Автоматизация салона связи

База данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно. В настоящее время наиболее широко используется реляционные БД. Реляционная БД популярна, так как обладает простотой организации и гибкости структуры. Она представляет собой набор связанных друг с другом таблиц.

Создание, наполнение, обновление и удаление БД обеспечивается с помощью  системы управления базами данных (СУБД), которые делятся на персональные и многопользовательские.

 Удачная разработка  базы данных обеспечивает простоту  ее поддержания. Данные следует  сохранять в таблицах, причем  каждая таблица должна содержать  информацию одного типа, например, сведения о сотрудниках. Тогда  достаточно будет обновить конкретные данные, такие как адрес, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Правильно спроектированная база данных обычно содержит разнообразные  запросы, позволяющие отображать нужную информацию. В запросах может выводиться подмножество данных, например, перечень сотрудников фирмы, или комбинированные данные из нескольких таблиц, например, сведения о сотрудниках ,отдел где работают, должность, и т.д. В этом запросе отображается фамилия, имя, отчество, должность.

В настоящее время автоматизация рабочих мест менеджеров салонов сотовой связи ТОО «Манго» не получила достаточно широкого распространения. Для эффективной работы любой структуры, вопрос управления документооборотом остается главным. Естественно при нынешнем состоянии научно технического прогресса (компьютеры, мощная современная база и т.д.), вручную вести все дела касающиеся документооборота предприятия неэффективно.

ТОО «Манго» имеет  мощную техническую базу, поэтому  создаваемый пакет программ при  его использовании в работе может принести огромное облегчение сотруднику этой фирмы.

Целью для написания  дипломной работы является создание программного приложения, автоматизирующего  рабочее место менеджера по продажам сотовых телефонов и услуг. Главным  критерием создания данного программного продукта является сокращение времени сотрудника на обслуживание клиентуры, а также наиболее наглядное и эффективное консультирование покупателей. Так как рынок сотовой связи в настоящее время насыщен огромным количеством моделей сотовых телефонов, которые производятся большим количеством фирм, как больших и известных, таких как Samsung, Sony Ericsson, Nokia, так и наименее известных, таких как Fly, Motorolla и другие., то актуальность создания единой базы данных, содержащей в себе всю необходимую информацию о характеристиках товаров наглядно просматривается и приводит к выводу о создании единой автоматизированной системы.

 

1.3.2 Выбор и  обоснование функций , подлежащих  автоматизации

Решающее значение для создания подобного рода системы имеет то обстоятельство, что она должна опираться на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.

При решении  очередной задачи система нуждается  во вводе только небольшой порции дополнительной информации, - остальное  берется из информационной базы. Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационную базу системы. Эта база (информационная, или база данных) находится, таким образом, в состоянии непрерывного обновления, отражая все изменения, происходящие в реальном объекте, с которым имеет дело система.

Хранение информации в памяти ЭВМ придает этой информации принципиально новое качество динамичности, т.е. способности к быстрой перестройке и непосредственному ее использованию в решаемых на ЭВМ задачах. Устройства автоматической печати, которыми снабжены современные ЭВМ, позволяют в случае необходимости быстро представить любую выборку из этой информации в форме представления на бумаге.

Автоматизированная  система управления (АСУ) – это  человекомашинная система, в которой  с помощью технических средств  обеспечивается сбор, накопление, обработка  информации, формулирование оптимальной стратегии управления определенными компонентами и выдача результатов человеку или группе людей, принимающих решение по управлению. Под оптимальной стратегией понимается стратегия, минимизирующая или максимизирующая некоторые характеристики объекта.

С целью обеспечения  возможности взаимодействия человека с ЭВМ в интерактивном режиме появляется необходимость реализовать  в рамках АСУ так называемое АРМ  – автоматизированное рабочее место. АРМ представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, обеспечивающих взаимодействие человека с ЭВМ, т.е. такие функции как:

- возможность ввода информации в ЭВМ;

- возможность вывода информации из ЭВМ на экран монитора, принтер или другие устройства вывода (в настоящее время этот перечень достаточно широк – графопостроители, и т.п.).

Так называемые интеллектуальные АРМ в свою очередь также содержат в своем составе ЭВМ, тем или  иным способом подсоединенную к центральной  ЭВМ (ВК) АСУ. Устройства ввода также  должны обеспечивать широкий спектр вводимой информации: текстовой, координатной, факсимильной и т.д. Поэтому АРМ оснащаются при необходимости универсальной или специальной клавиатурой, устройствами ввода координатной информации (типа мыши), различного рода сканерами и т.д.

На рисунке 1.3 для большей наглядности движения информации по отделам схематично изображены информационные потоки предприятия       ТОО «Манго».

Пояснение к схеме  информационных потоков представлено в таблице 1.2

 

Таблица 1.2

И1	Приказы по предприятию
И2	Распоряжения по предприятию
И3	Заявление на внеплановые  отчеты
И4	Заявления
И5	Отчеты
И6	Диаграммы продаж
И7	Структурные документы
И8	Финансовые документы
И9	Счет-фактуры
И10	Накладные

 

 

 

Продолжение таблицы 1.2

И11	Реестры оплат
И12	Заявки на оборудование
И13	Договора
И14	Информация об услугах
И15	Информация об оплате
И16	Услуги
И17	Оплата
И18	Информация о новинках на рынке
И19	Информация о документообороте

 

 

Рисунок 1.3 - Схема информационных потоков ТОО «Манго».

