новых плановых начислений в табличную часть вводится новая строка и в поле Действие указывается значение Начать.

Необходимо щелкнуть кнопкой мыши на ячейке Действие и после нажатия кнопки выбрать команду Изменить. Теперь поле Размер табличной части станет доступно для редактирования. Вручную ввести новое значение оклада – 3 000 руб.

Документ Кадровое перемещение позволяет вывести на печать приказ о переводе работников на другую работу.

Увольнение

Помимо учета и регистрации  принятых на работу сотрудников, программа  «1С: Предприятие 8.2» позволяет также регистрировать и увольнение сотрудников, предоставляя для этой цели удобные средства.

Регистрация факта увольнения работников из организации производится с помощью документа Увольнение.

Пример:

Рассмотрим процесс  увольнения сотрудника из организации на примере Боголюбова Владимира Вениаминовича по собственному желанию 05.11.2012 г.

 Необходимо выполнить  команду главного меню Кадры > Увольнение. В результате откроется список документов Увольнение.

Чтобы ввести новый документ Увольнение, нужно щелкнуть мышью на кнопке  +Добавить, расположенной на панели инструментов окна списка документов. На экране появится окно документа Увольнение.

Значения в полях Номер и от устанавливается программой автоматически, где дата для нового документа заполняется рабочей датой (Рисунок 13).