 

Объектом автоматизации являются процессы регистрации, сбора, накопления и последующей обработки и использования информации, которая возникает в ходе производственной деятельности розничных салонов сотовой связи  ТОО «Манго».

Вся сфера деятельности салонов четко распределена между персоналом предприятия. Контроль за деятельностью розничных точек возложен на отдел розничной торговли, который в свою очередь предоставляет всю информацию аппарату управления фирмой. Вся имеющаяся информация четко распределена и собрана в архиве. Вся хранящаяся в архивах информация уже готова к созданию четко распределенной и оформленной базе данных.

В настоящее время  у менеджеров салонов связи нет доступа к единой в рамках всего предприятия информационной системе о широком ассортименте представленных на рынке товаров сотовой связи, что не позволяет иметь полное представление о тех или иных возможностях отдельных моделей телефонов или услуг сотовых компаний (тарифах, скидках, новшеств). Каждый менеджер по роду своей деятельности должен в уме держать огромное количество информации о возможностях и характеристиках всех сотовых телефонов, предлагаемых покупателю фирмой ТОО «Манго». Но ни один человеческий мозг так быстро и точно не сможет выдать всю информацию о товаре, как это может сделать компьютер. Поэтому менеджерам приходиться затрачивать определенной количество времени на поиск необходимой модели, что приводит к потере клиента, так как в рамках быстро развивающегося уровня жизни, многие покупатели просто не могут тратить много времени на подобного рода консультацию. Намного приятней и наглядней для покупателя получить четкий, быстрый и грамотный ответ на его запрос, то есть по требующимся характеристикам выбрать из нескольких аналогов именно то изделие, которое отвечает нужным стандартам, а не долго изучать все представленные модели и анализировать их характеристики.

Также, нередко сотрудникам салона требуется подробная информация о карте продаж, за определенный период времени, для того чтобы как можно точнее составить план спроса на рынке сотовой связи. В настоящий момент для формирования подобного рода отчетов, менеджерам салона связи   требуется значительное количество времени на подбор и анализ всей документации по историям продаж, а так же для составления наиболее точного и грамотного отчета, так как весь объем информации хранить на бумажных носителях. Что доставляет дополнительные неудобства, повышает риск утери или потери целостности информации.

 

1.3.3 Постановка  задач, подлежащих автоматизации

Первой задачей данного  программного продукта является хранение  информации. Сотрудники фирмы ежедневно регистрируют большое количество документов. Некоторая информация в них дублируется. Для уменьшения времени, затрачиваемого персоналом на обработку данных встала задача накопления информации в базе данных для дальнейшего ее использования в работе с документами. Регистрацию документов планируется хранить в табличном виде. Что позволить четко и структурировано рассортировать всю информацию, и сделать ее удобной для поиска.

Второй задачей реализации программы стал быстрый и удобный поиск необходимых данных. Как правило, для поиска необходимой информации о том или ином объекте строительства требуется определенное количество времени.

Третьей задачей функциональной реализации программы, стала разработка удобного интерфейса. Поскольку программа рассчитана на длительную работу сотрудников с ней, то этому вопросу было уделено немало внимания. Ключевым аспектом стал выбор цветовой палитры всей программы, поскольку как показала практика, слишком контрастная цветовая палитра ведет к сильному утомлению пользователя и недовольству программой в целом. Согласно утвержденному государственному стандарту СТ РК 34.017-2005 значения цветов должны быть постоянны. В таблице 1.3 приведены цветовые ассоциации, утвержденные государственным стандартом СТ РК 34.017-2005.

Таблица 1.3 – Цветовые ассоциации

Цветовая палитра	Ассоциации
Красный цвет	Оказывает наиболее возбуждающее действие. Является самым активным цветом. Активные цвета  ярче воспринимаются и лучше запоминаются.
Красно-оранжевые тона	Вызывают ощущение тепла. Могут вызвать возбуждение, они  стимулируют интерес человека к внешнему миру, общению и деятельности.
Оранжевый цвет	Придает максимум ощущения тепла.
Оранжево-желтые тона	Дают эффект приближения  предметов.
Желтый цвет	Дает ощущение легкости и живости. Выглядит наиболее легким и воздушным.
Зеленый цвет	Придает визуальное равновесие. Сочетает в себе легкость и живость  желтого со спокойствием и тяжестью синего.
Сине-голубые тона	Дают ощущение холода, а также ощущение времени и  пространства. Вызывают торможение. Успокаивают и снимают возбуждение. Вносят в поведение человека рассудочность и рациональность. Считаются наиболее тяжелыми для восприятия.
Синий цвет	Дает ощущение спокойствия.
Полярные цветовые таблицы	Очень хорошо гармонируют, когда они сочетаются на сером фоне или в разных плоскостях.
Серый цвет	Нейтральный цвет. Он не привлекает к себе внимания, не вызывает никаких реакций, создает ощущение стабильности.

Четвертой задачей  автоматизирования  информационной системы стала реализация модуля для вывода на печать необходимой информации. Этот немаловажный критерий позволяет сократить время проектно-сметного отдела на составление и анализ всех  характеристик объекта. Так, если менеджерам салона связи приходилось тратить часы на анализ данных о продажах, составление и расчет балансов, устранение возможных ошибочных данных, то с внедрением данного программного продукта, это время планируется сократить до нескольких минут. Пользователю потребуется лишь установить критерий поиска информации, отметить нужные поля для вывода, отправить документ на печать и произвести анализ выходной информации.